Câu hỏi thường gặp về hiện diện, liên hệ và nhắn tin tức thời

Làm thế nào để tôi thoát khỏi trả lời Ngoài Office trong Lync?

Nếu tài khoản Lync của bạn được đồng bộ hóa qua Microsoft Exchange Server vào lịch Outlook của bạn, một thông báo vắng mặt xuất hiện trong Lync sau khi bạn bật trả lời Ngoài văn phòng trong Microsoft Outlook. Để thoát khỏi màn hình thông báo vắng mặt trong Lync, bạn cần tắt trả lời Ngoài văn phòng trong Outlook:

• Bấm tab Tệp trong Outlook, rồi bấm nút Tắt trong panel Trả lời Tự động.

Đầu trang

Tại sao tôi không thể đặt trạng thái hiện diện của tôi là "Hiển thị Đi vắng"?

Một số tổ chức loại bỏ trạng thái Hiển thị Đi vắng vì nó có thể ảnh hưởng đến khả năng dự đoán hiện diện. Ví dụ: nếu có nhiều người dùng trạng thái này, thì giá trị hiện diện trong Lync sẽ bị giảm đáng kể. Hãy nhớ rằng bạn có thể sử dụng các mối quan hệ bảo mật như một cách để tránh bị gián đoạn. Ví dụ, nếu bạn không muốn hầu hết mọi người làm phiền, bạn có thể đặt trạng thái của bạn là Đừng Làm Phiền và sau đó cấp quyền cho một số người nhất định làm gián đoạn bạn bằng cách thêm họ vào Nhóm làm việc của bạn.

Đầu trang

Làm thế nào để tôi đặt các tùy chọn trạng thái hiện diện của mình?

Bạn có thể chỉ định số phút (hoạt động rảnh) trước khi trạng thái hiện diện của bạn đổi thành Không hoạt động và Đi vắng, nếu bạn không muốn dùng thiết đặt mặc định.

Để đặt tùy chọn trạng thái hiện diện của bạn:

1. Trong cửa sổ chính của Lync, bấm vào nút Tùy chọn, sau đó bấm Trạng thái.

2. Bấm vào các mũi tên lên và xuống để xác định số phút trước khi trạng thái hiện diện của bạn đổi thành Không hoạt động.

3. Bấm vào các mũi tên lên và xuống để xác định số phút trước khi trạng thái hiện diện của bạn đổi thành Đi vắng.

4. Bấm vào nút thích hợp để điều khiển trạng thái chung (ghi đè lên các thiết đặt tự động hoặc chấp nhận chúng), sau đó bấm OK.

Đầu Trang

Tôi có thể tạo ra một trạng thái hiện diện tùy chỉnh không?

Không, các trạng thái hiện diện trong Lync được cài sẵn và không thể thêm vào. Bạn có thể viết ghi chú cá nhân ở đầu cửa sổ chính của Lync để cung cấp chi tiết về vị trí hiện tại của bạn và bạn đang làm gì. Để thực hiện điều này, hãy bấm vùng hiển thị ghi chú, rồi nhập đè ghi chú hiện đang được hiển thị.

Đầu Trang

Các menu nằm ở đâu?

Nhiều menu trong Lync xuất hiện khi bạn bấm vào một mũi tên xuống nhỏ (chẳng hạn như một menu bên cạnh nút Tùy chọn trong cửa sổ chính). Bạn cũng có thể mở menu chính bằng cách thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

• Để xem menu trong cửa sổ chính của Lync, hãy nhấn Alt hoặc bấm mũi tên Hiện Menu bên cạnh nút Tùy chọn.

• Để xem menu trong cửa sổ hội thoại, nhấn Alt.

• Để hiển thị vĩnh viễn thanh menu trong cửa sổ chính, nhấn Alt, rồi bấm vào Hiển thị Thanh Menu.

• Để hiển thị vĩnh viễn thanh menu trong cửa sổ hội thoại, nhấn Alt, bấm Dạng xem, rồi bấm Hiện Thanh Menu.

Bạn cũng có thể xem menu để thực hiện các tác vụ thường xuyên cho liên hệ, nhóm và các mục khác bằng cách bấm chuột phải vào các mục.
Đầu Trang

Làm thế nào để tôi thêm một liên hệ nội bộ vào danh sách Liên hệ của mình?

Để thêm liên hệ nội bộ vào danh sách Liên hệ của bạn:

1. Tìm kiếm người đó bằng cách sử dụng tên, biệt danh email hoặc số điện thoại. Sau khi bạn đã hoàn tất tìm kiếm của mình, danh sách những người có tên khớp với tìm kiếm sẽ được hiển thị.

2. Cuộn qua danh sách trả về kết quả tìm kiếm cho đến khi bạn đến được người mà bạn muốn thêm vào danh sách Liên hệ của mình. Trên thẻ liên hệ của một người, bấm chuột phải, rồi bấm Thêm vào Danh sách Liên hệ. Hoặc bấm vào mũi tên xuống trên nút Thêm.

3. Nếu bạn đã thiết lập nhóm hoặc thể loại liên hệ, một danh sách các nhóm đó sẽ được hiển thị. Chọn một nhóm liên hệ để đặt liên hệ.

4. Nếu bạn chưa thiết lập bất kỳ nhóm nào nhưng muốn, hãy bấm Thêm vào Nhóm Mới, rồi nhập tên của nhóm mới mà bạn muốn tạo.

Đầu trang

Làm thế nào để tôi thêm liên hệ được liên kết vào danh sách Liên hệ của mình?

Vì phần mềm truyền thông Lync 2010 và Microsoft Lync Server 2010 hỗ trợ khả năng liên kết (kết nối) với các tổ chức khác, bạn có thể thêm liên hệ từ các tổ chức đó vào danh sách Liên hệ của bạn và liên lạc với họ bằng cách dùng bất kỳ chế độ giao tiếp nào được cả hai tổ chức hỗ trợ. Kiểm tra với nhóm hỗ trợ của bạn để xác định xem tổ chức của một người có được liên kết với tổ chức của bạn hay không.

Để thêm liên hệ được liên kết, hãy làm theo các bước sau:

1. Trong cửa sổ chính của Lync, trong trường tìm kiếm, nhập địa chỉ email của liên hệ.

2. Di chuột qua kết quả tìm kiếm, rồi bấm nút Thêm vào Danh sách Liên hệ (+) để thêm liên hệ. Hoặc bấm chuột phải vào kết quả tìm kiếm, rồi bấm Thêm vào Danh sách Liên hệ.

Đầu trang

Làm thế nào để tôi thêm một liên hệ bên ngoài không được liên kết vào danh sách Liên hệ của tôi?

Để thêm một liên hệ không thuộc một tổ chức được liên kết, hãy thử thêm tên và số nhà riêng, di động và các số điện thoại khác của họ Outlook hệ. Sau đó bạn có thể gọi đến số điện thoại của liên hệ bằng lync, nhưng IM, cuộc gọi video và cuộc họp âm thanh/video có thể không hoạt động đúng cách.

Đầu trang

Chế độ giao tiếp nào được hỗ trợ với các liên hệ IM công cộng?

Với Lync, bạn có thể gửi và nhận tin nhắn tức thời từ những người có tài khoản trên mạng MSN của các dịch vụ Internet và mạng Windows Live của các dịch vụ Internet, AOL và Yahoo!. Giao tiếp với liên hệ IM công cộng bị giới hạn trong IM. Chuyển tệp, cuộc gọi Lync (IP thoại hoặc VoIP), cuộc gọi video và cuộc họp âm thanh/video có thể không hoạt động đúng cách.

Đầu Trang

Làm thế nào để tôi tìm ra các liên hệ trong tổ chức của tôi?

Bạn có thể tìm thấy các liên hệ theo một trong hai cách:

• Tìm kiếm theo tên hoặc số

• Tìm kiếm theo từ khóa

Để biết các bước tìm liên hệ, hãy xem Dùng Tìm kiếm lync 2010.

Đầu Trang

Làm thế nào để tôi chặn các liên hệ tiếp cận tôi qua Lync?

Mặc dù tên và địa chỉ email của bạn vẫn được hiển thị với các liên hệ bị chặn, họ không thể tiếp cận bạn qua Lync. Để chặn một liên hệ trong Lync:

• Bấm chuột phải vào liên hệ bạn muốn chặn, bấm Đổi Quan hệ Bảo mật, sau đó bấm Liên hệ Bị chặn.

Đầu Trang

Làm thế nào để tôi xóa các liên hệ từ danh sách Liên hệ của mình?

Để xóa liên hệ khỏi danh sách Liên hệ của bạn:

• Bấm chuột phải vào liên hệ bạn muốn xóa, sau đó bấm Loại bỏ khỏi Danh sách Liên hệ.

Làm thế nào để tôi được thêm hoặc được xóa từ một danh sách các đại diện?

• Để được thêm vào hoặc loại bỏ từ một danh sách đại diện, bạn cần đề nghị người chủ danh sách thực hiện thay đổi này. Danh sách đại diện được mỗi người dùng Lync tạo ra và duy trì.

• Để tạo hoặc sửa đổi danh sách đại diện của riêng bạn, hãy bấm nút Tùy chọn trên cửa sổ Chính của Lync, bấm Chuyển tiếp Cuộc gọi, rồi bấm nối kết Sửa thành viên đại diện của tôi ở cuối cửa sổ. Một hộp thoại sẽ mở ra tại nơi bạn có thể thêm, loại bỏ và/hoặc thay đổi quyền của các đại diện.

Đầu trang

Tôi có thể sắp xếp các liên hệ của mình theo vị trí, bộ phận hoặc tiêu chí khác không?

Có, bạn thực hiện điều này bằng cách tạo một nhóm mới dựa trên thể loại bạn cần. Ví dụ, bạn có thể tạo một nhóm gọi là "Nhân viên Trụ sở chính" và thêm liên hệ vào nhóm đó.

Đầu Trang

Làm thế nào để tôi tạo một nhóm?

Để tạo nhóm:

• Mở Lync và trong danh sách Liên hệ của bạn, bấm chuột phải vào bất kỳ tên nhóm nào (ví dụ, Liên hệ Thường xuyên), bấm Tạo Nhóm Mới, rồi đặt tên cho nhóm.

• Để thêm người vào nhóm mới, hãy tìm kiếm liên hệ, trỏ tới tên liên hệ trong kết quả tìm kiếm, rồi bấm vào dấu cộng (+). Hoặc bấm chuột phải vào liên hệ trong kết quả tìm kiếm, bấm Thêm vào Danh sách Liên hệ, rồi bấm vào tên nhóm.

Đầu Trang

Ngôi sao màu đỏ hoặc dấu sao cạnh trạng thái của một liên hệ có nghĩa là gì?

Dấu sao màu đỏ cạnh trạng thái của một liên hệ biểu thị rằng người này đã bật trả lời Ngoài văn phòng trong Outlook.
Đầu Trang

Bằng cách nào tôi có thể làm cho các cảnh báo IM trở nên nổi bật hơn để tôi không bỏ lỡ các yêu cầu IM đến?

Trừ khi bạn đã đặt các thông báo để các cảnh báo sẽ không hiển thị khi bạn đang ở chế độ Không Làm Phiền, theo mặc định Lync sẽ luôn gửi cho bạn cả hai cảnh báo hình ảnh (ở góc dưới bên phải màn hình của bạn) và cảnh báo âm thanh bất kỳ khi nào có ai đó cố gắng liên hệ với bạn qua IM. Cũng giống như vậy, thỉnh thoảng bạn có thể không nhận thấy một yêu cầu IM. Điều này đặc biệt xảy ra khi bạn đang dùng nhiều màn hình hoặc khi âm thanh cảnh báo của bạn quá nhỏ hoặc đang tắt.

Để đảm bảo các cảnh báo IM của bạn có thể nhận biết được, hãy thử làm như sau:

1. Đặt hiển thị của bạn để Lync luôn xuất hiện ở mặt trước khi nó khởi động. Để làm điều này, hãy bấm nút Tùy chọn, bấm Công cụ, rồi bấm Luôn ở trên cùng.

2. Nếu bạn dùng nhiều màn hình, hãy tạo thói quen di chuyển cửa sổ Lync Chính của bạn lên màn hình hiển thị mà bạn đang làm việc trên đó.

3. Xác nhận rằng loa trên máy tính và (các) thiết bị âm thanh đã được bật âm lượng đủ lớn.

4. Xác nhận Lync được thiết đặt để gửi cảnh báo âm thanh. Để làm điều này, hãy bấm nút Tùy chọn, bấm Nhạc chuông và Âm thanh, chọn Phát âm thanh trong Lync (bao gồm nhạc chuông cho các cảnh báo IM và cuộc gọi đến), rồi xác nhận rằng các hộp kiểm khác trong panel đều không được chọn.

5. Hãy xem xét lựa chọn một âm thanh cảnh báo nổi bật hoặc riêng biệt hơn âm thanh mặc định để thông báo tin nhắn đến cho bạn. Để thực hiện điều này:

6. Bấm nút Tùy chọn, bấm Nhạc chuông và Âm báo, bấm nút Thiết đặt Âm thanh, sau đó bấm tab Âm thanh.

7. Kéo thanh trượt trên ngăn hiển thị Sự kiện Chương trình xuống danh sách Microsoft Lync 2010.

8. Bấm Tin nhắn Tức thời Đến. Ngăn hiển thị Âm thanh ở cuối cửa sổ sẽ là COMMUNICATOR_iminvite.

9. Bây giờ, hãy bấm vào mũi tên thả xuống kế bên nó và nghe thử một vài âm thanh khác trong danh sách.

10. Khi tìm được âm thanh bạn muốn dùng cho cảnh báo IM đến, hãy bấm Áp dụng. (Ngăn hiển thị Sự kiện Chương trình bây giờ sẽ là Tin nhắn Tức thời Đến và ngăn Âm thanh sẽ hiển thị tên của bất kỳ tệp .wav nào bạn đã chọn). Bấm OK. (Bạn cũng có thể ghi lại tệp .wav của riêng mình để dùng vì mục đích này, rồi duyệt đến tệp đó để chọn làm cảnh báo IM của bạn).

Đầu trang

Tôi có thể tìm các hội thoại IM, bản ghi các cuộc gọi Lync hoặc các yêu cầu IM mà tôi có thể đã bỏ sót trước đây ở đâu?

Theo mặc định, phần mềm truyền thông Microsoft Lync 2010 lưu tất cả các hội thoại đến và đi trong thư mục Lịch sử Hội thoại của Microsoft Outlook, để bạn có thể xem lại các hội thoại trước đây.

Để xem một trăm tương tác Lync gần đây nhất được thêm vào thư mục này:

• Trên cửa sổ chính của Lync, hãy bấm nút Hội thoại phía trên vùng nhập Tìm kiếm.

Để xem toàn bộ thư mục:

• Bấm vào nối kết Xem Thêm trong Outlook ở cuối cửa sổ.

  Lưu ý:  Nếu các hội thoại của bạn đang không được lưu trong kho lưu trữ Outlook và bạn muốn thiết lập một kho lưu trữ cho các hội thoại trong tương lai, hãy làm theo các bước sau:

  1. Xác minh rằng bạn đang sử dụng Microsoft Office Outlook 2007 hoặc Microsoft Outlook 2010.

  2. Trong cửa sổ chính của Lync, hãy bấm nút Tùy chọn, rồi bấm Cá nhân.

  3. Bấm nút Lưu hội thoại tin nhắn tức thời trong thư mục Lịch sử Hội thoại email của tôi, sau đó bấm OK.

Đầu trang

Tôi có thể sao chép và dán những loại thông tin nào vào IM?

Bạn có thể sao chép và dán văn bản, bảng biểu và các nối kết từ các sản phẩm khác của Microsoft Office trực tiếp vào IM trong Lync. Bạn không thể dán hình ảnh (ảnh chụp màn hình, ảnh, v.v.) trực tiếp vào IM, nhưng bạn có thể dán chúng vào bảng trắng và hiển thị chúng cho người khác: Cách thực hiện:

• Trong cửa sổ hội thoại IM, bấm Chia sẻ, bấm Bảng trắng Mới, bấm nút Chèn Ảnh ở cuối Bảng trắng, rồi duyệt đến và bấm đúp vào hình ảnh bạn muốn hiển thị.

Đầu trang

Tôi có thể sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trong IM Lync của tôi không?

Lync không có tính năng kiểm tra chính tả tích hợp sẵn, phù hợp với mục đích sử dụng của nó như một phương thức liên lạc nhanh chóng và thân mật. Nếu điều quan trọng là bạn phải đảm bảo chính tả đúng trong một hội thoại IM cụ thể, bạn có thể sao chép và dán văn bản vào IM của mình từ tài liệu được kiểm Microsoft Word chính tả.
Đầu Trang

Làm thế nào để thiết đặt một cảnh báo để thông báo cho tôi ngay sau khi một liên hệ nào đó trở nên sẵn sàng?

Trong cửa sổ Lync chính, trong danh sách Liên hệ của bạn, hãy bấm chuột phải vào một liên hệ, rồi bấm Thẻ cho Cảnh báo Thay đổi Trạng thái.
Đầu Trang

Làm thế nào thay đổi phông chữ trong IM của tôi?

Để thay đổi phông chữ, kiểu, kích thước hoặc màu sắc cho một IM cụ thể bạn đang viết:

• Hãy nhập tin nhắn của bạn, tô sáng văn bản bạn muốn thay đổi, bấm nút Phông trong vùng soạn thảo IM, sau đó thực hiện các lựa chọn của bạn trong cửa sổ Phông.

Để thay đổi chi tiết phông chữ mặc định cho tất cả IM của bạn:

• Từ cửa sổ chính của Lync, bấm nút Tùy chọn, bấm Tổng quát, bấm Đổi Phông chữ, rồi chọn một phông chữ mặc định, kiểu phông chữ, kích thước phông chữ và màu phông chữ. Những lựa chọn này sẽ chỉ áp dụng cho các tin nhắn IM bạn gửi, không phải cho những tin nhắn bạn nhận.

Đầu trang

Làm thế nào để tắt các âm thanh cảnh báo IM?

Bạn có thể chỉ thị cho Lync không phát cảnh báo âm thanh cho IM và/hoặc điện thoại của bạn bất kỳ khi nào trạng thái hiện diện của bạn là Không làm Phiền, bạn có thể chỉ thị thêm cho Lync thông báo cho bạn chỉ khi người đang cố gắng liên hệ với bạn là thành viên của nhóm làm việc của bạn với quan hệ bảo mật đó.

Để xem và điều chỉnh các thiết đặt này:

• Bấm nút Tùy chọn trong cửa sổ chính của Lync, sau đó bấm Cảnh báo.

Để tắt mọi cảnh báo âm thanh:

• Bấm nút Tùy chọn trong cửa sổ chính của Lync, bấm Nhạc chuông và Âm thanh, rồi bỏ chọn hộp kiểm Phát âm thanh trong Lync 2010 ( bao gồm nhạc chuông cho cảnh báo đến và cảnh báo IM).

Đầu trang