Faire une présentation PowerPoint

Que voulez-vous faire ?

• Télécharger un fichier PowerPoint avant une réunion planifiée

• Contrôler les personnes pouvant télécharger votre présentation

• Faire une présentation PowerPoint

  • Présenter un fichier PowerPoint que vous avez téléchargé auparavant pour une réunion

  • Présenter un fichier PowerPoint qui n'a pas encore été téléchargé

• Arrêter la présentation

• Contrôler ce que les autres personnes peuvent afficher pendant votre présentation

• Faire de tout le monde des présentateurs

• Changer de présentateur pendant une présentation

  • Préparer plusieurs présentateurs

  • Changer de présentateur

• Annoter une présentation

• Permettre à d'autres personnes d'annoter

• Insérer une image dans votre présentation PowerPoint

• Enregistrer une copie du fichier annoté

Télécharger un fichier PowerPoint avant une réunion planifiée

Si vous avez planifié une réunion, vous voulez peut-être télécharger votre présentation au préalable.

1. Ouvrez votre réunion depuis Microsoft Outlook en cliquant sur le lien Participer en ligne ou Participer à la réunion en ligne dans l'invitation.

2. Dans la fenêtre de la réunion, cliquez sur Partager, puis sur Présentation PowerPoint.

3. Double-cliquez sur le fichier PowerPoint que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Ouvrir. Une fois le fichier téléchargé et converti pour la présentation, les diapositives sont affichées dans la zone de la fenêtre de partage de la réunion qui se trouve à droite de la fenêtre de la réunion.

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Contrôler les personnes pouvant télécharger votre présentation

Afin de garder l'attention sur vous, votre présentation et pour éviter les distractions, vous voudrez peut-être restreindre la liste des personnes pouvant télécharger votre présentation ou vos documents.

• Après avoir téléchargé la présentation, dans la fenêtre de partage de la réunion, cliquez sur la flèche en regard de Contenu de la réunion ou du nom du fichier, cliquez sur la flèche en regard de votre fichier, pointez sur Rendre accessible à,, puis cliquez sur l'une des options suivantes :

  • Organisateur de la réunion    autorise uniquement la personne qui planifie la réunion à télécharger le fichier. Cette option peut vous intéresser si vous faites une présentation et que vous ne voulez pas que les participants de la réunion voient le contenu avant que vous ne l'ayez présenté.

  • Présentateurs     autorise uniquement les présentateurs à télécharger le fichier sur leurs ordinateurs.

  • Tout le monde    autorise l'organisateur, les présentateurs et les participants à télécharger le fichier sur leurs ordinateurs.

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Faire une présentation PowerPoint

Vous pouvez donner faire une présentation PowerPoint téléchargée auparavant pour une réunion ou rechercher un fichier PowerPoint et commencer sa présentation.

Arrêter la présentation

Pour arrêter une présentation, procédez comme suit :

• Dans le coin supérieur de la fenêtre de partage de la réunion, cliquez sur Arrêter la présentation.

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Contrôler ce que les autres personnes peuvent afficher pendant votre présentation

Si vous ne voulez pas que les invités voient la présentation à l'avance, vous pouvez les verrouiller sur votre affichage. Les autres présentateurs pourront cependant toujours regarder la présentation à l'avance.

1. Dans la fenêtre de la réunion, cliquez sur le bouton Options pour les personnes prenant part à cette conversation, puis cliquez sur Options de la réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Privilèges, dans Privilèges d'affichage séparés, cliquez sur Présentateur uniquement.

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Faire de tout le monde des présentateurs

Pour faire de tout le monde des présentateurs, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre de la réunion, cliquez sur le bouton Options pour les personnes prenant part à cette conversation, puis cliquez sur Options de la réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Présentateurs, cliquez sur Tout le monde, y compris les personnes externes à mon entreprise (aucune restriction).

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Changer de présentateur pendant une présentation

Les présentateurs peuvent se relayer pendant la présentation d'un fichier PowerPoint lors d'une réunion. Pendant qu'une personne présente, une autre peut avancer vers une diapo spécifique de la présentation ou même ouvrir un autre document pour le présenter.

Annoter une présentation

Annoter une présentation ne fait qu'ajouter des remarques sur la couche supérieure ou partagée d'une présentation, sans altérer le véritable fichier.

• Pour commencer à écrire ou à dessiner sur une présentation PowerPoint, utilisez les outils situés au bas de la fenêtre de partage de la réunion.

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Permettre à d'autres personnes d'annoter

Pour permettre aux participants à la réunion d'écrire ou de dessiner sur des diapositives PowerPoint, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre de la réunion, cliquez sur le bouton Options pour les personnes prenant part à cette conversation, puis cliquez sur Options de la réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Privilèges, dans la liste Privilèges d'annotation, cliquez sur Tout le monde ou sur Présentateurs uniquement.

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Insérer une image dans votre présentation PowerPoint

Pendant votre présentation, vous pouvez insérer une image dans le fichier PowerPoint, en procédant comme suit :

• Dans la fenêtre de la réunion, dans les outils d'annotation situés dans la partie inférieure de la fenêtre de partage de la réunion, cliquez sur l'icône Insérer une image, puis accédez à l'image à insérer et double-cliquez dessus.

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Enregistrer une copie du fichier annoté

• Dans la fenêtre de la réunion, dans les outils d'annotation situés dans la partie inférieure de la fenêtre de partage de la réunion, cliquez sur l'icône Enregistrer, puis accédez à l'emplacement choisi et cliquez sur Enregistrer.

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