Hướng dẫn về giao diện người dùng Access

Ribbon

Ribbon là thay thế chính cho menu và thanh công cụ. Nó chủ yếu bao gồm các tab có nhóm các nút.

Ribbon có các tab chính mà nhóm các lệnh thường dùng liên quan, các tab ngữ cảnh chỉ xuất hiện khi bạn có thể sử dụng chúng và thanh công cụ truy nhập nhanh, một thanh công cụ nhỏ mà bạn có thể tùy chỉnh các lệnh yêu thích của mình.

Trên tab ruy-băng, một số nút cung cấp cho bạn một bộ sưu tập các lựa chọn, trong khi những người khác khởi động một lệnh.

Dạng xem Backstage

Dạng xem Backstage chứa các lệnh và thông tin áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như nén và sửa chữa, cũng như các lệnh trên menu tệp trong các phiên bản cũ hơn, chẳng hạn như in.

Ngăn Dẫn hướng

Ngăn dẫn hướng giúp bạn tổ chức các đối tượng cơ sở dữ liệu của bạn và là phương tiện chính của việc mở hoặc thay đổi thiết kế của đối tượng cơ sở dữ liệu.

Ngăn dẫn hướng được sắp xếp theo thể loại và nhóm. Bạn có thể chọn từ nhiều tùy chọn tổ chức và cũng có thể tạo sơ đồ tổ chức tùy chỉnh của riêng bạn trong ngăn dẫn hướng. Theo mặc định, cơ sở dữ liệu mới dùng thể loại kiểu đối tượng, trong đó có các nhóm tương ứng với các loại đối tượng cơ sở dữ liệu khác nhau. Thể loại kiểu đối tượng tổ chức các đối tượng cơ sở dữ liệu trong một thời trang tương tự như hiển thị cơ sở dữ liệu mặc định từ các phiên bản trước đó.

Bạn có thể thu nhỏ cực tiểu ngăn dẫn hướng và bạn cũng có thể ẩn nó nhưng bạn không thể che khuất ngăn dẫn hướng bằng cách mở các đối tượng cơ sở dữ liệu ở phía trước.

Tạo cơ sở dữ liệu trống mới

1. Bắt đầu truy nhập từ menu bắt đầu hoặc từ lối tắt.

   Dạng xem Backstage xuất hiện.

2. Thực hiện một trong những thao tác sau:

   • Tạo cơ sở dữ liệu web mới

     1. Bên dưới mẫu sẵn dùng, bấm vào trang trống cơ sở dữ liệu web.

     2. Ở bên phải, bên dưới cơ sở dữ liệu web trống, hãy nhập tên cho tệp cơ sở dữ liệu của bạn trong hộp tên tệp hoặc sử dụng một tài liệu được cung cấp cho bạn.

     3. Bấm Tạo.

        Cơ sở dữ liệu mới được tạo ra và một bảng mới được mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

   • Tạo cơ sở dữ liệu trên máy tính mới

     1. Bên dưới mẫu sẵn dùng, hãy bấm cơ sở dữ liệu trống.

     2. Ở bên phải, bên dưới cơ sở dữ liệu trống, hãy nhập tên cho tệp cơ sở dữ liệu của bạn trong hộp tên tệp hoặc sử dụng tài liệu được cung cấp cho bạn.

     3. Bấm Tạo.

        Cơ sở dữ liệu mới được tạo ra và một bảng mới được mở trong dạng xem biểu dữ liệu.

Access cung cấp một số mẫu có sản phẩm và bạn có thể tải xuống thêm từ Office.com. Một mẫu Access là cơ sở dữ liệu được thiết kế sẵn hoàn chỉnh với các bảng, biểu mẫu và báo cáo được thiết kế chuyên nghiệp. Mẫu cho bạn một đầu lớn bắt đầu khi bạn tạo cơ sở dữ liệu mới.

Tạo cơ sở dữ liệu mới từ mẫu mẫu

1. Bắt đầu truy nhập từ menu bắt đầu hoặc từ lối tắt.

   Dạng xem Backstage xuất hiện.

2. Bấm mẫu mẫu, rồi duyệt các mẫu sẵn dùng.

3. Khi bạn tìm thấy mẫu mà bạn muốn sử dụng, hãy bấm vào mẫu đó.

4. Ở bên phải, trong hộp tên tệp, nhập tên tệp hoặc sử dụng tài trợ được cung cấp cho bạn.

5. Bấm Tạo.

   Access tạo cơ sở dữ liệu mới từ mẫu và mở ra.

Bạn có thể tải xuống các mẫu truy nhập bổ sung từ office.com trực tiếp từ dạng xem Backstage.

Tạo cơ sở dữ liệu mới từ mẫu Office.com

1. Bắt đầu truy nhập từ menu bắt đầu hoặc từ lối tắt.

   Dạng xem Backstage xuất hiện.

2. Bên dưới ngăn mẫu Office.com , bấm vào một thể loại và sau đó, khi các mẫu trong thể loại đó xuất hiện, hãy bấm vào một mẫu.

   Lưu ý: Bạn cũng có thể tìm kiếm một mẫu bằng cách sử dụng hộp tìm kiếm được cung cấp.

3. Trong hộp tên tệp , nhập tên tệp hoặc sử dụng tài kiện được cung cấp cho bạn.

4. Bấm vào Download (Tải xuống).

   Truy nhập tự động tải xuống mẫu, tạo cơ sở dữ liệu mới dựa trên mẫu đó, lưu trữ nó trong thư mục tài liệu của bạn (ví dụ, thư mục tài liệu của tôi) và mở cơ sở dữ liệu.

Khi bạn mở (hoặc tạo và mở) một cơ sở dữ liệu, Access sẽ thêm tên tệp và vị trí của cơ sở dữ liệu vào danh sách nội bộ của các tài liệu được sử dụng gần đây nhất. Danh sách này được hiển thị trên tab gần đây của dạng xem Backstage để bạn có thể dễ dàng mở cơ sở dữ liệu được sử dụng gần đây nhất của bạn.

Mở cơ sở dữ liệu được sử dụng gần đây

1. Bắt đầu truy nhập.

2. Trong dạng xem Backstage, bấm vào gần đây, rồi bấm vào cơ sở dữ liệu mà bạn muốn mở.

   Access sẽ mở cơ sở dữ liệu.

Mở một cơ sở dữ liệu từ dạng xem Backstage

1. Bắt đầu truy nhập.

2. Bấm vào tab tệp , rồi bấm mở. Khi mở hộp thoại xuất hiện, duyệt và chọn một tệp, rồi bấm mở.

   Cơ sở dữ liệu sẽ mở ra.

Đầu Trang

Chọn tab lệnh

1. Bắt đầu truy nhập.

2. Bấm vào tab bạn muốn.

-hoặc-

1. Bắt đầu truy nhập.

2. Nhấn và nhả phím ALT.

   Mẹo bàn phím xuất hiện.

3. Nhấn phím hoặc phím được hiển thị trong Mẹo bàn phím trên hoặc gần nhất với tab lệnh mà bạn muốn.

Bạn có thể thực thi lệnh một số cách khác nhau. Định tuyến nhanh nhất và trực tiếp nhất là sử dụng lối tắt bàn phím được liên kết với lệnh.

Để biết thêm thông tin về các lối tắt bàn phím, hãy xem lối tắt bàn phím để truy nhập.

Thực thi lệnh

1. Bắt đầu truy nhập.

2. Bấm vào tab thích hợp cho lệnh. Bảng sau đây cho thấy một mẫu người đại diện của tab và các lệnh sẵn dùng trên mỗi tab. Các tab và các lệnh sẵn có thay đổi tùy thuộc vào việc bạn đang làm gì.

1. Bấm vào điều khiển đại diện cho lệnh. Ngoài ra, nếu bạn biết lối tắt bàn phím cho lệnh từ phiên bản Access cũ hơn, hãy nhập lối tắt bàn phím bằng cách sử dụng bàn phím.

   -hoặc-

   Nhấn và nhả phím ALT.

   Các phím truy nhập xuất hiện.

   Nhấn phím hoặc phím được hiển thị trong Mẹo bàn phím được liên kết với lệnh mà bạn muốn.

Tab lệnh ngữ cảnh

Ngoài các tab lệnh chuẩn, Access cũng có các tab lệnh ngữ cảnh. Tùy theo ngữ cảnh của bạn (có nghĩa là đối tượng mà bạn đang làm việc và những gì bạn đang làm), một hoặc nhiều tab lệnh ngữ cảnh có thể xuất hiện bên cạnh các tab lệnh chuẩn.

Kích hoạt một tab lệnh ngữ cảnh

• Bấm vào tab lệnh theo ngữ cảnh.

-hoặc-

1. Nhấn và nhả phím ALT.

   Các phím truy nhập xuất hiện.

2. Nhấn phím hoặc phím được hiển thị trong khóa truy nhập xuất hiện trên hoặc gần nhất với tab lệnh theo ngữ cảnh.

Tab lệnh ngữ cảnh chứa các lệnh và tính năng mà bạn cần làm việc trong một ngữ cảnh cụ thể. Ví dụ, khi bạn mở một bảng trong dạng xem thiết kế, các tab ngữ cảnh chứa các lệnh chỉ áp dụng khi bạn đang làm việc với một bảng trong dạng xem đó. Ví dụ khác, khi bạn mở một bảng trong dạng xem thiết kế, tab lệnh theo ngữ cảnh có tên thiết kế sẽ xuất hiện bên cạnh tab công cụ nâng cao . Khi bạn bấm vào tab thiết kế , dải băng Hiển thị các lệnh sẵn dùng cho bạn chỉ khi đối tượng ở dạng xem thiết kế.

Viện    

Ruy-băng cũng sử dụng một loại điều khiển có tên là bộ sưu tập. Điều khiển bộ sưu tập được thiết kế để tập trung vào sự chú ý của bạn khi nhận được kết quả mong muốn. Thay vì chỉ hiển thị các lệnh, điều khiển bộ sưu tập Hiển thị kết quả của việc sử dụng các lệnh đó. Ý tưởng là cung cấp một cách trực quan để bạn duyệt và xem những gì Access 2010 có thể thực hiện, với tiêu điểm trên kết quả, chứ không phải chỉ tập trung vào các lệnh.

Bộ sưu tập đi kèm với các hình dạng và kích cỡ khác nhau. Có một bố trí lưới, một biểu diễn giống như menu giảm xuống, và thậm chí cả một bố trí trên Ribbon đặt nội dung của bộ sưu tập đó trên dải băng.

Ẩn dải băng

Đôi khi, bạn có thể cần thêm một chút dung lượng để cống hiến cho khu vực làm việc của mình. Vì lý do đó, Ribbon có thể được thu gọn để chỉ thanh đó với các tab lệnh vẫn còn. Để ẩn dải băng, hãy bấm đúp vào tab lệnh hiện hoạt. Để hiển thị lại, hãy bấm đúp vào tab lệnh hiện hoạt.

Thanh công cụ truy nhập nhanh (QAT)

Thanh công cụ truy nhập nhanh là một thanh công cụ liền kề với dải băng cho phép truy nhập bằng một lần bấm vào các lệnh. Bộ lệnh mặc định bao gồm lưu, hoàn tácvà làm lại và bạncó thể tùy chỉnh thanh công cụ truy nhập nhanh để bao gồm các lệnh khác mà bạn sử dụng thường xuyên. Bạn cũng có thể sửa đổi vị trí của thanh công cụ và thay đổi nó từ kích cỡ nhỏ mặc định thành kích cỡ lớn. Thanh công cụ nhỏ xuất hiện bên cạnh các tab lệnh trên ruy-băng. Khi bạn chuyển sang kích cỡ lớn, thanh công cụ sẽ xuất hiện bên dưới dải băng và mở rộng độ rộng đầy đủ của nó.

Mở một đối tượng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo

• Trong ngăn dẫn hướng, bấm đúp vào đối tượng.

  -hoặc-

  Trong ngăn dẫn hướng, chọn đối tượng, rồi nhấn ENTER.

  -hoặc-

• Trong ngăn dẫn hướng, bấm chuột phải vào một đối tượng, rồi bấm mở.

Lưu ý rằng bạn có thể đặt tùy chọn để mở đối tượng với một cú bấm chuột duy nhất trong hộp thoại tùy chọn dẫn hướng .

Ngăn dẫn hướng chia các đối tượng cơ sở dữ liệu của bạn thành các thể loại và các thể loại này chứa các nhóm. Một số thể loại được xác định trước cho bạn, và bạn cũng có thể tạo nhóm tùy chỉnh của riêng bạn.

Theo mặc định, ngăn dẫn hướng xuất hiện khi bạn mở cơ sở dữ liệu, bao gồm cơ sở dữ liệu được tạo trong các phiên bản Access trước đó. Bạn có thể ngăn không cho ngăn dẫn hướng xuất hiện theo mặc định bằng cách đặt tùy chọn chương trình. Các bước sau đây giải thích cách thực hiện từng thao tác.

Để hiện hoặc ẩn ngăn dẫn hướng    

• Bấm vào nút ở góc trên bên phải của ngăn dẫn hướng () hoặc nhấn F11.

Ngăn không cho ngăn dẫn hướng xuất hiện theo mặc định

1. Hãy bấm tab Tệp, rồi bấm Tùy chọn.

   Hộp thoại Tùy chọn Access sẽ xuất hiện.

2. Trong ngăn bên trái, bấm vào cơ sở dữ liệu hiện tại.

3. Bên dưới dẫn hướng, bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị ngăn dẫn hướng , rồi bấm OK.

Để biết thêm thông tin về ngăn dẫn hướng, hãy xem dạng xem bài viết và quản lý đối tượng bằng cách sử dụng ngăn dẫn hướng.

Đầu Trang

Hiển thị hoặc ẩn các tab Tài liệu

1. Hãy bấm tab Tệp, rồi bấm Tùy chọn.

   Hộp thoại Tùy chọn Access sẽ xuất hiện.

2. Trong ngăn bên trái, bấm vào cơ sở dữ liệu hiện tại.

3. Trong phần tùy chọn ứng dụng , bên dưới tùy chọn cửa sổ tài liệu, hãy chọn tài liệu theo tab.

4. Chọn hoặc xóa hộp kiểm Hiển thị các tab Tài liệu . Xóa hộp kiểm tắt các tab Tài liệu.

5. Bấm OK.

   Lưu ý: 

   • Thiết đặt tab Tài liệu Hiển thị là một thiết đặt trên cơ sở dữ liệu. Bạn phải đặt một cách độc lập cho từng cơ sở dữ liệu.

   • Sau khi bạn thay đổi thiết đặt tab Tài liệu Hiển thị , bạn phải đóng và mở lại cơ sở dữ liệu của mình để xem thay đổi có hiệu lực.

   • Cơ sở dữ liệu mới được tạo bằng cách sử dụng các tab Tài liệu Access Hiển thị theo mặc định.

   • Cơ sở dữ liệu được tạo bằng cách sử dụng phiên bản Access cũ hơn sử dụng Windows chồng lấp theo mặc định.

Đầu Trang

Hiển thị hoặc ẩn thanh trạng thái

1. Hãy bấm tab Tệp, rồi bấm Tùy chọn.

   Hộp thoại Tùy chọn Access sẽ xuất hiện.

2. Trong ngăn bên trái, bấm vào cơ sở dữ liệu hiện tại.

3. Bên dưới tùy chọn ứng dụng, chọn hoặc xóa hộp kiểm Hiển thị thanh trạng thái . Xóa hộp kiểm tắt màn hình hiển thị thanh trạng thái.

4. Bấm OK.

Đầu Trang

Định dạng văn bản bằng thanh công cụ mini

1. Chọn văn bản để định dạng.

   Thanh công cụ mini sẽ xuất hiện ở phía trên văn bản.

2. Áp dụng định dạng bằng thanh công cụ mini.

Đầu Trang