本文將說明 Access 使用者介面元素,並提供這些元素以及如何自訂體驗之詳細資訊的連結。
本文內容
概觀
Access 使用者介面的三個主要元件為:
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功能區 是包含命令群組的程式視窗頂端的一帶定位字元。
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Backstage 檢視 是功能區上 , 在檔案選項卡 上看到的命令集合。
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[功能窗格] 是 Access 程式視窗左側的窗格,可讓您使用資料庫物件。
這三個元素提供您建立及使用資料庫的環境。
功能區
功能區是功能表和工具列的主要取代專案。 它主要包含具有按鈕群組的選項卡。
功能區具有將相關常用命令分組的主要定位停駐點、只有當您可以使用它們時才能顯示的內容型選項卡,以及您可以使用常用命令自訂的快速存取工具列。快速存取工具列。
在功能區選項卡上,某些按鈕會提供您選項庫,而其他按鈕則會啟動命令。
Backstage 檢視
Backstage 檢視包含適用于整個資料庫的命令和資訊,例如壓縮及修復,以及先前版本之檔案功能表上的命令,例如列印。
[功能窗格]
功能窗格可協助組織資料庫物件,是開啟或變更資料庫物件設計的主要方式。
功能窗格是按照類別和群組來組織。 您可以選擇各種組織選項,也可以在功能窗格中建立您自己的自訂群組織配置。 根據預設,新資料庫會使用物件類型類別,其中具有對應到各種資料庫物件的群組。 物件類型類別會以類似先前版本的預設資料庫視窗顯示方式整理資料庫物件。
您可以將功能窗格最小化,也可以將其隱藏,但無法開啟其前面的資料庫物件來遮住功能窗格。
Backstage 檢視
Backstage 檢視會佔用功能區上的檔案選項卡,並包含許多命令。 Backstage 檢視也包含適用于整個資料庫檔案的其他命令。 當您開啟 Access 但不開啟資料庫時 (例如,您從 Windows 的開始功能表開啟 Access) ,則會看到 Backstage 檢視。
在 Backstage 檢視中,您可以建立新資料庫、開啟現有的資料庫,以及執行許多檔案和資料庫維護工作。
建立新空白資料庫
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從 開始功能表或 快捷方式啟動 Access。
Backstage 檢視即會顯示。
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執行下列其中一個動作:
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建立新 Web 資料庫
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在 可用的範本下,按一下 [空白 Web 資料庫。
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在右邊的空白Web資料庫下,在檔案名方塊中輸入資料庫檔案的名稱,或使用提供給您的名稱。
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按一下 [建立]。
新資料庫會建立,而新資料表會以資料工作表的視圖開啟。
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建立新桌面資料庫
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在 可用的範本下,按一下 [空白資料庫。
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在右邊的空白資料庫下,在檔案名方塊中輸入資料庫檔案的名稱,或使用提供給您的名稱。
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按一下 [建立]。
新資料庫會建立,而新資料表會以資料工作表的視圖開啟。
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Access 提供許多產品範本,而且您可以從 Office.com。 Access 範本是預先設計的資料庫,包含專業設計的資料表、表單和報表。 當您建立新資料庫時,範本可為您提供一個新的開始。
從範例範本建立新資料庫
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從 開始功能表或 快捷方式啟動 Access。
Backstage 檢視即會顯示。
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按一下 範例範本,然後流覽可用的範本。
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當您找到想要使用的範本時,請按一下該範本。
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在右邊的檔案名方塊中,輸入檔案名或使用您提供的檔案名。
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按一下 [建立]。
Access 會從範本建立新資料庫,然後開啟它。
您可以直接從 Backstage office.com下載其他 Access 範本。
從範本建立Office.com資料庫
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從 開始功能表或 快捷方式啟動 Access。
Backstage 檢視即會顯示。
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在 Office.com窗格 下,按一下類別,然後在出現該類別中的範本時,按一下範本。
附註: 您也可以使用提供的搜尋方塊來搜尋範本。
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在 檔案名方塊 中,輸入檔案名或使用提供給您的檔案名。
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按一下 [下載]。
Access 會自動下載範本、根據該範本建立新資料庫、將範本儲存在您的檔資料夾中 (例如,我的文件資料夾) ,然後開啟資料庫。
當您開啟 (或建立) 資料庫時,Access 會將資料庫的檔案名和位置新增到最近使用的檔的內部清單中。 此清單會顯示在 Backstage 檢視 的最近一 個資料標籤上,方便您輕鬆開啟最近使用過的資料庫。
開啟最近使用過的資料庫
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啟動 Access。
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在 Backstage View 中,按一下[最近值,然後按一下要開啟的資料庫。
Access 會開啟資料庫。
從 Backstage 檢視開啟資料庫
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啟動 Access。
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按一下 [ 檔案> Tab, 然後按一下 [ 開啟。 開啟對話方塊 出現 時,流覽並選取檔案,然後按一下 [ 開啟。
資料庫隨即開啟。
功能區
功能區是功能表和工具列的主要取代專案,並提供 Access 中的主要命令介面。 功能區的主要優點之一是,將工作或進入點合併在一個地方,這些工作或進入點過去需要顯示功能表、工具列、工作窗格及其他 UI 元件。 如此一來,您就只有一個地方可以尋找命令,而不是在很多地方尋找命令。
當您開啟資料庫時,功能區會出現在主要 Access 視窗的頂端,其中會顯示使用中命令選項卡中的命令。
功能區包含一系列包含命令的命令定位停駐點。 在 Access 中,主要的命令欄為檔案、首頁、建立、外部資料和資料庫工具。 每個選項卡都包含相關命令的群組,而這些群組會呈現一些額外的新 UI 元素,例如圖庫,這是一種以視覺方式呈現選項的新控制項類型。
功能區上可用的命令也會反映目前使用中的物件。 例如,如果您在 [資料工作表視圖> 中開啟資料表,然後按一下[建立索引鍵上的表單;表單群組中,Access 會根據使用中的資料表建立表單。 也就是說,活動資料表的名稱是在新表單的 RecordSource 屬性中輸入。 此外,某些功能區選項卡只會出現在特定內容中。 例如,只有當您在設計檢視中開啟物件時,才會出現設計 Tab。
您可以在功能區使用鍵盤快速鍵。 所有來自較舊版本 Access 的鍵盤快速鍵仍然能夠繼續使用。 鍵盤存取系統會取代先前 Access 版本的功能表快速鍵。 當您按下 ALT 鍵時,此系統會使用功能區上顯示單字母或字母組合的小標記。 這些指示器會顯示哪些鍵盤快速鍵會使用下方控制項。
當您選取命令選項卡時,您可以流覽該選項卡內可用的命令。
選取命令定位停駐點
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啟動 Access。
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按一下您想要的索引標籤。
-or-
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啟動 Access。
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按下 ALT 鍵,然後放開。
鍵盤提示即會顯示。
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按下鍵盤提示中顯示的按鍵,或最接近您想要的命令定位停駐點。
您可以用多種方式執行命令。 最快速且最直接的路由是使用與命令相關聯的鍵盤快速鍵。
有關鍵盤快速鍵的資訊,請參閱 Access 的鍵盤快速鍵。
執行命令
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啟動 Access。
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按一下命令的適當定位停駐點。 下表顯示索引鍵的代表性抽樣,以及每個索引鍵上可用的命令。 可用的選項卡和命令會根據您執行的工作而變更。
命令 Tab |
您可以做的一般事情 |
Home |
選取不同的視圖。 |
從剪貼卡複製並貼上。 |
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設定目前的字型大小特性。 |
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設定目前的字型大小對齊方式。 |
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將豐富的文字格式格式適用于備忘欄位。 |
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使用重新 (、新增、儲存、刪除、合計、拼字、更多) 。 |
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排序和篩選記錄。 |
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尋找記錄。 |
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建立 |
建立新空白資料表。 |
使用資料表範本建立新資料表。 |
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在 SharePoint 網站上建立清單,以及連結至新建立清單之目前資料庫中的資料表。 |
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在設計檢視中建立新空白資料表。 |
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根據活動資料表或查詢建立新表單。 |
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建立新樞紐分析表或圖表。 |
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根據活動資料表或查詢建立新報表。 |
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建立新查詢、宏、模組或類別模組。 |
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外部資料 |
將資料匯出或連結至外部資料。 |
匯出資料。 |
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透過電子郵件收集和更新資料。 |
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建立儲存的匯出和儲存的匯出。 |
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執行連結資料表管理員。 |
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資料庫工具 |
將資料庫的一部分或所有部分移至新的或現有的 SharePoint 網站。 |
啟動 Visual Basic 編輯器或執行宏。 |
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建立及查看資料表關係。 |
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顯示/隱藏物件相依性。 |
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執行資料庫文檔處理常式或分析績效。 |
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將資料移至 Microsoft SQL Server 或 Access (資料表) 資料庫。 |
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管理 Access 附加元件。 |
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建立或編輯 Visual Basic for Applications (VBA) 模組。 |
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按一下代表命令的控制項。 或者,如果您知道較舊版本 Access 中命令的鍵盤快速鍵,可以使用鍵盤輸入鍵盤快速鍵。
-or-
按下 ALT 鍵,然後放開。
便捷鍵即會顯示。
按下與您想要的命令相關聯的鍵盤提示中顯示的按鍵。
關係式命令的選項卡
除了標準命令的選項卡,Access 也有關系型命令的選項卡。 視您的上下文 (、您處理的物件以及您執行的工作) ,一或多個關聯式命令定位停駐點可能會出現在標準命令定位停駐點旁邊。
啟用關係式命令選項卡
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按一下關係式命令選項卡。
-or-
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按下 ALT 鍵,然後放開。
便捷鍵即會顯示。
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按顯示在關係式命令選項卡上或最接近之便捷鍵中顯示的按鍵。
關係式命令的選項卡包含特定內容中必須執行的命令和功能。 例如,當您在設計檢視中開啟資料表時,關聯式索引鍵會包含只有在您于該視圖中使用資料表時才適用的命令。 另一個範例是,當您在設計檢視中開啟資料表時,名為設計的內容型命令索引鍵會顯示在進一步工具索引表旁邊。 當您按一下 [設計 > 按鈕 時,功能區會顯示只有在物件位於 [設計檢視時,
畫廊
功能區也會使用一種稱為圖庫的控制項。 圖庫控制項的設計目的是將焦點放在取得您想要的結果上。 圖庫控制項不僅會顯示命令,還顯示使用這些命令的結果。 其構想是提供視覺方式,方便您流覽及查看 Access 2010 的功能,並著重于結果,而不是只專注于命令本身。
圖庫有不同的圖案和大小。 格線版面配置是一種向下的功能表式表示,甚至是功能區上的版面配置,將圖庫本身的內容放在功能區上。
隱藏功能區
有時候,您可能需要多一點空間來投入工作區域。 因此,功能區可以進行切換,只保留具有命令定位字元的直方欄。 若要隱藏功能區,請按兩下使用中的命令選項卡。 若要再次顯示,請再次按兩下使用中的命令選項卡。
隱藏及還原功能區
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按兩下使用中命令的 (,而使用中的選項卡是反亮的) 。
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再次按兩下使用中的命令選項卡以還原功能區。
快速存取工具列 (QAT)
快速存取工具列是功能區旁的工具列,可讓您單鍵存取命令。 預設命令集包括儲存、復原和取消復原,您可以自訂快速存取工具列,以包含您經常使用的其他命令。 您也可以修改工具列的位置,將工具列從預設的小大小變更為大型。 小型工具列會出現在功能區上的命令列旁邊。 當您切換到大型大小時,工具列會出現在功能區下方,並延伸其完整寬度。
自訂快速存取工具列
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按一下工具列中最右邊的下拉式箭鍵。
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在 [自訂快速存取工具列> 下,按一下要新增的命令,即可完成。
或者,如果命令沒有列出,請按一下 [ 其他命令,然後繼續進行此程式的下一個步驟。
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在 Access 選項對話方塊中 ,選取要新增的命令,然後按一下 [新增。
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若要移除命令,請在右邊的清單中將其加亮,然後按一下 [ 移除。 或者,按兩下清單中的命令。
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完成時請按一下 [確定]。
瀏覽窗格
當您開啟資料庫或建立新資料庫時,資料庫物件的名稱會顯示在功能窗格中。 資料庫物件包括資料表、表單、報表、頁面、宏和模組。
若要開啟資料庫物件或將命令適用于資料庫物件,請以滑鼠右鍵按一下物件,然後從操作功能表中選取功能表項目。 操作功能表上的命令會根據物件類型而不同。
開啟資料庫物件,例如資料表、表單或報表
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在功能窗格中,按兩下物件。
-or-
在功能窗格中,選取物件,然後按 ENTER。
-or-
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在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下物件,然後按一下 [開啟。
請注意,您可以設定開啟物件的選項,只需按一下 [流覽選項 > 對話方塊即可開啟物件。
功能窗格可將資料庫物件分成多個類別,這些類別包含群組。 有些類別是預先定義的,您也可以建立自己的自訂群組。
根據預設,當您開啟資料庫時會出現功能窗格,包括以較舊版本 Access 建立的資料庫。 您可以設定程式選項,避免預設顯示功能窗格。 下列一組步驟說明如何採取每個動作。
顯示或隱藏功能窗格
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按一下功能窗格視窗右上角的按鈕, () F11。
防止預設顯示功能窗格
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按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項]。
[Access 選項] 對話方塊隨即出現。
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在左窗格中,按一下 [ 目前資料庫。
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在[導航窗格:
有關功能窗格的詳細資訊,請參閱使用功能窗格來查看 和管理物件一文。
Tab 鍵式檔
對於日常的互動式使用,您可能會偏好使用 Tab 鍵式檔介面。 您可以設定 Access 選項來啟用或停用選項卡式檔 (請參閱本文稍後的 顯示或隱藏檔) 。 不過,如果您變更了 Tab 鍵式檔設定,您必須關閉並重新開啟資料庫,新設定生效。
顯示或隱藏檔選項卡
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按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項]。
[Access 選項] 對話方塊隨即出現。
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在左窗格中,按一下 [ 目前資料庫。
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在應用程式 選項區 段的檔 視窗選項下,選取 Tab 鍵式檔。
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選取或清除 顯示檔選項卡 核取方塊。 清除核取方塊會關閉檔選項卡。
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按一下 [確定]。
附註:
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顯示 檔定位停駐點 設定是每個資料庫的設定。 您必須針對每個資料庫分別設定此設定。
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變更顯示 檔定位停駐點 設定後,您必須關閉並重新開啟資料庫,以查看變更生效。
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根據預設,使用 Access 建立的新資料庫會顯示檔選項卡。
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根據預設,使用較舊版本 Access 建立的資料庫會使用重迭的視窗。
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狀態列
您可以在視窗底部顯示狀態列。 這個標準 UI 元素仍然是尋找狀態訊息、屬性提示、進度指示器等的地方。 狀態列也會採用您也會在其他 Office 程式的狀態列中看到的兩個標準函數:View/Window 切換和縮放。
您可以使用狀態列上可用的控制項,快速切換其中一個可用視圖之間的使用中視窗。 如果您檢視的物件支援變數縮放,您可以使用狀態列上的滑杆來調整縮放縮放層級。
狀態列可以在 [存取選項選項> 對話方塊中啟用或停用。
顯示或隱藏狀態列
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按一下 [檔案] 索引標籤,然後按一下 [選項]。
[Access 選項] 對話方塊隨即出現。
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在左窗格中,按一下 [ 目前資料庫。
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在 應用程式選項下,選取或清除 顯示狀態列 核取方塊。 清除核取方塊會關閉狀態列的顯示。
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按一下 [確定]。
迷你工具列
您可以使用迷你工具列更輕鬆地格式化文字。 當您選取要格式化的文字時,迷你工具列會自動出現在所選文字的上方。 如果您將滑鼠指標移到迷你工具列較近的位置,迷你工具列會淡入,您可以使用它來使用粗體、粗體、字型大小、色彩等。 當您將指標移到迷你工具列之外時,迷你工具列會淡出。 如果您不想使用迷你工具列將文字格式格式適用于選取範圍,只要將指標移動數個圖元,迷你工具列就會消失。
使用迷你工具列來格式化文字
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選取要格式化的文字。
迷你工具列會以透明的方式顯示在文字上方。
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使用迷你工具列來申請格式。