Készítette: Jane Suchan, PMP
Az ellenőrizetlen változás a projektmenedzserek egyik legnagyobb ellensége. Ezért lehet egy szilárd változáskezelési folyamat a projektmenedzser legjobb barátja. Az ilyen folyamatok üzembe helyezése lehetővé teszi, hogy az ügyfél által kért feltételeket a szükséges idővonalon belül és a jóváhagyott költségvetésen belül teljesítse. Változásvezérlés nélkül a projekt hatóköre mozgó cél lesz, és fennáll annak a kockázata, hogy hiányzik egy vagy több projektsikere. A változások kezelésének és szabályozásának képessége, különösen a projekt hatóköre, kulcsfontosságú a célok eléréséhez, és a projektmenedzserek jellemző teljesítménymutatója. A projektmódosítás elkerülhetetlen, és készen kell állnia arra, hogy kezelni tudja, amikor – nem ha – bekövetkezik.
A változáskezelés és a bürokrácia kiegyensúlyozása
A projektmenedzserek számára az egyik kihívás a projektmódosítás szabályozásának szükségességének kiegyensúlyozása az indokolatlan bürokrácia elkerülése mellett. A kérdés a következő: Hol van a billenőpont? Mivel minden projekt egyedi, az a pont, ahol a változásvezérlés nem ad értéket, és bürokráciává változik, projektenként változik.
Néhány érdekelt fél, vagy akár a projektcsapat tagjai is úgy érezhetik, hogy a változásvezérlés üzembe helyezése az Ön módszere a rettegett hatókör kúszásának elkerülésére, és hogy nem hajlandó rugalmasnak lenni, és azt tenni, ami a legjobb az ügyfél és a vállalkozás számára. Fontos, hogy eloszlasd ezt a felfogást. Tudassa velük, hogy éppen az ellenkezőjét teszi: hatékony folyamatot valósít meg a kért módosítások következetes kiértékeléséhez. Ha a módosítás elvégzése jó ötletnek számít, akkor szükség esetén lesznek olyan folyamatok, amelyekkel reagálhat.
A projekt változáskezelési terve
A gyors reagálás érdekében a projektmódosítás-kezelési terv leírja, hogy mi történik, ha eltérések történnek. Nem célja a változás megakadályozása; célja inkább egy olyan folyamat felvázolása, amely egyértelművé teszi a változás közlését, a döntések meghozatalának módját, valamint azt, hogy a projekt hogyan fog ennek megfelelően alkalmazkodni.
Változásvezérlés üzembe helyezése
A változáskezelési folyamatot azonnal érvénybe kell léptetnie, amint létrehoz egy alapkonfigurációt a kulcsfontosságú termékekhez, például az üzleti követelményekhez és az ütemezéshez. A projektcsapatnak és az érdekelt feleknek – és bárki másnak, akit a projekt változásai érintenek – át kell tekintenie és jóvá kell hagynia a változáskezelési tervet, mielőtt a terv életbe lép.
A projekt általános sikerére csekély hatást gyakorló kisebb módosítások nem vonhatnak maguk után ugyanazokat a szigorokat, mint a követelmények vagy a kritikus út ütemtervének mérföldkövei. A projektmódosítás-kezelési tervnek tartalmaznia kell, ha hivatalos projektmódosítási kérelemre (PCR) van szükség. Például:
-
Mik az ütemezési és költségvetési változások küszöbértékei?
-
Vannak olyan módosítások, amelyekhez mindig változáskérés szükséges?
-
Milyen módosításokat hagyhat ki a változáskezelési folyamat?
Egy figyelmeztetés itt: gyakran sok kis hatókörű változás, hogy nem a nagy, nyilvánvaló is. Ezt vegye figyelembe a PCR-feltételek meghatározásakor. A változáskezelési tervnek például meg kell határoznia a változáskérési kategóriákat, például azt, hogy mi a fő vagy a kisebb:
-
Főbb változások Ezeknek a következőknek kell lenniük: PCR-ként dokumentálva. Főbb projektmódosítások:
-
Hatással van a kritikus út követelményeire vagy munkaelemeire, késleltetve a jelentős mérföldköveket vagy a projekt teljes befejezési dátumát egy bizonyos időszázad vagy időtartam szerint. Minden projekthez meg kell határozni a főbb változási feltételeket.
-
További finanszírozás megkövetelése (dollárban vagy a költségvetés százalékában). Ismét meg kell határozni az összeget az egyes projektekhez.
-
-
Kisebb módosítások Ezek a rutinmódosítások nem igényelnek PCR-t. Kisebb módosítások:
-
Ne befolyásolja jelentősen a tervet. A projektfüggőségekkel rendelkező mérföldkövek vagy tevékenységek befejezési dátumát nem hosszabbítják meg.
-
Nincs negatív pénzügyi hatása. Ennek eredményeképpen a projekt költségvetése nem változik.
-
Tippek a változáskérések kiértékeléséhez
A projekt változáskezelési tervének tartalmaznia kell a változáskérések kiértékelésének módját is. Létfontosságú, hogy az értékelés kritériumait még azelőtt meg kell határozni, mielőtt szükség lenne rá, hogy az idő ne vesszon el a konszenzus eléréséig. Ezeknek a paramétereknek a beállítása segít a változások és az általános üzleti célok és előnyök egyensúlyában.
Íme néhány tipikus kérdés, amelyeket érdemes megfontolni a változáskérések kiértékelésekor:
-
Ez a módosítás növeli vagy módosítja az üzleti követelményeket?
-
Van-e kerülő megoldás, vagy szükség van erre a változásra a projekt általános sikeréhez?
-
Szükséges-e ez a változás a finanszírozás növeléséhez?
-
Késlelteti a projekt befejezési dátumát?
-
Annak ellenére, hogy ez a változás negatív hatással lehet erre a projektre, jelentős üzleti eredményeket eredményez, amelyek érdemessé teszik?
-
A módosítás életbe léptetése több értelme van, mint késleltetni? A késés végül több pénzbe kerül a vállalatnak?
-
Figyelembe vették az összes érintett érintettet, és támogatják a változást?
-
Figyelembe kell venni a szerződéses következményeket? Például a külső szállítókkal kötött kötelezettségvállalások nem lesznek teljesítve a változás miatt?
Projektmódosítási kérelmek jóváhagyása
Azt is fontos meghatározni, hogy ki hagyhatja jóvá vagy nem hagyhatja jóvá a kért módosításokat. Gyakran definiálunk különböző szolgáltatói szinteket, hogy a rutinszerű változások hatékonyan kezelhetők legyenek, míg a jelentős változások a szükséges szintű vezetői figyelmet kapják.
Ha egy javasolt módosítás hatással van a projekt hatókörére, azt üzleti döntésnek kell tekintenie, amely a projekt szponzorának jóváhagyását igényli. Ha a hatókör nincs hatással, a projektcsapat és a szponzor dönthet úgy, hogy a projektmenedzser bizonyos korlátokon belül jóváhagyhatja a módosítást. Egyes projektek esetében rendszeres időközönként létrehoznak és összehívnak változásvezérlő táblákat a változáskérések megfontolása és jóváhagyása céljából. A szervezetben különböző változásvezérlő táblák lehetnek, amelyek különböző típusú változáskéréseket kezelnek. Egy műszaki változásvezérlési tábla például technológiai problémákat vizsgálhat meg.
A változáskérések jóváhagyására vonatkozó irányelvek összegzésének egyik egyszerű módja az alábbihoz hasonló táblázat, amely egy mintaprojekten alapul:
Változtatás típusa |
Általános leírás |
Feltétel |
Jóváhagyó |
PCR szükséges? |
Szak |
A projekt hatókörének, ütemezésének vagy költségvetésének jelentős változását jelöli |
Új követelmény hozzáadása vagy meglévő üzleti követelmény bővítése 14 napnál hosszabb késleltetés ütemezése vagy a projekt befejezési dátuma További 100 000 USD vagy több finanszírozást igényel |
Projektmódosítás-vezérlőtábla |
Igen |
Szak |
A projekt hatókörének, ütemezésének vagy költségvetésének módosítását jelöli |
Az üzleti követelmények tisztázása 14 napnál rövidebb ütemezési késleltetés, amely nincs hatással a projekt befejezési dátumára 100 000 usd-nél kisebb kiegészítő finanszírozást igényel |
Projektmenedzser |
Igen |
Kisebb |
Rutinszerű változás a projektre gyakorolt hatás nélkül vagy egyáltalán nem |
Nem módosítja a mérföldkő befejezési dátumát A projekt költségvetésére gyakorolt hatás kisebb, mint $X vagy X% |
Projektmenedzser |
Nem |
A nagy kifizetés
A projektcsapatok mindig szeretnének projektvégrehajtást végrehajtani, néha a hatékony tervezés rovására. Csábító a billentyűparancsok használata, és azt feltételezni, hogy útközben is ki fogja találni a dolgokat. Egy jól kidolgozott változásvezérlési folyamat a változások bekövetkezése előtt nagy kifizetéseket és jobb projekteredményeket fog eredményezni. A szubjektivitás változásvezérlésből való kivezetése lehetővé teszi a projektcsapat számára, hogy hatékonyan és hatékonyan kezelje az ingadozásokat. Egy jól átgondolt, részletes változáskezelési terv, amelyet a projektcsapat tagjai és az érdekelt felek elfogadtak, időt és pénzt takarít meg, amiből a projektmenedzserek soha nem rendelkeznek elegendővel.
A szerzőről Jane Suchan egy olyan programmenedzser, aki nagyvállalati szintű üzleti kezdeményezéseket felügyel, és projektvezetési módszertanokat fejleszt. Jane Seattle-ben él, Washingtonban. |