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Mit Duet Enterprise für Microsoft SharePoint und SAP Server 2.0 können Sie Ihre SAP-Geschäftsprozesse in Microsoft SharePoint 2013 als Workflows anzeigen. Ein Workflow ist eine Reihe oder Gruppe erforderlicher Aufgaben in einem Prozess. Ein Workflow kann beispielsweise die Aufgabenreihe enthalten, die für die Genehmigung einer Geschäftsausgabe erforderlich sind, oder die Aufgaben, die ein Mitarbeiter für eine Urlaubsgenehmigung erledigen muss. Workflows unterstützen Organisationen bei der Verwendung und Verwaltung von konsistenten Geschäftsprozessen. Workflows verbessern die Effizienz Ihrer Organisation und erhöhen die Produktivität, da sich die Personen, die diese Aufgaben erledigen, auf ihre Arbeit konzentrieren können und nicht die Verwaltung des Workflows im Auge behalten müssen.
In diesem Artikel werden folgende Themen behandelt:
Informationen zu Workflows
Eine Möglichkeit zur Verwendung von Workflows besteht darin, Geschäftsanforderungen zu genehmigen. Wenn beispielsweise eine Geschäftsausgabe genehmigt werden muss, kann mit einem Workflow eine Ausgabengenehmigungsaufgabe zwecks Überprüfung und Genehmigung an unterschiedliche Personen gesendet werden.
Wenn der Ersteller des Workflows den Workflow startet, verwendet Duet Enterprise 2.0 SAP-Geschäftsprozesse und Genehmigungsregeln zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben an Workflowteilnehmer. Die Workflowteilnehmer erhalten eine E-Mail-Nachricht, mit der sie auf das Vorhandensein einer Aufgabe hingewiesen werden. Die Nachricht enthält einen Link zu dem Dokument, das genehmigt werden muss.
Der Workflow endet, wenn alle Teilnehmer ihre Aufgaben abgeschlossen haben. Nach Abschluss des Workflows benachrichtigt Duet Enterprise automatisch das SAP-System und teilt diesem mit, dass der Workflow abgeschlossen ist.
Verwenden von Workflows
Nach dem Start eines Workflows können Sie mit der Arbeit an Ihren Aufgaben beginnen. Sie verwalten Ihre Aufgaben direkt in Microsoft Outlook 2013 oder im Workflowaufgaben-Arbeitsbereich von SharePoint. Da jeder Workflow in SharePoint einen gesonderten Workflowaufgaben-Arbeitsbereich besitzt, finden Sie Aufgaben ggf. an einer Vielzahl von Orten. Wenn Sie Hilfe beim Finden von Aufgaben in Ihrer Umgebung benötigen, wenden Sie sich an den Workflow-Manager oder den Websiteadministrator.
Die Art und Weise, wie der Workflow-Manager die Workflowaufgaben einrichtet, bestimmt die Aktionen, die erfolgen müssen, um die Aufgabe zu erledigen. Die am häufigsten auftretenden Aktionen sind Genehmigen und Ablehnen, Ihre Aufgabe kann aber auch noch weitere Optionen umfassen. So haben Sie ggf. die Möglichkeit, Ihre Aufgabe zu überarbeiten oder erneut zuzuweisen. Möglicherweise sind Sie auch in der Lage, Änderungen an der Aufgabe einzufordern oder mit der Aufgabe verbundene Dokumente anzuzeigen. In manchen Fällen kann beim Abschließen einer Workflowaufgabe eine weitere Aufgabe im Workflow generiert werden.
Anzeigen oder Reagieren auf eine Workflowaufgabe aus eine E-Mail-Benachrichtigung
Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wird, erhalten Sie automatisch eine Aufgabenbenachrichtigung an Ihren Outlook-Posteingang. Sie können die Aufgabe von der Benachrichtigung aus öffnen.
So zeigen Sie eine Workflowaufgabe aus einer E-Mail-Benachrichtigung an oder reagieren darauf
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Öffnen Sie im Outlook-Posteingang die Nachricht, die die Aufgabe enthält.
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Klicken Sie auf diese Aufgabe öffnen
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Wählen Sie im Aufgabenfenster ein geeignetes Ergebnis für die Aufgabe aus, wie Genehmigen, Ablehnen oder ein anderes Ergebnis, das von der Aufgabe unterstützt wird.
Reagieren auf eine Workflowaufgabe aus einem Workflowaufgaben-Arbeitsbereich
Ein Workflowaufgaben-Arbeitsbereich ist eine SharePoint-Website, die alle Aufgaben für einen Workflowaufgabentyp enthält. Diese Website wird erstellt, wenn ein SharePoint-Administrator einen SAP-Workflowaufgabentyp einrichtet.
Hinweis: Websiteentwickler können den Workflowaufgaben-Arbeitsbereich an einzelne geschäftliche Anforderungen anpassen. In diesem Verfahren sind die Schritte zum Durchführen einer Aufgabe im Workflowaufgaben-Standardarbeitsbereich aufgeführt.
So zeigen Sie eine Workflowaufgabe im Workflowaufgaben-Arbeitsbereich an
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Navigieren Sie im Browser zu dem Workflowaufgaben-Arbeitsbereich.
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Klicken Sie auf der Website des Arbeitsbereichs auf die Aufgabe, die Sie durchführen möchten. Hierdurch wird die Seite Aufgabendetails geöffnet.
Auf der Seite Aufgabendetails werden die Geschäftsprozessoptionen angezeigt, die für Ihre SAP-Autorisierungs- und SharePoint-Berechtigungsstufen verfügbar sind. -
Prüfen Sie auf der Seite Aufgabendetails alle verfügbaren Informationen wie Links oder beigefügte Dokumente, die Ihnen helfen, die Aufgabe ordnungsgemäß zu erledigen.
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Klicken Sie auf das geeignete Aufgabenergebnis wie Genehmigen, Ablehnen oder ein anderes Ergebnis, das von Ihrer Aufgabe unterstützt wird.
