Въведение в библиотеки

Библиотеката "Споделени документи" се създава, когато Microsoft Windows SharePoint Services създава нов сайт. Може веднага да започнете да използвате библиотеката, да я персонализирате или да създадете други библиотеки.

Ето няколко начина, по които може да работите с библиотеки и да ги направите по-полезни за вашата група:

• Създаване и управление на изгледи     Може да използвате изглед, за да видите елементите в библиотеката, които са най-важни за вас или които най-добре отговарят на вашата цел. Съдържанието на действителната библиотека не се променя, но файловете се организират или филтрират, за да ги намирате по-лесно и за да ги преглеждате по смислен начин.

• Задължително одобрение на документи    Може да укажете задължително одобрение на документ. Документите остават в чакащо състояние, докато не бъдат одобрени или отхвърлени от някого, който има разрешение за това. Може да управлявате кои потребителски групи могат да разглеждат документа, преди да бъде одобрен.

• Проследяване на версии     Ако трябва да запазите предишни версии на файлове, библиотеки могат да ви помогне да следите, съхранение и възстановяване на файлове. Можете да изберете да проследявате всички версии по същия начин. Или можете да изберете да определите някои версиите като главни, например добавяне на нова глава за ръчно и някои версии като маловажни, като например коригиране на правописна грешка. За управление на мястото за съхранение, по желание можете да изберете броя на всеки тип версия, която искате да съхраните.

  Например дадена туристическа агенция може да използва библиотека с документи за управление на файлове й. Когато членовете на екипа разработват ново предложение за продажба, те проследяват второстепенните версии на файла. Ако допуснат грешка в една версия, може да възстановят предишната й версия. Когато завършат предложението, може да създадат главна версия и след това да я публикуват за одобрение от правния отдел или техния ръководител. Когато файлът се одобри, другите служители във фирмата може да виждат файла.

• Задължително извличане на файлове     Когато изисквате извличане на файл, сте сигурни, че само един човек може да редактира файла, докато бъде вкаран. Изискване на документи, които да бъдат извлечени пречи на много хора да правят промени едновременно, които могат да създават конфликти и грешки и да доведе до объркване. Изисква извличане също може да ви помогне да напомнят на членовете на екипа да добавите коментар, когато проверка на файла, така че да можете по-лесно да проследявате какво се е променило във всяка версия.

• Информиране за промени    Библиотеките в Windows SharePoint Services 3.0 поддържат RSS технология, така че членове на вашата работна група може автоматично да получават актуализации. RSS позволява на хората да получават и разглеждат актуализации и канали с новини и информация на едно място. Може и да създавате имейл предупреждения, за да бъдете известяван при промяна на файл.

• Редактиране на файлове офлайн     Ако предпочитате да работите върху файловете на вашия твърд диск, може да ги извлечете и да работите офлайн, ако използвате приложение, съвместимо с Windows SharePoint Services 3.0, например 2007 Microsoft Office system.

• Работа с библиотека от имейл програма     Като използвате имейл програма, съвместима с Windows SharePoint Services 3.0, например Microsoft Office Outlook 2007, може да вземете със себе си важна информация. Може да четете, редактирате и търсите файловете си офлайн от вашата имейл програма.

• Лесно копиране на документи на друго местоположение     Може лесно да изпратите файл на друго местоположение на сайта Windows SharePoint Services 3.0. Когато актуализирате оригиналния документ, може да изберете да бъдете подканвани за актуализиране на файла в други местоположения.

• Дефиниране типове съдържание     Ако вашата група работи с няколко типа файлове, например работни листове, презентации и документи, можете да разширите функционалността на вашата библиотека с разрешаването и определяне на много типове съдържание. Типовете съдържание добавят гъвкавост и последователност при много библиотеки. Всеки тип съдържание може да зададете шаблон и работен поток процеси.

  Например отделът по продажби може да има шаблони за отчети от продажби, стандартни документи, бюджети и презентации. Всеки шаблон съдържа емблемата на фирмата и изложение на мисията. Когато хората създават нов файл от библиотеката с документи, може да изберат шаблона, който искат да използват.

• Задаване на уникално разрешение    Може да зададете уникално разрешение за библиотека или дори за файл в библиотеката.

• Създаване на работни потоци    Библиотеката с документи или тип на съдържанието може да използва работните потоци, които вашата организация е дефинирала за бизнес процесите, например управление на одобрение или преглед на документи.

Типа на библиотеката, която използвате зависи от видовете файлове, които споделяте:

• Библиотека с документи     За много типове файлове, включително документи и електронни таблици използвайте библиотека с документи. Можете да съхранявате други видове файлове в библиотека с документи, въпреки че някои типове файлове са блокирани от съображения за сигурност. Когато работите с програмите, които са съвместими с Windows SharePoint Services, можете да създадете тези файлове от библиотеката. Например вашият маркетингов екип може да има своя собствена библиотека за планиране на материали, новини и публикации.

• Библиотека с картини     За да споделите колекция от цифрови снимки и графики, използвайте библиотека с картини. Въпреки че картините могат да бъдат съхранявани в други типове библиотеки на SharePoint, библиотеки с картини имат няколко предимства. Например от библиотека с картини можете да видите снимките в слайдшоу, изтегляте картини на вашия компютър и редактиране на картини с графични програми, които са съвместими с Windows SharePoint Services. Помислете за създаване на библиотека с картини, ако вашият екип използва повторно много графики, като например емблеми и фирмени изображения, или ако искате да съхранявате снимки от събития или продукт стартира.

• Библиотека с Wiki страници     За да създадете колекция от свързани wiki страници, използвайте библиотека с wiki страници. Wiki позволява много хора да събират обичайна информация във формат, който е лесно да създавате и променяте. Можете да добавите към вашата библиотека с wiki страници, които съдържат картини, таблици, хипервръзки и вътрешни връзки. Например ако вашият екип създава wiki сайт за проект, сайтът може да съхранява съвети и трикове в поредица от страници, които се свързват помежду си.

• Библиотека с формуляри     Ако трябва да управлявате група от XML базирани бизнес формуляри, използвайте библиотека с формуляри. Например вашата организация може да искате да използвате библиотека с формуляри за отчети на разходите. Създаване на библиотека с формуляри изисква XML редактор или програма за проектиране на XML, която е съвместима с Windows SharePoint Services, като например Microsoft Office InfoPath.

Най-горе на страницата