不在時のイベントを他のユーザーの Outlook 予定表に追加する

手順 1: 休暇を同僚の予定表に追加する

予定表で時間を "外出中" としてマークすると、同僚が会議をスケジュールしようとしたときに、そのマークが表示されます。 しかし、他のユーザーの空き時間情報に影響を与えたり、その予定表を書き換えたりすることなく、全員に自分の時間をあらかじめ通知できれば、便利だと思いませんか。 自分の情報が予定表に終日イベントとして表示されるように設定すると、これを実現できます。ただし、通常の終日イベントは通常 "予定あり" に設定されますが、この終日イベントは空き時間として表示されます。 同僚の空き時間情報には影響しません。

1. [カレンダー] の [ホーム] タブで、[新しい会議] をクリックします。

   ショートカット キーの使用  新しい会議出席依頼を作成するには、Ctrl + Shift + Q キーを押します。

2. [件名] ボックスに説明を入力し、必要に応じて、[場所] ボックスに場所を入力します。

3. [開始時刻] および [終了時刻] の一覧で、休暇の開始時刻と終了時刻を選択します。 休暇の場合、通常は終日です。 これが当てはまる場合、[終日] チェック ボックスをオンにします。

   注: Outlook は既定で、コンピューターに現在設定されているタイム ゾーンをスケジュールに使用します。 別のタイム ゾーンに基づいて休暇をスケジュールする場合は、[オプション] グループで [タイム ゾーン] をクリックします。

4. [出席者] グループの [返信のオプション] で、ドロップダウン ボタンの [返信の依頼] をクリアします。

5. [オプション] グループの [公開方法] のドロップダウン リストで、[空き時間] をクリックします。 これが終日イベントであることを既に指定している場合は、[公開方法] が自動的に [空き時間] に設定されます。

   重要: 

   • [公開方法] 設定が [空き時間] に設定されていることをご確認ください。 これにより、会議出席依頼の受信者は、会議出席依頼を受け取って、自分の予定表に送信者の休暇を追加することができます。ただし、休暇は受信者の予定表のどの時刻にも登録されません。 受信者の予定表には、休暇期間中にスケジュールを設定できる空き時間情報が引き続き表示されます。

   • 終日イベントを選択すると、イベントの開始時刻は午前 0 時に設定されます。 同僚が不規則な時刻に通知を受信しないように、[アラーム] 設定を [なし] に設定します。

6. 受信者と共有する情報を入力します。

7. 対象となる受信者を [宛先] 行に追加します。

8. 休暇を他のユーザーに定期的に通知する場合は、[オプション] グループで、[定期的なアイテム] を選択し、定期的なパターンを選んで、[OK] を選択します。

9. [送信] を選択します。

[公開方法] を [空き時間] に設定してこの会議出席依頼を送信すると、イベントは、同僚の Outlook 予定表の各日の上部に、作業時間が登録されていない視覚的なリマインダーとして表示されます。

手順 2: 自分の予定表に休暇を登録する

前のセクションの手順を実行した場合、送信した会議出席依頼は、他のユーザーの予定表に休暇が登録されないように空き時間としてマークされています。 ただし、この休暇は、自分自身の予定表にも空き時間としてマークされます。 今度は、自分用に別の予定を作成して、指定した時間中は自分が空いていないことを他のユーザーがわかるようにする必要があります。

よくある間違いは、元の出席依頼を送信した後、自分の予定表で会議出席依頼アイテムを開いて、[公開方法] 設定を [空き時間] から [外出中] に変更することです。 しかし、この手順を実行すると、会議出席依頼を送信したすべてのユーザーに更新が送信され、[空き時間] が [外出中] に変更されるので、これを回避するために実行した手順は無駄になります。 自分の予定表で、[公開方法] 設定を [外出中] に設定して、予定の複製を作成する必要があります。

他のユーザーが Outlook カレンダーを使用して会議やその他のイベントをスケジュールする場合、自分の予定表のアクセス許可を変更して防止していない限り、他のユーザーにも自分の空き時間情報が表示されます。 通常、予定、会議、およびイベントの [公開方法] は [取り込み中] に設定されます。 ただし、[公開方法] 設定を [外出中] に設定したアイテムを作成することもできます。 [外出中] に設定されたアイテムは、[取り込み中] に設定されたアイテムと同様と見なされます。つまり、他のユーザーはこの時間帯はこのユーザーが空いていないと判断します。 表示上、この 2 種類は異なり、[外出中] に設定されたアイテムは紫色で表示され、[取り込み中] に設定されたアイテムは、青色のテーマで識別されます。 この表示上の違いにより、ユーザーが空いていない理由が明確にわかります。 たとえば、競合している [取り込み中] アイテムを移動することはできますが、休暇などの [外出中] アイテムはおそらく変更できない可能性があり、変更する意思もないでしょう。

1. [カレンダー] の [ホーム] タブで、[新しい予定] をクリックします。

2. [件名] ボックスに、休暇の名前を入力します。

3. [開始時刻] と [終了時刻] で、休暇の開始日と終了日を選択します。

4. [終日] チェック ボックスをオンにします。

5. [公開方法] 設定を [外出中] に変更します。

6. [保存して閉じる] を選択します。