Створення списку зацікавлених сторін проекту та керування ним

Джейн Сухан, PMP

Отже, що таке зацікавлена сторона проекту?     Є багато визначень, і вони відрізняються від джерела до джерела і компанії до компанії. Усі припускають, що зацікавлені сторони – це люди або групи, які мають зацікавленість у результатах проекту. Керування зацікавленими сторонами є синонімом керування зв'язками: мета полягає в тому, щоб отримати і підтримувати прихильність до проекту.

У цьому прикладі зацікавлені сторони – це особи або групи в організації, які цікавляться результатом проекту або мають на них наслідки. Але перш ніж почати створення списку зацікавлених сторін і керувати ним, переконайтеся, що визначення зацікавленої сторони відповідає визначенню вашої організації.

Чому важливо керувати зацікавленими сторонами?

Наскільки ми хотіли б думати, що це не так, ми повинні зіткнутися з тим, що не всі будуть 100 відсотків ентузіазму щодо проекту. Можливо, зацікавленим сторонам доведеться навчитися новим інструментам або процесам, відмовитися від контролю або в деяких крайніх випадках втратити роботу. Тягар лягає на керівника проекту та спонсорів, щоб полегшити занепокоєння зацікавлених сторін, і навряд чи ви зможете зробити всіх людей щасливими весь час. Деякі з них повинні бути оброблені таким чином, що вони не можуть саботувати ваші зусилля.

Розуміння мотивацій допоможе вам вирішити проблеми і уникнути негативної поведінки і тактики, таких як:

• Затримка необхідних входів або затверджень.

• Запуск конкуруючого проекту.

• Перепризначення ресурсів іншим проектам.

• Участь у політиці задньої кімнати, щоб підірвати проект.

Перевагами ефективного керування зацікавленими сторонами є:

• Скорочення часу циклу проекту, утримуючи його від засмічування в політиці.

• Оптимізація процесу затвердження.

• Допомога в тому, щоб забезпечити доступність ресурсів проекту та залишатися зосередженими.

• Підтримання потоку інформації.

На початок сторінки

Розробка списку зацікавлених сторін

На початку проекту разом зі спонсором проекту можна створити список усіх можливих зацікавлених сторін. Залежно від того, як ви визначаєте цю роль і вплив проекту на організацію, цей список може бути довгим.

Список зацікавлених сторін – це інструмент для керівника проекту та ключовий внесок у план зв'язку проекту. На основі оцінки вашого списку ви можете спланувати потужну стратегію спілкування. Крім того, не потрібно ділитися відомостями про список за межами спонсора проекту.

З більшістю проектів приходить політика, тому очікуйте натрапити на деякі мерзенні води, коли ви оцінюєте своїх зацікавлених сторін.

На початок сторінки

Оцінка списку зацікавлених сторін

Визначте вплив усіх зацікавлених сторін і класифікуйте їх за рівнем впливу. Деякі з них матимуть можливість тримати проект уперед. Це може бути спонсор проекту або керівники вищої ланки. Через їхні посади та ролі прийняття рішень, ви хочете уважно стежити за цими зацікавленими сторонами. Інші можуть бути людьми, які, хоча вони не можуть тягнути штекер на проект, можуть працювати за лаштунками, щоб підірвати і, можливо, навіть закінчити його.

Інший рівень зацікавлених сторін – це ті, хто житиме з продуктом , іноді на щоденній основі. Ця група надає дані у вигляді бізнес-вимог, які мають бути виконані. Вони мають найбільшу користь, якщо проект буде успішним, тому що це вплине на них безпосередньо. Хоча вони часто не можуть прямо або опосередковано закінчити проект, тим не менш, вони є життєво важливими для його успіху. Якщо їх потреби або занепокоєння не задовольняються, вони швидко підуть від вашого найбільшого прихильника до вашої найбільшої проблеми.

Ще один спосіб упорядкувати зацікавлених сторін – згрупувати їх за рівнем залучення та відповідальності. Одна група може брати активну участь у проекті та виконувати роботу, інша може бути залучена в певний момент, а інша – зацікавлені сторони, які не беруть активної участі, але повинні отримувати повідомлення про проект.

На початок сторінки

Використання RACI для категоризації зацікавлених сторін

Відповідальний, підзвітний, проконсультований і поінформований (RACI) – це інструмент, який використовується в організаційному проекті для призначення та призначення зацікавлених сторін за рівнем залучення та відповідальності за проект. Це зручний спосіб категоризувати зацікавлених сторін, щоб ви могли спланувати найефективнішу стратегію спілкування для кожної особи або групи. Ці зацікавлені сторони визначаються в такий спосіб:

• Відповідає    Ця особа несе відповідальність за виконання завдання.

• Підзвітним    Цей користувач буде викликаний до облікового запису, якщо завдання не завершено, і він може керувати особою, яка відповідає за виконання завдання. Керівники проектів часто мають цю роль.

• Консультації    Хоча ця особа не несе відповідальності або не несе відповідальності за виконання, ця особа отримує консультації щодо аспектів виконання завдання.

• Повідомив    Власник цієї пасивної ролі зберігається в курсі справ, але не несе відповідальності та не відповідає за завдання.

На початок сторінки

Унція профілактики ...

Керування проектами – це керування очікуваннями. Щоб визначити зацікавлених осіб і оцінити зацікавлених сторін, візьміть час на ранній стадії проекту, щоб працювати зі своїм спонсором. Обов'язково оновіть свій список протягом усього проекту. Ви повинні знати, хто ваші зацікавлені сторони та їхні інтереси, щоб ефективно керувати ними. Це убережуть вас від труднощів у довгостроковій перспективі та забезпечить успішне виконання проекту.

На початок сторінки