บทนำสู่ไลบรารี

ไลบรารี 'เอกสารที่ใช้ร่วมกัน' ถูกสร้างขึ้นสำหรับคุณเมื่อ Microsoft Windows SharePoint Services สร้างไซต์ใหม่ขึ้นมา คุณสามารถเริ่มใช้ไลบรารีนี้ได้ในทันที กำหนดไลบรารีเอง หรือจะสร้างไลบรารีอื่นๆ ก็ได้

ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางอย่างที่จะทำงานร่วมกับไลบรารี และการทำให้ไลบรารีมีประโยชน์กับกลุ่มของคุณมากขึ้น

• สร้างและจัดการมุมมอง     คุณสามารถใช้มุมมองเพื่อดูรายการต่างๆ ในไลบรารีที่มีความสำคัญกับคุณที่สุดหรือที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์มากที่สุดได้ เนื้อหาของไลบรารีที่แท้จริงจะไม่เปลี่ยนแปลง แต่แฟ้มต่างๆ จะได้รับการจัดระเบียบหรือได้รับการกรองเพื่อให้ค้นหาและเรียกดูได้ง่ายขึ้น

• ต้องมีการอนุมัติเอกสาร     คุณสามารถระบุได้ว่าจำเป็นต้องมีการอนุมัติสำหรับเอกสารดังกล่าวหรือไม่ เอกสารจะยังคงอยู่ในสถานะ 'ค้างอยู่' จนกว่าจะได้รับการอนุมัติหรือถูกปฏิเสธจากบุคคลที่มีสิทธิ์ที่สามารถกระทำได้ คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้กลุ่มใดสามารถดูเอกสารได้ก่อนที่เอกสารนั้นจะได้รับการอนุมัติ

• ติดตามเวอร์ชัน     ถ้าคุณต้องการเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า ไลบรารีสามารถช่วยให้คุณติดตาม เก็บ และคืนค่าไฟล์ คุณสามารถเลือกที่จะติดตามเวอร์ชันเอกสารทั้งหมดในแบบเดียวกัน หรือคุณสามารถเลือกที่จะกำหนดบางเวอร์ชันเป็นเวอร์ชันหลัก เช่นการเพิ่มบทแบบใหม่ด้วยตนเอง และบางเวอร์ชันเป็นรอง เช่นการแก้ไขการสะกดผิด เพื่อช่วยจัดการพื้นที่จัดเก็บข้อมูล คุณคุณอาจสามารถเลือกจำนวนเวอร์ชันที่คุณต้องการเก็บแต่ละชนิด

  บริษัทท่องเที่ยวอาจใช้ไลบรารีเอกสารในการจัดการแฟ้ม ในขณะที่สมาชิกทีมพัฒนาข้อเสนอขายใหม่นั้น สมาชิกจะติดตามรุ่นรองของแฟ้ม ถ้าสมาชิกทำผิดพลาดเกิดขึ้นในรุ่นใดรุ่นหนึ่ง จะสามารถคืนค่าไปเป็นรุ่นก่อนหน้าได้ หลังจากที่สร้างข้อเสนอขายเสร็จแล้ว สมาชิกจะสามารถสร้างรุ่นหลักแล้วประกาศเพื่อขออนุมัติจากฝ่ายกฎหมายและผู้จัดการ เมื่อแฟ้มได้รับการอนุมัติ พนักงานคนอื่นๆ ในบริษัทก็จะสามารถดูแฟ้มดังกล่าวได้

• จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ไฟล์     เมื่อคุณจำเป็นต้องเช็คเอาท์ไฟล์ คุณแน่ใจว่าเฉพาะหนึ่งคนสามารถแก้ไขไฟล์จนกว่าจะได้รับการเช็คอิน เอกสารถูกเช็คเอาท์ที่จำเป็นต้องใช้ป้องกันไม่ให้บุคคลหลายคนทำการเปลี่ยนแปลงในเวลาเดียวกัน ซึ่งสามารถแก้ไขข้อขัดแย้งในการสร้าง และทำให้สับสน จำเป็นต้องมีการเช็คเอาท์ยังสามารถช่วยเตือนสมาชิกในทีมเมื่อต้องการเพิ่มข้อคิดเห็นเมื่อพวกเขาตรวจสอบแฟ้มใน เพื่อให้ได้ง่ายยิ่งขึ้นคุณสามารถติดตามสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละเวอร์ชัน

• ได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ เสมอ     ไลบรารีต่างๆ ใน Windows SharePoint Services 3.0 สนับสนุนเทคโนโลยี RSS ดังนั้นสมาชิกในเวิร์กกรุ๊ปของคุณสามารถรับการปรับปรุงต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ RSS ทำให้บุคคลต่างๆ สามารถรับและดูการปรับปรุงหรือตัวดึงข้อมูลของข่าวสารและข้อมูลในตำแหน่งที่ตั้งรวมได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมล เพื่อที่คุณจะได้รับแจ้งเมื่อแฟ้มมีการเปลี่ยนแปลง

• แก้ไขแฟ้มแบบออฟไลน์     ถ้าคุณต้องการทำงานกับแฟ้มของคุณในฮาร์ดดิสก์ของคุณ คุณสามารถเช็คเอาท์แฟ้มเหล่านั้นและทำงานแบบออฟไลน์ได้ ถ้าคุณใช้โปรแกรมประยุกต์ที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services 3.0 เช่น ระบบ Microsoft Office 2007

• ทำงานกับไลบรารีจากโปรแกรมอีเมล     เมื่อใช้โปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services 3.0 เช่น Microsoft Office Outlook 2007 คุณสามารถนำข้อมูลที่สำคัญของคุณไปกับคุณได้ คุณสามารถอ่าน แก้ไข และค้นหาแฟ้มของคุณแบบออฟไลน์จากโปรแกรมอีเมลของคุณ

• คัดลอกเอกสารไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่นอย่างง่ายดาย     คุณสามารถส่งแฟ้มไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่นบนไซต์ Windows SharePoint Services 3.0 ได้อย่างง่ายดาย เมื่อคุณปรับปรุงเอกสารต้นฉบับ คุณสามารถเลือกที่จะได้รับการพร้อมท์ให้ปรับปรุงแฟ้มในตำแหน่งที่ตั้งอื่นได้

• กำหนดชนิดเนื้อหา     ถ้ากลุ่มของคุณทำงานกับหลายชนิดของไฟล์ เช่นเวิร์กชีต งานนำเสนอ และ เอกสาร คุณสามารถขยายหน้าที่การใช้งานของไลบรารีของคุณ โดยการเปิดใช้งาน และกำหนดชนิดเนื้อหาหลายชนิด ชนิดเนื้อหาเพิ่มความยืดหยุ่นและความสอดคล้องกันในหลายไลบรารี แต่ละชนิดเนื้อหาสามารถระบุเทมเพลตและเวิร์กโฟลว์ กระบวนการ

  ตัวอย่างเช่น แผนกขายสามารถมีแม่แบบสำหรับรายงานการขาย เอกสารมาตรฐาน งบประมาณ และงานนำเสนอ โดยแม่แบบแต่ละรายการจะมีโลโก้บริษัทและพันธกิจขององค์กร เมื่อผู้ใช้สร้างแฟ้มใหม่จากไลบรารีเอกสาร จะสามารถเลือกแม่แบบที่ตนต้องการใช้ได้

• ระบุสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกัน     คุณสามารถระบุสิทธิ์ที่ไม่ซ้ำกันให้กับไลบรารี หรือแม้แต่แฟ้มภายในไลบรารี

• สร้างเวิร์กโฟลว์     ไลบรารีเอกสารหรือชนิดเนื้อหาสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ที่องค์กรของคุณได้กำหนดไว้สำหรับกระบวนการทางธุรกิจได้ เช่น การจัดการการอนุมัติเอกสารหรือการตรวจทาน

ชนิดของไลบรารีที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับชนิดของไฟล์ที่คุณกำลังแชร์:

• ไลบรารีเอกสาร     สำหรับชนิดไฟล์จำนวนมาก ตลอดจนเอกสารสเปรดชีต ใช้ไลบรารีเอกสาร คุณสามารถเก็บไฟล์ชนิดอื่น ๆ ในไลบรารีเอกสาร แม้ว่าไฟล์บางชนิดจะถูกบล็อกเหตุผลด้านความปลอดภัย เมื่อคุณทำงานกับโปรแกรมที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services คุณสามารถสร้างไฟล์เหล่านั้นจากไลบรารี ตัวอย่างเช่น ทีมของคุณทางการตลาดอาจมีไลบรารีของคุณเองสำหรับการวางแผนวัสดุ ข่าวแจก และสิ่งพิมพ์

• ไลบรารีรูปภาพ     เมื่อต้องการแชร์คอลเลกชันของรูปภาพแบบดิจิทัลหรือกราฟิก ใช้ไลบรารีรูปภาพ แม้ว่ารูปภาพที่ถูกจัดเก็บไว้ในไลบรารี SharePoint ชนิดอื่น ๆ ไลบรารีรูปภาพมีข้อดีหลายอย่าง ตัวอย่าง จากไลบรารีรูปภาพ คุณสามารถดูรูปภาพในการนำเสนอสไลด์ ดาวน์โหลดรูปภาพลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ และแก้ไขรูปภาพที่ มีโปรแกรมกราฟิกที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services ให้พิจารณาสร้างไลบรารีรูปภาพ ถ้าทีมของคุณ reuses กราฟิก เช่นโลโก้และรูปภาพขององค์กร เป็นจำนวนมาก หรือ ถ้าคุณต้องการเก็บรูปภาพของเหตุการณ์ต่าง ๆ ของทีม หรือเปิดใช้ผลิตภัณฑ์

• ไลบรารีหน้า Wiki     เมื่อต้องการสร้างคอลเลกชันของหน้า wiki ที่เชื่อมต่อ ใช้ไลบรารีหน้า wiki Wiki ช่วยให้บุคคลหลายคนเพื่อรวบรวมข้อมูลประจำในรูปแบบที่เป็นเรื่องง่ายในการสร้าง และปรับเปลี่ยน คุณสามารถเพิ่มลงในหน้า wiki ของคุณไลบรารีที่ประกอบด้วยรูปภาพ ตาราง การเชื่อมโยงหลายมิติ และเชื่อมโยงภายใน ตัวอย่างเช่น ถ้าทีมของคุณสร้างไซต์ wiki สำหรับโครงการ ไซต์สามารถเก็บเคล็ดลับและในชุดของเพจที่เชื่อมต่อกัน

• ไลบรารีฟอร์ม     ถ้าคุณต้องการจัดการกลุ่มของฟอร์มที่ยึดตาม XML business ใช้ไลบรารีฟอร์ม ตัวอย่างเช่น องค์กรของคุณอาจต้องการใช้ไลบรารีฟอร์มรายงานค่าใช้จ่าย การตั้งค่าไลบรารีฟอร์มจำเป็นต้องใช้ตัวแก้ไข XML หรือโปรแกรมดีไซน์ XML ที่เข้ากันได้กับ Windows SharePoint Services เช่น Microsoft Office InfoPath

ด้านบนของหน้า