Vyhledání záznamů s nejvyššími nebo nejnižšími hodnotami ve skupině nebo v poli

Volba mezi dotazem na nejvyšší hodnoty a filtrem

Pokud chcete zjistit, jestli byste měli vytvořit dotaz na nejvyšší hodnoty nebo použít filtr, zvažte následující:

• Pokud chcete vrátit záznamy, které obsahují nejvyšší nebo nejnižší hodnoty v poli, a neznáte přesné hodnoty horních nebo nejnižších polí (nebo na nich nezáleží), vytvořte dotaz na nejvyšší hodnoty.

• Pokud chcete vrátit všechny záznamy, ve kterých se hodnota v poli shoduje nebo je menší než nebo větší než hodnota, která vás zajímá, použijte filtr. Pokud například chcete zobrazit produkty s cenami mezi 50 a 100 Kč, použijete filtr. Tento obrázek znázorňuje ukázkový filtr v návrhovém zobrazení dotazu a výsledky, které takový filtr může vytvořit:

  

  Další informace o vytváření a používání filtrů najdete v článku Použití filtru k zobrazení vybraných záznamů v accessové databázi.

Pravidla pro vytváření a používání dotazů s nejvyššími hodnotami

Při dalším postupu mějte na paměti, že bez ohledu na typ dotazu (výběrový dotaz nebo dotaz souhrnů) musíte použít pole obsahující popisná data, jako jsou názvy zaměstnanců nebo produktů, a pole obsahující nejvyšší nebo nejnižší hodnoty, které chcete najít, například cenu nebo datum. Můžete použít více než jedno datové pole, a pokud použijete dotaz součtů, měla by vaše datová pole obvykle obsahovat informace o kategoriích, jako je například pole město nebo země/oblast. Data kategorií můžete vynechat jenom v případě, že vytvoříte souhrnný dotaz, který se spustí pro všechny záznamy, například "show me the top five percent of the most nákladnějších objednávek". Můžete také použít výběrový nebo souhrnný dotaz k vyhledání nejvyšších a nejnižších hodnot ve skupině záznamů nebo záznamů, které spadají do kategorií. Další informace o tom najdete dále v tomto článku v části Vyhledání nejvyšších nebo nejnižších hodnot záznamů v kategoriích nebo skupinách.

Vytvoření základního dotazu na nejvyšší hodnoty

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Klikněte na tabulku, kterou chcete použít v dotazu, kliknutím na Přidat umístěte tabulku do návrhové mřížky a potom klikněte na Zavřít.
   -nebo Poklikejte
   na tabulku.
   Pokud použijete ukázková data, přidejte do dotazu tabulku Zaměstnanci.

3. Přidejte pole, která chcete použít v dotazu, do návrhové mřížky. Na každé pole můžete poklikáním nebo přetažením jednotlivých polí na prázdnou buňku v řádku Pole .
   Pokud použijete ukázkovou tabulku, přidejte pole Jméno, Příjmení a Datum narození.

4. V poli, které obsahuje nejvyšší nebo nejnižší hodnoty (pole Datum narození, pokud používáte ukázkovou tabulku), klikněte na řádek Seřadit a vyberte Vzestupně nebo Sestupně.
   Pokud pole hodnot obsahuje čísla, například ceny nebo prodeje, vrátí vzestupné pořadí řazení nejnižší hodnoty a pořadí řazení Sestupně vrátí nejvyšší hodnoty. Pokud pole hodnot obsahuje kalendářní data, vrátí pořadí řazení Sestupně nejnovější datum, zatímco vzestupně vrátí nejstarší datum.
   

   Důležité informace: Řádek Seřadit musíte nastavit na Vzestupně nebo Sestupně pouze pro pole, která obsahují nejvyšší nebo nejnižší hodnoty. Pokud zadáte pořadí řazení pro jiné pole, než je pole obsahující nejvyšší nebo nejnižší hodnoty ( například ProductName místo Price ), dotaz nevrátí požadované výsledky.

5. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Nastavení dotazu na šipku dolů vedle možnosti Return (seznam Nejvyšší hodnoty ) a zadejte počet nebo procento záznamů, které chcete zobrazit, nebo vyberte některou možnost ze seznamu.

6. Kliknutím na Spustit spusťte dotaz a zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.

7. Uložte dotaz a nechte ho otevřený pro použití v dalších krocích.

Uvidíte, že tento typ dotazu s nejvyššími hodnotami může odpovídat na základní otázky, jako je například to, kdo je nejstarší nebo nejmladší osoba ve společnosti. V dalších krocích se dozvíte, jak použít výrazy a další kritéria k přidání výkonu a flexibility dotazu. Kritéria zobrazená v dalším kroku vrátí další tři narozeniny zaměstnanců.

Přidání kritérií do dotazu

1. V návrhovém zobrazení otevřete dotaz, který jste vytvořili v předchozích krocích.

2. V návrhové mřížce dotazu zkopírujte do sloupce napravo od sloupce Datum narození výraz Expr1: DatePart("m";[Datum narození])nebo ho vložte. Funkce DatePart extrahuje měsíční část hodnoty v poli Datum narození.

3. Napravo od sloupce, který obsahuje výraz, zkopírujte a vložte výraz Expr2: DatePart("d";[Datum narození]). V tomto případě funkce DatePart extrahuje část dne hodnoty v poli Datum narození.

4. Zrušte zaškrtnutí políček v řádku Zobrazit pro každý výraz a potom klikněte na buňku Seřadit pro každý výraz a vyberte Vzestupně.

5. Volitelně můžete zadat kritéria pro omezení rozsahu dotazu. Když zadáte kritéria, dotaz seřadí pouze záznamy, které splňují kritéria, a identifikuje hodnoty horního nebo dolního pole z seřazeného seznamu.
   Pokud chcete pokračovat s ukázkovými daty , zadejte nebo zkopírujte do řádku Kritéria pole Datum narození tento výraz:

   Month([Datum narození]) > měsíc(datum()) nebo měsíc([datum narození])= měsíc(datum()) a den([datum narození])>den(date())

   Tento výraz provede následující: Část Month([BirthDate]) > Month(Date()) zkontroluje datum narození každého zaměstnance a zjistí, jestli spadá do budoucího měsíce, a pokud ano, zahrne tyto záznamy do dotazu. Část Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate]))>Day(Date()) kontroluje data narození, která se vyskytují v aktuálním měsíci, a zjišťuje, jestli datum narození spadá na aktuální datum nebo za aktuálním datem. Pokud je tato podmínka pravdivá, funkce tyto záznamy zahrne do výsledků dotazu. Abychom to shrnuli, tento výraz ignoruje všechny záznamy, u kterých datum narození spadá mezi 1. lednem a datem spuštění dotazu.

   Další příklady výrazů kritérií dotazu najdete v článku Příklady kritérií dotazu.

6. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Nastavení dotazu na šipku dolů vedle možnosti Return (seznam Nejvyšší hodnoty ) a zadejte počet nebo procento záznamů, které chcete zobrazit, nebo vyberte některou možnost ze seznamu.

7. Kliknutím na Spustit spusťte dotaz a zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.

Vytvoření dotazu součtů

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Vyberte tabulky, se kterými chcete pracovat, klikněte na Přidat a po dokončení přidávání tabulek klikněte na Zavřít .
   -nebo Poklikejte
   na tabulky, které chcete použít, a potom klikněte na Zavřít. Každá tabulka se zobrazí v návrhové mřížce. Pokud použijete ukázkové tabulky uvedené výše, přidáte tabulky Kategorie a Produkty.

3. Poklikejte na pole tabulky, která chcete v dotazu použít.
   V tomto okamžiku se ujistěte, že jste do dotazu přidali pouze pole skupiny a pole hodnoty. Pokud použijete ukázková data uvedená v předchozí tabulce, přidáte pole Název kategorie z tabulky Kategorie a pole Cena z tabulky Produkty.

4. Volitelně můžete zadat kritérium pro omezení rozsahu dotazu.
   Seřadí se pouze záznamy, které splňují kritéria, a v tomto seřazeném seznamu budou identifikovány hodnoty horních a nejnižších polí. Pokud chcete například vyloučit produkty z kategorie Sport, přidejte tento výraz do řádku Kritéria pole Název kategorie: <> "Sporty".
   Další příklady výrazů kritérií dotazu najdete v článku Příklady kritérií dotazu.

5. Převeďte dotaz na dotaz součtů.

   1. Na kartě Návrh ve skupině Zobrazit nebo skrýt klikněte na Součty.

      Řádek Součet se zobrazí v návrhové mřížce.

6. Ujistěte se, že je buňka Součet každého pole skupiny nastavená na Seskupit podle, a pak nastavte buňku Celkem v poli hodnoty (pole obsahující horní nebo nejnižší hodnoty) na Max nebo Min.
   Když vyberete Maximum , vrátí se největší hodnota v číselném poli a nejnovější hodnota data nebo času v poli Datum a čas. Když vyberete Min , vrátí se nejmenší hodnota v číselném poli a nejstarší hodnota data nebo času v poli Datum a čas. Pokud použijete ukázková data, nastavte buňku Celkem v poli Název kategorie na Seskupit podle a buňku Celkem v poli Cena na Maximum nebo Min.

7. Na kartě Návrh se ve skupině Nástroje ujistěte, že je seznam Návrat nastavený na Vše, a potom kliknutím na Spustit spusťte dotaz a zobrazte výsledky v zobrazení Datový list.
   

   Poznámka: V závislosti na funkci, kterou jste zvolili v kroku 7, změní Access název pole hodnoty v dotazu na MaxOfFieldName nebo MinOfFieldName. Pokud použijete ukázkové tabulky, Access přejmenuje pole MaxOfPrice nebo MinOfPrice.

8. Uložte dotaz a přejděte k dalším krokům.

Dotaz nevrací názvy produktů ani žádné jiné informace o produktech. Pokud chcete zobrazit další data, musíte vytvořit druhý dotaz, který bude zahrnovat dotaz, který jste právě vytvořili. Další kroky vysvětlují, jak vytvořit tento druhý dotaz.

Vytvoření druhého dotazu pro zobrazení dalších dat

1. Na kartě Vytvoření klikněte ve skupině Dotazů na tlačítko Návrh dotazu.

2. Klikněte na kartu Dotazy a potom poklikejte na dotaz součtů, který jste vytvořili v předchozí části.

3. Klikněte na kartu Tabulky a přidejte tabulky, které jste použili v dotazu součtů, a všechny tabulky, které obsahují další související data, která chcete zobrazit.
   Pokud použijete ukázkové tabulky uvedené výše, přidáte do nového dotazu tabulky Kategorie, Produkty a Dodavatelé.

4. Spojte pole v dotazu součtů s odpovídajícími poli v nadřazených tabulkách. Uděláte to tak, že přetáhnete všechna pole v dotazu součtů do odpovídajícího pole v tabulce.

   Pokud použijete ukázková data, přetáhněte pole Název kategorie v dotazu součtů do pole Název kategorie v tabulce Kategorie. Potom přetáhněte pole MaxOfPrice v dotazu součtů do pole Cena v tabulce Produkty. Spojení umožňují novému výběrovém dotazu spojit data v dotazu součtů a data v ostatních tabulkách.

5. V okně dotazu součtů poklikáním na hvězdičku přidejte celý dotaz do návrhové mřížky a potom přetáhněte další pole z ostatních tabulek v dotazu.

   Pokud použijete ukázkové tabulky, poklikejte na dotaz součtů, který jste vytvořili v předchozí části, a potom přidejte pole Název produktu a Dodavatel z tabulky Výrobky a Dodavatel.

6. Volitelně můžete zadat pořadí řazení pro jeden nebo více sloupců.
   Pokud chcete například zobrazit seznam kategorií v abecedním pořadí, nastavte buňku Seřadit ve sloupci Název kategorie na Vzestupně.

7. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Výsledky na tlačítko Spustit.

   Tím se dotaz spustí a výsledky se zobrazí v zobrazení Datový list.

Začátek stránky

Vytvoření vytvdělovacího dotazu

1. S otevřeným dotazem na nejvyšší hodnoty v návrhovém zobrazení:

   Na kartě Návrh klikněte ve skupině Typ dotazu na položku Vytvářecí.
   Zobrazí se dialogové okno Vytvořit tabulku .

2. Do pole Název tabulky zadejte název tabulky, ve které budou uloženy nejvyšší a dolní záznamy. Zadejte například Horní a dolní záznamy a klikněte na OK.
   Při každém spuštění dotazu dotaz místo zobrazení výsledků v zobrazení Datový list vytvoří tabulku a nahradí nejvyšší hodnotu aktuálními daty.

3. Uložte a zavřete dotaz.

Vytvoření přidávacího dotazu

1. Otevřete dotaz na nejnižší hodnotu v návrhovém zobrazení.

2. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Typ dotazu na Přidávací.

3. V dialogovém okně Připojit zadejte stejný název, který jste zadali v dialogovém okně Vytvořit tabulku .
   Zadejte například Nejvyšší a nejnižší záznamy a klikněte na OK. Při každém spuštění dotazu dotaz místo zobrazení výsledků v zobrazení Datový list připojí záznamy do tabulky Nejvyšší a Dolní záznamy.

4. Uložte a zavřete dotaz.

Spuštění dotazů

Teď jste připraveni spustit oba dotazy.

• V navigačním podokně poklikejte na dotaz s nejvyšší hodnotou a ve zprávách klikněte na Ano .

• Poklikejte na dotaz Nejnižší hodnota a ve zprávách klikněte na Ano .

• Otevřete tabulku horních a dolních záznamů v zobrazení Datový list.

Začátek stránky