Insertar un código de barras en un documento de Office

Cuando se carga un archivo a una biblioteca de documentos que tiene una directiva de código de barras, se agrega un código de barras a las propiedades (metadatos) del elemento pero no se inserta en el archivo. Solo si elige editar el documento y, a continuación, guardar o imprimir es el código de barras insertado en el archivo como una imagen. Al trabajar con documentos impresos que contienen estos códigos de barras, puede usar la información de código de barras que se muestra en el documento para buscar y localizar la copia original del documento en un sitio Office SharePoint Server 2007. Esto significa que puede ver fácilmente todo el flujo de trabajo, los metadatos, el historial de auditoría y otra información relacionados.

No puede insertar un código de barras en un documento hasta que el administrador del sitio o el administrador de listas configure la Directiva adecuada para la biblioteca.  Si existe tal directiva, el comando código de barras aparece en la pestaña Insertar para que pueda insertar códigos de barras.

Los documentos que ya existen en la lista o biblioteca cuando se establece la Directiva no tienen asignado un código de barras (que, por lo tanto, no se pueden insertar) hasta que el documento se retira y se vuelve a proteger. Los documentos que se cargan en una lista o biblioteca con una directiva de código de barras se asignan automáticamente códigos de barras que pueden insertarse inmediatamente.

Cuando un administrador de sitio o un propietario de lista configura una directiva de código de barras para una lista o biblioteca, los códigos de barras se generan automáticamente en el servidor para los elementos o documentos de la lista o biblioteca cuando se cargan o modifican los elementos o documentos.

En función de cómo se configure una directiva de código de barras, también es posible que se le pida insertar imágenes de código de barras en documentos que residen en bibliotecas en un sitio de SharePoint.

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en el inicio rápido.

   Si el nombre de la biblioteca no aparece en Inicio rápido, haga clic en ver todo el contenido del sitioy, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. Seleccione el documento que desee, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en la opción de edición para el nombre del programa de Office, por ejemplo, Editar en Microsoft Office Word.

3. Coloque el cursor en la ubicación del documento donde desea insertar el código de barras.

4. En la pestaña Insertar , en el grupo código de barras , haga clic en código de barras.

   

   Nota: El comando código de barras solo aparece en la pestaña Insertar si una directiva de código de barras está activa para un documento del servidor.

5. Guarde los cambios.

Una biblioteca en un sitio de SharePoint puede tener una directiva de código de barras que le obliga a insertar un código de barras al guardar o imprimir un documento.

Si el documento no contiene ya un código de barras al guardar o imprimir, se le pedirá que inserte uno. Si hace clic en sí cuando se le solicite, el código de barras se insertará en una ubicación predeterminada.

• Si el archivo es de solo lectura, el código de barras se inserta en la ubicación actual del cursor.

• Si el archivo está en modo de edición, el código de barras se inserta en una ubicación predeterminada.

  • En Word    El código de barras se inserta en el encabezado de la primera página del documento.

  • En Excel    El código de barras se inserta en la primera celda de la primera hoja de cálculo del libro.

  • En PowerPoint    El código de barras se inserta en el centro de la primera diapositiva de la presentación.