Projektmódosítási kérelmek kiértékelése

Készítette: Jane Suchan, PMP

Az ellenőrizetlen változás a projektmenedzserek egyik legnagyobb ellensége.     Ezért lehet egy szilárd változáskezelési folyamat a projektmenedzser legjobb barátja. Az ilyen folyamatok üzembe helyezése lehetővé teszi, hogy az ügyfél által kért feltételeket a szükséges idővonalon belül és a jóváhagyott költségvetésen belül teljesítse. Változásvezérlés nélkül a projekt hatóköre mozgó cél lesz, és fennáll annak a kockázata, hogy hiányzik egy vagy több projektsikere. A változások kezelésének és szabályozásának képessége, különösen a projekt hatóköre, kulcsfontosságú a célok eléréséhez, és a projektmenedzserek jellemző teljesítménymutatója. A projektmódosítás elkerülhetetlen, és készen kell állnia arra, hogy kezelni tudja, amikor – nem ha – bekövetkezik.

A változáskezelés és a bürokrácia kiegyensúlyozása

A projektmenedzserek számára az egyik kihívás a projektmódosítás szabályozásának szükségességének kiegyensúlyozása az indokolatlan bürokrácia elkerülése mellett. A kérdés a következő: Hol van a billenőpont? Mivel minden projekt egyedi, az a pont, ahol a változásvezérlés nem ad értéket, és bürokráciává változik, projektenként változik.

Néhány érdekelt fél, vagy akár a projektcsapat tagjai is úgy érezhetik, hogy a változásvezérlés üzembe helyezése az Ön módszere a rettegett hatókör kúszásának elkerülésére, és hogy nem hajlandó rugalmasnak lenni, és azt tenni, ami a legjobb az ügyfél és a vállalkozás számára. Fontos, hogy eloszlasd ezt a felfogást. Tudassa velük, hogy éppen az ellenkezőjét teszi: hatékony folyamatot valósít meg a kért módosítások következetes kiértékeléséhez. Ha a módosítás elvégzése jó ötletnek számít, akkor szükség esetén lesznek olyan folyamatok, amelyekkel reagálhat.

Vissza a lap tetejére

A projekt változáskezelési terve

A gyors reagálás érdekében a projektmódosítás-kezelési terv leírja, hogy mi történik, ha eltérések történnek. Nem célja a változás megakadályozása; célja inkább egy olyan folyamat felvázolása, amely egyértelművé teszi a változás közlését, a döntések meghozatalának módját, valamint azt, hogy a projekt hogyan fog ennek megfelelően alkalmazkodni.

Vissza a lap tetejére

Változásvezérlés üzembe helyezése

A változáskezelési folyamatot azonnal érvénybe kell léptetnie, amint létrehoz egy alapkonfigurációt a kulcsfontosságú termékekhez, például az üzleti követelményekhez és az ütemezéshez. A projektcsapatnak és az érdekelt feleknek – és bárki másnak, akit a projekt változásai érintenek – át kell tekintenie és jóvá kell hagynia a változáskezelési tervet, mielőtt a terv életbe lép.

A projekt általános sikerére csekély hatást gyakorló kisebb módosítások nem vonhatnak maguk után ugyanazokat a szigorokat, mint a követelmények vagy a kritikus út ütemtervének mérföldkövei. A projektmódosítás-kezelési tervnek tartalmaznia kell, ha hivatalos projektmódosítási kérelemre (PCR) van szükség. Például:

• Mik az ütemezési és költségvetési változások küszöbértékei?

• Vannak olyan módosítások, amelyekhez mindig változáskérés szükséges?

• Milyen módosításokat hagyhat ki a változáskezelési folyamat?

Egy figyelmeztetés itt: gyakran sok kis hatókörű változás, hogy nem a nagy, nyilvánvaló is. Ezt vegye figyelembe a PCR-feltételek meghatározásakor. A változáskezelési tervnek például meg kell határoznia a változáskérési kategóriákat, például azt, hogy mi a fő vagy a kisebb:

• Főbb változások    Ezeknek a következőknek kell lenniük: PCR-ként dokumentálva. Főbb projektmódosítások:

  • Hatással van a kritikus út követelményeire vagy munkaelemeire, késleltetve a jelentős mérföldköveket vagy a projekt teljes befejezési dátumát egy bizonyos időszázad vagy időtartam szerint. Minden projekthez meg kell határozni a főbb változási feltételeket.

  • További finanszírozás megkövetelése (dollárban vagy a költségvetés százalékában). Ismét meg kell határozni az összeget az egyes projektekhez.

• Kisebb módosítások    Ezek a rutinmódosítások nem igényelnek PCR-t. Kisebb módosítások:

  • Ne befolyásolja jelentősen a tervet. A projektfüggőségekkel rendelkező mérföldkövek vagy tevékenységek befejezési dátumát nem hosszabbítják meg.

  • Nincs negatív pénzügyi hatása. Ennek eredményeképpen a projekt költségvetése nem változik.

Vissza a lap tetejére

Tippek a változáskérések kiértékeléséhez

A projekt változáskezelési tervének tartalmaznia kell a változáskérések kiértékelésének módját is. Létfontosságú, hogy az értékelés kritériumait még azelőtt meg kell határozni, mielőtt szükség lenne rá, hogy az idő ne vesszon el a konszenzus eléréséig. Ezeknek a paramétereknek a beállítása segít a változások és az általános üzleti célok és előnyök egyensúlyában.

Íme néhány tipikus kérdés, amelyeket érdemes megfontolni a változáskérések kiértékelésekor:

• Ez a módosítás növeli vagy módosítja az üzleti követelményeket?

• Van-e kerülő megoldás, vagy szükség van erre a változásra a projekt általános sikeréhez?

• Szükséges-e ez a változás a finanszírozás növeléséhez?

• Késlelteti a projekt befejezési dátumát?

• Annak ellenére, hogy ez a változás negatív hatással lehet erre a projektre, jelentős üzleti eredményeket eredményez, amelyek érdemessé teszik?

• A módosítás életbe léptetése több értelme van, mint késleltetni? A késés végül több pénzbe kerül a vállalatnak?

• Figyelembe vették az összes érintett érintettet, és támogatják a változást?

• Figyelembe kell venni a szerződéses következményeket? Például a külső szállítókkal kötött kötelezettségvállalások nem lesznek teljesítve a változás miatt?

Vissza a lap tetejére

Projektmódosítási kérelmek jóváhagyása

Azt is fontos meghatározni, hogy ki hagyhatja jóvá vagy nem hagyhatja jóvá a kért módosításokat. Gyakran definiálunk különböző szolgáltatói szinteket, hogy a rutinszerű változások hatékonyan kezelhetők legyenek, míg a jelentős változások a szükséges szintű vezetői figyelmet kapják.

Ha egy javasolt módosítás hatással van a projekt hatókörére, azt üzleti döntésnek kell tekintenie, amely a projekt szponzorának jóváhagyását igényli. Ha a hatókör nincs hatással, a projektcsapat és a szponzor dönthet úgy, hogy a projektmenedzser bizonyos korlátokon belül jóváhagyhatja a módosítást. Egyes projektek esetében rendszeres időközönként létrehoznak és összehívnak változásvezérlő táblákat a változáskérések megfontolása és jóváhagyása céljából. A szervezetben különböző változásvezérlő táblák lehetnek, amelyek különböző típusú változáskéréseket kezelnek. Egy műszaki változásvezérlési tábla például technológiai problémákat vizsgálhat meg.

A változáskérések jóváhagyására vonatkozó irányelvek összegzésének egyik egyszerű módja az alábbihoz hasonló táblázat, amely egy mintaprojekten alapul:

Vissza a lap tetejére

A nagy kifizetés

A projektcsapatok mindig szeretnének projektvégrehajtást végrehajtani, néha a hatékony tervezés rovására. Csábító a billentyűparancsok használata, és azt feltételezni, hogy útközben is ki fogja találni a dolgokat. Egy jól kidolgozott változásvezérlési folyamat a változások bekövetkezése előtt nagy kifizetéseket és jobb projekteredményeket fog eredményezni. A szubjektivitás változásvezérlésből való kivezetése lehetővé teszi a projektcsapat számára, hogy hatékonyan és hatékonyan kezelje az ingadozásokat. Egy jól átgondolt, részletes változáskezelési terv, amelyet a projektcsapat tagjai és az érdekelt felek elfogadtak, időt és pénzt takarít meg, amiből a projektmenedzserek soha nem rendelkeznek elegendővel.

Vissza a lap tetejére