Εύρεση των εγγραφών με τις ανώτερες και κατώτερες τιμές σε μια ομάδα ή πεδίο

Επιλογή μεταξύ ενός ερωτήματος κορυφαίων τιμών και ενός φίλτρου

Για να προσδιορίσετε εάν πρέπει να δημιουργήσετε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών ή να εφαρμόσετε ένα φίλτρο, λάβετε υπόψη τα εξής:

• Εάν θέλετε να επιστρέψετε τις εγγραφές που περιέχουν τις υψηλότερες ή τις χαμηλότερες τιμές σε ένα πεδίο και δεν γνωρίζετε τις ακριβείς τιμές επάνω ή κάτω πεδίου (ή δεν έχουν σημασία), δημιουργείτε ένα ερώτημα κορυφαίων τιμών.

• Εάν θέλετε να επιστρέψετε όλες τις εγγραφές όπου η τιμή σε ένα πεδίο ταιριάζει ή είναι μικρότερη ή μεγαλύτερη από μια τιμή για την οποία σας ενδιαφέρει, εφαρμόστε ένα φίλτρο. Για παράδειγμα, για να δείτε τα προϊόντα με τιμές μεταξύ $50 και $100, εφαρμόστε ένα φίλτρο. Αυτό το σχήμα απεικονίζει ένα δείγμα φίλτρου στην προβολή σχεδίασης ερωτήματος και τα αποτελέσματα που μπορεί να παράγει ένα τέτοιο φίλτρο:

  

  Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία και τη χρήση φίλτρων, ανατρέξτε στο άρθρο Εφαρμογή φίλτρου για την προβολή επιλεγμένων εγγραφών σε μια βάση δεδομένων της Access.

Κανόνες για τη δημιουργία και τη χρήση ερωτημάτων κορυφαίων τιμών

Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι, ανεξάρτητα από τον τύπο ερωτήματος (ένα ερώτημα επιλογής ή ένα ερώτημα συνόλων), πρέπει να χρησιμοποιήσετε πεδία που περιέχουν περιγραφικά δεδομένα, όπως ονόματα υπαλλήλων ή προϊόντων, και ένα πεδίο που περιέχει τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές που θέλετε να βρείτε, όπως μια τιμή ή ένα πεδίο ημερομηνίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περισσότερα από ένα πεδία δεδομένων και, εάν χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα συνόλων, τα πεδία δεδομένων σας συνήθως θα πρέπει να περιλαμβάνουν πληροφορίες κατηγορίας, όπως μια πόλη ή ένα πεδίο χώρας/περιοχής. Μπορείτε να παραλείψετε τα δεδομένα κατηγορίας μόνο όταν δημιουργείτε ένα ερώτημα συνόλων που εκτελείται σε αντιπαραβολή με όλες τις εγγραφές, όπως "δείξε μου το πέντε τοις εκατό των πιο ακριβών παραγγελιών". Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα επιλογής ή συνόλων για να βρείτε τις πρώτες και τις τελευταίες τιμές σε μια ομάδα εγγραφών ή εγγραφών που εμπίπτουν σε κατηγορίες. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αυτό, ανατρέξτε στην ενότητα Εύρεση των πρώτων ή των τελευταίων τιμών για εγγραφές σε κατηγορίες ή ομάδες, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

Δημιουργία ενός βασικού ερωτήματος κορυφαίων τιμών

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

2. Κάντε κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημα, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να τοποθετήσετε τον πίνακα στο πλέγμα σχεδίασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.
   -ή-Κάντε
   διπλό κλικ στον πίνακα.
   Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων, προσθέστε τον πίνακα Employees στο ερώτημα.

3. Προσθέστε τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας στο πλέγμα σχεδίασης. Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο ή να σύρετε και να αποθέσετε κάθε πεδίο σε ένα κενό κελί στη γραμμή Πεδίο .
   Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα πίνακα, προσθέστε τα πεδία "Όνομα", "Επώνυμο" και "Ημερομηνία γέννησης".

4. Στο πεδίο που περιέχει τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές σας (το πεδίο Ημερομηνία γέννησης, εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα πίνακα), κάντε κλικ στη γραμμή Ταξινόμηση και επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα.
   Εάν το πεδίο τιμών περιέχει αριθμούς, όπως τιμές ή ποσά πωλήσεων, η αύξουσα σειρά ταξινόμησης επιστρέφει τις χαμηλότερες τιμές και η φθίνουσα σειρά ταξινόμησης επιστρέφει τις υψηλότερες τιμές. Εάν το πεδίο τιμών περιέχει ημερομηνίες, η φθίνουσα σειρά ταξινόμησης επιστρέφει την πιο πρόσφατη ημερομηνία, ενώ η συνάρτηση Ascending επιστρέφει την παλαιότερη ημερομηνία.
   

   Σημαντικό: Πρέπει να ορίσετε τη γραμμή Ταξινόμηση σε Αύξουσα ή Φθίνουσα μόνο για τα πεδία που περιέχουν τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές σας. Εάν καθορίσετε μια σειρά ταξινόμησης για ένα πεδίο διαφορετικό από το πεδίο που περιέχει τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές σας — για παράδειγμα, Όνομα_προϊόντος αντί για Τιμή — το ερώτημα δεν θα επιστρέψει τα αποτελέσματα που θέλετε.

5. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην επιλογή Επιστροφή (λίστα Κορυφαίες τιμές ) και εισαγάγετε τον αριθμό ή το ποσοστό των εγγραφών που θέλετε να δείτε ή ορίστε μια επιλογή από τη λίστα.

6. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

7. Αποθηκεύστε το ερώτημα και διατηρήστε το ανοιχτό για χρήση στα επόμενα βήματα.

Μπορείτε να δείτε ότι αυτό το ερώτημα κορυφαίων τιμών μπορεί να απαντήσει σε βασικές ερωτήσεις, όπως ποιος είναι ο παλαιότερος ή ο νεότερος στην εταιρεία. Τα επόμενα βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε παραστάσεις και άλλα κριτήρια για να προσθέσετε ισχύ και ευελιξία στο ερώτημα. Τα κριτήρια που εμφανίζονται στο επόμενο βήμα επιστρέφουν τα επόμενα τρία γενέθλια των υπαλλήλων.

Προσθήκη κριτηρίων στο ερώτημα

1. Ανοίξτε, σε προβολή σχεδίασης, το ερώτημα που δημιουργήσατε στα προηγούμενα βήματα.

2. Στο πλέγμα σχεδίασης ερωτήματος, στη στήλη στα δεξιά της στήλης Ημερομηνία γέννησης, αντιγράψτε και επικολλήστε ή πληκτρολογήστε την παράσταση Παράσταση1: DatePart("μ";[Ημερομηνία γέννησης]). Η συνάρτηση DatePart εξάγει το τμήμα μήνα της τιμής στο πεδίο Ημερομηνία γέννησης.

3. Στα δεξιά της στήλης που περιέχει την παράστασή σας, αντιγράψτε και επικολλήστε ή πληκτρολογήστε την παράσταση Παράσταση2: DatePart("δ";[Ημερομηνία γέννησης]). Σε αυτή την περίπτωση, η συνάρτηση DatePart εξάγει το τμήμα ημέρας της τιμής στο πεδίο Ημερομηνία γέννησης.

4. Καταργήστε τα πλαίσια ελέγχου στη γραμμή Εμφάνιση για κάθε παράσταση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κελί Ταξινόμηση για κάθε παράσταση και επιλέξτε Αύξουσα.

5. Προαιρετικά, μπορείτε να καθορίσετε ένα κριτήριο για να περιορίσετε το εύρος του ερωτήματος. Όταν καθορίζετε κριτήρια, το ερώτημα ταξινομεί μόνο τις εγγραφές που πληρούν τα κριτήρια και προσδιορίζει τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές πεδίου μέσα από την ταξινομημένη λίστα.
   Για να συνεχίσετε με το δείγμα δεδομένων, στη γραμμή Κριτήρια του πεδίου Ημερομηνία γέννησης, πληκτρολογήστε ή αντιγράψτε και επικολλήστε αυτή την παράσταση:

   Month([Ημερομηνία γέννησης]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Αυτή η παράσταση κάνει τα εξής: Το τμήμα Month([BirthDate]) > Month(Date()) ελέγχει την ημερομηνία γέννησης κάθε υπαλλήλου για να δει εάν βρίσκεται σε μελλοντικό μήνα και, εάν είναι αληθές, περιλαμβάνει αυτές τις εγγραφές στο ερώτημα. Το τμήμα Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) της παράστασης ελέγχει τις ημερομηνίες γέννησης που προκύπτουν στον τρέχοντα μήνα για να δει εάν η ημερομηνία γέννησης είναι μεταγενέστερη της τρέχουσας ημερομηνίας. Εάν αυτή η συνθήκη είναι αληθής, η συνάρτηση περιλαμβάνει αυτές τις εγγραφές στα αποτελέσματα του ερωτήματος. Για σύνοψη, αυτή η παράσταση παραβλέπει οποιεσδήποτε εγγραφές όπου η ημερομηνία γέννησης βρίσκεται μεταξύ της 1ης Ιανουαρίου και της ημερομηνίας κατά την οποία εκτελείτε το ερώτημά σας.

   Για να δείτε περισσότερα παραδείγματα παραστάσεων κριτηρίων ερωτήματος, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.

6. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Ρύθμιση ερωτήματος , κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην επιλογή Επιστροφή (λίστα Κορυφαίες τιμές ) και εισαγάγετε τον αριθμό ή το ποσοστό των εγγραφών που θέλετε να δείτε ή ορίστε μια επιλογή από τη λίστα.

7. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Δημιουργία του ερωτήματος συνόλων

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

2. Επιλέξτε τους πίνακες με τους οποίους θέλετε να εργαστείτε, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο αφού ολοκληρώσετε την προσθήκη των πινάκων.
   -ή-Κάντε
   διπλό κλικ στους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο. Κάθε πίνακας εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης. Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων που αναφέρονται παραπάνω, προσθέτετε τους πίνακες Κατηγορίες και Προϊόντα.

3. Κάντε διπλό κλικ στα πεδία πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας.
   Σε αυτό το σημείο, βεβαιωθείτε ότι προσθέτετε μόνο τα πεδία ομάδας και το πεδίο τιμών στο ερώτημα. Εάν χρησιμοποιήσετε το δείγμα δεδομένων που παρατίθεται στον προηγούμενο πίνακα, προσθέστε το πεδίο Όνομα κατηγορίας από τον πίνακα Κατηγορίες και το πεδίο Τιμή από τον πίνακα Προϊόντα.

4. Προαιρετικά, μπορείτε να καθορίσετε ένα κριτήριο για να περιορίσετε το εύρος του ερωτήματος.
   Μόνο οι εγγραφές που πληρούν τα κριτήρια θα ταξινομηθούν και οι πρώτες και οι τελευταίες τιμές πεδίου θα προσδιορίζονται μέσα σε αυτήν την ταξινομημένη λίστα. Για παράδειγμα, για να εξαιρέσετε προϊόντα στην κατηγορία Αθλητισμός, προσθέστε αυτή την παράσταση στη γραμμή Κριτήρια του πεδίου Όνομα κατηγορίας: <>"Αθλήματα".
   Για να δείτε περισσότερα παραδείγματα παραστάσεων κριτηρίων ερωτήματος, ανατρέξτε στο άρθρο Παραδείγματα κριτηρίων ερωτήματος.

5. Μετατρέψτε το ερώτημα σε ερώτημα συνόλων.

   1. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Εμφάνιση/απόκρυψη, κάντε κλικ στο στοιχείο Σύνολα.

      Η γραμμή Σύνολο εμφανίζεται στο πλέγμα σχεδίασης.

6. Βεβαιωθείτε ότι το κελί Σύνολο κάθε πεδίου ομάδας έχει οριστεί σε Ομαδοποίηση κατά και, στη συνέχεια, ορίστε το κελί Σύνολο του πεδίου τιμών (το πεδίο που περιέχει τις πρώτες ή τις τελευταίες τιμές) σε Μέγιστο ή Ελάχιστο.
   Η επιλογή Max επιστρέφει τη μεγαλύτερη τιμή σε ένα αριθμητικό πεδίο και την πιο πρόσφατη τιμή ημερομηνίας ή ώρας σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας. Η επιλογή Min επιστρέφει τη μικρότερη τιμή σε ένα αριθμητικό πεδίο και την παλαιότερη τιμή ημερομηνίας ή ώρας σε ένα πεδίο ημερομηνίας/ώρας. Εάν χρησιμοποιήσετε το δείγμα δεδομένων, ορίστε το κελί "Σύνολο " του πεδίου "Όνομα κατηγορίας" σε "Ομαδοποίηση κατά" και το κελί "Σύνολο " του πεδίου "Τιμή" σε "Μέγιστο " ή " Ελάχιστο".

7. Στην καρτέλα Σχεδίαση , στην ομάδα Εργαλεία , βεβαιωθείτε ότι η λίστα Return έχει οριστεί σε Όλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.
   

   Σημείωση: Ανάλογα με τη συνάρτηση που επιλέξατε στο βήμα 7, η Access αλλάζει το όνομα του πεδίου τιμών στο ερώτημα σε MaxOfFieldName ή MinOfFieldName. Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων, η Access μετονομάζει το πεδίο MaxOfPrice ή MinOfPrice.

8. Αποθηκεύστε το ερώτημα και προχωρήστε στα επόμενα βήματα.

Το ερώτημα δεν επιστρέφει ονόματα προϊόντων ή άλλες πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα. Για να δείτε αυτά τα πρόσθετα δεδομένα, πρέπει να δημιουργήσετε ένα δεύτερο ερώτημα που ενσωματώνει το ερώτημα που μόλις δημιουργήσατε. Τα επόμενα βήματα εξηγούν πώς μπορείτε να δημιουργήσετε αυτό το δεύτερο ερώτημα.

Δημιουργία δεύτερου ερωτήματος για την προβολή περισσότερων δεδομένων

1. Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Ερωτήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση ερωτήματος.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ερωτήματα και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα συνόλων που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα.

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Πίνακες και προσθέστε τους πίνακες που χρησιμοποιήσατε στο ερώτημα συν τους πίνακες που περιέχουν τα άλλα σχετικά δεδομένα που θέλετε να δείτε.
   Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων που παρατίθενται παραπάνω, προσθέτετε τους πίνακες Κατηγορίες, Προϊόντα και Προμηθευτές στο νέο ερώτημα.

4. Συνδέστε τα πεδία του ερωτήματος συνόλων με τα αντίστοιχα πεδία στους γονικούς πίνακες. Για να το κάνετε αυτό, σύρετε κάθε πεδίο στο ερώτημα συνόλων στο αντίστοιχο πεδίο του πίνακα.

   Εάν χρησιμοποιείτε το δείγμα δεδομένων, σύρετε το πεδίο Όνομα κατηγορίας στο ερώτημα συνόλων στο πεδίο Όνομα κατηγορίας στον πίνακα Κατηγορίες. Στη συνέχεια, σύρετε το πεδίο MaxOfPrice στο ερώτημα συνόλων στο πεδίο Τιμή στον πίνακα Προϊόντα. Οι σύνδεσμοι επιτρέπουν στο νέο ερώτημα επιλογής να συγκεντρώσει τα δεδομένα στο ερώτημα συνόλων και τα δεδομένα στους άλλους πίνακες.

5. Στο παράθυρο για το ερώτημα συνόλων, κάντε διπλό κλικ στον αστερίσκο για να προσθέσετε ολόκληρο το ερώτημα στο πλέγμα σχεδίασης και, στη συνέχεια, σύρετε τα πρόσθετα πεδία από τους άλλους πίνακες στο ερώτημα.

   Εάν χρησιμοποιείτε τα δείγματα πινάκων, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα συνόλων που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα και, στη συνέχεια, προσθέστε τα πεδία Όνομα προϊόντος και Προμηθευτής από τον πίνακα Προϊόντα και προμηθευτές, αντίστοιχα.

6. Προαιρετικά, καθορίστε μια σειρά ταξινόμησης για μία ή περισσότερες από τις στήλες.
   Για παράδειγμα, για να παρατίθενται οι κατηγορίες με αλφαβητική σειρά, ορίστε το κελί Ταξινόμηση της στήλης Όνομα κατηγορίας σε Αύξουσα.

7. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εντολή Εκτέλεση.

   Αυτή η ενέργεια εκτελεί το ερώτημα και εμφανίζει τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία του ερωτήματος δημιουργίας πίνακα

1. Με το ερώτημα κορυφαίων τιμών ανοιχτό σε προβολή σχεδίασης:

   Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία πίνακα.
   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα .

2. Στο πλαίσιο Όνομα πίνακα , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα που θα αποθηκεύσει τις πρώτες και τις τελευταίες εγγραφές. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Πρώτες και Τελευταίες εγγραφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
   Κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα, αντί να εμφανίζετε τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων, το ερώτημα δημιουργεί έναν πίνακα και αντικαθιστά την πρώτη τιμή με τα τρέχοντα δεδομένα.

3. Αποθηκεύστε και κλείστε το ερώτημα.

Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης

1. Ανοίξτε το ερώτημα κατώτατης τιμής σε προβολή σχεδίασης.

2. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στη λίστα Τύπος ερωτήματος, κάντε κλικ στην εντολή Προσάρτηση.

3. Στο παράθυρο διαλόγου Προσάρτηση , πληκτρολογήστε το ίδιο όνομα που πληκτρολογήσατε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία πίνακα .
   Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Πρώτες και Τελευταίες εγγραφές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Κάθε φορά που εκτελείτε το ερώτημα, αντί να εμφανίζονται τα αποτελέσματα σε προβολή φύλλου δεδομένων, το ερώτημα προσαρτά τις εγγραφές στον πίνακα Κορυφαίες και Τελευταίες εγγραφές.

4. Αποθηκεύστε και κλείστε το ερώτημα.

Εκτέλεση των ερωτημάτων

Τώρα είστε έτοιμοι να εκτελέσετε τα δύο ερωτήματα.

• Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα επάνω τιμής και κάντε κλικ στην επιλογή Ναι στα μηνύματα.

• Κάντε διπλό κλικ στο ερώτημα Κάτω τιμή και κάντε κλικ στην επιλογή Ναι στα μηνύματα.

• Ανοίξτε τον επάνω και κάτω πίνακα εγγραφών σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Αρχή της σελίδας