Den här artikeln innehåller en översikt över några av de viktiga begreppen när du arbetar med de nya funktioner för hanterade metadata i SharePoint Server. Där diskuteras hur de nya hanterade metadatafunktionerna stödjer implementering av formella taxonomier via hanterade termer. Dessutom förklaras hur sociala taggar fungerar och hur de relaterar till hanterade metadatafunktioner, till exempel hanterade termer och företagsnyckelord.
I den här artikeln
Funktioner för hanterade metadata
De nya funktionerna för hanterade metadata SharePoint Server av ett nytt program för hanterad metadatatjänst som har stöd för två viktiga saker:
-
Innehållstyppublicering Delning av innehållstyper i webbplatssamlingar och webbprogram. Mer information om innehållstyppublicering finns i Introduktion till innehållstyper och innehållstyppublicering.
-
Taxonomier Skapa och hantera hierarkiska samlingar av centralt hanterade termer (kallas termuppsättningar) som kan användas som attribut för objekt på SharePoint webbplatser. Termuppsättningarna kan delas mellan webbplatssamlingar och webbprogram. Termuppsättningar kan skapas och hanteras via en funktion som kallas verktyget för hantering av termlager.
Viktiga termer och koncept
Det finns flera viktiga termer och begrepp som är bra att förstå när du arbetar med olika metadatafunktioner i SharePoint Server. Att förstå begreppen hjälper dig att förstå konceptuell information som beskrivs senare i den här artikeln och i andra artiklar om funktioner för hanterade metadata.
Taxonomi
En taxonomi är en hierarkisk klassificering av ord, etiketter eller termer som är ordnade i grupper baserat på likheter. En taxonomi kan definieras och hanteras centralt av en eller flera personer. Isic (International Standard Industrial Classification), som utvecklades av USA, är ett känt exempel på en industri taxonomi som används för att klassificera ekonomiska data. Taxonomier är användbara eftersom de ger en logisk och hierarkisk struktur med metadata som kan användas för att klassificera information konsekvent.
Folksonomi
En folksonomi är den klassificering som blir resultatet när webbplatsanvändare tillsammans använder ord, etiketter eller termer på innehåll på en webbplats. Om du har sett ett taggmoln på en webbplats har du sett en visualisering av en folksonomi. I bilden nedan visas en webbdel för taggmoln på en SharePoint webbplats. En folksonomibaserad metod för metadata kan vara användbar eftersom den tar del av webbplatsanvändares och innehållsskapares kunskaper och kunskaper och gör att innehållsklassificering kan utvecklas med användarnas föränderliga affärsbehov och intressen.
Termuppsättning
En termuppsättning är en grupp relaterade termer.
Beroende på var en termuppsättning skapas kan dess omfattning vara lokal eller global:
-
Lokala termuppsättningar skapas inom kontexten för en webbplatssamling och är tillgängliga för användning (och visas) endast för användare av den webbplatssamlingen. Om du till exempel lägger till en hanterad metadatakolumn i en lista eller ett bibliotek och skapar en ny termuppsättning för den här kolumnen, är termuppsättningen lokal i webbplatssamlingen som innehåller listan eller biblioteket.
-
Globala termuppsättningar är tillgängliga för användning på alla webbplatser som prenumererar på ett specifikt program för hanterad metadatatjänst.
Termuppsättningar kan konfigureras att stängas, vilket innebär att användare inte kan lägga till nya termer till dem när de anger ett värde för en kolumn som är mappad till termuppsättningen. Eller så kan de konfigureras för att vara öppna, vilket innebär att användare kan lägga till nya termer i termuppsättningen när de uppdaterar värdet för en kolumn som är mappad till termuppsättningen.
Term
En term är ett enskilt objekt i en termuppsättning och det är ett specifikt ord eller en fras som kan associeras med ett objekt på en SharePoint Server webbplats. En term har ett unikt ID och kan ha många olika textetiketter (synonymer). Om du arbetar på en flerspråkig webbplats kan den även ha etiketter på olika språk.
Det finns två typer av termer:
Hanterade villkor
Hanterade termer är vanligtvis fördefinierade och ordnade i en hierarkisk termuppsättning som konfigureras av en administratör för termlager eller av en annan person med behörighet att arbeta med hanterade metadata.
Företagsnyckelord
Ett företagsnyckelord är ett ord eller en fras som läggs till i objekten på SharePoint webbplats. Företagsnyckelord är ordnade i en enskild, icke-hierarkisk termuppsättning i verktyget för hantering av termlager som kallas för nyckelordsuppsättning. Eftersom användare vanligtvis kan lägga till vilket ord eller vilken fras som helst i ett objekt som nyckelord, kan företagsnyckelord användas för folksonomiliknande märkning. Administratörer för termlager eller andra personer med behörighet att hantera metadata kan välja att flytta nyckelord från termuppsättningen nyckelord och till en viss hanterad termuppsättning, och nyckelorden blir då tillgängliga inom kontexten för en viss termuppsättning. Administratörer för termlager kan också välja att stänga nyckelord så att användare inte kan skicka in nya nyckelord och är begränsade till användningen av befintliga nyckelord.
Grupper
Grupper definierar säkerhetsgränser. En grupp är en uppsättning termuppsättningar som har gemensamma säkerhetskrav. Endast användare som har angetts som deltagare i en viss grupp kan hantera termuppsättningar som hör till gruppen eller skapa nya termuppsättningar i den. Organisationer bör skapa unika grupper för termuppsättningar som har unika åtkomst- eller säkerhetskrav.
Verktyg för hantering av termlager
Verktyget för hantering av termlager är det verktyg som taxonomiörer, administratörer eller andra personer som hanterar taxonomier kan använda för att skapa, importera och hantera termuppsättningar och termerna i dem. Verktyget för hantering av termlager visar alla globala termuppsättningar och alla lokala termuppsättningar som är tillgängliga för webbplatssamlingen som du använder verktyget för hantering av termlager från.
Kolumnen Hanterade metadata
Kolumnen hanterade metadata är en ny kolumntyp som kan läggas till i listor eller bibliotek så att webbplatsanvändare eller innehållsägare kan välja värden från en specifik termuppsättning med hanterade termer och tillämpa dem på innehållet. En kolumn med hanterade metadata kan konfigureras att mappas till en befintlig termuppsättning, eller så kan du skapa en ny termuppsättning specifikt för kolumnen. Om du skapar en ny termuppsättning specifikt för en kolumn med hanterade metadata kommer termuppsättningen att vara en lokal termuppsättning som bara är tillgänglig för användning i webbplatssamlingen där den skapades.
Kolumnen Företagsnyckelord
Kolumnen Företagsnyckelord är en kolumn som du kan lägga till i innehållstyper, listor eller bibliotek så att användarna kan tagga objekt med ord eller fraser som de väljer. Det är en kolumn med flera värden som standard. När användarna skriver ett ord eller en fras i kolumnen visas förslag med i förväg, som kan innehålla objekt från både hanterade termuppsättningar och termuppsättningen Nyckelord. Användarna kan välja ett befintligt värde eller ange något nytt (om termuppsättningen Nyckelord har konfigurerats att vara öppen för användar tillägg).
Sociala taggar
Sociala taggar är ord eller fraser som webbplatsanvändarna kan använda på innehåll på en SharePoint-webbplats så att de kan kategorisera information på sätt som är relevanta för dem. Sociala taggar kan även tillämpas på URL:er utanför en SharePoint webbplats. Sociala taggar stöder folksonomibaserad märkning. En social tagg består av pekare till tre typer av information:
-
en användaridentitet
-
en objekt-URL
-
en term
Dessa pekare lagras i social taggningsarkivet som är en del av programmet Användarprofiltjänst. Tekniskt sett är sociala taggar inte en del av de hanterade metadatafunktionerna i SharePoint Server, men de ansluter till de hanterade metadatafunktionerna på ett par viktiga sätt som hjälper till att stödja konsekvent användning av metadata i en organisation. Termdelen av en social tagg pekar på en term i nyckelordsuppsättningen i termarkivet för ett av de program för hanterad metadatatjänst som en webbplats är ansluten till.
När du skapar en ny social tagg kan du till exempel välja bland befintliga termer, som kan innehålla hanterade termer och företagsnyckelord. Om du väljer något av de befintliga termerna innehåller den sociala taggen en pekare på termen. Om du väljer att inte välja en befintlig term och skapar en term som aldrig har använts tidigare skapas ett nytt nyckelord för den i termuppsättningen Nyckelord i termlager och den nya sociala taggen pekar på termen.
På så sätt läggs nyckelord som används i sociala taggar till i termuppsättningen Nyckelord som visas i verktyget för hantering av termlager (om de inte redan finns där), och de kan hanteras av administratörer för termlager. När användare använder företagsnyckelord eller hanterade termer i innehåll genom att uppdatera antingen en kolumn med företagsnyckelord eller kolumnen hanterade metadata kan sociala taggar skapas automatiskt så att de termerna visas som taggar i nyhetsfeeds, taggmoln och profiler för Min webbplats. List- eller biblioteksägare kan aktivera eller inaktivera metadatapublicering genom att uppdatera företagsmetadata och Inställningar för en lista eller ett bibliotek.
När du lägger till en social tagg i ett objekt kan du ange om du vill göra din identitet och objektets URL-adress privata, men termen, som lagras i termarkivet, är alltid offentlig.
Social märkning är användbar eftersom den gör det möjligt för webbplatsanvändare att förbättra upptäckbarheten av innehåll och information på en webbplats.
Mer information om sekretess- och säkerhetskonsekvenser av social taggning finns i Sekretess- och säkerhetskonsekvenser av social märkning.
Märkning
Taggningen kan i sin mest allmänna mening handla om att använda metadata på ett objekt, oavsett om det är hanterade metadata eller en social tagg. I den här artikeln används verbet "tagg" i den här meningen, och det är inte begränsat till sociala taggar.
Metadatascenarier: från taxonomier till folksonomier
Funktionerna för metadatahantering i SharePoint Server stöd för ett antal olika metoder för hantering och användning av metadata. Imagine det här området som ett slags continuum. I den ena änden av det här continuum finns det taxonomier,som är formella, centralt hanterade och hierarkiska grupper av termer. I andra änden av intervallet finns det folksonomier, som är de samarbetsklassificeringar som blir resultatet när användare använder taggar i innehåll fritt.
SharePoint Server stöder både extremer av denna continuum och punkter på vägen. I ena änden av continuum kan du implementera formella taxonomier med hanterade termer och termuppsättningar. I andra änden finns det stöd för företagsnyckelord och social märkning, som båda gör att webbplatsanvändarna kan tagga innehåll med nyckelord som de väljer.
Mellan dessa två extremer kan du tillämpa flexibel struktur och kontroll på metadata, och du kan justera omfattningen för kontrollen genom att välja att göra den global på specifika webbplatser eller lokala för specifika webbplatser. Du kan till exempel konfigurera termuppsättningar som ska stängas eller öppnas för användar bidrag. Du kan välja att använda företagsnyckelord och social märkning tillsammans med hanterade termer, eller inte. SharePoint Server här funktionen kan organisationer kombinera fördelarna med formella och hanterade taxonomier med de dynamiska fördelarna med social märkning på anpassade sätt.
Följande diagram illustrerar hur olika typer av SharePoint-baserade lösningar kan kräva olika metoder för metadata baserat på affärs behov.
Fördelar med hanterade metadata
Det finns flera fördelar med att använda hanterade metadata på webbplatserna i en organisation:
Konsekvent användning av metadata Med funktionerna för hanterade metadata SharePoint Server du justerbara kontrollgrader på metadata som läggs till i innehållet. Med termuppsättningar och hanterade termer kan du kontrollera vilka typer av termer som kan läggas till i innehåll och du kan styra vem som kan lägga till nya termer. Du kan också begränsa användningen av företagsnyckelord till en viss lista med nyckelord genom att konfigurera termuppsättningen Nyckelord som stängd.
När samma termer används konsekvent på alla webbplatser är det enklare att skapa robusta processer eller lösningar som förlitar sig på metadata. Dessutom gör användarupplevelsen för att arbeta med metadata på webbplatser, i listor och bibliotek och i Office-klientprogram det enkelt för webbplatsanvändarna att använda konsekventa metadata i sitt innehåll.
Förbättrad upptäckbarhet för innehåll Om innehållet på webbplatser i en organisation har enhetliga metadata är det enklare att hitta och få åtkomst till affärsinformation och data med hjälp av sökning. Nya sökfunktioner, till exempel förfiningspanelen, som visas till vänster på sökresultatsidan, gör det möjligt för användare att filtrera sökresultat baserat på metadata.
Du kan dessutom konfigurera metadatanavigering för listor och bibliotek så att användarna kan skapa dynamiska vyer av information baserat på specifika metadatafält. Användare kan navigera i bibliotek efter mapp eller efter metadatapivot och sedan kan de förfina resultatet genom att använda ytterligare tangentfilter.
Ökad flexibilitet De hanterade metadatafunktionerna gör det enkelt för administratörer för termlager (eller andra personer med behörighet att uppdatera hanterade metadata) att underhålla och anpassa dina metadata allt eftersom affärsbehoven utvecklas. Du kan enkelt uppdatera en termuppsättning i verktyget för hantering av termlager. Nya eller uppdaterade termer blir automatiskt tillgängliga för användning där en kolumn av den aktuella termuppsättningen är associerad med hanterade metadata. Om du sammanfogar flera termer till en term uppdateras innehåll som är märkt med dessa termer automatiskt för att återspegla den här ändringen. Du kan ange flera synonymer (eller etiketter) för enskilda termer. Om din webbplats är flerspråkig kan du också ange flerspråkiga etiketter för enskilda termer.
Hantera metadata
Planera och konfigurera hanterade metadata
Din organisation kanske vill ha en del planering innan du börjar använda de hanterade metadatafunktionerna. Den grad av planering som krävs är mer eller mindre proportionell till hur formellt och kontrollerande du vill ha på metadata.
Om du vill att användarna ska kunna utveckla din taxonomi kan du helt enkelt låta användarna lägga till nyckelord för objekt och sedan ordna dem i termuppsättningar efter behov.
Om organisationen vill använda hanterade termuppsättningar för att implementera formella fördefinierade taxonomier måste viktiga intressenter med ett intresserade i strukturen för taxonomin samarbeta för att planera och utveckla termerna och termerna som ska användas. Mer information om den här planeringsprocessen finns i Planera termer och termuppsättningar. Mer information om hur du konfigurerar ett program för hanterad metadatatjänst finns i Hanterad metadataadministration.
När viktiga intressenter i organisationen kommer överens om de nödvändiga termuppsättningarna kan du använda verktyget för hantering av termlager för att importera eller skapa termuppsättningar och hantera och underhålla termuppsättningarna när användarna börjar arbeta med metadata. Om ett program för hanterad metadatatjänst har konfigurerats för webbprogrammet och du är administratör för en webbplatssamling eller en administratör för termlager kan du gå till verktyget för hantering av termlager genom att klicka på Webbplats Inställningar på menyn Webbplatsåtgärder och sedan klicka på Hantering av termlager underWebbplatsadministration.
Skapa och hantera termuppsättningar
Verktyget för hantering av termlager innehåller en trädkontroll som du kan använda för att utföra de flesta uppgifter. Användarrollen för verktyget avgör vilka uppgifter du kan utföra. Om du vill arbeta med verktyget för hantering av termlager måste du vara servergruppsadministratör, administratör för termlager eller någon som har angetts som gruppansvarig eller deltagare för termuppsättningar. Detaljerad information om de här rollerna finns i Hanterade metadataroller.
Om du vill utföra åtgärder för ett objekt i hierarkin pekar du på namnet på programmet, gruppen, termuppsättningen eller termen som du vill ändra, klickar på pilen som visas och väljer sedan de åtgärder du vill använda på menyn.
Till exempel:
Om du är administratör för termlager kan du skapa eller ta bort grupper i ett program för hanterad metadatatjänst.
Om du är administratör för termlager eller gruppansvarig kan du skapa, importera eller ta bort termuppsättningar i en grupp. Termuppsättningsdeltagare kan skapa nya termuppsättningar.
Om du är administratör för termlager, gruppansvarig eller termuppsättningsdeltagare kan du skapa eller återanvända termer i en termuppsättning, samt kopiera, flytta eller ta bort en vald termuppsättning.
Om du är administratör för termlager, gruppansvarig eller termuppsättningsdeltagare kan du skapa kopiera, återanvända, sammanfoga, ta bort, flytta eller ta bort enskilda termer i en termuppsättning.
På varje nivå i hierarkin kan du konfigurera specifika egenskaper för en grupp, termuppsättning eller term med hjälp av fönstret Egenskaper som visas till höger om trädkontrollen för termlager.
Om du till exempel konfigurerar en termuppsättning kan du använda fönstret Egenskaper för att ange information som Namn, Beskrivning, Ägare, Kontakt och Intressenter. Du kan ange om du vill att en termuppsättning ska vara öppen eller stängd för nya inskickade användare. Du kan också ange om du vill att termuppsättningen ska vara tillgänglig för taggning. Om du väljer att inte göra en termuppsättning för märkning så visas den inte för de flesta användare. Om en termuppsättning fortfarande är under utveckling, t.ex. kan du välja att inte göra det för taggning.
Använda metadata
Tagga innehåll med hanterade termer
Om en kolumn av typen Hanterade metadata har lagts till i en innehållstyp, en lista eller ett bibliotek kan innehållsägare tagga innehåll med hanterade termer från en viss termuppsättning genom att redigera egenskaperna för ett list- eller biblioteksobjekt och sedan uppdatera relevanta fält i formuläret Redigera egenskaper för objektet eller dokumentet. Kolumner för hanterade metadata är lätta att identifiera eftersom de visar en taggarikon som kan användas för att öppna dialogrutan för termväljaren.
Du kan använda termväljaren för att välja en term i termuppsättningens hierarki. Det här är användbart om du inte är bekant med de villkor som kan vara tillgängliga. Om en termuppsättning har konfigurerats att vara öppen, och kolumnen med hanterade metadata där det tillåts ifyllningsvärden, kan du ha möjlighet att lägga till en ny term i en termuppsättning. Du kan också ha möjlighet att skicka feedback till den angivna kontakten för termuppsättningen.
När du börjar skriva den term du vill använda föreslås tillgängliga termer automatiskt baserat på det du börjar skriva och du kan välja den du vill använda. Du kan se information inom hakparenteser efter termen som anger termuppsättningens namn och hierarki för termen. Det kan hjälpa dig att välja bland liknande termer.
Om du vill använda dubbletter eller liknande termer kan du även se beskrivande text som termarkivadministratören har konfigurerat för termen för att hjälpa användarna att göra lämpliga val.
Tagga innehåll med företagsnyckelord
Om en kolumn för företagsnyckelord har lagts till i en innehållstyp, en lista eller ett bibliotek kan innehållsägare (eller alla med behörigheten Delta för listan eller biblioteket) tagga innehåll med tillgängliga hanterade termer eller nyckelord genom att redigera egenskaperna för ett list- eller biblioteksobjekt och skriva in de nyckelord de vill ha i fältet Företagsnyckelord. Om det finns en matchande eller liknande term föreslås det och du kan välja den. Du kan också lägga till ett nytt nyckelord om termuppsättningen Nyckelord har konfigurerats att vara öppen för nya termer. Fältet Företagsnyckelord har flera värden, så du kan lägga till flera nyckelord för ett objekt.
Tagga innehåll med sociala taggar
Om funktionen för social märkning har aktiverats kan du tagga innehåll på en SharePoint som du tycker är relevant eller intressant. Om du vill tagga en sida kan du använda taggikonen som visas högst upp på sidan.
Om du vill tagga dokument eller listobjekt kan du använda taggkommandot som visas på fliken Bibliotek eller Lista i menyfliksområdet.
När du börjar skriva taggen eller taggarna som du vill använda kan du välja bland befintliga nyckelord eller hanterade termer, eller lägga till nya nyckelord om termuppsättningen Nyckelord är öppen.
Du kan även tagga innehåll på externa webbplatser, till exempel på andra intranätwebbplatser eller internetwebbplatser, genom att lägga till SharePoint-märknings- och anteckningsverktyget i webbläsaren. Mer information om hur du taggar externa webbplatser finns i Komma igång med Min webbplats.
Mer information om funktioner för social märkning finns i Använda märkningar och anteckningar för att dela information med kolleger.
