Por Jane Suchan, PMP
O gerenciamento de projetos é sobre descobrir o que você deseja realizar, criar uma lista de trabalhos a fazer que precisa ser feito para levá-lo até lá, determinar quanto tempo levará e calcular quanto vai custar. Parece simples, não é? Mas a parte realmente difícil é manter o controle de tudo isso. O projeto está em execução a tempo? Será feito antes do previsto? Está abaixo do orçamento? Ainda estará abaixo do orçamento quando todo o trabalho for feito?
Uma maneira de avaliar a integridade de um projeto é acompanhar a diferença entre o plano de projeto original e o que realmente está acontecendo. Essa lacuna é mais conhecida como variação, uma comparação do valor pretendido ou orçado e do valor real gasto. A análise de variação é a prática de comparar os resultados reais do projeto com o que foi planejado ou esperado. É uma maneira de quantificar o quão bem ― ou quão mal ― um projeto está progredindo.
Planejamento para variações: estabelecer linhas de base
Para determinar as variações do projeto, você precisa colocar uma participação no chão como seu ponto de partida: esta é sua linha de base. Sem isso, você está perseguindo e tentando controlar um destino móvel. Duas linhas de base importantes a serem estabelecidas antes de colocar o controle de variação e os relatórios em jogo são custo e agendamento. Mas antes de chegar lá, você vai querer cravar o escopo do projeto.
Usando uma estrutura de divisão de trabalho para criar escopo
A linha de base de escopo inclui todas as entregas de projeto; como tal, ele identifica todo o trabalho a ser feito. Uma maneira de documentar escopo é criar uma estrutura de quebra de trabalho (WBS), uma exibição hierárquica de entregas de projeto. Cada nível abaixo da hierarquia representa uma descrição cada vez mais detalhada dos entregadores. Por exemplo, um WBS para a construção de uma nova casa incluiria a fundação, o enquadramento, o telhado e os sistemas elétricos e de encanamento, bem como planos de paisagismo, desenhos arquitetônicos e licenças de inspeção.
Estabelecer linhas de base de agendamento e custo
As linhas de base de agenda e custo são estabelecidas somente após a determinação do escopo. Sem uma imagem clara do que o projeto produzirá, você não pode determinar quanto tempo levará ou quanto custará.
A linha de base de agendamento é o cronograma de projeto aprovado, a base para medir e relatar o desempenho do agendamento. A linha de base de custo é o orçamento aprovado em fases de tempo, em relação ao qual o desempenho do custo será medido. Ele é determinado adicionando os custos para um período ou fase de projeto específico, o que requer atribuir custos a tarefas de projeto. A alocação de custos para componentes do projeto pode ser demorada, mas permitirá que você execute relatórios de desempenho de custo mais detalhados e precisos, algo que seus stakeholders e patrocinadores do projeto estarão muito interessados.
Para estabelecer linhas de base de agendamento e custo:
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Desenvolva a agenda identificando as atividades e tarefas para produzir cada entrega no WBS.
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Identifique os recursos para cada tarefa. Considere restrições ou quanto tempo cada pessoa pode dedicar realisticamente a este projeto.
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Estimar quanto tempo (em horas ou dias) será necessário para concluir cada tarefa.
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Estimar o custo de cada tarefa, usando uma taxa média por hora ou diária para cada recurso, além de quaisquer custos fixos associados à tarefa.
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Determine quais tarefas dependem de outras pessoas e, em seguida, desenvolva o caminho crítico.
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Desenvolver a linha de base de custo; este é um orçamento em fases de tempo para medir o desempenho de custo do projeto. Para fazer isso, adicione os custos estimados, por tarefa ou por período.
Respondendo a variações: alterar o controle
Depois de estabelecer escopo, agendamento e linhas de base de custo, crie as etapas que a equipe tomará para gerenciar variações para esses planos. Essas informações se tornam seu plano de gerenciamento de alterações de projeto. Esse plano define quando você determina que uma solicitação de alteração de projeto (PCR) é necessária, como documentar variações e enviar para aprovação e o que acontece depois que uma solicitação de alteração é aprovada.
Cálculos de variação são usados para determinar se um PCR é necessário e se as linhas de base de custo ou agendamento do projeto serão alteradas. As variações podem ser positivas ou negativas:
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Uma variação positiva indica que o projeto está adiantado ou abaixo do orçamento. Cenários positivos podem permitir que você realloque dinheiro e recursos para aqueles no território negativo.
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Uma variação negativa é o indicador de que o projeto está atrasado ou acima do orçamento e que você precisa tomar medidas. Você pode ter que aumentar seu orçamento ou aceitar margens de lucro reduzidas.
Os limites de variação são um componente importante de qualquer plano de gerenciamento de alterações de projeto. Eles constituem as alterações materiais no projeto e, portanto, exigem documentação e aprovação em um PCR. Nem todas as PCRs resultarão na restabelecimento do escopo, agendamento ou orçamento. Essa é uma tarefa significativa, que pode exigir um tempo considerável para ser concluída e você será obrigado a obter aprovação para cima e para baixo na organização do projeto.
Acompanhar as variações de custo e agendamento ao longo do ciclo de vida do projeto ajuda você a identificar pontos fracos ― áreas com alterações repetidas ― e responder de acordo. Por exemplo, se você vir que a equipe de teste está encontrando atrasos contínuos, talvez seja necessário atribuir recursos adicionais para manter o agendamento.
Dando uma etapa adiante: análise de valor obtido
Nenhuma discussão sobre variações de projeto é concluída sem mencionar o valor obtido, uma técnica de gerenciamento de projeto para estimar custo e agendamento em um determinado momento. A análise de valor obtido compara o trabalho concluído com as linhas de base estabelecidas. Ele ajuda você a avaliar o desempenho atual do projeto e a fazer correções de curso quando necessário.
Para executar a análise de valor obtido, você deve ter um WBS, um cronograma de projeto detalhado e um orçamento (por fase ou período) para o trabalho planejado.
Fazendo as perguntas de valor ganho
A qualquer momento, a análise de valor obtido mede a integridade do projeto fazendo três perguntas importantes:
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Valor planejado: qual é o valor necessário para o trabalho?
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Valor obtido: o que você realmente concluiu?
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Custo real: quanto custou para concluir a obra?
O valor planejado (PV) é o custo orçado das tarefas planejadas. O valor obtido (EV) é a soma de todos os custos orçados do trabalho concluído. Os custos reais (AC) são o que foi gasto no trabalho produzido.
Aprendendo sobre a análise de valor ganho
A maneira mais fácil de descrever o valor obtido é por meio do exemplo. Digamos que você esteja gerenciando um projeto de quatro meses com um orçamento de $100.000. Você está a três meses disso, e percebe que a equipe concluiu apenas metade do trabalho, portanto, o EV é $50.000. Com base no cronograma do projeto, cerca de 75% do trabalho deve ser feito até agora, portanto O PV é $75.000. Você também sabe que a equipe gastou $90.000 até agora, portanto o AC é $90.000.
Usando esses números, você pode calcular variações de custo e agendamento. A variação de custo (CV) mede a diferença entre os custos reais do trabalho executado e o orçamento do projeto:
CV = EV – AC
A variância de agendamento (SV) mede o progresso real em relação ao cronograma do projeto:
SV = EV – PV
Usando o exemplo acima, a variação de custo para este projeto é de US$ 50.000 – US$ 90.000 = US$ 40.000. A variação da agenda é de $50.000 – $75.000 = $25.000.
Qualquer gerente de projeto poderia ver que o projeto gastou 90% de seu orçamento e concluiu apenas 50% do trabalho. O projeto está atrasado e estará acima do orçamento quando estiver concluído, portanto, a alteração é necessária. O gerente do projeto deve reduzir o escopo, estender a agenda ou obter mais financiamento para concluir a obra.
Introdução ao controle de variação
Integrar o controle de variação ao gerenciamento de projetos é bastante simples, mas requer uma abordagem sistemática. Depois de ter sua atribuição de projeto, trabalhe com seu patrocinador para estabelecer o escopo, o orçamento e o agendamento. Em seguida, trabalhe com sua equipe para criar um plano de gerenciamento de alterações robusto, que identifica limites de variação e descreve como lidar com variações se elas excederem os valores de limite. Depois de desenvolver o WBS e definir o cronograma detalhado do projeto, você poderá estabelecer a agenda e o orçamento do projeto. Depois que todos os componentes estiverem em vigor, você estará pronto para começar a acompanhar as variações e colocar em prática seus planos de gerenciamento de alterações.
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Sobre a autora Jane Suchan é gerente de programas com experiência em gerenciar iniciativas empresariais e desenvolver metodologias de gerenciamento de projetos. Jane mora em Seattle, Washington. |
