Access 使用者介面指南

功能區

功能區是功能表和工具列的主要取代專案。 它主要包含具有按鈕群組的選項卡。

功能區具有將相關常用命令分組的主要定位停駐點、只有當您可以使用它們時才能顯示的內容型選項卡，以及您可以使用常用命令自訂的快速存取工具列。快速存取工具列。

在功能區選項卡上，某些按鈕會提供您選項庫，而其他按鈕則會啟動命令。

Backstage 檢視

Backstage 檢視包含適用于整個資料庫的命令和資訊，例如壓縮及修復，以及先前版本之檔案功能表上的命令，例如列印。

[功能窗格]

功能窗格可協助組織資料庫物件，是開啟或變更資料庫物件設計的主要方式。

功能窗格是按照類別和群組來組織。 您可以選擇各種組織選項，也可以在功能窗格中建立您自己的自訂群組織配置。 根據預設，新資料庫會使用物件類型類別，其中具有對應到各種資料庫物件的群組。 物件類型類別會以類似先前版本的預設資料庫視窗顯示方式整理資料庫物件。

您可以將功能窗格最小化，也可以將其隱藏，但無法開啟其前面的資料庫物件來遮住功能窗格。

建立新空白資料庫

1. 從 開始功能表或 快捷方式啟動 Access。

   Backstage 檢視即會顯示。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 建立新 Web 資料庫

     1. 在 可用的範本下，按一下 [空白 Web 資料庫。

     2. 在右邊的空白Web資料庫下，在檔案名方塊中輸入資料庫檔案的名稱，或使用提供給您的名稱。

     3. 按一下 [建立]。

        新資料庫會建立，而新資料表會以資料工作表的視圖開啟。

   • 建立新桌面資料庫

     1. 在 可用的範本下，按一下 [空白資料庫。

     2. 在右邊的空白資料庫下，在檔案名方塊中輸入資料庫檔案的名稱，或使用提供給您的名稱。

     3. 按一下 [建立]。

        新資料庫會建立，而新資料表會以資料工作表的視圖開啟。

Access 提供許多產品範本，而且您可以從 Office.com。 Access 範本是預先設計的資料庫，包含專業設計的資料表、表單和報表。 當您建立新資料庫時，範本可為您提供一個新的開始。

從範例範本建立新資料庫

1. 從 開始功能表或 快捷方式啟動 Access。

   Backstage 檢視即會顯示。

2. 按一下 範例範本，然後流覽可用的範本。

3. 當您找到想要使用的範本時，請按一下該範本。

4. 在右邊的檔案名方塊中，輸入檔案名或使用您提供的檔案名。

5. 按一下 [建立]。

   Access 會從範本建立新資料庫，然後開啟它。

您可以直接從 Backstage office.com下載其他 Access 範本。

從範本建立Office.com資料庫

1. 從 開始功能表或 快捷方式啟動 Access。

   Backstage 檢視即會顯示。

2. 在 Office.com窗格 下，按一下類別，然後在出現該類別中的範本時，按一下範本。

   附註: 您也可以使用提供的搜尋方塊來搜尋範本。

3. 在 檔案名方塊 中，輸入檔案名或使用提供給您的檔案名。

4. 按一下 [下載]。

   Access 會自動下載範本、根據該範本建立新資料庫、將範本儲存在您的檔資料夾中 (例如，我的文件資料夾) ，然後開啟資料庫。

當您開啟 (或建立) 資料庫時，Access 會將資料庫的檔案名和位置新增到最近使用的檔的內部清單中。 此清單會顯示在 Backstage 檢視 的最近一 個資料標籤上，方便您輕鬆開啟最近使用過的資料庫。

開啟最近使用過的資料庫

1. 啟動 Access。

2. 在 Backstage View 中，按一下[最近值，然後按一下要開啟的資料庫。

   Access 會開啟資料庫。

從 Backstage 檢視開啟資料庫

1. 啟動 Access。

2. 按一下 [ 檔案> Tab， 然後按一下 [ 開啟。 開啟對話方塊 出現 時，流覽並選取檔案，然後按一下 [ 開啟。

   資料庫隨即開啟。

頁面頂端

選取命令定位停駐點

1. 啟動 Access。

2. 按一下您想要的索引標籤。

-or-

1. 啟動 Access。

2. 按下 ALT 鍵，然後放開。

   鍵盤提示即會顯示。

3. 按下鍵盤提示中顯示的按鍵，或最接近您想要的命令定位停駐點。

您可以用多種方式執行命令。 最快速且最直接的路由是使用與命令相關聯的鍵盤快速鍵。

有關鍵盤快速鍵的資訊，請參閱 Access 的鍵盤快速鍵。

執行命令

1. 啟動 Access。

2. 按一下命令的適當定位停駐點。 下表顯示索引鍵的代表性抽樣，以及每個索引鍵上可用的命令。 可用的選項卡和命令會根據您執行的工作而變更。

1. 按一下代表命令的控制項。 或者，如果您知道較舊版本 Access 中命令的鍵盤快速鍵，可以使用鍵盤輸入鍵盤快速鍵。

   -or-

   按下 ALT 鍵，然後放開。

   便捷鍵即會顯示。

   按下與您想要的命令相關聯的鍵盤提示中顯示的按鍵。

關係式命令的選項卡

除了標準命令的選項卡，Access 也有關系型命令的選項卡。 視您的上下文 (、您處理的物件以及您執行的工作) ，一或多個關聯式命令定位停駐點可能會出現在標準命令定位停駐點旁邊。

啟用關係式命令選項卡

• 按一下關係式命令選項卡。

-or-

1. 按下 ALT 鍵，然後放開。

   便捷鍵即會顯示。

2. 按顯示在關係式命令選項卡上或最接近之便捷鍵中顯示的按鍵。

關係式命令的選項卡包含特定內容中必須執行的命令和功能。 例如，當您在設計檢視中開啟資料表時，關聯式索引鍵會包含只有在您于該視圖中使用資料表時才適用的命令。 另一個範例是，當您在設計檢視中開啟資料表時，名為設計的內容型命令索引鍵會顯示在進一步工具索引表旁邊。 當您按一下 [設計 > 按鈕 時，功能區會顯示只有在物件位於 [設計檢視時，

畫廊    

功能區也會使用一種稱為圖庫的控制項。 圖庫控制項的設計目的是將焦點放在取得您想要的結果上。 圖庫控制項不僅會顯示命令，還顯示使用這些命令的結果。 其構想是提供視覺方式，方便您流覽及查看 Access 2010 的功能，並著重于結果，而不是只專注于命令本身。

圖庫有不同的圖案和大小。 格線版面配置是一種向下的功能表式表示，甚至是功能區上的版面配置，將圖庫本身的內容放在功能區上。

隱藏功能區

有時候，您可能需要多一點空間來投入工作區域。 因此，功能區可以進行切換，只保留具有命令定位字元的直方欄。 若要隱藏功能區，請按兩下使用中的命令選項卡。 若要再次顯示，請再次按兩下使用中的命令選項卡。

快速存取工具列 (QAT)

快速存取工具列是功能區旁的工具列，可讓您單鍵存取命令。 預設命令集包括儲存、復原和取消復原，您可以自訂快速存取工具列，以包含您經常使用的其他命令。 您也可以修改工具列的位置，將工具列從預設的小大小變更為大型。 小型工具列會出現在功能區上的命令列旁邊。 當您切換到大型大小時，工具列會出現在功能區下方，並延伸其完整寬度。

開啟資料庫物件，例如資料表、表單或報表

• 在功能窗格中，按兩下物件。

  -or-

  在功能窗格中，選取物件，然後按 ENTER。

  -or-

• 在功能窗格中，以滑鼠右鍵按一下物件，然後按一下 [開啟。

請注意，您可以設定開啟物件的選項，只需按一下 [流覽選項 > 對話方塊即可開啟物件。

功能窗格可將資料庫物件分成多個類別，這些類別包含群組。 有些類別是預先定義的，您也可以建立自己的自訂群組。

根據預設，當您開啟資料庫時會出現功能窗格，包括以較舊版本 Access 建立的資料庫。 您可以設定程式選項，避免預設顯示功能窗格。 下列一組步驟說明如何採取每個動作。

顯示或隱藏功能窗格    

• 按一下功能窗格視窗右上角的按鈕， () F11。

防止預設顯示功能窗格

1. 按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [選項]。

   [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

2. 在左窗格中，按一下 [ 目前資料庫。

3. 在[導航窗格：

有關功能窗格的詳細資訊，請參閱使用功能窗格來查看 和管理物件一文。

頁面頂端

顯示或隱藏檔選項卡

1. 按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [選項]。

   [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

2. 在左窗格中，按一下 [ 目前資料庫。

3. 在應用程式 選項區 段的檔 視窗選項下，選取 Tab 鍵式檔。

4. 選取或清除 顯示檔選項卡 核取方塊。 清除核取方塊會關閉檔選項卡。

5. 按一下 [確定]。

   附註: 

   • 顯示 檔定位停駐點 設定是每個資料庫的設定。 您必須針對每個資料庫分別設定此設定。

   • 變更顯示 檔定位停駐點 設定後，您必須關閉並重新開啟資料庫，以查看變更生效。

   • 根據預設，使用 Access 建立的新資料庫會顯示檔選項卡。

   • 根據預設，使用較舊版本 Access 建立的資料庫會使用重迭的視窗。

頁面頂端

顯示或隱藏狀態列

1. 按一下 [檔案] 索引標籤，然後按一下 [選項]。

   [Access 選項] 對話方塊隨即出現。

2. 在左窗格中，按一下 [ 目前資料庫。

3. 在 應用程式選項下，選取或清除 顯示狀態列 核取方塊。 清除核取方塊會關閉狀態列的顯示。

4. 按一下 [確定]。

頁面頂端

使用迷你工具列來格式化文字

1. 選取要格式化的文字。

   迷你工具列會以透明的方式顯示在文字上方。

2. 使用迷你工具列來申請格式。

頁面頂端