Ako vyhodnotiť žiadosti o zmenu projektu

By Jane Suchan, PMP

Nekontrolovaná zmena je jedným z najväčších nepriateľov projektového manažéra.     To je dôvod, prečo solídny proces riadenia zmien môže byť najlepším priateľom projektového manažéra. Zavedenie tohto druhu procesu vám umožní doručiť to, čo zákazník požadoval, na požadovanej časovej osi a v rámci dohodnutého rozpočtu. Bez kontroly zmien sa rozsah projektu stane pohyblivým cieľom a hrozí vám, že chýba jeden alebo viacero faktorov úspechu projektu. Schopnosť spravovať a kontrolovať zmeny, najmä v rozsahu projektu, je kľúčom k dosiahnutiu cieľov a typickému ukazovateľu výkonu projektového manažéra. Zmena projektu je nevyhnutná a musíte byť pripravení zaoberať sa ňou, keď sa to stane, nie ak.

Vyvažovanie riadenia zmien a byrokracie

Jednou z výziev pre projektových manažérov je vyváženie potreby kontrolovať zmenu projektu a zároveň sa vyhnúť neprimeranej byrokracii. Otázka znie: Kde je bod zvratu? Keďže každý projekt je jedinečný, bod, v ktorom ovládací prvok zmien prestane pridávať hodnotu a premení sa na byrokraciu, sa bude v jednotlivých projektoch líšiť.

Niektorí účastníci projektu, alebo dokonca členovia vášho projektového tímu, môžu mať pocit, že uvedenie kontroly zmien na mieste je váš spôsob, ako sa vyhnúť obávaný rozsah tečenia, a že nie ste ochotní byť flexibilný a robiť to, čo je najlepšie pre vášho zákazníka a podniku. Je dôležité rozptýliť toto vnímanie. Dajte im vedieť, že to, čo robíte, je presný opak: implementujete efektívny proces na dôsledné hodnotenie požadovaných zmien. Ak sa vykonanie zmeny považuje za dobrý nápad, budete mať zavedené procesy, ktoré budú reagovať v prípade potreby.

Na začiatok stránky

Plán riadenia zmien projektu

Plán riadenia zmien projektu popisuje, čo sa stane, keď sa vyskytnú odchýlky, aby ste vám pomohli rýchlo reagovať. Nie je určená na to, aby sa zabránilo zmene; Jeho cieľom je skôr načrtnúť proces, ktorý jasne ukáže, ako sa budú komunikovať zmeny, ako sa budú prijímať rozhodnutia a ako sa projekt podľa toho prispôsobí.

Na začiatok stránky

Umiestnenie ovládacieho prvku zmeny na miesto

Proces kontroly zmien by ste mali uviesť do platnosti hneď po vytvorení pôvodného plánu pre kľúčové výstupy, ako sú napríklad obchodné požiadavky a plán. Projektový tím, účastníci projektu a všetci ostatní účastníci projektu, ktorých sa zmeny v projekte týkajú, by mali ešte pred spustením preskúmať a schváliť plán spravovania zmien.

Malé zmeny, ktoré majú malý vplyv na celkový úspech projektu, by nemali mať rovnaké prísnosti ako tie, ktoré sa vykonali v požiadavkách alebo medzníkoch plánu kritickej cesty. Plán riadenia zmien projektu musí uvádzať, kedy sa vyžaduje formálna žiadosť o zmenu projektu. Príklad:

• Aké sú prahové hodnoty pre zmeny plánu a rozpočtu?

• Existujú zmeny, ktoré vždy vyžadujú požiadavku na zmenu?

• Aké zmeny môžu proces spravovania zmien vynechať?

Jedna opatrnosť tu: často je to veľa malých-rozsah zmien, ktoré robia škody, skôr než veľké, zrejmé. Zvážte to pri definovaní kritérií PCR. Váš plán spravovania zmien by mal napríklad definovať kategórie žiadostí o zmenu, napríklad to, čo je hlavné alebo menšie:

• Veľké zmeny    Tieto by sa mali dokumentované ako PCR. Veľké zmeny projektu:

  • Ovplyvniť požiadavky alebo pracovné položky na kritickej ceste, oneskoriť významné medzníky alebo celkový dátum ukončenia projektu o určité percento času alebo trvanie. Pre každý projekt by sa mali definovať hlavné kritériá zmeny.

  • Vyžadovať dodatočné finančné prostriedky (v dolároch alebo percentách rozpočtu). Opäť platí, že suma by mala byť definovaná pre každý projekt.

• Menšie zmeny    Tieto bežné zmeny nevyžadujú PCR. Malé zmeny:

  • Výrazne neovplyvňujú plán. Nepredĺžia dátum dokončenia medzníkov ani úloh so závislosťami projektu.

  • Nemajú žiadny negatívny finančný vplyv. V dôsledku toho sa nevyskytne žiadna odchýlka rozpočtu projektu.

Na začiatok stránky

Tipy na vyhodnotenie žiadostí o zmenu

Plán riadenia zmien projektu by mal obsahovať aj informácie o tom, ako sa vyhodnocujú žiadosti o zmenu. Je veľmi dôležité, aby sa kritériá pre toto hodnotenie určili skôr, ako bude potrebné, aby sa nepremárnil čas dosiahnutím konsenzu. Nastavenie týchto parametrov pomôže pri zmene rovnováhy s celkovými obchodnými cieľmi a výhodami.

Tu je niekoľko typických otázok, ktoré treba zvážiť pri vyhodnocovaní žiadosti o zmenu:

• Pridáva táto zmena obchodné požiadavky alebo ich mení?

• Existuje alternatívne riešenie alebo je táto zmena potrebná na celkový úspech projektu?

• Vyžaduje si táto zmena zvýšenie financovania?

• Oneskorí sa tým dátum ukončenia projektu?

• Aj keď táto zmena môže mať negatívny vplyv na tento projekt, má za následok významné obchodné nahor, ktoré robia to stojí za to?

• Má uzákonenie tejto zmeny teraz väčší zmysel ako oddialenie? Bude oneskorenie nakoniec stáť spoločnosť viac peňazí na konci?

• Zvážili sa všetci účastníci projektu, ktorých sa to týka, a súhlasia so zmenou?

• Existujú zmluvné dôsledky, ktoré treba zvážiť? Nebudú napríklad záväzky s externými dodávateľmi z dôvodu tejto zmeny splnené?

Na začiatok stránky

Schvaľovanie žiadostí o zmenu projektu

Je tiež dôležité definovať, kto môže schváliť alebo nemôže schváliť požadované zmeny. Je bežné definovať rôzne úrovne autority, aby sa bežné zmeny mohli efektívne riešiť, zatiaľ čo významné zmeny dostávajú potrebnú úroveň manažérskej pozornosti.

Ak navrhovaná zmena ovplyvní rozsah projektu, mali by ste ho považovať za obchodné rozhodnutie, ktoré si vyžaduje súhlas sponzora projektu. Ak rozsah nie je ovplyvnený, projektový tím a sponzor sa môžu rozhodnúť, že projektový manažér má právomoc schváliť zmenu v rámci určitých limitov. V prípade niektorých projektov sa pravidelne vytvárajú a zvolávajú ovládacie panely zmien na zváženie a schválenie žiadostí o zmenu. V organizácii môžu existovať rôzne ovládacie panely zmien, ktoré spracovávajú rôzne typy žiadostí o zmenu. Napríklad technická rada na ovládanie zmien sa môže zaoberať technologickými problémami.

Jedným zo jednoduchých spôsobov, ako zhrnúť pokyny na schvaľovanie žiadostí o zmenu, je v tabuľke, ktorá je založená na ukážkovom projekte, napríklad v nasledujúcej tabuľke:

Na začiatok stránky

Veľká výplata

Projektové tímy sa vždy snažia dostať k realizácii projektu, niekedy na úkor efektívneho plánovania. Je lákavé používať klávesové skratky a predpokladať, že počas práce na tom niečo zistíte. Mať dobre vyvinutý proces kontroly zmien na mieste, pred výskytom zmien, bude mať veľké odmeny a lepšie celkové výsledky projektu. Vyradenie subjektivity z kontroly zmien umožní projektového tímu efektívne a efektívne zvládať výkyvy. Dobre premyslený podrobný plán riadenia zmien, ktorý prijali členovia projektového tímu a účastníci projektu, ušetrí čas a peniaze, čoho sa projektovým manažérom nikdy nedarí.

Na začiatok stránky