Introducción a los indicadores de estado de SharePoint

Indicador de estado basado en lista de SharePoint

listas de SharePoint Server 2010 son excelentes formas para realizar un seguimiento de los elementos. Por ejemplo, puede crear una lista que muestra el estado de los contratos de empresa y crear un indicador de estado que indica el porcentaje de contratos activos o contratos que están completas. Las listas pueden contener elementos que forman parte de un flujo de trabajo o la participación de los empleados en los programas de formación de informe.

Puede usar un indicador de estado para realizar un seguimiento de cuánto tiempo llevan abiertos los problemas o las tareas, cuántos hay abiertos y qué porcentaje de una tarea está completo. También puede realizar un seguimiento de totales, como la cantidad de tiempo que un problema estuvo abierto o la cantidad total de ventas en una región.

Para crear un indicador de estado nuevo basado en una lista de SharePoint, siga estos pasos:

1. En la página Nuevo elemento, en Lista de SharePoint y vista, en el cuadro Dirección URL de lista, escriba la dirección URL de la lista o biblioteca.

   Nota: La lista de SharePoint o la biblioteca debe estar en el mismo sitio.

2. En el cuadro Vista, seleccione la vista que contiene los elementos que desea usar en el indicador de estado.

3. En Cálculo de valor, seleccione el método de cálculo que desea usar para calcular el objetivo del indicador de estado. La siguiente tabla describe las opciones de cálculo.

1. En la sección Reglas de iconos de estado, haga lo siguiente:

   • En la lista desplegable Son mejores los valores, seleccione mayores para que SharePoint cambie los iconos cuando los valores que se incrementan alcancen o superen los umbrales de objetivo o advertencia. Seleccione menores para que SharePoint cambie los iconos cuando los valores que disminuyen alcancen o superen los umbrales de objetivo o advertencia.

   • En el cuadro Mostrar cuando el valor haya alcanzado o excedido el objetivo, escriba el valor del objetivo. Cuando el valor del indicador alcanza este objetivo, SharePoint cambia el icono para mostrar que el rendimiento está de acuerdo con lo establecido.

   • En el cuadro Mostrar cuando el valor haya alcanzado o excedido la advertencia, escriba el valor con el cual el rendimiento no es aceptable. SharePoint cambia el icono para advertir de que hay un posible problema.

2. (Opcional) En la sección Vínculo de detalles, en el cuadro Página de detalles, escriba la dirección URL de la página que proporciona información más detallada sobre este indicador, como la lista de origen del indicador.

3. (Opcional) en la sección Reglas de actualización, active la opción que determina si se actualiza el indicador SharePoint Server 2010 valores cada vez que un nuevo usuario abre la lista, o el indicador de valores cuando el usuario actualiza manualmente los valores de un menú de actualizaciones.

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Indicador de estado basado en Excel

Puede basar un indicador de estado de los datos en un libro de Excel que guardar o publicar en el sitio SharePoint Server 2010. Como los datos de los cambios del libro, SharePoint Server 2010 actualiza automáticamente los valores en el indicador de estado. Además, puede mostrar el libro en la misma página Web.

Para crear un nuevo indicador de estado basado en un libro de Excel, siga estos pasos:

1. En la página Nuevo elemento, en los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.

2. (Opcional) En el cuadro Comentarios, escriba comentarios. Por ejemplo, puede incluir información para ayudar a quienes ven el indicador a comprender lo que éste representa.

3. En la sección Valor de indicador, en el cuadro Dirección URL del libro, escriba la dirección URL del libro de Excel que contiene los datos y los cálculos para el indicador. El libro de Excel Services debe guardarse en una biblioteca de SharePoint que se encuentra en el mismo sitio.

4. En el cuadro Dirección de celda para valor de indicador, escriba la dirección de la celda que contiene el valor real para el indicador. También puede hacer clic en el botón Examinarpara examinar el libro que especificó en la dirección URL en el paso 3 y luego seleccionar la celda que contiene los valores que desea usar en el indicador de estado.

5. En la sección Reglas de iconos de estado, haga lo siguiente:

   • En la lista desplegable Son mejores los valores, seleccione mayores para que SharePoint cambie los iconos cuando los valores que se incrementan alcancen o superen los umbrales de objetivo o advertencia. Seleccione menores para que SharePoint cambie los iconos cuando los valores que disminuyen alcancen o superen los umbrales de objetivo o advertencia.

   • En el cuadro Mostrar cuando el valor haya alcanzado o excedido el objetivo, escriba el valor del objetivo. Cuando el valor del indicador alcanza este objetivo, SharePoint cambia el icono para mostrar que el rendimiento está de acuerdo con lo establecido.

   • En el cuadro Mostrar cuando el valor haya alcanzado o excedido la advertencia, escriba el valor con el cual el rendimiento no es aceptable. SharePoint cambia el icono para advertir de que hay un posible problema.

6. (Opcional) En la sección Vínculo de detalles, en el cuadro Página de detalles, escriba la dirección URL de la página que proporciona información más detallada sobre este indicador, como la lista de origen del indicador.

7. (Opcional) en la sección Reglas de actualización, active la opción que determina si se actualiza el indicador SharePoint Server 2010 valores cada vez que un nuevo usuario abre la lista, o el indicador de valores cuando el usuario actualiza manualmente los valores de un menú de actualizaciones.

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Indicador de estado basado en SQL Server Analysis Services

SharePoint Server 2010 puede importar KPI de SQL Server Analysis Services (SSAS), un componente de SQL Server 2005 y SQL Server 2008. Analista de base de datos o el Administrador de sistemas normalmente configura estos KPI y agrega el archivo de conexión de datos a la biblioteca de conexión de datos en un sitio del centro de inteligencia empresarial. A continuación, cualquier usuario con los permisos adecuados puede obtener acceso a la base de datos y un vínculo a los KPI de Analysis Services

SSAS permite a los analistas definir KPI versátiles y flexibles basados en datos multidimensionales. Sin embargo, solo se puede definir y administrar un KPI de SSAS cuando se trabaja en SSAS. Un analista puede usar comandos en SSAS para crear y administrar las propiedades de cualquier KPI, como el objetivo de rendimiento, el icono de estado y los valores de los umbrales en los cuales un icono cambia de color para indicar un cambio en el estado del rendimiento.

Puede cambiar el nombre para mostrar de un KPI que importa a una lista de estado, pero no puede cambiar el resto de las propiedades del KPI mientras trabaja en SharePoint Server 2010.

Para importan un KPI de SSAS, siga estos pasos.

1. En la página Nuevo elemento, en el cuadro Conexión de datos, escriba la dirección URL del archivo de conexión de datos (.odc) de Microsoft Office o haga clic en el botón Examinar para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar un activo e ir hasta el archivo .odc.

2. En el cuadro Sólo mostrar KPI de la carpeta de presentación, seleccione la carpeta de presentación de la base de datos de Analysis Services que contiene el KPI.

3. En el cuadro Lista KPI, seleccione el KPI que desea, por ejemplo, Ingresos totales o Promedio de margen de beneficios.

4. Seleccione la casilla de verificación incluir indicadores secundarios para mostrar todos los indicadores secundarios del KPI seleccionado. Si el KPI seleccionado tiene indicadores secundarios, la lista de estado muestra los indicadores primarios y secundarios en una jerarquía.
   La siguiente ilustración muestra un KPI importado (Ingresos netos ) que tiene tres indicadores de secundarios (beneficios, gastos de explotación y financiera margen bruto ).

1. En los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción (opcional) para el indicador.

2. (Opcional) En el cuadro Comentarios, escriba comentarios. Por ejemplo, puede incluir información para ayudar a quienes ven el KPI a comprender lo que éste representa.

3. (Opcional) En la sección Vínculo de detalles, en el cuadro Página de detalles, escriba la dirección URL de la página que proporciona información más detallada sobre este indicador, como el origen de datos del indicador.

4. (Opcional) en la sección Reglas de actualización, active la opción que determina si se actualiza el indicador SharePoint Server 2010 valores cada vez que un nuevo usuario abre la lista, o el indicador de valores cuando el usuario actualiza manualmente los valores de un menú de actualizaciones.

   Nota: Las Reglas de iconos de estado de un indicador que importa un KPI de Analysis Services se preestablecidos analista de base de datos...

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Indicador de estado basado en un valor fijo

Es posible que en algunas situaciones desee escribir valores manualmente para un indicador de estado. Quizás el indicador se basa en información no estructurada, como un mensaje de correo electrónico, o tiene un proyecto único para el que realizar un seguimiento.

1. En la página Nuevo elemento, en los cuadros Nombre y Descripción, escriba un nombre y una descripción opcional para el indicador.

2. (Opcional) En el cuadro Comentarios, escriba comentarios. Por ejemplo, puede incluir información para ayudar a quienes ven el indicador a comprender lo que éste representa.

3. Escriba el valor numérico del progreso hasta el momento.

4. En la sección Reglas de iconos de estado, haga lo siguiente:

   • En la lista desplegable Son mejores los valores, seleccione mayores para que SharePoint cambie los iconos cuando los valores que se incrementan alcancen o superen los umbrales de objetivo o advertencia. Seleccione menores para que SharePoint cambie los iconos cuando los valores que disminuyen alcancen o superen los umbrales de objetivo o advertencia.

   • En el cuadro Mostrar cuando el valor haya alcanzado o excedido el objetivo, escriba el valor del objetivo. Cuando el valor del indicador alcanza este objetivo, SharePoint cambia el icono para mostrar que el rendimiento está de acuerdo con lo establecido.

   • En el cuadro Mostrar cuando el valor haya alcanzado o excedido la advertencia, escriba el valor con el cual el rendimiento no es aceptable. SharePoint cambia el icono para advertir de que hay un posible problema.

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