Bạn có thể hạn chế cấp phép đối với nội dung trong thư email Outlook bằng Quản trị Quyền Thông tin (IRM), giống như bạn có thể hạn chế cấp phép đối với các tệp Microsoft Office khác.
Quan trọng: Nếu bạn đang sử dụng Office trên thiết bị Surface RT, bạn có thể xem thư được bảo vệ bằng IRM nhưng không thể gửi. Bạn muốn biết mình đang dùng phiên bản Office nào?
Quản lý Quyền Thông tin (IRM) cho phép bạn xác định quyền truy nhập vào thư email. IRM giúp ngăn chặn những người không được phép đọc, in, chuyển tiếp hoặc sao chép thông tin nhạy cảm. IRM cũng giúp các tổ chức thực thi chính sách công ty chi phối việc kiểm soát và phổ biến thông tin bảo mật hoặc độc quyền, cả trong tổ chức và với khách hàng và đối tác.
Sau khi quyền cho thư bị hạn chế bằng cách sử dụng IRM, các hạn chế về truy nhập và sử dụng sẽ được thực thi bất kể thư đi đến đâu, vì quyền truy nhập vào thư email sẽ được lưu trong chính tệp thư đó.
Lưu ý: IRM không thể ngăn nội dung bị xóa, đánh cắp, hỏng hoặc ghi lại và truyền bởi các chương trình độc hại hoặc vi-rút máy tính. Tính năng này cũng không thể ngăn nội dung bị hạn chế sao chép hoặc nhập lại bằng tay hay ngăn ảnh kỹ thuật số hoặc ảnh chụp màn hình bị chụp nội dung bị hạn chế.
Lần đầu tiên bạn tìm cách mở thư email sử dụng quyền hạn chế, bạn sẽ được kết nối với máy chủ cấp phép. Nếu máy chủ cấp phép xác minh thông tin xác thực của bạn, máy chủ sẽ cấp giấy phép sử dụng, xác định mức truy nhập mà bạn có đối với tệp. Quy trình này là bắt buộc đối với từng tệp sử dụng quyền hạn chế. Nói cách khác, không thể mở nội dung có quyền hạn chế nếu máy chủ cấp phép chưa cấp cho bạn giấy phép sử dụng cho nội dung đó.
Xem thư khi IRM không sẵn dùng
Nếu bạn phải đọc hoặc mở nội dung có quyền hạn chế nhưng Outlook không sẵn dùng trên máy tính mà bạn đang sử dụng, bạn có thể sử dụng trình duyệt web. Nếu bạn sử dụng Outlook trên web hoặc Outlook Web App (OWA), bạn có thể xem thư bị hạn chế trên bất kỳ trình duyệt nào.
Loại bỏ IRM khỏi thư bạn đã gửi
Nếu bạn là người gửi thư ban đầu và bạn muốn loại bỏ các quyền bị hạn chế, hãy làm theo các bước sau.
-
Mở thư được mã hóa từ thư mục Mục đã Gửi của bạn bằng cách bấm đúp vào thư.
-
Chọn Tệp> Mã hóa > Truy nhập Không hạn chế.
-
Chọn Lưu.
Lưu ý:
-
Việc loại bỏ các quyền hạn chế khỏi thư bạn đã gửi sẽ không cập nhật thư trong hộp thư của người nhận. Chỉ bản sao của thư trong thư mục Mục đã gửi của bạn bị ảnh hưởng.
-
Bạn không thể loại bỏ IRM khỏi thư mà người khác đã gửi cho bạn.
Loại tệp được chính sách IRM đề cập khi chúng được đính kèm vào thư
Khi các loại tệp sau đây được đính kèm vào thư được quản lý bằng quyền trong Outlook, chúng sẽ tự động được quản lý bằng quyền.
Lưu ý: Nếu bạn đính kèm tệp thư Outlook (.msg) vào thư được quản lý bằng quyền (chẳng hạn như chuyển tiếp nhiều thư Outlook trong một thư), thì các thư đính kèm không được quản lý bằng quyền.
Tài liệu Word
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Tài liệu |
.doc |
|
Tài liệu |
.docx |
|
Tài liệu cho phép macro |
.docm |
|
Mẫu |
.dot |
|
Mẫu |
.dotx |
|
Mẫu cho phép macro |
.dotm |
Tài liệu Excel
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Sổ làm việc |
.xls |
|
Sổ làm việc |
.xlsx |
|
Sổ làm việc cho phép macro |
.xlsm |
|
Mẫu |
.xlt |
|
Mẫu |
.xltx |
|
Mẫu cho phép macro |
.xltm |
|
Sổ làm việc nhị phân không phải XML |
.xlsb |
|
Bổ trợ cho phép macro |
.xla |
|
Bổ trợ cho phép macro |
.xlam |
Tài liệu PowerPoint
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Bản trình bày |
.ppt |
|
Bản trình bày |
.pptx |
|
Bản trình bày cho phép macro |
.pptm |
|
Mẫu |
.pot |
|
Mẫu |
.potx |
|
Mẫu cho phép macro |
.potm |
|
Trình chiếu |
.pps |
|
Trình chiếu |
.ppsx |
|
Trình chiếu cho phép macro |
.ppsm |
|
Chủ đề Office |
.thmx |
Tệp InfoPath
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Biểu mẫu/Mẫu Động |
.xsn |
Tài liệu XPS
|
Loại tệp |
Phần mở rộng |
|---|---|
|
Thông số Giấy XML |
.xps |
