Въведение в списъците

Организациите обикновено използват много типове списъци, включително връзки, съобщения, контакти, проследяване на проблеми и проучвания.

Списъци може също да включва задачи, които можете да използвате като отправна точка за сътрудничество в екип или в бизнес решение. В много случаи списъците могат да предоставят бързи, ефективни решения с малки или никакви модификации.

Например можете да използвате:

• Задачи Включете проследяване на собствеността и напредъка, както и времева линия в страницата за привлекателна визуална презентация, съдържанието на списъка.

• Проследяване на проблеми Включва съхраняване на версии и хронология на версиите за по-задълбочен анализ на проекти на работни групи и често срещани работни задачи.

Списъци са богати и гъвкави и имат много вградени функции, които предоставят стабилен начин за съхранение, споделяне и работа с данни.

Можете например:

• Създайте списък с разнообразни колони, включително "Текст", "Число", "Избор", "Валута", "Дата и час", "Справка", "Да/не" и "Изчисляем". Можете също да прикачите един или повече файлове към елемент от списък, за да предоставите допълнителни подробности, като например електронна таблица, съдържаща поддържащи номера, или документ, съдържащ фонова информация.

• Създаване на списъчни изгледи за организиране, сортиране и филтриране на данни по различни и конкретни начини; промяна на метаданните, като например добавяне и изтриване на колони и промяна на валидиращи правила; и да използвате списъци последователно между сайтове с типове съдържание, колони на сайт и шаблони. Например можете да видите само текущите събития от календар на началната страница и да създадете визуален изглед – подобно на стенния календар – на друга страница.

• Създавайте релации между списъци, като използвате комбинация от уникални колони, справочни колони и прилагане на релации (каскадно и ограничено изтриване), като всички те подобряват способността ви да създавате по-сложни бизнес решения и спомагат за запазването на целостта на вашите данни.

• Да създавате списъци по избор, да показвате данните в уеб части и страници с уеб части и да импортирате, да експортирате и да се свързвате с данни от други програми, например Excel и Access.

• Да следите версии и подробна хронология, да изисквате одобрение за модифициране на данни, да използвате защита на ниво елемент и папка, да вкарвате и извличате от архив и да бъдете информирани автоматично за промени чрез предупреждения и RSS канали.

• Да организирате съдържанието в един списък в папки за допълнително удобство и по-добра производителност и да увеличите производителността като цяло при работа с големи списъци с помощта на индексиране.

По-долу са посочени няколко начина, по които можете да работите със списъци, за да ви помогнат да управлявате информацията за вашата група.

Проследяване на версии и подробна хронология    Проследявайте версии на елементи от списък, така че да можете да видите кои елементи са променени от версия на версия, както и кой е променил елементите от списъка. Ако са направени грешки в по-нова версия, можете да възстановите предишна версия на елемент. Проследяването на хронологията на списък е особено важно, ако вашата организация трябва да следи даден списък, докато се развива.

Изискване на одобрение    Задайте дали се изисква одобрение за елемент от списък , преди той да може да бъде преглеждан от всеки. Елементите остават в чакащо състояние, докато не бъдат одобрени или отхвърлени от някого, който има разрешение да ги одобри. Можете да контролирате кои групи потребители могат да преглеждат елемент от списък, преди той да бъде одобрен.

Персонализиране на разрешения    Задайте дали участниците за вашия списък могат да четат и редактират само елементите, които са създали, или всички елементи в списъка. Хора, които имат разрешение за управление на списъци, могат да четат и редактират всички елементи от списъци. Можете също да приложите конкретни нива на разрешение към един елемент от списък, например ако елементът съдържа поверителна информация.

Създаване и управление на изгледи    Създаване на различни изгледина един и същ списък. Съдържанието на действителния списък не се променя, но елементите са организирани или филтрирани, така че хората да могат да намират най-важната или интересна информация в зависимост от техните нужди.

Актуализиране на списъци    Независимо от типа на списъка, който актуализирате, процесът е сходен за добавяне, редактиране и изтриване на елементи от списък.

Има два начина за добавяне или редактиране на елементи от списък:

• Като използвате формуляр, който е методът по подразбиране.

• Вграден, което означава, че добавяте елемента директно в страницата на списъка.

Ако списъкът е настроен да проследява версии, всеки път, когато редактирате елемент от списък, се създава нова версия на елемента от списъка. Можете да видите хронология на промяната на елемента от списъка и възстановяване на предишна версия, ако допуснете грешка в по-нова версия.

Използване на формули и изчисляеми стойности    Използвайте формули и изчисляеми стойности, за да генерирате динамично информация в колоните на списъка. Операциите могат да включват информация за други колони в списък, както и системни функции, като например [today], за да укажете текущата дата. Можете например да зададете краен срок по подразбиране, който е седем дни от текущата дата.

Бъдете информирани за промените    Списъци и изгледи могат да използват RSS, така че членовете на вашата работна група да могат автоматично да получават актуализации. RSS е технология, която позволява на хората да получават и преглеждат актуализации или RSS канали на новини и информация в консолидирано местоположение. Можете също да създавате имейл известявания, за да ви уведомяват, когато списъците се променят или когато се добавят нови елементи. Известяванията са удобен начин да следите промените, които са важни за вас.

Създаване на релации между списъци    Създайте релация между два списъка, в списъка източник създавате справочна колона, която извлича (или "търси") една или повече стойности от целеви списък, ако тези стойности съответстват на стойността в справочната колона в списъка източник. Ако искате, можете да продължите да добавяте допълнителни колони от целевия списък към списъка източник. Когато създавате справочна колона, можете също да решите да приложите поведение на релация, като зададете каскадно изтриване или опция за ограничаване на изтриването, която помага за поддържането на вашите данни валидни и помага за предотвратяване на несъвместимости, които могат да доведат до проблеми по пътя.

Споделяне на информация от списък с програма за база данни    Ако имате инсталирана програма за база данни, като например Access, можете да експортирате и импортирате данни във и от вашия сайт, както и да свържете таблица от базата данни към списък. Когато работите с данните от вашия списък в база данни на Access, можете също да създавате заявки, формуляри и отчети. Вижте Импортиране на данни в база данни на Access.

Последователно използване на списъци в различни сайтове    Ако вашата група работи с няколко типа списъци, можете да добавите съгласуваност между множество списъци с типове съдържание, колони на сайт и шаблони. Тези функции ви позволяват да използвате повторно настройките и структурата на списъците по ефективен начин. Можете например да създадете тип съдържание за проблем с обслужването на клиенти, който указва определени колони (например контакт на клиента) и бизнес процеси за типа съдържание. Друг пример е създаването на колона на сайт за имена на отдели, която има падащ списък с отдели. Можете да използвате повторно колоната в няколко списъка, за да се уверите, че имената винаги се показват по един и същ начин във всеки списък.

Работа с елементи от списък от имейл програма    Използвайте имейл програма, която е съвместима с технологиите на Microsoft, можете да вземете важна информация за списъка с вас. Например с Outlook можете да преглеждате и актуализирате задачи, контакти и табла за обсъждания във вашия сайт от Outlook. Вижте Свързване на външен списък към Outlook.

Задаване на насочване към съдържание     Разрешаване на насочването към аудиторията за филтриране на елементи по групи.

Типът на списъка, който използвате, зависи от вида на информацията, която споделяте.

Съобщения    Споделяне на новини и състояние и предоставяне на напомняния. Съобщенията поддържат подобрено форматиране с изображения, хипервръзки и форматиран текст.

Контакти    Съхранявайте информация за хора или групи, с които работите. Ако използвате програма за управление на имейл или контакти, която е съвместима с технологиите на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате контактите си от вашия сайт в другата програма. Можете например да актуализирате списък на всички доставчици на вашата организация от имейл програма, съвместима с технологии на Microsoft, като например Outlook. Списъкът с контакти всъщност не управлява членовете на вашия сайт, но може да се използва за съхраняване и споделяне на контакти за вашата организация, като например списък с външни доставчици.

Табла за обсъждания    Осигурете централно място за записване и съхраняване на обсъждания на екипа, подобно на формата на дискусионните групи. Ако вашият администратор е разрешил списъците на вашия сайт да получават имейл съобщения, дъските за обсъждания могат да съхраняват имейл обсъждания от най-често срещаните имейл програми. Можете например да създадете дъска за обсъждания за новото издание на продукта на вашата организация.

Връзки    Предоставяне на централно местоположение за връзки към интернет, интранет на вашата фирма и други ресурси. Например можете да създадете списък с връзки към уеб сайтовете на вашите клиенти.

Повишени връзки    Показване на набор от действия за свързване във визуално оформление.

Календар    Съхранявайте събитията на вашия екип или за конкретни ситуации, като например фирмени празници. Календарът предоставя визуални изгледи, подобни на настолен или стенен календар, на събитията на вашия екип, включително събрания, социални събития и целодневни събития. Можете също да проследявате контролни точки за екипа, като крайни срокове или дати на издаване на продукти, които не са свързани с конкретен времеви интервал. Вижте Създаване на изглед на календар от списък.

Задачи    Проследявайте информация за проекти и други събития със задачи за вашата група. Можете да възлагате задачи на хора, както и да проследявате състоянието и процента на изпълнение, докато задачата се премества към завършването. Ако използвате програма за управление на имейл или задачи, която е съвместима с технологиите на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате задачите си от вашия сайт във вашата друга програма. Можете например да създадете списък със задачи за процеса на бюджета на вашата организация и след това да го прегледате и актуализирате в Outlook заедно с другите си задачи. Вижте Създаване на списък.

Задачи от проект    Съхраняване на информация за задача с изглед на Гант и ленти за напредъка. Можете да проследявате състоянието и процента на изпълнение, докато задачата се премества към завършването. Ако използвате програма за управление на имейл или задачи, която е съвместима с технологиите на Microsoft, можете да преглеждате и актуализирате задачите от проекти от вашия сайт в другата програма. Можете например да създадете списък със задачи от проект във вашия сайт, за да идентифицирате и възложите работата, за да създадете ръководство за обучение, а след това можете да проследявате напредъка на вашата организация от Project. Вижте Създаване на списък.

Проследяване на проблеми    Съхранявайте информация за конкретни проблеми, като например проблеми с поддръжката, и проследявайте напредъка им. Можете да задавате проблеми, да ги категоризирате и да свързвате проблеми помежду си. Можете например да създадете списък за проследяване на проблеми, за да управлявате проблемите и решенията за обслужване на клиенти. Можете също да коментирате проблеми всеки път, когато ги редактирате, като създавате хронология на коментарите, без да променяте първоначалното описание на проблема. Например представител на отдела за обслужване на клиенти може да запише всяка стъпка, предприета за разрешаване на проблема, и резултатите. Можете също да използвате списък за проследяване на проблеми с работен поток с три състояния, за да помогнете на вашата организация да управлява проблема или проследяването на проекти. Вижте Създаване на списък.

Проучване    Събирайте и събирайте обратна връзка, като например проучване за удовлетвореността на служителите или тест. Можете да проектирате въпросите и отговорите си по няколко различни начина и да видите общ преглед на вашата обратна връзка. Ако имате инсталирана програма за електронни таблици или бази данни, която е съвместима с технологиите на Microsoft, можете да експортирате резултатите си, за да ги анализирате допълнително. Вижте Създаване на проучване.

По избор    Започнете списък от самото начало. Можете също да създадете потребителски списък, базиран на електронна таблица, ако имате програма за електронни таблици, която е съвместима с технологиите на Microsoft. Можете например да импортирате списък от Excel, който сте създали, за да съхранявате и управлявате договори с доставчици. Вижте Създаване на списък въз основа на електронна таблица.

Външни списъци    Работа с данни, които се съхраняват извън списък, но които можете да четете и пишете в Microsoft 365. Източникът на данни за външен списък се нарича външен тип съдържание. За разлика от местния списък на Microsoft 365, външният списък използва услугите за бизнес свързване за достъп до данни директно от външна система (като например SAP, Siebel и Microsoft SQL Server), независимо дали тази система е база данни, уеб услуга, или бизнес система.

Списък по избор в    изглед на лист с данни Създайте празен списък, подобен на потребителски списък, но за да покажете списъка по подразбиране в изглед на лист с данни. Изгледът на лист с данни предоставя мрежа с данни за преглед и редактиране на данни като редове и колони. Можете да добавяте и редактирате редове и колони, да прилагате филтри и ред на сортиране, да показвате изчисляеми стойности и общи суми и удобно да редактирате данните в клетки на мрежата. Изгледът на лист с данни изисква Office да е инсталиран на компютър клиент с 32-битова версия и браузър, който поддържа ActiveX контроли.

Списък на състоянието    Показвайте и проследявайте целите на проекта си. Списъкът включва набор от цветни икони, за да предаде степента, до която са изпълнени целите.

Тиражи    Изпратете информация, включително потвърждения, до членовете на екипа.

Списък с IME речници на Microsoft    Използване на данни в списъка като речник на Microsoft IME. Можете да конвертирате елементите на колоната за четене в "Показване" с помощта на Microsoft IME и да преглеждате съдържанието в "Коментар" в прозореца "Коментар на IME". Данните могат да бъдат свързани към конкретен URL адрес.

Списък със съдържание на PerformancePoint    Съхранявайте елементите на таблото, като например карти на показателите, отчети, филтри, страници на табла и други елементи на таблото, които създавате с помощта на performancePoint Dashboard Дизайнер.

Езици и преводачи    Използва се с работен поток "Управление на преводи" в библиотека за управление на преводи. Работният поток използва списъка, за да възложи задачи за превод на преводача, указан в списъка за всеки език. Можете да създадете този списък ръчно или да изберете този списък да се създава автоматично, когато добавяте работен поток за управление на преводи към библиотека за управление на преводи.

KPI списък    Проследявайте водещи показатели на представянето, които ви позволяват бързо да оценявате напредъка спрямо измерими цели. Можете да настроите KPI списъци за проследяване на производителността с помощта на един от четирите източника на данни: ръчно въведени данни, данни в списък на Microsoft 365, данни в работни книги на Excel или данни от Analysis Services – компонент на Microsoft SQL Server. След като е създаден KPI списъкът, можете да го използвате, за да покажете състоянието на индикатора на страницата на таблото.

Импортиране на електронна таблица     Използване на колони и данни от съществуваща електронна таблица. Импортирането на електронна таблица изисква Microsoft Excel или друга съвместима програма.

За да добавите списък към модерна страница на SharePoint:

1. Ако страницата все още не е в режим на редактиране, щракнете върху Редактиране в горния десен ъгъл на страницата. 

2. Задръжте курсора на мишката над или под съществуваща уеб част, и ще видите линия с ограден в кръг знак +, като тук:

   

3. Щракнете върху +, и ще видите списък с уеб части, от които да избирате. Превъртете надолу до раздела Документи, библиотеки и Списъци.

4. Изберете Списък.

   Показани са имената на всички налични списъци.

5. Изберете списъка, който искате да вмъкнете на вашата страница. 

6. Ако сте доволни, изберете Запиши като чернова близо до горния ляв ъгъл. След това, за да направите актуализираната страница достъпна за други хора, изберете Публикувай близо до горния десен ъгъл. 

За да добавите списък към класическа страница на SharePoint:

1. В Сайтове щракнете върху Настройки и след това щракнете върху Съдържание на сайта.

2. Щракнете върху иконата Добавяне на приложение .

   

3. Превъртете през и щракнете върху приложението, което искате да използвате. Може да има повече от една страница.

4. Дайте на приложението уникално име, така че да можете да си го припомните по-късно за дадена страница, и щракнете върху Създай.

5. Когато се върнете към екрана Съдържание на сайта, можете да направите три неща:

   • Затворете прозореца и се върнете към страницата. Добавете новото приложение на вашата страница, като използвате Вмъкване на уеб части.

   • Щракнете върху приложението и започнете да въвеждате данни.

   • Щракнете върху многоточието ... и след това щракнете върху промяна на настройките. Тук можете да добавяте колони, да променяте имената и да изпълнявате други задачи.

Въпреки че можете да използвате функциите на списъци по различни начини, начинът, по който ги използвате, зависи от размера и броя на списъците, които имате, и нуждите на вашата организация.

Съхраняване на много елементи в един списък

Може да искате един голям списък да служи за различни нужди. Например може да имате голям брой технически проблеми, които да проследите във вашата организация, а проблемите може да се отнасят за множество проекти и групи.

Използвайте един списък, когато:

• Вашата група трябва да вижда обобщена информация за елементите от списъка или различни изгледи на един и същ набор от елементи. Например ръководител може да иска да види напредъка по всички технически въпроси за дадена организация или да види всички проблеми, които са подадени в рамките на един и същ период от време.

• Хора искате да прегледате или потърсите проблемите в едно и също местоположение на сайта.

• Искате да приложите същите настройки към елементите от списъка, като например проследяване на версии или изискване на одобрение.

• Групите, работещи по списъка, имат сходни характеристики, като например едни и същи нива на разрешение. Уникалното разрешение може да бъде приложено към определени елементи от списъци, но ако нивата на разрешение се различават значително, помислете за множество списъци.

• Искате да анализирате информация за списъка или да получавате консолидирани актуализации за списъка. Можете да получавате предупреждения, когато елементите от списъка са променени, или да видите промените в списък с помощта на RSS технология. RSS каналите позволяват на членовете на вашата работна група да виждат консолидиран списък с променена информация.

Може да искате да имате множество списъци, когато има различия между елементите, които искате да управлявате, или между групите от хора, които работят с тях.

Използвайте няколко списъка, когато:

• Не очаквате хората да се нуждаят от резюмета на елементите заедно.

• Групите от хора, работещи с информацията, са различни и имат различни нива на разрешение.

• Трябва да приложите различни настройки, като например създаване на версии или одобрение, към няколко набора от елементи.

• Не е нужно да анализирате елементите заедно или да получавате обединени актуализации за списъка.

Ето някои от начините, по които можете да организирате списъци и елементи от списъци:

Добавяне на колони    Помогнете на вашата група да определи елементите, които са най-важни, можете да добавите колони към вашия списък. Можете например да добавите колоната Project към списък, за да помогнете на хората, които работят по определени проекти, по-лесно да преглеждат и работят с техните елементи. Можете също да добавите повече колони, ако искате да съберете допълнителна информация за всеки елемент от списък, като например името на отдела или името на служител.

Ако имате няколко елемента в списък, можете да помислите за индексиране на определени колони, за да подобрите производителността при преглед на няколко елемента или превключване на изгледи. Тази функция не променя начина, по който са организирани елементите, но може да позволи на организациите по-лесно да съхраняват голям брой елементи в списък. Индексирането обаче може да заеме повече място в базата данни. Вижте Създаване, промяна или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Създаване на изгледи    Използвайте, ако хората във вашата група често трябва да виждат данните по определен начин. Изгледите използват колони за сортиране, групиране, филтриране и показване на данните. Можете също да изберете колко елемента да се показват едновременно във всеки изглед. Например хората могат да преглеждат списък в набори от 25 или 100 елемента от списък на страница в зависимост от предпочитанията си и скоростта на връзката им.

Изгледите ви дават гъвкавостта да съхранявате голям брой елементи в списък, но само подмножествата, които искате в даден момент, като например само проблемите, публикувани през тази година, или само текущите събития в календара. Можете да създадете лични изгледи, които са достъпни само за вас, и ако имате разрешение да променяте списък, можете да създадете публични изгледи, които са достъпни за всеки. Вижте Създаване, промяна или изтриване на изглед на списък или библиотека.

Създаване на папки    Добавяне на папки към повечето типове списъци, ако собственикът на списъка е разрешил създаването на папки. Това е особено полезно, ако елементите от списъка могат да бъдат разделени по определен начин, например по проект или по група. Папките помагат на хората по-лесно да преглеждат и управляват елементите от списъка. Технологиите на Microsoft предоставят дървовиден изглед, който позволява на хората да навигират в своите сайтове и папки по начина, по който работят с папките на своя твърд диск. Например всеки отдел може да има своя собствена папка. Вижте Създаване на папка в списък.