Como avaliar solicitações de alteração de projeto

Por Jane Suchan, PMP

A alteração descontrolada é um dos maiores inimigos de um gerente de projeto.     É por isso que um processo sólido de gerenciamento de alterações pode ser o melhor amigo de um gerente de projeto. Colocar esse tipo de processo em vigor permite que você entregue o que o cliente solicitou, no linha do tempo necessário e dentro do orçamento acordado. Sem controle de alteração, o escopo do projeto se torna um destino móvel e você corre o risco de perder um ou mais fatores de sucesso do projeto. A capacidade de gerenciar e controlar a alteração, particularmente a do escopo do projeto, é fundamental para atingir metas e um indicador de desempenho típico para um gerenciador de projetos. A alteração do projeto é inevitável e você deve estar preparado para lidar com isso quando – não se – acontecer.

Balancear o gerenciamento de alterações e a burocracia

Um desafio para os gerentes de projeto é equilibrar a necessidade de controlar a alteração do projeto, evitando burocracia indevida. A questão é: onde está o ponto de inflexão? Como cada projeto é exclusivo, o ponto em que o controle de alteração para de adicionar valor e se transforma em burocracia variará de projeto para projeto.

Alguns de seus stakeholders, ou mesmo seus membros da equipe de projeto, podem sentir que colocar o controle de alterações no lugar é sua maneira de evitar o temido arrepio de escopo, e que você não está disposto a ser flexível e fazer o que é melhor para o seu cliente e para a empresa. É importante dissipar essa percepção. Deixe-os saber que o que você está fazendo é exatamente o oposto: você está implementando um processo eficiente para avaliar consistentemente as alterações solicitadas. Se fazer a alteração for considerada uma boa ideia, você terá processos em vigor para responder quando necessário.

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O plano de gerenciamento de alterações de projeto

Para ajudá-lo a responder rapidamente, um plano de gerenciamento de alterações de projeto descreve o que acontece quando ocorrem desvios. Não se destina a impedir alterações; em vez disso, sua finalidade é descrever um processo que deixa claro como a mudança será comunicada, como as decisões serão tomadas e como o projeto se adaptará de acordo.

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Colocar o controle de alteração no lugar

Você deve colocar seu processo de controle de alterações em vigor assim que criar uma linha de base para entregas de chaves, como requisitos de negócios e agendamento. A equipe do projeto e os stakeholders – e qualquer outra pessoa afetada pelas alterações no projeto – devem examinar e endossar o plano de gerenciamento de alterações antes de colocá-lo em jogo.

Pequenas alterações que têm pouco impacto no sucesso geral do projeto não devem implicar os mesmos rigores que os feitos aos requisitos ou marcos de agendamento de caminho crítico. O plano de gerenciamento de alterações de projeto deve declarar quando uma PCR (solicitação formal de alteração de projeto) é necessária. Por exemplo:

• Quais são os limites para alterações de agendamento e orçamento?

• Há alterações que sempre exigem uma solicitação de alteração?

• Quais alterações o processo de gerenciamento de alterações pode ignorar?

Uma precaução aqui: muitas vezes são muitas alterações de escopo pequeno que fazem o dano, em vez das grandes e óbvias. Considere isso ao definir seus critérios de PCR. Por exemplo, seu plano de gerenciamento de alterações deve definir categorias de solicitação de alteração, como o que é principal ou menor:

• Grandes alterações    Estes devem ser documentado como um PCR. Principais alterações de projeto:

  • Afete requisitos ou itens de trabalho no caminho crítico, atrasando marcos significativos ou a data de término geral do projeto em um determinado percentual de tempo ou duração. Os principais critérios de alteração devem ser definidos para cada projeto.

  • Exigir financiamento adicional (em dólares ou percentual de orçamento). Novamente, o valor deve ser definido para cada projeto.

• Pequenas alterações    Essas alterações de rotina não exigem um PCR. Pequenas alterações:

  • Não afete significativamente o plano. Eles não estendem a data de conclusão de marcos ou tarefas com dependências do projeto.

  • Não tem impacto financeiro negativo. Nenhuma variação do orçamento do projeto ocorrerá como resultado.

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Dicas para avaliar solicitações de alteração

O plano de gerenciamento de alterações de projeto também deve incluir informações sobre como as solicitações de alteração são avaliadas. É vital que os critérios para essa avaliação sejam determinados antes de serem necessários para que o tempo não seja desperdiçado para chegar a um consenso. A configuração desses parâmetros ajudará a equilibrar as mudanças com as metas e benefícios gerais dos negócios.

Aqui estão algumas perguntas típicas a serem consideradas ao avaliar uma solicitação de alteração:

• Essa alteração adiciona ou altera os requisitos de negócios?

• Há uma solução alternativa ou essa alteração é necessária para o sucesso geral do projeto?

• Essa alteração requer um aumento no financiamento?

• Isso atrasará a data de término do projeto?

• Mesmo que essa mudança possa ter um impacto negativo neste projeto, isso resulta em vantagens comerciais significativas que fazem valer a pena?

• A promulgação dessa mudança agora faz mais sentido do que adiá-la? O atraso acabará custando mais dinheiro à empresa no final?

• Todas as partes interessadas afetadas foram consideradas e endossam a mudança?

• Há ramificações contratuais a serem consideradas? Por exemplo, os compromissos com fornecedores externos não serão cumpridos por causa dessa alteração?

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Aprovando solicitações de alteração de projeto

Também é importante definir quem pode aprovar ou não aprovar as alterações solicitadas. É comum definir vários níveis de autoridade para que as alterações rotineiras possam ser tratadas com eficiência, enquanto mudanças significativas recebem o nível necessário de atenção gerencial.

Quando uma alteração proposta afeta o escopo do projeto, você deve considerá-lo como uma decisão de negócios que requer a aprovação do patrocinador do projeto. Quando o escopo não é afetado, a equipe do projeto e o patrocinador podem decidir que o gerente do projeto tem o poder de aprovar a alteração dentro de determinados limites. Para alguns projetos, os conselhos de controle de alteração são criados e convocados regularmente para considerar e aprovar solicitações de alteração. Pode haver diferentes painéis de controle de alterações na organização, que lidam com vários tipos de solicitações de alteração. Por exemplo, um conselho de controle de alterações técnicas pode examinar problemas de tecnologia.

Uma maneira fácil de resumir as diretrizes para aprovar solicitações de alteração está em uma tabela como a abaixo, que se baseia em um projeto de exemplo:

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O grande pagamento

As equipes de projeto estão sempre ansiosas para chegar à execução do projeto, às vezes em detrimento de um planejamento eficaz. É tentador pegar atalhos e assumir que você vai descobrir as coisas à medida que vai. Ter um processo de controle de alterações bem desenvolvido em vigor, antes que as alterações ocorram, terá grandes recompensas e melhores resultados gerais do projeto. Tirar a subjetividade do controle de alterações permitirá que a equipe do projeto lide com flutuações de forma eficiente e eficaz. Um plano de gerenciamento de alterações bem pensado e detalhado que foi aceito pelos membros da equipe de projeto e pelos stakeholders economizará tempo e dinheiro, algo que os gerentes de projeto nunca têm o suficiente.

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