Kako ovrednotiti zahteve za spremembo projekta

Avtor: Jane Suchan, PMP

Nenadzorovana sprememba je eden največjih foes projektnega vodje.     Zato je lahko proces upravljanja trdnih sprememb najboljši prijatelj projektnega vodje. Če uporabite takšne procese, lahko na zahtevano časovnico in v okviru dogovorjenega proračuna podate, kar je zahtevala stranka. Brez nadzora spremembe obseg projekta postane premikajoči se cilj in lahko manjka eden ali več dejavnikov uspešnosti projekta. Zmožnost upravljanja in nadzora sprememb, zlasti možnosti obsega projekta, je ključna za doseganje ciljev in tipičnega indikatorja učinkovitosti delovanja za projektnega vodjo. Sprememba projekta je neizogibna in z njim se morate pripraviti, ko se zgodi – ne, če se zgodi.

Upravljanje sprememb in birokratsko usklajevanje

Eden od izzivov za vodje projektov je uravnavanje potrebnosti nadzora nad spreminjanju projektov, pri čemer se je treba izogniti nepotrebni nepotrebni birokrati. Vprašanje je: Kje je točka napitnine? Ker je vsak projekt enoličen, se točka, na kateri kontrolnik za spreminjanje preneha dodajati vrednosti in spremeni v rdečo vrstico, razlikuje od projekta do projekta.

Nekatere zainteresirane skupine ali celo člani vaše projektne skupine morda menijo, da je nadzor nad spreminjanjem nastavljen tako, da se izognete srhljivemu strašinju obsega in da ne želite biti prilagodljivi in narediti tisto, kar je najboljše za vašo stranko in podjetje. Pomembno je, da to dojemamo. Sporočite jim, da je to, kar počnete, ravno nasprotno: izvajate učinkovit proces za dosledno ocenjevanje zahtevanih sprememb. Če je spreminjanje šteje za dobro idejo, potem boste imeli na voljo procese, da se odzove, ko je potrebno.

Na vrh strani

Načrt upravljanja sprememb projekta

Če se želite hitro odzvati, načrt upravljanja sprememb projekta opiše, kaj se zgodi, ko pride do odklonov. Ne namerava preprečiti spremembe; Njegov namen je orisati postopek, v katerem je jasno, kako bodo o spremembah obveščene, kako bodo sprejete odločitve in kako se bo projekt ustrezno prilagodil.

Na vrh strani

Postavljanje nadzora na mestu

Postopek nadzora sprememb uporabite takoj, ko ustvarite osnovni načrt za ključne izdelke, kot so poslovne zahteve in urnik. Projektna skupina in zainteresirane skupine – in vse druge osebe, na katere vplivajo spremembe projekta – morajo pregledati in potrditi načrt upravljanja sprememb, preden ga začnete uporabljati.

Majhne spremembe, ki imajo majhen vpliv na splošni uspeh projekta, ne bi smele vključevati istih strogosti kot spremembe zahtev ali mejnikov načrta kritične poti. V načrtu upravljanja sprememb projekta mora biti prikazano, kdaj je zahteva za spremembo projekta (PCR) potrebna. Primer:

• Kakšni so pragi za spremembe urnika in proračuna?

• Ali obstajajo spremembe, ki vedno zahtevajo spremembo zahteve?

• Kakšne spremembe lahko preskoči postopek upravljanja sprememb?

Bodite previdni: pogosto se dogaja, da se pri majhnih spremembah poškodujejo, ne pa velike, očitne. To upoštevajte pri določanju pogojev PCR. Vaš načrt upravljanja sprememb mora na primer določiti kategorije zahtev za spreminjanje, na primer kaj je večje ali manjše:

• Večje spremembe    Te bi morale biti dokumentirani kot PCR. Večje spremembe projekta:

  • Vplivajo na zahteve ali delovne elemente na kritični poti in zakasnijo pomembne mejnike ali skupni končni datum projekta za določen odstotek časa ali trajanje. Za vsak projekt je treba določiti merila za velike spremembe.

  • Zahtevajte dodatno financiranje (v dolarjih ali odstotkih proračuna). Prav tako je treba določiti znesek za vsak projekt.

• Manjše spremembe    Te rutinske spremembe ne zahtevajo PCR- ja. Manjše spremembe:

  • Ne vplivajte bistveno na načrt. Datum dokončanja mejnikov ali opravil ne razširijo z odvisnostmi projekta.

  • Nimajo negativnega finančnega vpliva. Kot rezultat ne bo prišlo do odmika proračuna projekta.

Na vrh strani

Namigi za ocenjevanje zahtev za spremembo

Načrt upravljanja sprememb projekta mora vključevati tudi informacije o tem, kako so ocenjene zahteve za spremembo. Pomembno je, da se merila za to vrednotenje določijo, preden je to potrebno, da se čas ne izgublja za doseganje soglasja. Če nastavite te parametre, se bo stanje spremenilo s splošnimi poslovnimi cilji in koristmi.

Tukaj je nekaj tipičnih vprašanj, ki jih morate upoštevati pri ocenjevanju zahteve za spremembo:

• Ali ta sprememba dodaja ali spreminja poslovne zahteve?

• Ali obstaja delo ali je ta sprememba potrebna za splošni uspeh projekta?

• Ali ta sprememba zahteva povečanje financiranja?

• Ali bo to zakasnitev datuma konca projekta?

• Čeprav ima ta sprememba lahko negativen vpliv na ta projekt, ali ima za to veliko poslovno glavo, zaradi katere je vredno truda?

• Ali je sprejemanje te spremembe zdaj bolj smiselno kot zakasnitev? Ali bo zamuda na koncu stala podjetje več denarja na koncu?

• Ali so bile obravnavane vse zainteresirane skupine, na katere to vpliva, in ali podpirata spremembo?

• Ali je treba upoštevati pogodbene posledice? Ali bodo na primer obveznosti z zunanjimi prodajalci neizpolnjene zaradi te spremembe?

Na vrh strani

Odobritev zahtev za spremembo projekta

Pomembno je tudi določiti, kdo lahko odobri ali ne more odobriti zahtevanih sprememb. Običajno je treba določiti različne ravni pooblastil, da se lahko z rutinskimi spremembami učinkovito ukvarjamo, pomembne spremembe pa prejmejo potrebno raven pozornosti vodje.

Ko predlagana sprememba vpliva na obseg projekta, ga obravnavajte kot poslovno odločitev, ki jo mora odobriti sponzor projekta. Če to ne vpliva na obseg, se lahko projektna skupina in sponzor odločita, da je projektni vodja lahko odobril spremembo znotraj določenih omejitev. Pri nekaterih projektih se ustvarijo in skličejo nadzorne plošče za spreminjanje, da razmislijo o spremembah in jih odobrijo. V organizaciji so lahko različne nadzorne plošče za spreminjanje, ki obravnava različne vrste zahtev za spremembe. Na nadzorni plošči za tehnične spremembe so lahko na primer težave s tehnologijo.

Smernice za odobritev zahtev za spremembo lahko preprosto povzamete v tabeli, podobni spodnji tabeli, ki temelji na vzorčnem projektu:

Na vrh strani

Veliki izkupii

Projektne skupine so vedno zaskrbljene zaradi izvedbe projekta, včasih na račun učinkovitega načrtovanja. V skušnjavi je, da bi skomigali bližnjice in predvidevali, da boste med potjo kaj ugotovili. Če izvedete dobro razvit postopek nadzora sprememb, bodo pred spremembami na voljo veliki payoffsi in boljši splošni rezultati projekta. Če iz kontrolnika sprememb izkoristite subjektivnost, bo skupina projekta lahko učinkovito in učinkovito obdelala nihanja. Dobro premišljen, podroben načrt upravljanja sprememb, ki so ga sprejeli člani projektne skupine in zainteresirane skupine, bo prihraniti čas in denar, nekaj, kar vodje projektov nikoli nimajo dovolj.

Na vrh strani