Tìm các bản ghi có giá trị trên cùng hoặc dưới cùng trong một nhóm hoặc trường

Chọn giữa truy vấn giá trị hàng đầu và bộ lọc

Để xác định xem bạn nên tạo truy vấn giá trị hàng đầu hay áp dụng bộ lọc, hãy cân nhắc những điều sau đây:

• Nếu bạn muốn trả về các bản ghi chứa giá trị cao nhất hoặc thấp nhất trong một trường và bạn không biết giá trị trường trên cùng hoặc dưới cùng chính xác (hoặc chúng không quan trọng), bạn tạo một truy vấn giá trị hàng đầu.

• Nếu bạn muốn trả về tất cả các bản ghi có giá trị trong một trường khớp hoặc nhỏ hơn hoặc lớn hơn một giá trị mà bạn quan tâm, bạn sẽ áp dụng một bộ lọc. Ví dụ: để xem các sản phẩm có giá từ $50 đến $100, bạn hãy áp dụng bộ lọc. Hình này minh họa một bộ lọc mẫu trong dạng xem Thiết kế truy vấn và kết quả mà một bộ lọc như vậy có thể tạo ra:

  

  Để biết thêm thông tin về cách tạo và sử dụng bộ lọc, hãy xem bài viết Áp dụng bộ lọc để xem các bản ghi được chọn trong cơ sở dữ liệu Access.

Quy tắc tạo và sử dụng các truy vấn giá trị hàng đầu

Khi bạn tiếp tục, hãy nhớ rằng, bất kể loại truy vấn (truy vấn chọn hoặc truy vấn tổng), bạn phải sử dụng các trường có chứa dữ liệu mô tả, chẳng hạn như tên nhân viên hoặc sản phẩm và trường có chứa các giá trị đầu hoặc cuối mà bạn muốn tìm, chẳng hạn như giá hoặc trường ngày. Bạn có thể sử dụng nhiều trường dữ liệu và nếu bạn sử dụng truy vấn tổng thì trường dữ liệu của bạn thường nên bao gồm thông tin thể loại, chẳng hạn như trường thành phố hoặc quốc gia/khu vực. Bạn chỉ có thể bỏ qua dữ liệu thể loại khi bạn tạo một truy vấn tổng chạy đối với tất cả các bản ghi, chẳng hạn như "hiển thị cho tôi năm phần trăm hàng đầu của các đơn hàng đắt tiền nhất". Ngoài ra, bạn có thể sử dụng truy vấn chọn hoặc truy vấn tổng để tìm các giá trị trên cùng và dưới cùng trong một nhóm các bản ghi hoặc bản ghi thuộc thể loại. Để biết thêm thông tin về cách làm như vậy, hãy xem mục Tìm các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng cho các bản ghi trong thể loại hoặc nhóm, ở phần sau trong bài viết này.

Tạo truy vấn giá trị hàng đầu cơ bản

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm vào bảng bạn muốn sử dụng trong truy vấn, bấm Thêm để đặt bảng vào lưới thiết kế, rồi bấm vào Đóng.
   -or-Double-click
   the table.
   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy thêm bảng Nhân viên vào truy vấn.

3. Thêm các trường bạn muốn sử dụng trong truy vấn vào lưới thiết kế. Bạn có thể bấm đúp vào từng trường hoặc kéo và thả từng trường vào một ô trống trong hàng Trường.
   Nếu bạn sử dụng bảng mẫu, hãy thêm các trường Tên, Họ và Ngày Sinh.

4. Trong trường có chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn (trường Ngày Sinh, nếu bạn sử dụng bảng mẫu), hãy bấm vào hàng Sắp xếp và chọn Tăng dần hoặc Giảm dần.
   Nếu trường giá trị của bạn chứa số, chẳng hạn như giá cả hoặc số liệu bán hàng, thứ tự sắp xếp Tăng dần sẽ trả về giá trị thấp nhất và thứ tự sắp xếp Giảm dần sẽ trả về các giá trị cao nhất. Nếu trường giá trị của bạn chứa ngày, thứ tự sắp xếp Giảm dần sẽ trả về ngày gần đây nhất, trong khi Tăng dần sẽ trả về ngày sớm nhất.
   

   Quan trọng: Bạn phải đặt hàng Sắp xếp thành Chỉ tăng dần hoặc Giảm dần đối với các trường chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng. Nếu bạn chỉ định thứ tự sắp xếp cho một trường không phải là trường chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng của bạn — ví dụ: ProductName thay vì Giá — truy vấn sẽ không trả về kết quả bạn muốn.

5. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Thiết lập Truy vấn, bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Trở về (danh sách Giá trị Hàng đầu), rồi nhập số hoặc tỷ lệ phần trăm bản ghi bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

6. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

7. Lưu truy vấn và tiếp tục mở để sử dụng trong các bước tiếp theo.

Bạn có thể thấy loại truy vấn giá trị hàng đầu này có thể trả lời các câu hỏi cơ bản, chẳng hạn như ai là người già nhất hoặc trẻ nhất trong công ty. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách sử dụng biểu thức và các tiêu chí khác để tăng sức mạnh và tính linh hoạt cho truy vấn. Tiêu chí được hiển thị trong bước tiếp theo sẽ trả về ba ngày sinh tiếp theo của nhân viên.

Thêm tiêu chí vào truy vấn

1. Mở, trong dạng xem Thiết kế, truy vấn mà bạn đã tạo trong các bước trước đó.

2. Trong lưới thiết kế truy vấn, ở cột bên phải cột Ngày Sinh, sao chép và dán hoặc nhập biểu thức Expr1: DatePart("m",[Ngày Sinh]). Hàm DatePart trích xuất phần tháng của giá trị trong trường Ngày Sinh.

3. Ở bên phải cột chứa biểu thức của bạn, hãy sao chép và dán hoặc nhập biểu thức Expr2: DatePart("d",[Ngày Sinh]). Trong trường hợp này, hàm DatePart trích xuất phần ngày của giá trị trong trường Ngày Sinh.

4. Bỏ chọn hộp kiểm trong hàng Hiển thị cho từng biểu thức, rồi bấm vào ô Sắp xếp cho từng biểu thức và chọn Tăng dần.

5. Hoặc bạn có thể chỉ định một tiêu chí để giới hạn phạm vi truy vấn. Khi bạn xác định tiêu chí, truy vấn sẽ chỉ sắp xếp các bản ghi đáp ứng tiêu chí và xác định các giá trị trường trên cùng hoặc dưới cùng từ bên trong danh sách được sắp xếp.
   Để tiếp tục với dữ liệu mẫu, trong hàng Tiêu chí của trường Ngày Sinh, hãy nhập hoặc sao chép và dán biểu thức này:

   Month([Ngày Sinh]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Biểu thức này thực hiện như sau: Phần tháng([Ngày_Sinh]) > Month(Date()) sẽ kiểm tra ngày sinh của từng nhân viên để xem liệu ngày sinh có rơi vào tháng trong tương lai không và nếu đúng, hãy đưa các bản ghi đó vào truy vấn. Phần Month([Ngày_Sinh])= Month(Date()) And Day([Ngày_Sinh])>Day(Date()) của biểu thức sẽ kiểm tra các ngày sinh diễn ra trong tháng hiện tại để xem ngày sinh có rơi vào hoặc sau ngày hiện tại hay không. Nếu điều kiện đó đúng, hàm sẽ bao gồm các bản ghi đó trong kết quả truy vấn. Để tóm tắt, biểu thức này bỏ qua mọi bản ghi có ngày sinh nằm trong khoảng từ ngày 1 tháng 1 đến ngày bạn chạy truy vấn.

   Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết Ví dụ về tiêu chí truy vấn.

6. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Thiết lập Truy vấn, bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Trở về (danh sách Giá trị Hàng đầu), rồi nhập số hoặc tỷ lệ phần trăm bản ghi bạn muốn xem hoặc chọn một tùy chọn từ danh sách.

7. Bấm Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Tạo truy vấn tổng

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Chọn bảng bạn muốn làm việc, bấm Thêm, rồi bấm Đóng sau khi bạn đã hoàn tất việc thêm bảng.
   -or-Double-click
   the tables that you want to use, and then click Close. Mỗi bảng xuất hiện trong lưới thiết kế. Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu được liệt kê ở trên, bạn hãy thêm bảng Danh mục và Sản phẩm.

3. Bấm đúp vào các trường bảng bạn muốn sử dụng ở truy vấn của mình.
   Tại thời điểm này, hãy đảm bảo rằng bạn chỉ thêm các trường nhóm và trường giá trị vào truy vấn. Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu được liệt kê trong bảng trước đó, bạn thêm trường Tên Thể loại từ bảng Danh mục và trường Giá từ bảng Sản phẩm.

4. Hoặc bạn có thể chỉ định tiêu chí để giới hạn phạm vi truy vấn.
   Chỉ những bản ghi đáp ứng tiêu chí mới được sắp xếp và các giá trị trường trên cùng và dưới cùng sẽ được xác định trong danh sách đã sắp xếp này. Ví dụ: để loại trừ các sản phẩm trong thể loại Thể thao, bạn thêm biểu thức này vào hàng Tiêu chí của trường Tên Thể loại:<>"Thể thao".
   Để xem thêm ví dụ về biểu thức tiêu chí truy vấn, hãy xem bài viết Ví dụ về tiêu chí truy vấn.

5. Chuyển đổi truy vấn thành truy vấn tổng.

   1. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Hiển thị/Ẩn, bấm Tổng.

      Hàng Tổng xuất hiện trong lưới thiết kế.

6. Đảm bảo rằng ô Tổng của mỗi trường nhóm được đặt thành Nhóm Theo, rồi đặt ô Tổng của trường giá trị (trường chứa các giá trị trên cùng hoặc dưới cùng) thành Lớn nhất hoặc Nhỏ nhất.
   Việc chọn Tối đa sẽ trả về giá trị lớn nhất trong trường số và giá trị ngày hoặc giờ gần đây nhất trong trường Ngày/Giờ. Việc chọn Min sẽ trả về giá trị nhỏ nhất trong trường số và giá trị ngày hoặc giờ sớm nhất trong trường Ngày/Giờ. Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy đặt ô Tổng của trường Tên Thể loại thành Nhóm Theo và ô Tổng của trường Giá thành Tối đa hoặc Nhỏ nhất.

7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Công cụ, hãy đảm bảo rằng danh sách Trả về được đặt thành Tất cả, rồi bấm vào Chạy để chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.
   

   Lưu ý: Tùy thuộc vào hàm bạn đã chọn ở bước 7, Access sẽ thay đổi tên của trường giá trị trong truy vấn thành MaxOfFieldName hoặc MinOfFieldName. Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu, Access sẽ đổi tên trường MaxOfPricehoặc MinOfPrice.

8. Lưu truy vấn và đi đến các bước tiếp theo.

Truy vấn không trả về tên sản phẩm hoặc bất kỳ thông tin nào khác về sản phẩm. Để xem dữ liệu bổ sung đó, bạn cần tạo truy vấn thứ hai kết hợp truy vấn bạn vừa tạo. Các bước tiếp theo sẽ giải thích cách tạo truy vấn thứ hai này.

Tạo truy vấn thứ hai để xem thêm dữ liệu

1. Trên tab Tạo, trong nhóm Truy vấn, bấm Thiết kế Truy vấn.

2. Bấm vào tab Truy vấn, rồi bấm đúp vào truy vấn tổng mà bạn đã tạo trong mục trước đó.

3. Bấm vào tab Bảng và thêm các bảng mà bạn đã sử dụng trong truy vấn tổng cộng với bất kỳ bảng nào có chứa dữ liệu liên quan khác mà bạn muốn xem.
   Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu được liệt kê trước đó, bạn thêm bảng Danh mục, Sản phẩm và Nhà cung cấp vào truy vấn mới của mình.

4. Nối các trường trong truy vấn tổng vào các trường tương ứng của chúng trong bảng mẹ. Để thực hiện điều này, hãy kéo từng trường trong truy vấn tổng vào trường tương ứng của trường đó trong bảng.

   Nếu bạn sử dụng dữ liệu mẫu, hãy kéo trường Tên Thể loại trong truy vấn tổng vào trường Tên Thể loại trong bảng Thể loại. Sau đó, bạn kéo trường MaxOfPrice trong truy vấn tổng vào trường Giá trong bảng Sản phẩm. Các kết nối cho phép truy vấn chọn mới của bạn tập hợp dữ liệu trong truy vấn tổng và dữ liệu trong các bảng khác.

5. Trong cửa sổ của truy vấn tổng, bấm đúp vào dấu sao để thêm toàn bộ truy vấn vào lưới thiết kế, rồi kéo trường bổ sung từ các bảng khác trong truy vấn.

   Nếu bạn sử dụng các bảng mẫu, bạn bấm đúp vào truy vấn tổng mà bạn đã tạo trong mục trước đó, rồi thêm các trường Tên Sản phẩm và Nhà cung cấp từ bảng Sản phẩm và Nhà cung cấp tương ứng.

6. Hoặc bạn có thể chỉ định thứ tự sắp xếp cho một hoặc nhiều cột.
   Ví dụ: để liệt kê các thể loại theo thứ tự bảng chữ cái, hãy đặt ô Sắp xếp của cột Tên Thể loại thành Tăng dần.

7. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kết quả, bấm Chạy.

   Thao tác này sẽ chạy truy vấn và hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang

Tạo truy vấn tạo bảng

1. Với truy vấn giá trị hàng đầu của bạn đang mở trong dạng xem Thiết kế:

   Trên tab Thiết kế, trong nhóm Loại Truy vấn, hãy bấm vào Tạo Bảng.
   Hộp thoại Tạo Bảng xuất hiện.

2. Trong hộp Tên Bảng , nhập tên cho bảng sẽ lưu trữ các bản ghi trên cùng và dưới cùng. Ví dụ: nhập Bản ghi Trên cùng và Dưới cùng, rồi bấm OK.
   Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu, truy vấn sẽ tạo bảng và thay thế giá trị trên cùng bằng dữ liệu hiện tại.

3. Lưu và đóng truy vấn.

Tạo truy vấn chắp thêm

1. Mở truy vấn giá trị cuối cùng của bạn trong dạng xem Thiết kế.

2. Trên tab Thiết kế, trong nhóm Kiểu Truy vấn, hãy bấm Chắp thêm.

3. Trong hộp thoại Chắp thêm, nhập cùng tên bạn đã nhập trong hộp thoại Tạo Bảng.
   Ví dụ: nhập Bản ghi Trên cùng và Dưới cùng, rồi bấm OK. Mỗi lần bạn chạy truy vấn, thay vì hiển thị kết quả trong dạng xem Biểu dữ liệu, truy vấn sẽ chắp thêm bản ghi vào bảng Bản ghi Trên cùng và Dưới cùng.

4. Lưu và đóng truy vấn.

Chạy truy vấn

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để chạy hai truy vấn.

• Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm đúp vào truy vấn giá trị trên cùng và bấm Có trong thư.

• Bấm đúp vào truy vấn Giá trị Dưới cùng và bấm Có trong thư.

• Mở bảng bản ghi trên cùng và dưới cùng trong dạng xem Biểu dữ liệu.

Đầu Trang