Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.
Et dokumentsett er en gruppe av relaterte dokumenter som du kan administrere som én enhet. Du kan opprette et dokumentsett i ett trinn, og deretter definere sine egenskaper og metadata.
Hva er et dokumentsett?
For mange typer prosjekter produsere personer ofte en hele settet med relaterte dokumenter. I noen tilfeller kanskje dette settet med dokumenter resultatet av et prosjekt, eller den "leveringsenhet." Profesjonelle tjenester firmaer kan for eksempel gi en standard "avstand bok" når de svare på en forespørsel om forslag fra en mulig klient. Avstand boken kan alltid inneholde disse deler, med hver del tilpasset i henhold til bestemte kravene til et bestemt prosjekt:
-
En presentasjon av tjenestebedriften
-
En analyse av styrker, svakheter, muligheter og trusler
-
En forretningsplan
-
En sammenlignende bedriftsanalyse
I andre tilfeller representerer dette settet med dokumenter bare ulike typer informasjon som støtter et større prosjekt og resulterer i oppretting eller levering av noe annet. En produksjonsbedrift kan for eksempel produsere et standardsett med dokumenter relatert til formgivning, testing og fremstilling for hvert produkt som produseres.
Disse dokumentene kan opprettes samtidig eller faser. Dokumentene kan være laget eller gjennomgås én person eller av mange personer. Alle dokumentene kan være samme format (for eksempel Word-dokumenter). Du kan også de kan omfatte ulike filformater (for eksempel Word-dokumenter, OneNote-notatblokker, PowerPoint-presentasjoner, Visio-diagrammer, excel-arbeidsbøker og så videre).
Med dokumentsett kan organisasjoner håndtere slike situasjoner mye lettere. Dokumentsettet organiserer flere relaterte dokumenter i én enkelt visning der de kan bearbeides og forvaltes som en enhet. Når du oppretter et nytt dokumentsett, oppretter du også en ny innholdstype. Innholdstypen blir tilgjengelig i hele nettstedssamlingen, og du kan konfigurere en ny innholdstype for dokumentsett for hvert enkelt produkt som omfatter mange dokumenter.
Når innholdstypen for et dokumentsett er lagt til i et bibliotek, kan brukerne opprette nye forekomster av dokumentsettet på samme måte som når de oppretter ett dokument.
Hva kan du gjøre med et dokumentsett?
Innholdstypen for dokumentsett inneholder flere spesielle funksjoner som gjør det enklere å opprette og administrere arbeidsprodukter med flere dokumenter. Når du konfigurerer en innholdstype for dokumentsett, kan du gjøre følgende:
-
Tilpass en velkomstside for dokumentsettet som inneholder all informasjon som en bruker må om settet. Velkomstsiden er en webdel-side som kan være konfigurert til å vise prosjektinformasjon eller ressurser som kan hjelpe gruppemedlemmer som arbeider på et dokumentsett (for eksempel,, tidslinje for prosjekt, koblinger til ressurser og så videre). Den viser også en liste over dokumenter som er lagt til settet.
-
Angi standardinnhold som du vil ha automatisk opprettet og inkludert i hver ny forekomst av dokumentsettet. Du kan ha noen dokumenter inkluderes automatisk, og du kan kontrollere maler som brukes. Du kan være sikker på at dokumentene som standard er riktig innholdstyper. Hvis du for eksempel hvis organisasjonen har varemerket maler som du bruker for bestemte typer kommunikasjon, kan du laste disse når du konfigurerer et dokumentsett innholdstype.
-
Angi tillatte innholdstyper som kan brukes i dokumentsettet (for eksempel dokumentfiler, bilder, lyd eller video).
-
Angi delte metadata og metadatakolonner du vil ha for alle dokumentene i et sett. Standarddokumenter forsynes automatisk med metadata når dokumentsettet opprettes, og du kan vise de delte metadataene på velkomstsiden.
-
Angi arbeidsflyter som du vil bruke for dokumentsettet. Du kan bruke standard gjennomgang eller godkjenning arbeidsflyter med dokumentsett, og hele dokumentsettet vil gå gjennom trinnene som arbeidsflyt som om det var en enkelt fil. I tillegg kan organisasjonen utvikle egendefinerte arbeidsflyter for dokumentsett.
-
Send dokumentsett til innholdsarrangøren for distribusjon til en mappe, et område eller et bibliotek.
Når du har lagt til en innholdstype for et dokumentsett i et bibliotek, kan brukere av området bruke kjente dokumentbehandlingsfunksjoner og spesielle dokumentsettfunksjoner.
Forfattere av dokumentsett kan utføre følgende oppgaver:
-
Opprett nye produkter med flere dokumenter raskt og enkelt ved å bruke kommandoen Nytt dokument i et dokumentbibliotek.
-
Ta et øyeblikksbilde av versjonsloggen for dokumentsettets gjeldende egenskaper og dokumenter.
-
Starte arbeidsflyter på hele dokumentsettet eller enkeltelementer i dokumentsettet for å håndtere vanlige aktiviteter gjennomgang og godkjenning.
-
Sende en kobling via e-post til dokumentsettet.
-
Bruk kommandoen Send til for å flytte eller kopiere dokumentsettet til et annet sted (målet må konfigureres i sentraladministrasjonen).
-
Behandle tillatelser for dokumentsettet.
Se også
Opprette og konfigurere en ny dokumentsett innholdstype
