Introducere în seturile de documente

Ce este un set de documente?

Pentru multe tipuri de proiecte, oamenii adesea produce o tot setul de documente asociate. În unele cazuri, acest set de documente poate fi rezultatul unui proiect, sau "produs final." De exemplu, o firmă de servicii profesioniste poate produce un standard "teren cartea" atunci când se răspunde la o solicitare de propunere din posibil client. Carte de teren poate conține întotdeauna aceste părți, cu fiecare piesă particularizată în conformitate cu cerințele specifice ale unui anumit proiect:

• O introducere a companiei de servicii

• O analiză Puncte tari, Puncte slabe, Oportunități și Amenințări (SWOT)

• Un plan de afaceri

• O analiză comparativă a companiei

În alte cazuri, acest set de documente poate reprezenta doar tipuri diferite de informații care susțin un proiect mai mare și au ca rezultat crearea sau livrarea altui produs. De exemplu, o firmă producătoare poate produce un set de documente standard referitoare la proiectarea, testarea și fabricarea fiecărui produs al său.

Aceste documente pot fi create în același timp sau în faze. Documentele ar putea fi produse sau revizuit de o persoană sau de mai multe persoane. Toate documentele poate fi aceeași formatare (cum ar fi documente Word). Alternativ, acestea pot implică alte formate de fișier (de exemplu, documentele Word, blocnotesurile OneNote, prezentări PowerPoint, diagramele Visio, registre de lucru excel și așa mai departe).

Seturile de documente pot ajuta organizațiile să gestioneze mai ușor aceste situații. Setul de documente organizează documente multiple înrudite într-o singură vizualizare, unde se poate lucra cu ele și pot fi gestionate ca entitate unică. Atunci când creați un Set de documente nou, de fapt creați un tip de conținut nou. Tipul de conținut devine disponibil în întreaga colecție de site-uri și puteți să configurați un tip de conținut Set de documente nou pentru fiecare dintre produsele de lucru cu mai multe documente diferite.

Când un tip de conținut Set de documente este adăugat la o bibliotecă, utilizatorii pot crea instanțe noi ale Setului de documente în același fel în care creează un document unic.

Ce puteți face cu un Set de documente?

Tipul de conținut Set de documente are mai multe caracteristici specifice care ușurează crearea și gestionarea produselor de lucru care conțin mai multe documente. Când configurați un tip de conținut Set de documente, puteți să alegeți oricare dintre următoarele variante:

• Particularizarea unei pagini de întâmpinare    pentru setul de documente care conține toate informațiile pe care un utilizator trebuie despre setul. În pagina bun venit este o pagină cu părți Web care poate fi configurat pentru a afișa informațiile de proiect sau resurse pentru a ajuta membrii echipei care lucrează la un Set de documente (de exemplu, cronologie de proiect, linkuri către resurse și așa mai departe). De asemenea, se afișează o listă de documente care au fost adăugate la set.

• Specificarea conținutului implicit    care doriți să aveți create automat și incluse în fiecare instanță nouă din setul de documente. Aveți posibilitatea să anumite documente incluse automat și puteți controla șabloane pe care persoanele utilizează. Poate fi anumite că documentele implicite sunt corecte tipuri de conținut. De exemplu, dacă organizație are branding șabloane pe care îl utilizați pentru anumite tipuri de comunicare, puteți încărca aceste atunci când configurați un tip de conținut Set documente.

• Specificarea tipurilor de conținut permise    care se pot utiliza în interiorul setului de documente (de exemplu, fișiere document, imagini, fișiere audio sau video).

• Specificarea metadatelor partajate    și a coloanelor de metadate pe care le doriți pentru toate documentele dintr-un set. Documentele implicite sunt furnizate automat cu metadate atunci când se creează Setul de documente și puteți afișa metadatele partajate pe pagina de întâmpinare.

• Atribuirea fluxurilor de lucru    care doriți să îl utilizați pentru setul de documente. Puteți utiliza standard de revizuire sau aprobare de fluxuri de lucru cu seturi de documente și întregul Set de documente va proceda parcurgeți pașii de flux de lucru ca în cazul în care au un singur fișier. În plus, organizație poate dezvolta fluxurile de lucru particularizate pentru seturi de documente.

• Trimiterea seturilor de documente    la Organizatorul de conținut pentru distribuirea către un anumit folder, site sau bibliotecă.

După ce adăugați un tip de conținut Set de documente la o bibliotecă, utilizatorii site-ului pot utiliza caracteristicile familiare pentru gestionarea documentelor și caracteristicile speciale Set documente.

Autorii seturilor de documente pot efectua oricare dintre următoarele activități:

• Pot crea produse de lucru cu mai multe documente rapid și ușor utilizând comanda Document nou într-o bibliotecă de documente.

• Pot captura un instantaneu de istoric al versiunii pentru proprietățile curente și pentru documente din setul de documente.

• Pot porni fluxuri de lucru pentru tot setul de documente sau pentru elemente individuale din setul de documente, pentru a gestiona activități comune, cum ar fi revizuirea și aprobarea.

• Pot trimite prin e-mail un link către setul de documente.

• Pot utiliza comanda Trimitere la pentru a muta sau copia setul de documente în altă locație (destinația trebuie să fie configurată cu Administrare centrală).

• Pot gestiona permisiunile pentru setul de documente.

Consultați și

Crearea și configurarea unui nou tip conținut de Set documente

Crearea și gestionarea seturilor de documente

Particularizarea paginii de întâmpinare pentru un Set de documente