Suchen der Spitzen- oder Tiefstwertdatensätze in einer Gruppe oder einem Feld

Wählen zwischen einer Spitzenwertabfrage und einem Filter

Um zu bestimmen, ob Sie eine Spitzenwertabfrage erstellen oder einen Filter anwenden sollten, berücksichtigen Sie folgende Punkte:

• Erstellen Sie eine Spitzenwertabfrage, wenn Sie die Datensätze mit den höchsten oder niedrigsten Werten in einem Feld ermitteln möchten und wenn Sie die genauen obersten oder untersten Feldwerte nicht kennen (oder diese nicht von Bedeutung sind).

• Wenden Sie einen Filter an, wenn Sie alle Datensätze zurückgeben möchten, in denen der Wert in einem Feld gleich dem oder größer oder kleiner als der Wert ist, an dem Sie interessiert sind. Wenn Sie beispielsweise die Produkte anzeigen möchten, deren Preis zwischen 50 € und 100 € liegt, wenden Sie einen Filter an. Diese Abbildung veranschaulicht einen Beispielfilter in der Abfrageentwurfsansicht und die Ergebnisse, die mit einem solchen Filter erzielt werden können:

  

  Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Filtern finden Sie im Artikel Anwenden eines Filters zum Anzeigen ausgewählter Datensätze in einer Access-Datenbank.

Regeln zum Erstellen und Verwenden von Spitzenwertabfragen

Für den weiteren Verlauf sollten Sie berücksichtigen, dass Sie unabhängig vom Abfragetyp (Auswahlabfrage oder Gesamtsummenabfrage) sowohl Felder verwenden müssen, die beschreibende Daten (z. B. Mitarbeiter- oder Produktnamen) enthalten, als auch ein Feld, das die obersten oder untersten Werte enthält, die Sie finden möchten (z. B. ein Preis- oder Datumsfeld). Sie können mehrere Datenfelder verwenden, und wenn Sie eine Gesamtsummenabfrage verwenden, sollten Ihre Datenfelder Kategorieinformationen enthalten, beispielsweise ein Feld für Ort oder Land/Region. Sie können auf Kategoriedaten nur dann verzichten, wenn Sie eine Gesamtsummenabfrage erstellen, die für alle Datensätze ausgeführt wird, beispielsweise "Zeige mir die obersten fünf Prozent der teuersten Bestellungen". Außerdem können Sie entweder eine Auswahl- oder eine Gesamtsummenabfrage verwenden, um die obersten und untersten Werte in einer Gruppe von Datensätzen oder in Datensätzen zu finden, die zu Kategorien gehören. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Ermitteln der obersten oder untersten Werte für Datensätze in Kategorien oder Gruppen weiter unten in diesem Artikel.

Erstellen einer einfachen Spitzenwertabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Klicken Sie auf die Tabelle, die Sie in der Abfrage verwenden möchten, klicken Sie auf Hinzufügen , um die Tabelle im Entwurfsraster zu platzieren, und klicken Sie dann auf Schließen.
   -Oder-
   Doppelklicken Sie auf die Tabelle.
   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, fügen Sie der Abfrage die Tabelle "Personal" hinzu.

3. Fügen Sie die Felder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten, dem Entwurfsbereich hinzu. Sie können auf jedes Feld doppelklicken, oder Sie ziehen jedes Feld in eine leere Zelle in der Zeile Feld und legen es dort ab.
   Wenn Sie die Beispieltabelle verwenden, fügen Sie die Felder "Vorname", "Nachname" und "Geburtsdatum" hinzu.

4. Klicken Sie im Feld, das die obersten oder untersten Werte enthält (das Feld "Geburtsdatum", wenn Sie die Beispieltabelle verwenden), auf die Zeile Sortierung, und wählen Sie entweder Aufsteigend oder Absteigend aus.
   Wenn Ihr Wertefeld Zahlen enthält, etwa Preise oder Umsatzzahlen, gibt die Sortierreihenfolge Aufsteigend die niedrigsten und die Sortierreihenfolge Absteigend die höchsten Werte zurück. Enthält Ihr Wertefeld Datumswerte, gibt die Sortierreihenfolge Absteigend das neueste Datum zurück, während Aufsteigend das frühste Datum zurückgibt.
   

   Wichtig: Sie müssen die Zeile Sortieren nur für die Felder auf Aufsteigend oder Absteigend festlegen, die Ihre obersten oder untersten Werte enthalten. Wenn Sie eine Sortierreihenfolge für ein Feld festlegen, das nicht die obersten oder untersten Werte enthält, z. B. "Artikelname" statt "Preis", gibt die Abfrage nicht die von Ihnen gewünschten Ergebnisse zurück.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfrageeinrichtung auf den Pfeil nach unten neben Rückgabe (Liste Top Values ), und geben Sie entweder die Anzahl oder den Prozentsatz der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.

6. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

7. Speichern Sie die Abfrage, und belassen Sie sie zum Verwenden in den nächsten Schritten geöffnet.

Sie können sehen, dass Sie mit diesem Typ von Spitzenwertabfrage grundlegende Fragen beantworten können (beispielsweise nach der ältesten oder jüngsten Person im Unternehmen). Im nächsten Schritt wird erläutert, wie Sie Ausdrücke und andere Kriterien verwenden, um die Leistung und Flexibilität der Abfrage zu steigern. Die im nächsten Schritt dargestellten Kriterien geben die nächsten drei Mitarbeitergeburtstage zurück.

Hinzufügen von Kriterien zur Abfrage

1. Öffnen Sie die Abfrage, die Sie in den vorherigen Schritten erstellt haben, in der Entwurfsansicht.

2. Geben Sie im Abfrageentwurfsbereich in der Spalte rechts von der Spalte "Geburtsdatum" folgenden Ausdruck ein (oder kopieren Sie ihn, und fügen Sie ihn ein): Ausdr1: DatTeil("m";[Geburtsdatum]). Über die DatTeil-Funktion wird der Monatsanteil des Werts im Feld "Geburtsdatum" extrahiert.

3. Geben Sie rechts von der Spalte, die den Ausdruck enthält, folgenden Ausdruck ein (oder kopieren Sie ihn, und fügen Sie ihn ein): Ausdr2: DatTeil("t";[Geburtsdatum]). In diesem Fall wird über die DatTeil-Funktion wird der Tagesanteil des Werts im Feld "Geburtsdatum" extrahiert.

4. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen für jeden Ausdruck, klicken Sie dann für jeden Ausdruck auf die Zelle Sortierung, und wählen Sie Aufsteigend aus.

5. Optional können Sie ein Kriterium zum Einschränken des Abfragebereichs angeben. Wenn Sie Kriterien angeben, sortiert die Abfrage nur die Datensätze, die diese Kriterien erfüllen, und identifiziert die obersten oder untersten Werte innerhalb der sortierten Liste.
   Um den Vorgang mit den Beispieldaten fortzusetzen, geben Sie folgenden Ausdruck direkt oder durch Kopieren und Einfügen in die Zeile Kriterien des Felds "Geburtsdatum" ein:

   Monat([Geburtsdatum]) > Monat(Datum()) Oder Monat([Geburtsdatum]) = Monat(Datum()) Und Tag([Geburtsdatum])>Tag(Datum())

   Dieser Ausdruck führt Folgendes aus: Der Month ([BirthDate]) > Month(Date()))- Teil überprüft das Geburtsdatum jedes Mitarbeiters, um festzustellen, ob es in einen zukünftigen Monat fällt, und schließt diese Datensätze, wenn true, in die Abfrage ein. Der Teil Month([BirthDate])= Month(Date()) and Day([BirthDate])>Day(Date(Date()) des Ausdrucks überprüft die Geburtsdaten, die im aktuellen Monat auftreten, um festzustellen, ob das Geburtsdatum auf oder nach dem aktuellen Datum liegt. Wenn diese Bedingung erfüllt ist, schließt die Funktion diese Datensätze in die Abfrageergebnisse ein. Zusammenfassend ignoriert dieser Ausdruck alle Datensätze, bei denen das Geburtsdatum zwischen dem 1. Januar und dem Datum liegt, an dem Sie die Abfrage ausführen.

   Weitere Beispiele zu Abfragekriterienausdrücken finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfrageeinrichtung auf den Pfeil nach unten neben Rückgabe (Liste Top Values ), und geben Sie entweder die Anzahl oder den Prozentsatz der Datensätze ein, die Sie anzeigen möchten, oder wählen Sie eine Option aus der Liste aus.

7. Klicken Sie auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

Erstellen der Gesamtsummenabfrage

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Wählen Sie die Tabellen aus, mit denen Sie arbeiten möchten, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen , nachdem Sie das Hinzufügen der Tabellen abgeschlossen haben.
   -Oder-
   Doppelklicken Sie auf die Tabellen, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie dann auf Schließen. Jede Tabelle wird im Entwurfsbereich angezeigt. Wenn Sie die oben aufgeführten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie die Tabellen "Kategorien" und "Artikel" hinzu.

3. Doppelklicken Sie auf die Tabellenfelder, die Sie in Ihrer Abfrage verwenden möchten.
   Achten Sie an diesem Punkt darauf, dass Sie nur die Gruppenfelder und das Wertfeld zur Abfrage hinzufügen. Wenn Sie die in den obigen Tabellen aufgeführten Beispieldaten verwenden, fügen Sie das Feld "Kategoriename" aus der Tabelle "Kategorien" und das Feld "Preis" aus der Tabelle "Artikel" hinzu.

4. Optional können Sie ein Kriterium angeben, um den Bereich der Abfrage einzuschränken.
   Es werden nur Datensätze sortiert, die die Kriterien erfüllen, und die obersten und untersten Feldwerte werden innerhalb dieser sortierten Liste ermittelt. Um beispielsweise Artikel in der Kategorie "Sportausrüstung" auszuschließen, fügen Sie diesen Ausdruck in der Zeile Kriterien des Felds "Kategoriename" hinzu: <>"Sportausrüstung".
   Weitere Beispiele für Abfragekriterienausdrücke finden Sie im Artikel Beispiele für Abfragekriterien.

5. Konvertieren Sie Abfrage in eine Gesamtsummenabfrage.

   1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

      Die Zeile Funktion wird im Entwurfsbereich angezeigt.

6. Stellen Sie sicher, dass die Zelle Funktion für jedes Gruppenfeld auf Gruppierung festgelegt ist, und legen Sie dann die Zelle Funktion des Wertfelds (das Feld, das die obersten oder untersten Werte enthält) entweder auf Max oder Min fest.
   Wird Max ausgewählt, wird für ein numerisches Feld der größte Wert und für ein Datum/Uhrzeit-Feld der aktuellste Datums- oder Uhrzeitwert zurückgegeben. Wird Min ausgewählt, wird für ein numerisches Feld der kleinste Wert und für ein Datum/Uhrzeit-Feld der früheste Datums- oder Uhrzeitwert zurückgegeben. Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, legen Sie die Zelle Funktion des Felds "Kategoriename" auf Gruppierung und die Zelle Funktion des Felds "Preis" auf Max oder Min fest.

7. Stellen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras sicher, dass die Liste Rückgabe auf Alle festgelegt ist, und klicken Sie dann auf Ausführen , um die Abfrage auszuführen und die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.
   

   Hinweis: Abhängig von der Funktion, die Sie in Schritt 7 ausgewählt haben, ändert Access den Namen des Wertfelds in der Abfrage in MaxOfFieldName oder MinOfFieldName. Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, benennt Access das Feld in MaxVonPreis oder MinVonPreis um.

8. Speichern Sie die Abfrage, und führen Sie die nächsten Schritte aus.

Die Abfrage gibt weder Artikelnamen noch andere Informationen zu den Artikeln zurück. Wenn Sie diese weiteren Daten anzeigen möchten, müssen Sie eine zweite Abfrage erstellen, die die Abfrage enthält, die Sie soeben erstellt haben. In den nächsten Schritten wird das Erstellen dieser zweiten Abfrage erläutert.

Erstellen einer zweiten Abfrage, um weitere Daten anzuzeigen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Abfragen , und doppelklicken Sie dann auf die Gesamtsummenabfrage, die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben.

3. Klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen, und fügen Sie die Tabellen, die Sie in Ihrer Gesamtsummenabfrage verwendet haben, sowie alle Tabellen hinzu, die die anderen zugehörigen Daten enthalten, die Sie anzeigen möchten.
   Wenn Sie die weiter oben aufgelisteten Beispieltabellen verwenden, fügen Sie Ihrer neuen Abfrage die Tabellen "Kategorien", "Artikel" und "Lieferanten" hinzu.

4. Verknüpfen Sie die Felder in der Gesamtsummenabfrage mit ihren entsprechenden Feldern in den übergeordneten Tabellen. Ziehen Sie hierzu jedes Feld in der Gesamtsummenabfrage zu seinem entsprechenden Feld in der Tabelle.

   Wenn Sie die Beispieldaten verwenden, ziehen Sie das Feld "Kategoriename" in der Gesamtsummenabfrage zum Feld "Kategoriename" in der Tabelle "Kategorien". Anschließend ziehen Sie das Feld "MaxVonPreis" in der Gesamtsummenabfrage zum Feld "Preis" in der Tabelle "Artikel". Diese Verknüpfungen ermöglichen es Ihrer Auswahlabfrage, die Daten in der Gesamtsummenabfrage mit den Daten in den anderen Tabellen zusammenzuführen.

5. Doppelklicken Sie in dem Fenster für die Gesamtsummenabfrage auf das Sternchen, um die gesamte Abfrage zuem Entwurfsbereich hinzuzufügen, und ziehen Sie dann die weiteren Felder aus den anderen Tabellen in die Abfrage.

   Wenn Sie die Beispieltabellen verwenden, doppelklicken Sie auf die Gesamtsummenabfrage, die Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben, und fügen Sie dann die Felder "Artikelname" und "Lieferant" aus der Tabelle "Artikel" bzw. "Lieferanten" hinzu.

6. Geben Sie optional eine Sortierreihenfolge für eine oder mehrere Spalten an.
   Legen Sie beispielsweise, um die Kategorien in alphabetischer Reihenfolge aufzulisten, die Zelle Sortierung der Spalte "Kategoriename" auf Aufsteigend fest.

7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

   Hiermit wird die Abfrage ausgeführt, und die Ergebnisse werden in der Datenblattansicht angezeigt.

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Erstellen der Tabellenerstellungsabfrage

1. Mit Ihrer geöffneten Spitzenwertabfrage in der Entwurfsansicht:

   Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Tabelle erstellen.
   Das Dialogfeld Neue Tabelle erstellen wird angezeigt.

2. Geben Sie in das Feld Tabellenname einen Namen für die Tabelle ein, in der die obersten und untersten Datensätze gespeichert werden. Geben Sie z. B. Oberste und unterste Datensätze ein, und klicken Sie dann auf OK.
   Jedes Mal, wenn Sie die Abfrage ausführen, erstellt sie eine Tabelle, und ersetzt sie die obersten Werte durch die aktuellen Daten, anstatt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

3. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Erstellen einer Anfügeabfrage

1. Öffnen Sie Ihre Tiefstwertabfrage in der Entwurfsansicht.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

3. Geben Sie im Dialogfeld Anfügen genau den Namen ein, den Sie im Dialogfeld Neue Tabelle erstellen eingegeben haben.
   Geben Sie z. B. Oberste und unterste Datensätze ein, und klicken Sie dann auf OK. Jedes Mal, wenn Sie die Abfrage ausführen, fügt sie die Datensätze an die Tabelle "Oberste und unterste Datensätze" an, statt die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzuzeigen.

4. Speichern und schließen Sie die Abfrage.

Ausführen der Abfragen

Nun können Sie die beiden Abfragen ausführen.

• Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Abfrage mit dem höchsten Wert, und klicken Sie in den Nachrichten auf Ja .

• Doppelklicken Sie auf die Tiefstwertabfrage, und klicken Sie in den Meldungen auf Ja.

• Öffnen Sie die Tabelle mit den obersten und untersten Datensätzen in der Datenblattansicht

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