Aggiungere l'evento Fuori sede al calendario di Outlook di altri utenti

Passaggio 1: Aggiungere le ferie ai calendari dei colleghi

Quando si contrassegna il tempo come "fuori sede" nel calendario, i colleghi potranno vedere questa informazione quando cercano di pianificare una riunione. L'ideale, però, sarebbe poter avvisare in anticipo tutti contemporaneamente in caso di assenza, senza influire sullo stato di disponibilità degli altri o intasare i loro calendari. A tale scopo, è possibile impostare le proprie informazioni in modo che vengano visualizzate nei calendari dei colleghi come evento di un'intera giornata che, a differenza di un normale evento di un'intera giornata, che in genere viene indicato come tempo "occupato", viene invece visualizzato come tempo libero. La disponibilità dei colleghi rimane invariata.

1. In Calendario, nella scheda Home , selezionare Nuova riunione.

   Scelta rapida da tastiera  Per creare una nuova convocazione riunione, premere CTRL+MAIUSC+Q.

2. Digitare una descrizione nella casella Oggetto e, se si vuole, immettere un luogo nella casella Luogo .

3. Negli elenchi Ora inizio e Ora fine selezionare gli orari di inizio e di fine per il periodo di assenza dall'ufficio. Per le vacanze, si tratta in genere di giornate intere. In tal caso, selezionare la casella di controllo Giornata intera.

   Nota: Per impostazione predefinita, per la pianificazione Outlook usa l'impostazione del fuso orario corrente. Per pianificare l'assenza dall'ufficio in base a un fuso orario diverso, fare clic su Fusi orari nel gruppo Opzioni.

4. Nel gruppo Partecipanti , per Opzioni risposta, deselezionare Richiedi risposte nel pulsante a discesa.

5. Nel gruppo Opzioni per Mostra come fare clic su Disponibile nell'elenco a discesa. Se è già stato specificato che si tratta di un evento di un'intera giornata, l'opzione Mostra come è impostata automaticamente su Disponibile.

   Importante: 

   • Assicurarsi che l'impostazione di Mostra come sia Disponibile. In questo modo, i destinatari della convocazione riunione possono accettare la convocazione e aggiungere le ferie del mittente al proprio calendario, senza bloccare periodi di tempo nel proprio calendario. Durante le ferie del mittente, il calendario del destinatario indicherà comunque lo stato disponibile per la pianificazione.

   • Quando si sceglie un evento di un'intera giornata, l'ora di inizio dell'evento è mezzanotte. Per evitare che i colleghi ricevano avvisi in orari strani, impostare Promemoria su Nessuno.

6. Digitare tutte le informazioni da condividere con i destinatari.

7. Aggiungere i destinatari desiderati nella riga A.

8. Se si avvisano gli utenti di una serie di orari ricorrenti che si è lontani dall'ufficio, nel gruppo Opzioni selezionare Ricorrenza, selezionare il criterio di ricorrenza e quindi fare clic su OK.

9. Selezionare Invia.

Quando si invia la convocazione riunione con l'opzione Mostra come impostata su Disponibile, l'evento viene visualizzato nella parte superiore di ogni giorno nei calendari di Outlook dei colleghi, come promemoria visivo che non blocca le loro ore lavorative.

Passaggio 2: Bloccare il periodo di ferie nel calendario

Se è stata seguita la procedura nella sezione precedente, la convocazione riunione inviata è stata contrassegnata come tempo disponibile, in modo da non bloccare il tempo nei calendari delle altre persone. L'intervallo di tempo è tuttavia contrassegnato come disponibile anche nel proprio calendario. A questo punto, è necessario creare un appuntamento aggiuntivo per se stessi, in modo che altri utenti possano vedere che non si è disponibili durante il periodo specificato.

Un errore comune consiste nell'aprire l'elemento della convocazione riunione nel calendario e modificare l'impostazione Mostra come da Disponibile a Fuori sede dopo aver inviato la richiesta originale. Tuttavia, quando si esegue questa operazione, viene inviato un aggiornamento a tutti gli utenti a cui è stata inviata la convocazione riunione, cambiando da Disponibile a Fuori sede e vanificando i passaggi per evitare di eseguire questa operazione. È necessario creare un appuntamento duplicato nel calendario con l'impostazione Mostra come impostata su Fuori sede.

Quando le persone usano il calendario di Outlook per pianificare riunioni e altri eventi, possono vedere la disponibilità dell'utente, a meno che questo non abbia modificato le autorizzazioni per il proprio calendario per impedirne la visualizzazione. In genere, per gli appuntamenti, le riunioni e gli eventi l'opzione Mostra come è impostata su Occupato. È anche possibile creare elementi con l'impostazione Mostra come di Fuori sede. Gli elementi impostati su Fuori sede sono considerati simili agli elementi impostati su Occupato. Un utente non dovrebbe aspettarsi che tu sia disponibile in quel momento. Visivamente, i due tipi sono diversi: gli elementi impostati su Fuori sede vengono visualizzati con un colore viola, gli elementi impostati su Occupato sono identificati da un tema di colore blu. Questa differenza aiuta a mettere in evidenza il motivo per cui l'utente non è disponibile. Ad esempio, potrebbe essere possibile spostare un elemento Occupato in conflitto, ma probabilmente non si è in grado o non si è disposti a modificare un elemento Fuori sede , ad esempio la vacanza.

1. In Calendario, nella scheda Home , selezionare Nuovo appuntamento.

2. Nella casella Oggetto digitare un nome per il periodo di assenza.

3. In Ora inizio e Ora fine selezionare le date di inizio e fine del periodo di assenza.

4. Selezionare la casella di controllo Giornata intera.

5. Impostare Mostra come su Fuori sede.

6. Selezionare Salva e chiudi.