Pastaba: Norėtume jums kuo greičiau pateikti naujausią žinyno turinį jūsų kalba. Šis puslapis išverstas automatiškai, todėl gali būti gramatikos klaidų ar netikslumų. Mūsų tikslas – padaryti, kad šis turinys būtų jums naudingas. Gal galite šio puslapio apačioje mums pranešti, ar informacija buvo naudinga? Čia yra straipsnis anglų kalba , kuriuo galite pasinaudoti kaip patogia nuoroda.
Dokumentų rinkinys yra susijusių dokumentų, kuriuos galite valdyti, kaip vieneto grupė. Galite sukurti dokumentų rinkinio vienu veiksmu ir tada nustatyti jo charakteristikas ir metaduomenų.
Kas yra dokumentų rinkinys?
Visų tipų projektus, žmonės dažnai duoda visus kitus susijusius dokumentus. Kai kuriais atvejais šis dokumentų rinkinys gali būti dėl projekto, arba "rezultato". Pvz., profesionalių paslaugų įmonės gali gauti standartinis "pitch knyga" kai jie atsakyti į užklausą pasiūlymui iš galimų klientų. Pitch knygos visada gali būti šių vienetų su kiekviena pritaikyti pagal konkrečius reikalavimus tam tikram projektui:
-
Paslaugų kompanijos pristatymas
-
Stipriųjų bei silpnųjų vietų, galimybių ir grėsmių (SWOT) analizė
-
Verslo planas
-
Kompanijos lyginamoji analizė
Kitais atvejais šis dokumentų rinkinys gali nurodyti skirtingus informacijos tipus, palaikančius didesnį projektą ir pasibaigiančius kokio nors kito elemento sukūrimu arba pristatymu. Pavyzdžiui, gamybos įmonė gali sukurti standartinį dokumentų, susijusių su kiekvieno gaminamo produkto dizainu, testavimu ir gamyba, rinkinį.
Tuo pačiu metu arba etapais, šiuos dokumentus gali sukurti. Dokumentus gali pateikė arba peržiūrėti vienas asmuo arba žmonių. Visi dokumentai gali būti to paties formato (pvz., "Word" dokumentų). Taip pat, jie gali būti susiję su kitu failo formatu (pavyzdžiui, "Word" dokumentus, "OneNote" bloknotus, "PowerPoint" pateiktis, "Visio" diagramas, "excel" darbaknygių ir t.t.).
Dokumentų rinkiniai organizacijoms gali padėti lengviau tvarkytis su šiomis situacijomis. Dokumentų rinkinys organizuoja kelis susijusius dokumentus į vieną rodinį, kuriame su dokumentais galima dirbti ir juos tvarkyti kaip vieną visumą. Sukūrę naują dokumentų rinkinį iš tikrųjų sukuriate naują turinio tipą. Turinio tipas tampa galimas visame svetainių rinkinyje ir galite konfigūruoti kiekvieno skirtingo kelių dokumentų darbo produkto naują dokumentų rinkinio turinio tipą.
Dokumentų rinkinio turinio tipą įtraukus į biblioteką, naujus dokumentų rinkinio atvejus vartotojai gali kurti taip pat, kaip kuriamas vienas dokumentas.
Ką galima daryti su dokumentų rinkiniu?
Yra kelios specifinės dokumentų rinkinio turinio tipo funkcijos, dėl kurių sėkmingai kurti ir tvarkyti kelių dokumentų darbo produktus yra paprasčiau. Konfigūruodami dokumentų rinkinio turinio tipą galite atlikti bet kurį iš šių veiksmų:
-
Tinkinti pasveikinimo puslapį dokumentų rinkinio, kuriame yra visą susijusią informaciją, kurių reikia nustatyti. Pasveikinimo puslapis yra puslapio dalis, galima nustatyti, kad parodytumėte projekto informacija arba išteklių, galinčių padėti komandos nariams, kurie dirba su dokumentų rinkiniu (pvz., projekto laiko planavimo juosta, išteklių ir pan). Taip pat rodomas sąrašas dokumentų, įtrauktų į rinkinį.
-
Nurodyti numatytąjį turinį , kurį norite automatiškai sukurti ir įtraukti į kiekvieną naują dokumentų rinkinio egzemplioriaus. Turite tam tikrų dokumentų automatiškai įtraukiami ir galite kontroliuoti, šablonai, kad žmonės galėtų naudoti. Galite būti tikri, kad numatytasis dokumentai yra tinkamas turinio tipus. Pvz., jei jūsų organizacija turi ženklą šablonus, kuriuos galite naudoti tam tikrų tipų ryšių, galite nusiųsti šiuos konfigūruojant dokumentų rinkinio turinio tipą.
-
Nurodyti leidžiamus turinio tipus Nurodyti leidžiamus turinio tipus, kuriuos galima naudoti su dokumentų rinkiniu (pvz., dokumentų failai, vaizdai, garso arba vaizdo įrašai).
-
Nurodyti bendrinamus metaduomenis Nurodyti bendrinamus metaduomenis ir metaduomenų stulpelius, kuriuos norite taikyti visiems rinkinio dokumentams. Sukūrus dokumentų rinkinį, numatytieji dokumentai automatiškai parengiami su metaduomenimis ir bendrinamus metaduomenis galite rodyti pasveikinimo puslapyje.
-
Priskirti darbo eigas , kurį norite naudoti dokumentų rinkinio. Standartinis peržiūra arba patvirtinimo darbo eigas, galite naudoti su dokumentų rinkinius ir viso dokumentų rinkinio vyks darbo eigos veiksmus, jeigu jis buvo vieno failo. Be to, jūsų organizacija gali kurti pasirinktines darbo eigas, dokumentų rinkinių.
-
Siųsti dokumentų rinkinius Siųsti dokumentų rinkinius turinio tvarkytuvui, kad jie būtų nukreipti į tikslinį aplanką, svetainę arba biblioteką.
Įtraukus dokumentų rinkinio turinio tipą į biblioteką, svetainės vartotojai gali naudoti jiems žinomas dokumentų tvarkymo funkcijas ir specialiąsias Dokumentų rinkinio funkcijas.
Dokumentų rinkinio autoriai gali atlikti bet kurią iš šių užduočių:
-
Paprastai ir greitai kurti naujus kelių dokumentų darbo produktus naudojant dokumentų bibliotekos komandą Naujas dokumentas.
-
Fiksuoti dokumentų rinkinio esamų ypatybių ir dokumentų versijos istorijos momentinę kopiją.
-
Pradėti viso dokumentų rinkinio arba atskirų dokumentų rinkinio elementų darbo eigas ir tvarkyti įprastas užduotis, pvz., peržiūros ir patvirtinimo užduotis.
-
Išsiųsti dokumentų rinkinio saitą el. paštu.
-
Naudoti komandą Siųsti, kad būtų galima perkelti arba kopijuoti dokumentų rinkinį į kitą vietą (paskirties vieta turi būti konfigūruojama centrinio administravimo puslapyje).
-
Tvarkyti dokumentų rinkinio teises.
Taip pat žr.
Kurti ir konfigūruoti naują dokumentų rinkinio turinio tipą
