Εισαγωγή στις βιβλιοθήκες

Η βιβλιοθήκη κοινόχρηστων εγγράφων δημιουργείται όταν οι υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services δημιουργούν μια νέα τοποθεσία. Μπορείτε να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε αμέσως αυτήν τη βιβλιοθήκη, να την προσαρμόσετε ή να δημιουργήσετε άλλες βιβλιοθήκες.

Παρακάτω αναφέρονται μερικοί τρόποι εργασίας με βιβλιοθήκες και χρήσης τους για τη διευκόλυνση της ομάδας σας:

• Δημιουργία και διαχείριση προβολών     Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια προβολή για να βλέπετε τα στοιχεία μιας βιβλιοθήκης που είναι τα πιο σημαντικά για εσάς ή που ταιριάζουν καλύτερα στο σκοπό σας. Τα περιεχόμενα της ίδιας της βιβλιοθήκης δεν αλλάζουν, αλλά τα αρχεία οργανώνονται ή φιλτράρονται για να είναι πιο εύκολος ο εντοπισμός τους και λογικότερη η περιήγηση σε αυτά.

• Αίτημα για έγκριση εγγράφου     Μπορείτε να ορίσετε να απαιτείται έγκριση για ένα έγγραφο. Τα έγγραφα παραμένουν σε κατάσταση αναμονής μέχρι να εγκριθούν ή να απορριφθούν από κάποιον που έχει τέτοιο δικαίωμα. Μπορείτε να ελέγχετε ποιες ομάδες χρηστών θα μπορούν να προβάλλουν ένα έγγραφο πριν εγκριθεί.

• Παρακολούθηση εκδόσεων     Εάν θέλετε να διατηρήσετε προηγούμενες εκδόσεις των αρχείων, βιβλιοθήκες μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε, να αποθηκεύσετε και να επαναφέρετε τα αρχεία. Μπορείτε να επιλέξετε για την παρακολούθηση όλων των εκδόσεων με τον ίδιο τρόπο. Ή μπορείτε να επιλέξετε να ορίσετε κάποιες εκδόσεις ως κύριες, όπως να προσθέσετε ένα νέο κεφάλαιο σε ένα εγχειρίδιο και ορισμένες εκδόσεις ως δευτερεύουσες, όπως η διόρθωση ένα ορθογραφικό λάθος. Για βοήθεια στη Διαχείριση χώρου αποθήκευσης, μπορείτε προαιρετικά να επιλέξετε τον αριθμό των κάθε τύπο έκδοση που θέλετε να αποθηκεύσετε.

  Για παράδειγμα, ένα πρακτορείο τουρισμού μπορεί να χρησιμοποιεί μια βιβλιοθήκη εγγράφων για τη διαχείριση των αρχείων του. Ενώ τα μέλη της ομάδας αναπτύσσουν μια νέα πρόταση, παρακολουθούν τις δευτερεύουσες εκδόσεις του αρχείου. Εάν κάνουν ένα σφάλμα σε μια έκδοση, μπορούν να επαναφέρουν μια προηγούμενη έκδοση. Όταν ολοκληρώσουν την πρόταση, μπορούν να δημιουργήσουν μια κύρια έκδοση και στη συνέχεια να τη δημοσιεύσουν για έγκριση από το νομικό τμήμα ή το διευθυντή τους. Μετά από την έγκριση του αρχείου, οι υπόλοιποι υπάλληλοι στην εταιρεία μπορούν να προβάλλουν το αρχείο.

• Απαίτηση ανάληψης ελέγχου αρχείων     Όταν απαιτείται ανάληψη ελέγχου ενός αρχείου, βεβαιωθείτε ότι αυτό το μόνο ένα άτομο να επεξεργαστείτε το αρχείο μέχρι το μεταβίβαση ελέγχου. Απαίτηση έγγραφα για να γίνει ανάληψη ελέγχου δεν επιτρέπει πολλά άτομα από τις αλλαγές ταυτόχρονα, που μπορεί να δημιουργήσει διενέξεις επεξεργασίας και να οδηγήσει σε σύγχυση. Απαίτηση ανάληψης ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει επίσης για να υπενθυμίσετε τα μέλη της ομάδας για να προσθέσετε ένα σχόλιο κατά την εισαγωγή του αρχείου, ώστε να μπορείτε πιο εύκολα να παρακολουθείτε τι έχει αλλάξει σε κάθε έκδοση.

• Παραμείνετε ενήμεροι σχετικά με τις αλλαγές     Βιβλιοθήκες σε Windows SharePoint Services 3.0 υποστηρίζει τεχνολογία RSS, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας εργασίας σας να λαμβάνει αυτόματα ενημερώσεις. RSS επιτρέπει στους χρήστες να λαμβάνουν και να προβάλλουν ενημερώσεις ή τροφοδοσίες ειδήσεων και πληροφοριών σε μια ενοποιημένη θέση. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να ειδοποιείστε όταν αλλάζουν τα αρχεία.

• Επεξεργασία αρχείων για εργασία χωρίς σύνδεση     Εάν προτιμάτε να εργαστείτε με τα αρχεία στον σκληρό σας δίσκο, μπορείτε να αναλάβετε τον έλεγχό τους και να εργαστείτε χωρίς σύνδεση, εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή που είναι συμβατή με Windows SharePoint Services 3.0, όπως το 2007 Microsoft Office system.

• Εργασία με βιβλιοθήκη από ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου     Χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συμβατό με Windows SharePoint Services 3.0, όπως Microsoft Office Outlook 2007, μπορείτε να κρατήσετε το σημαντικές πληροφορίες μαζί σας. Μπορείτε να διαβάζετε, να επεξεργαστείτε και να Αναζήτηση χωρίς σύνδεση των αρχείων σας από το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

• Αντιγραφή εγγράφων εύκολα σε άλλη θέση     Μπορείτε εύκολα να στείλετε ένα αρχείο σε άλλη θέση σε μια τοποθεσία Windows SharePoint Services 3.0. Όταν ενημερώνετε το αρχικό έγγραφο, μπορείτε να επιλέξετε να σας ζητηθεί να ενημερώσετε το αρχείο σε άλλες θέσεις.

• Ορισμός τύπων περιεχομένου     Εάν η ομάδα σας συνεργάζεται με πολλούς τύπους αρχείων, όπως τα φύλλα εργασίας, παρουσιάσεις και έγγραφα, μπορείτε να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα της βιβλιοθήκης του, ενεργοποιώντας και τον ορισμό πολλαπλών τύπων περιεχομένου. Τύποι περιεχομένου προσθέτουν ευελιξία και συνέπεια σε πολλές βιβλιοθήκες. Κάθε τύπος περιεχομένου να καθορίσετε ένα πρότυπο και ροή εργασιών διεργασίες.

  Για παράδειγμα, ένα τμήμα πωλήσεων μπορεί να διαθέτει πρότυπα για εκθέσεις πωλήσεων, τυπικά έγγραφα, προϋπολογισμούς και παρουσιάσεις. Κάθε πρότυπο περιέχει το λογότυπο της εταιρείας και τη δήλωση αποστολής. Όταν οι χρήστες δημιουργούν ένα νέο αρχείο από τη βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορούν να επιλέξουν ποιο πρότυπο θέλουν να χρησιμοποιήσουν.

• Καθορισμός μοναδικού δικαιώματος     Μπορείτε να ορίσετε ένα μοναδικό δικαίωμα για μια βιβλιοθήκη ή ένα αρχείο μιας βιβλιοθήκης.

• Δημιουργία ροών εργασιών     Μια βιβλιοθήκη εγγράφων ή ένας τύπος περιεχομένου μπορούν να χρησιμοποιούν ροές εργασιών που έχουν οριστεί από την εταιρεία για τις εταιρικές διαδικασίες, όπως τη διαχείριση της έγκρισης ή αναθεώρησης εγγράφου.

Τον τύπο της βιβλιοθήκης που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από τα είδη των αρχείων που κάνετε κοινή χρήση:

• Βιβλιοθήκη εγγράφων     Για πολλούς τύπους αρχείων, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων και υπολογιστικά φύλλα, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Μπορείτε να αποθηκεύσετε άλλα είδη των αρχείων σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, παρόλο που ορισμένοι τύποι αρχείων που αποκλείονται για λόγους ασφαλείας. Όταν εργάζεστε με τα προγράμματα που είναι συμβατά με τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτά τα αρχεία από τη βιβλιοθήκη. Για παράδειγμα, η ομάδα μάρκετινγκ ενδέχεται να έχετε τη δική της βιβλιοθήκη για το σχεδιασμό των υλικά, δελτία τύπου και δημοσιεύσεις.

• Βιβλιοθήκη εικόνων     Για να κάνετε κοινή χρήση μιας συλλογής ψηφιακές εικόνες ή γραφικά, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη εικόνων. Παρόλο που οι εικόνες μπορούν να αποθηκευτούν σε άλλους τύπους βιβλιοθήκες του SharePoint, οι βιβλιοθήκες εικόνων έχουν αρκετά πλεονεκτήματα. Για παράδειγμα, από μια βιβλιοθήκη εικόνων μπορείτε να προβάλετε εικόνες σε προβολή παρουσίασης, κάντε λήψη εικόνων με τον υπολογιστή σας, και επεξεργασία εικόνων με προγράμματα γραφικών που είναι συμβατά με τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βιβλιοθήκη εικόνων, εάν η ομάδα σας χρησιμοποιεί ξανά πολλά γραφικά, όπως λογότυπα και εταιρικές εικόνες ή εάν θέλετε να αποθηκεύσετε εικόνες από συμβάντα ομάδας ή εκκινεί το προϊόν.

• Βιβλιοθήκη σελίδων Wiki     Για να δημιουργήσετε μια συλλογή από σελίδες wiki συνδεδεμένοι, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη σελίδων wiki. Ένα wiki επιτρέπει σε πολλά άτομα να συγκεντρώσουν πληροφορίες ρουτίνας σε μια μορφή που είναι εύκολο να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε. Μπορείτε να προσθέσετε στις σελίδες wiki σας βιβλιοθήκη που περιέχει εικόνες, πίνακες, υπερ-συνδέσεις και εσωτερικές συνδέσεις. Για παράδειγμα, εάν η ομάδα σας δημιουργεί μια τοποθεσία wiki για ένα έργο, στην τοποθεσία μπορούν να αποθηκεύουν συμβουλές και τεχνάσματα σε μια σειρά των σελίδων που συνδέονται μεταξύ τους.

• Βιβλιοθήκη φορμών     Εάν χρειάζεστε για τη διαχείριση μιας ομάδας βασίζονται σε XML επαγγελματικών φορμών, χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη φορμών. Για παράδειγμα, την εταιρεία σας μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια βιβλιοθήκη φορμών για αναφορές εξόδων. Ρύθμιση μιας βιβλιοθήκης φορμών απαιτεί ένα πρόγραμμα επεξεργασίας XML ή ένα πρόγραμμα σχεδίασης XML που είναι συμβατό με τις υπηρεσίες Windows SharePoint Services, όπως το Microsoft Office InfoPath.

Αρχή της σελίδας