Introdução a bibliotecas

A biblioteca de Documentos Compartilhados é criada para você quando o Microsoft Windows SharePoint Services cria um novo site. É possível começar usando essa biblioteca, personalizá-la ou criar outras bibliotecas.

A seguir são apresentadas algumas maneiras de se trabalhar com bibliotecas e torná-las mais úteis para seu grupo:

• Criar e gerenciar exibições     Você pode usar uma modo de exibição para visualizar os itens de uma biblioteca que forem mais importantes ou que melhor se ajustem a seus objetivos. O conteúdo da biblioteca real não é alterado, mas os arquivos são organizados ou filtrados para facilitar sua localização e para navegar de um modo significativo.

• Exigir aprovação de documento     Você pode especificar se a aprovação de um documento é obrigatória. Os documentos permanecem pendentes até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para isso. Você pode controlar quais grupos de usuários poderão exibir um documento antes de ele ser aprovado.

• Controlar versões     Se você precisar manter versões anteriores de arquivos, bibliotecas podem ajudá-lo a acompanhar, armazenar e restaurar os arquivos. Você pode optar por acompanhar todas as versões da mesma maneira. Ou você pode escolher designar algumas versões principais, como a adição de um novo capítulo um manual e algumas versões como secundárias, como corrigir um erro de ortografia. Para ajudar a gerenciar o espaço de armazenamento, opcionalmente, você pode escolher o número de cada tipo de versão que você deseja armazenar.

  Por exemplo, uma agência de viagem pode usar uma biblioteca de documentos para gerenciar seus arquivos. Ao mesmo tempo em que os membros da equipe desenvolvem uma nova proposta de vendas, eles rastreiam as versões secundárias do arquivos. Se cometerem algum erro em uma versão, será possível restaurar uma versão anterior. Ao concluir a proposta, será possível criar uma versão principal e, em seguida, publicá-la para aprovação de seu departamento jurídico e de seu gerente. Quando o arquivo for aprovado, outros funcionários da empresa poderão visualizá-lo.

• Exigir check-out de arquivos     Quando você exige check-out de um arquivo, você garantir que apenas uma pessoa pode editar o arquivo enquanto ele está check-in. Exigir check-out de documentos impede que várias pessoas façam alterações ao mesmo tempo, que pode criar conflitos de edição e causar confusão. Exigir retirada também pode ajudar a lembrar os membros da equipe para adicionar um comentário quando eles verificam um arquivo, para que você pode controlar mais facilmente o que mudou em cada versão.

• Estar informado sobre as alterações     As bibliotecas no Windows SharePoint Services 3.0 oferecem suporte à tecnologia RSS, de forma que os membros de seu grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. O RSS habilita os usuários a receberem e a exibirem as atualizações, ou feeds, de notícias e informações em um local consolidado. Também é possível criar alertas de email, de forma que você será notificado quando os arquivos forem alterados.

• Editar arquivos offline     Se você preferir trabalhar nos arquivos em seu disco rígido, será possível efetuar o check-out deles e trabalhar offline, caso você use um aplicativo compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, como o 2007 Microsoft Office system.

• Trabalhar com uma biblioteca a partir de um programa de email     Ao usar um programa de email compatível com o Windows SharePoint Services 3.0, como o Microsoft Office Outlook 2007, você pode levar as informações importantes com você. É possível ler, editar e pesquisar seus arquivos offline a partir de seu programa de email.

• Copiar documentos facilmente para outro local     Você pode enviar facilmente um arquivo para outro local em um site do Windows SharePoint Services 3.0. Ao atualizar o documento original, você poderá optar por ser avisado para atualizar o arquivo em outros locais.

• Definir tipos de conteúdo     Se o seu grupo funciona com vários tipos de arquivos, como planilhas, apresentações e documentos, você pode estender a funcionalidade da sua biblioteca ativando e definindo vários tipos de conteúdo. Tipos de conteúdo adicionar flexibilidade e a consistência entre várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo e fluxo de trabalho processos.

  Por exemplo, um departamento de vendas pode ter modelos para relatórios de vendas, documentos padrão, orçamentos e apresentações. Cada modelo contém o logotipo e os objetivos da empresa. Quando os usuários criam um novo arquivo a partir da biblioteca de documentos, eles poderão selecionar qual modelo desejam usar.

• Especificar permissão exclusiva     Você pode especificar uma permissão exclusiva para uma biblioteca ou, até mesmo, para um arquivo de uma biblioteca.

• Criar fluxos de trabalho     Uma biblioteca de documentos ou tipo de conteúdo pode usar fluxos de trabalhos que sua organização definiu para os processos comerciais, como o gerenciamento de aprovação ou revisão de documentos.

O tipo de biblioteca que você usa depende os tipos de arquivos que você está compartilhando:

• Biblioteca de documentos     Para muitos tipos de arquivo, inclusive documentos e planilhas, use uma biblioteca de documentos. Você pode armazenar outros tipos de arquivos em uma biblioteca de documentos, embora alguns tipos de arquivo bloqueados por razões de segurança. Quando você trabalha com programas que são compatíveis com o Windows SharePoint Services, você pode criar esses arquivos da biblioteca. Por exemplo, sua equipe de marketing pode ter sua própria biblioteca para planejamento materiais, notícias e publicações.

• Biblioteca de imagens     Para compartilhar um conjunto de gráficos ou imagens digitais, use uma biblioteca de imagens. Embora imagens podem ser armazenadas em outros tipos de bibliotecas do SharePoint, bibliotecas de imagens tem várias vantagens. Por exemplo, de uma biblioteca de imagens que você pode exibir imagens em uma apresentação de slides, baixar imagens no seu computador e editar imagens com programas de gráficos que são compatíveis com o Windows SharePoint Services. Considere a criação de uma biblioteca de imagens se a sua equipe reutiliza muitos gráficos, como logotipos e imagens corporativas, ou se você deseja armazenar imagens dos eventos da equipe ou lançamentos de produtos.

• Biblioteca de páginas wiki     Para criar um conjunto de páginas wiki conectada, use uma biblioteca de páginas wiki. Um wiki permite que várias pessoas reunir informações de rotina em um formato que seja fácil de criar e modificar. Você pode adicionar a sua biblioteca de páginas wiki que contêm imagens, tabelas, hiperlinks e links internos. Por exemplo, se sua equipe cria um site wiki para um projeto, o site pode armazenar dicas e truques em uma série de páginas que se conectam uns aos outros.

• Biblioteca de formulários     Se você precisar gerenciar um grupo de formulários comerciais baseados em XML, use uma biblioteca de formulários. Por exemplo, sua organização pode querer usar uma biblioteca de formulários para relatórios de despesas. Configurar uma biblioteca de formulários requer um editor de XML ou um programa de design XML que seja compatível com o Windows SharePoint Services, como o Microsoft Office InfoPath.

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