การค้นหาระเบียนที่มีค่าสูงสุดหรือค่าต่ำสุดในกลุ่มหรือเขตข้อมูล

การเลือกระหว่างคิวรีที่มีค่าสูงสุดและตัวกรอง

เมื่อต้องการกําหนดว่าคุณควรสร้างคิวรีค่าสูงสุดหรือนําตัวกรองไปใช้ ให้พิจารณาดังต่อไปนี้:

• ถ้าคุณต้องการส่งกลับระเบียนที่มีค่าสูงสุดหรือต่ําสุดในเขตข้อมูล และคุณไม่ทราบค่าเขตข้อมูลบนสุดหรือล่างสุด (หรือไม่สําคัญ) ให้คุณสร้างคิวรีที่มีค่าสูงสุด

• ถ้าคุณต้องการส่งกลับระเบียนทั้งหมดที่ค่าในเขตข้อมูลตรงกัน หรือมีค่าน้อยกว่าหรือมากกว่าค่าที่คุณสนใจ ให้คุณใช้ตัวกรอง ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการดูผลิตภัณฑ์ที่มีราคาระหว่าง $50 และ $100 ให้คุณใช้ตัวกรอง รูปนี้แสดงตัวกรองตัวอย่างในมุมมองออกแบบคิวรีและผลลัพธ์ที่ตัวกรองสามารถสร้างได้ ดังนี้

  

  สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างและการใช้ตัวกรอง ให้ดูบทความ นําตัวกรองไปใช้เพื่อดูระเบียนที่เลือกในฐานข้อมูล Access

กฎสําหรับการสร้างและการใช้คิวรีค่าสูงสุด

ขณะที่คุณดําเนินการ โปรดจําไว้ว่า โดยไม่คํานึงถึงชนิดคิวรี (คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลหรือคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูล) คุณต้องใช้เขตข้อมูลที่มีข้อมูลอธิบาย เช่น ชื่อพนักงานหรือผลิตภัณฑ์ และเขตข้อมูลที่มีค่าสูงสุดหรือค่าต่ําสุดที่คุณต้องการค้นหา เช่น ราคาหรือเขตข้อมูลวันที่ คุณสามารถใช้เขตข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งเขตข้อมูล และถ้าคุณใช้คิวรีแบบใช้หาผลรวม เขตข้อมูลข้อมูลของคุณมักจะมีข้อมูลประเภท เช่น เมืองหรือเขตข้อมูลประเทศ/ภูมิภาค คุณสามารถละข้อมูลประเภทได้เฉพาะเมื่อคุณสร้างคิวรีผลรวมที่เรียกใช้กับระเบียนทั้งหมด เท่านั้น เช่น "แสดงเปอร์เซ็นต์สูงสุดห้าเปอร์เซ็นต์ของคําสั่งซื้อที่แพงที่สุด" นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลหรือคิวรีแบบใช้หาผลรวมเพื่อค้นหาค่าสูงสุดและค่าต่ําสุดในกลุ่มระเบียนหรือระเบียนที่อยู่ในประเภทได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดําเนินการดังกล่าว ให้ดูที่ส่วน ค้นหาค่าสูงสุดหรือต่ําสุดสําหรับระเบียนในประเภทหรือกลุ่ม ในบทความนี้

สร้างคิวรีค่าสูงสุดพื้นฐาน

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. คลิกตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรี คลิก เพิ่ม เพื่อวางตารางในตารางออกแบบ แล้วคลิก ปิด
   -หรือดับเบิลคลิก
   ที่ตาราง
   ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่าง ให้เพิ่มตาราง Employees ลงในคิวรี

3. เพิ่มเขตข้อมูลที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณลงในตารางออกแบบ คุณสามารถดับเบิลคลิกที่แต่ละเขตข้อมูล หรือลากแล้วปล่อยแต่ละเขตข้อมูลบนเซลล์ว่างในแถว เขตข้อมูล
   ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง ให้เพิ่มเขตข้อมูล ชื่อ นามสกุล และ วันเกิด

4. ในเขตข้อมูลที่มีค่าสูงสุดหรือค่าต่ําสุดของคุณ (เขตข้อมูล วันเกิด ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง) ให้คลิกแถว เรียงลําดับ แล้วเลือก จากน้อยไปหามาก หรือ จากมากไปหาน้อย
   ถ้าเขตข้อมูลค่าของคุณมีตัวเลข เช่น ราคาหรือตัวเลขยอดขาย ลําดับการจัดเรียง จากน้อยไปหามาก จะส่งกลับค่าต่ําสุด และลําดับ การจัดเรียงจากมากไปหาน้อย จะส่งกลับค่าสูงสุด ถ้าเขตข้อมูลค่าของคุณมีวันที่ ลําดับการจัดเรียง จากมากไปหาน้อย จะส่งกลับวันที่ล่าสุด ขณะที่ จากน้อยไปหามาก จะส่งกลับวันที่แรกสุด
   

   สิ่งสำคัญ: คุณต้องตั้งค่าแถว เรียงลําดับเป็น จากน้อยไปหามาก หรือ จากมากไปหาน้อย สําหรับเขตข้อมูลที่มีค่าสูงสุดหรือค่าต่ําสุดของคุณเท่านั้น ถ้าคุณระบุลําดับการจัดเรียงสําหรับเขตข้อมูลอื่นที่ไม่ใช่เขตข้อมูลที่มีค่าสูงสุดหรือค่าต่ําสุดของคุณ ตัวอย่างเช่น ProductName แทนที่จะเป็น Price คิวรีจะไม่ส่งกลับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

5. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจาก Return (รายการ ค่าสูงสุด ) แล้วใส่จํานวนหรือเปอร์เซ็นต์ของระเบียนที่คุณต้องการดู หรือเลือกตัวเลือกจากรายการ

6. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

7. บันทึกคิวรีและเปิดไว้ใช้ในขั้นตอนถัดไป

คุณจะเห็นว่าคิวรีที่มีค่าสูงสุดชนิดนี้สามารถตอบคําถามพื้นฐาน เช่น ใครคือบุคคลที่เก่าที่สุดหรืออายุน้อยที่สุดในบริษัท ขั้นตอนถัดไปจะอธิบายวิธีการใช้นิพจน์และเกณฑ์อื่นๆ เพื่อเพิ่มพลังและความยืดหยุ่นให้กับคิวรี เกณฑ์ที่แสดงในขั้นตอนถัดไปจะส่งกลับวันเกิดของพนักงานสามคนถัดไป

เพิ่มเกณฑ์ลงในคิวรี

1. เปิด ในมุมมองออกแบบ คิวรีที่คุณสร้างในขั้นตอนก่อนหน้านี้

2. ในตารางออกแบบคิวรี ในคอลัมน์ทางด้านขวาของคอลัมน์ วันเกิด ให้คัดลอกและวางหรือพิมพ์นิพจน์ Expr1: DatePart("m",[Birth Date]) ฟังก์ชัน DatePart จะแยกส่วนเดือนของค่าในเขตข้อมูล Birth Date

3. ทางด้านขวาของคอลัมน์ที่มีนิพจน์ของคุณ ให้คัดลอกและวางหรือพิมพ์นิพจน์ Expr2: DatePart("d",[Birth Date]) ในกรณีนี้ ฟังก์ชัน DatePart จะแยกส่วนวันของค่าในเขตข้อมูล Birth Date

4. ล้างกล่องกาเครื่องหมายในแถว แสดง สําหรับแต่ละนิพจน์ แล้วคลิก เรียงลําดับเซลล์สําหรับแต่ละนิพจน์ แล้วเลือก จากน้อยไปหามาก

5. อีกทางหนึ่งคือ คุณสามารถระบุเกณฑ์เพื่อจํากัดขอบเขตของคิวรี เมื่อคุณระบุเกณฑ์ คิวรีจะเรียงลําดับเฉพาะระเบียนที่ตรงตามเกณฑ์ และจะระบุค่าเขตข้อมูลด้านบนหรือด้านล่างจากรายการที่เรียงลําดับ
   เมื่อต้องการดําเนินการต่อด้วยข้อมูลตัวอย่าง ในแถว เกณฑ์ ของเขตข้อมูล วันเกิด ให้พิมพ์หรือคัดลอกและวางนิพจน์นี้:

   Month([Birth Date]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   นิพจน์นี้จะดําเนินการดังต่อไปนี้ ส่วน Month([BirthDate]) > Month(Date()) จะตรวจสอบวันเกิดของพนักงานแต่ละคนเพื่อดูว่าจะอยู่ในเดือนในอนาคตหรือไม่ และถ้าเป็นจริง จะรวมระเบียนเหล่านั้นไว้ในคิวรีด้วย ส่วน Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) ของนิพจน์จะตรวจสอบวันเกิดที่เกิดขึ้นในเดือนปัจจุบันเพื่อดูว่าวันเกิดตรงกับวันที่หรือหลังวันที่ปัจจุบันหรือไม่ ถ้าเงื่อนไขนั้นเป็นจริง ฟังก์ชันจะรวมระเบียนเหล่านั้นในผลลัพธ์คิวรี เมื่อต้องการสรุป นิพจน์นี้จะละเว้นระเบียนใดๆ ที่วันเกิดอยู่ระหว่างวันที่ 1 มกราคมและวันที่ที่คุณเรียกใช้คิวรีของคุณ

   เมื่อต้องการดูตัวอย่างเพิ่มเติมของนิพจน์เกณฑ์คิวรี ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

6. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ตั้งค่าคิวรี ให้คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจาก Return (รายการ ค่าสูงสุด ) แล้วใส่จํานวนหรือเปอร์เซ็นต์ของระเบียนที่คุณต้องการดู หรือเลือกตัวเลือกจากรายการ

7. คลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างคิวรีแบบใช้หาผลรวม

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. เลือกตารางที่คุณต้องการทํางานด้วย คลิก เพิ่ม แล้วคลิก ปิด หลังจากที่คุณเพิ่มตารางเสร็จแล้ว
   หรือดับเบิลคลิก
   ที่ตารางที่คุณต้องการใช้ แล้วคลิก ปิด แต่ละตารางจะปรากฏในตารางออกแบบ ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่างที่แสดงด้านบน ให้คุณเพิ่มตารางประเภทและตารางผลิตภัณฑ์

3. ดับเบิลคลิกที่เขตข้อมูลตารางที่คุณต้องการใช้ในคิวรีของคุณ
   ณ จุดนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มเฉพาะเขตข้อมูลกลุ่มและเขตข้อมูลค่าลงในคิวรี ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่างที่แสดงในตารางก่อนหน้า ให้คุณเพิ่มเขตข้อมูล ชื่อประเภท จากตาราง ประเภท และเขตข้อมูล ราคา จากตาราง ผลิตภัณฑ์

4. อีกทางหนึ่งคือ คุณสามารถระบุเกณฑ์เพื่อจํากัดขอบเขตของแบบสอบถามได้
   เฉพาะระเบียนที่ตรงกับเกณฑ์เท่านั้นที่จะถูกเรียงลําดับ และค่าเขตข้อมูลบนสุดและล่างสุดจะถูกระบุภายในรายการที่เรียงลําดับนี้ ตัวอย่างเช่น เมื่อไม่ต้องการรวมผลิตภัณฑ์ในประเภทกีฬา ให้คุณเพิ่มนิพจน์นี้ลงในแถว เกณฑ์ ของเขตข้อมูล ชื่อประเภท :<>"กีฬา"
   เมื่อต้องการดูตัวอย่างเพิ่มเติมของนิพจน์เกณฑ์คิวรี ให้ดูบทความ ตัวอย่างของเกณฑ์คิวรี

5. แปลงคิวรีเป็นคิวรีแบบใช้หาผลรวม

   1. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม แสดง/ซ่อน ให้คลิก ผลรวม

      แถว ผลรวม จะปรากฏในตารางออกแบบ

6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเซลล์ ผลรวม ของเขตข้อมูลกลุ่มแต่ละเขตข้อมูลถูกตั้งค่าเป็น จัดกลุ่มตาม แล้วตั้งค่าเซลล์ ผลรวม ของเขตข้อมูลค่า (เขตข้อมูลที่มีค่าสูงสุดหรือค่าต่ําสุด) เป็น ค่ามากที่สุด หรือ ค่าต่ําสุด
   การเลือก Max จะส่งกลับค่าที่มากที่สุดในเขตข้อมูลตัวเลขและค่าวันที่หรือเวลาล่าสุดในเขตข้อมูล วันที่/เวลา การเลือก Min จะส่งกลับค่าที่น้อยที่สุดในเขตข้อมูลตัวเลขและค่าวันที่หรือเวลาแรกสุดในเขตข้อมูล วันที่/เวลา ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่าง ให้ตั้งค่าเซลล์ ผลรวม ของเขตข้อมูล ชื่อประเภท เป็น จัดกลุ่มตาม และเซลล์ ผลรวม ของเขตข้อมูล ราคา เป็น ค่ามากที่สุด หรือ ต่ําสุด

7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม เครื่องมือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่า รายการ ส่งกลับ เป็น ทั้งหมด แล้วคลิก เรียกใช้ เพื่อเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล
   

   หมายเหตุ: Access จะเปลี่ยนชื่อของเขตข้อมูลค่าในคิวรีเป็น MaxOfFieldName หรือ MinOfFieldName ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันที่คุณเลือกในขั้นตอนที่ 7 ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง Access จะเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูล MaxOfPrice หรือ MinOfPrice

8. บันทึกคิวรีและไปยังขั้นตอนถัดไป

การสอบถามจะไม่ส่งกลับชื่อผลิตภัณฑ์หรือข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ เมื่อต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติม คุณจําเป็นต้องสร้างคิวรีที่สองที่รวมคิวรีที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น ขั้นตอนถัดไปจะอธิบายวิธีการสร้างคิวรีที่สองนี้

สร้างคิวรีที่สองเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม

1. บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม คิวรี ให้คลิก การออกแบบคิวรี

2. คลิกแท็บ คิวรี แล้วดับเบิลคลิกคิวรีผลรวมที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้า

3. คลิกแท็บ ตาราง แล้วเพิ่มตารางที่คุณใช้ในคิวรีผลรวมของคุณ รวมถึงตารางใดๆ ที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ที่คุณต้องการดู
   ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่างที่แสดงอยู่ในรายการก่อนหน้านี้ ให้คุณเพิ่มตารางประเภท ผลิตภัณฑ์ และผู้จําหน่ายลงในคิวรีใหม่ของคุณ

4. รวมเขตข้อมูลในคิวรีแบบใช้หาผลรวมกับเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตารางแม่ เมื่อต้องการทําเช่นนั้น ให้ลากแต่ละเขตข้อมูลในคิวรีผลรวมไปยังเขตข้อมูลที่สอดคล้องกันในตาราง

   ถ้าคุณใช้ข้อมูลตัวอย่าง ให้ลากเขตข้อมูล ชื่อประเภท ในคิวรีผลรวมไปยังเขตข้อมูล ชื่อประเภท ในตาราง ประเภท จากนั้นคุณลากเขตข้อมูล MaxOfPrice ในคิวรีผลรวมไปยังเขตข้อมูล ราคา ในตาราง ผลิตภัณฑ์ การรวมจะเปิดใช้งานคิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลใหม่ของคุณเพื่อรวบรวมข้อมูลในคิวรีผลรวมและข้อมูลในตารางอื่นๆ

5. ในหน้าต่างสําหรับคิวรีแบบใช้หาผลรวม ให้ดับเบิลคลิกที่เครื่องหมายดอกจันเพื่อเพิ่มทั้งคิวรีลงในตารางออกแบบ แล้วลากเขตข้อมูลเพิ่มเติมจากตารางอื่นในคิวรี

   ถ้าคุณใช้ตารางตัวอย่าง ให้คุณดับเบิลคลิกคิวรีผลรวมที่คุณสร้างในส่วนก่อนหน้า แล้วเพิ่มเขตข้อมูลชื่อผลิตภัณฑ์และผู้จําหน่ายจากตารางผลิตภัณฑ์และผู้จําหน่ายตามลําดับ

6. อีกทางหนึ่งคือ ระบุลําดับการจัดเรียงสําหรับคอลัมน์อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์
   ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการแสดงรายการประเภทตามลําดับตัวอักษร ให้ตั้งค่าเซลล์ เรียงลําดับ ของคอลัมน์ ชื่อประเภท เป็น จากน้อยไปหามาก

7. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ผลลัพธ์ ให้คลิก เรียกใช้

   การทําเช่นนี้จะเรียกใช้คิวรีและแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า

สร้างคิวรีแบบใช้สร้างตาราง

1. เมื่อคิวรีค่าสูงสุดของคุณเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ:

   บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดคิวรี ให้คลิก สร้างตาราง
   กล่องโต้ตอบ สร้างตาราง จะปรากฏขึ้น

2. ในกล่อง ชื่อตาราง ให้พิมพ์ชื่อสําหรับตารางที่จะเก็บระเบียนด้านบนและระเบียนด้านล่าง ตัวอย่างเช่น พิมพ์ ระเบียนบนสุดและล่างสุด แล้วคลิก ตกลง
   ทุกครั้งที่คุณเรียกใช้คิวรี แทนที่จะแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล คิวรีจะสร้างตารางและแทนที่ค่าสูงสุดด้วยข้อมูลปัจจุบัน

3. บันทึกและปิดคิวรี

สร้างคิวรีแบบใช้ผนวกข้อมูล

1. เปิดคิวรีที่มีค่าต่ําสุดของคุณในมุมมองออกแบบ

2. บนแท็บ ออกแบบ ในกลุ่ม ชนิดของคิวรี ให้คลิก ผนวก

3. ในกล่องโต้ตอบ ผนวก ให้พิมพ์ชื่อเดียวกันกับที่คุณพิมพ์ในกล่องโต้ตอบ สร้างตาราง
   ตัวอย่างเช่น พิมพ์ ระเบียนบนสุดและล่างสุด แล้วคลิก ตกลง ทุกครั้งที่คุณเรียกใช้คิวรี แทนที่จะแสดงผลลัพธ์ในมุมมองแผ่นข้อมูล คิวรีจะผนวกระเบียนไปยังตารางระเบียนด้านบนและด้านล่าง

4. บันทึกและปิดคิวรี

เรียกใช้คิวรี

ขณะนี้คุณพร้อมที่จะเรียกใช้คิวรีสองรายการแล้ว

• ในบานหน้าต่างนําทาง ให้ดับเบิลคลิกคิวรีค่าสูงสุด แล้วคลิก ใช่ ในข้อความ

• ดับเบิลคลิกที่คิวรี ค่าต่ําสุด แล้วคลิก ใช่ ในข้อความ

• เปิดตารางระเบียนด้านบนและด้านล่างในมุมมองแผ่นข้อมูล

ด้านบนของหน้า