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ライブラリは、チーム メンバと共にファイルの作成、収集、更新、および管理を行うことができる、サイト上の場所です。各ライブラリにはファイルの一覧が表示されます。また、ファイルを共同作業で使用する際に役立つ、ファイルに関する重要な情報も表示されます。
ライブラリはさまざまな方法でカスタマイズできます。ドキュメントの表示、追跡、管理、および作成の方法を必要に応じて制御できます。ドキュメントのバージョン (バージョン数やバージョンの種類を含む) を追跡したり、未承認のドキュメントを閲覧できるユーザーを制限したりすることもできます。
格納するファイルの種類と用途に応じて、各種のライブラリから使用するライブラリを選択できます。
Microsoft Windows SharePoint Services で新しいサイトを作成すると、共有ドキュメント ライブラリが自動的に作成されます。 このライブラリをそのまま使用することもできますが、適宜カスタマイズしたり、別のライブラリを独自に作成することも可能です。
ここでは、ライブラリの用途のほか、グループでの効果的な活用方法をいくつかピックアップして紹介します。
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ビューを作成および管理する 表示を使用すると、ライブラリで重要なアイテムや用途に合ったアイテムを容易に確認できます。ライブラリのコンテンツが実際に変更されるわけではありませんが、ファイルを並べ替えたり、フィルタを適用したりすることによって、必要な情報を効率よく参照できるという利点があります。
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ドキュメントの承認を必須にする ドキュメントを承認の必要なドキュメントとして指定できます。ドキュメントは、承認の権限を持つユーザーによって承認または却下されるまで、承認待ちの状態になります。未承認のドキュメントを閲覧できるユーザー グループを制御できます。
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バージョンのトラッキング ファイルの以前のバージョンを残す必要がある場合、ファイルのトラッキング、保存、復元にライブラリが役立ちます。すべてのバージョンを同じ方法でトラッキングすることもできますが、メジャー バージョン (マニュアルに新しい章を追加した場合など) とマイナー バージョン (スペル ミスを修正した場合など) を使い分けることもできます。記憶域を管理しやすくするため、保存するバージョンの種類ごとにバージョン数を選ぶことができます。
たとえば、旅行代理店がドキュメント ライブラリを使ってファイルを管理するケースを考えてみます。チーム メンバーが新しい企画書を作成し、そのファイルのマイナー バージョンを追跡するとします。特定のバージョンに間違いが見つかった場合は、以前のバージョンを復元することができます。企画書が完成したら、メジャー バージョンを作成して法務部門や上長に承認を依頼し、発行することになります。ファイルが承認された段階で、他の社員がそのファイルを閲覧できるようになります。
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ファイルのチェック アウトが必要 ファイルのチェック アウトが必要な場合がチェックインするまで、1 つだけその人のファイルを編集することを確認します。チェック アウトするドキュメントを必要とすると、複数のユーザーを編集の競合を作成して、混乱を招くことができますが、同時に変更できなくなります。チェック アウトを必要とするには、それぞれのバージョンの変更内容をより簡単に追跡できるように、ファイルをチェックインするコメントを追加するチーム メンバーに通知することができます。
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変更通知を受け取る Windows SharePoint Services 3.0 のライブラリは RSS テクノロジをサポートしているため、ワークグループのメンバーが自動的に更新通知を受け取ることができます。RSS とは、リモート サイトから更新情報やニュース配信など、関心のある情報を取り込んで参照することのできるしくみです。また、ファイルが変更されたときに通知を受けることができるように、電子メール通知を作成することもできます。
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ファイルをオフラインで編集する 2007 Microsoft Office system など、Windows SharePoint Services 3.0 互換のアプリケーションを使用している場合は、ハード ディスク上で作業したいファイルをチェックアウトしてオフラインで編集できます。
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電子メール プログラムからライブラリを使用する Microsoft Office Outlook 2007 など、Windows SharePoint Services 3.0 互換の電子メール プログラムを使用して、大切な情報を持ち歩くことができます。必要なファイルは、電子メール プログラムからオフラインで閲覧、編集、および検索できます。
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ドキュメントのコピーが簡単 ファイルを Windows SharePoint Services 3.0 サイト上の他の場所に簡単にコピーできます。設定により、元のドキュメントを更新した場合にコピー先のファイルも更新するかどうかの確認を求められるようにすることもできます。
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コンテンツ タイプを定義します。 場合は、ワークシート、プレゼンテーション、およびドキュメントなどのファイルのいくつかの種類を扱うグループを有効にする、複数のコンテンツ タイプを定義すると、ライブラリの機能を拡張することができます。コンテンツ タイプは、複数のライブラリの柔軟性と一貫性を追加します。コンテンツ タイプごとには、テンプレートとワークフロープロセスを指定できます。
たとえば、販売部門では、売上報告書、標準ドキュメント、予算報告書、プレゼンテーションなど、さまざまなテンプレートを用意することができます。すべてのテンプレートには、会社のロゴや経営方針などが記載されます。ユーザーは、ドキュメント ライブラリから新しいファイルを作成するとき、用途に応じたテンプレートを選択することができます。
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固有の権限を指定する ライブラリ (またはライブラリ内のファイル) に固有の権限を指定できます。
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ワークフローを作成する ドキュメント ライブラリまたはコンテンツ タイプに、組織内で定義されたワークフローを適用し、ドキュメントの承認管理や校閲管理など、一連のビジネス プロセスを確立することができます。
使用するライブラリの種類は、共有するファイルの種類によって異なります。
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ドキュメント ライブラリ ドキュメント、スプレッドシートなどの多くの種類のファイルについて、ドキュメント ライブラリを使います。それ以外の種類のファイルもドキュメント ライブラリ内に格納できますが、一部の種類のファイルはセキュリティ上の理由からブロックされます。Windows SharePoint Services と互換性のあるプログラムを使う場合、これらのファイルをライブラリから作成できます。たとえば、マーケティング チームが固有のライブラリを、計画資料、ニュース リリース、発表などのために使うことが考えられます。
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画像ライブラリ たくさんのデジタル写真やグラフィックのコレクションを共有する場合は、画像ライブラリを使います。画像は、他の種類の SharePoint ライブラリにも格納できますが、画像ライブラリにはいくつかの利点があります。たとえば、画像ライブラリの画像は、スライド ショーで表示したり、コンピューターにダウンロードしたり、Windows SharePoint Services と互換性のあるグラフィック プログラムで編集したりできます。チームでロゴや企業イメージなどの多くのグラフィックを再利用する場合や、チームのイベントや製品発表の写真を保存する場合には、画像ライブラリの作成を検討してください。
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Wiki ページ ライブラリ 接続された一連の Wiki ページを作成するには、Wiki ページ ライブラリを使います。Wiki では、複数のユーザーが簡単に作成または変更できる書式を使って日常的な情報を収集できます。画像、テーブル、ハイパーリンク、内部リンクを含む Wiki ページをライブラリに追加することもできます。たとえば、チームでプロジェクト用の Wiki サイトを作成して、サイト上で相互に接続された一連のページにヒントやテクニックを保存できます。
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フォーム ライブラリ XML ベースのビジネス書式のグループを管理する必要がある場合は、フォーム ライブラリを使います。 たとえば、組織で経費報告にフォーム ライブラリを使うとします。 フォーム ライブラリを設定するには、Windows SharePoint Services と互換性のある、Microsoft Office InfoPath などの XML エディターまたは XML デザイン プログラムが必要です。
