Proje katılımcıları listesini oluşturma ve yönetme

Tarafından Jane Suchan, PMP

Peki proje katılımcısı nedir?     Birçok tanım vardır ve bunlar kaynaktan kaynağa ve şirketten şirkete farklılık gösterir. Hepsi paydaşların projenin sonucuna ilgi duyan kişiler veya gruplar olduğunu gösterir. Paydaş yönetimi ilişki yönetimiyle eş anlamlıdır: Amaç, projenize bağlılığı kazanmak ve sürdürmektir.

Burada paydaşlar, kuruluşta proje sonucuyla ilgilenen veya proje sonucundan etkilenecek olan bireyler veya gruplardır. Ancak paydaş listenizi oluşturma ve yönetme alıştırmasını başlatmadan önce, paydaş tanımınızın kuruluşunuzun tanımıyla uyumlu olduğundan emin olun.

Paydaşları yönetmek neden önemlidir?

Her ne kadar böyle bir durum olmadığını düşünsek de, herkesin proje konusunda yüzde 100 istekli olmaması gerçeğiyle yüzleşmek zorundayız. Paydaşların yeni araçlar veya süreçler öğrenmesi, denetimi geri çekmesi veya bazı uç durumlarda işini kaybetmesi gerekebilir. Paydaşların endişelerini hafifletmek için bu yük proje yöneticisine ve sponsorlara düşer ve her zaman tüm insanları mutlu edebilme olasılığınız düşüktür. Bazılarının çabalarınızı sabote edmeyecek şekilde ele alınması gerekir.

Motivasyonları anlamak, endişeleri gidermenize ve olumsuz davranışlardan ve taktiklerden kaçınmanıza yardımcı olur, örneğin:

• Gerekli girişleri veya onayları geciktirme.

• Rakip bir projeye başlamak.

• Kaynakları diğer projelere yeniden atama.

• Projeyi baltalamak için arka oda siyasetine girişmek.

Paydaşları etkili bir şekilde yönetmenin avantajları şunlardır:

• Politikada tıkanmasını engelleyerek proje döngüsü süresini kısaltmak.

• Onay işleminin akışını sağlama.

• Proje kaynaklarının kullanılabilir ve odaklanmış durumda kalmasını sağlamaya yardımcı olur.

• Bilgilerin akmasını sağlama.

Sayfanın Başı

Paydaş listesi geliştirme

Projenin başlarında proje sponsorunuzla birlikte çalışarak tüm olası paydaşların listesini oluşturun. Bu rolü nasıl tanımladığınıza ve projenizin kuruluş üzerindeki etkisine bağlı olarak, bu liste uzun olabilir.

Paydaş listesi, proje yöneticisi için bir araç ve proje iletişim planı için önemli bir giriştir. Listenizin değerlendirmesine bağlı olarak güçlü bir iletişim stratejisi planlayabilirsiniz. Ayrıca, liste ayrıntılarını proje sponsorunun ötesinde paylaşmanız gerekmez.

Çoğu proje politikaya dahil olduğundan, paydaşlarınızı değerlendirirken bazı bulanık sulara tökezlemeyi bekleyebilirsiniz.

Sayfanın Başı

Paydaşlar listesini değerlendirme

Her paydaşın düzenini belirleyin ve etki düzeyine göre kategorilere ayırın. Bazıları projeyi ileriye taşıma gücüne sahip olacaktır. Bu, proje sponsorunu veya üst düzey yöneticileri içerebilir. Konumları ve karar alma rolleri nedeniyle bu paydaşları yakından izlemek isteyeceksiniz. Diğerleri, bir projenin fişini çekemeseler de, arka planda çalışarak onu baltalayan ve hatta sonlandıran kişiler olabilir.

Paydaşların bir diğer düzeyi de yaşayacak kişilerdir ürünle birlikte — bazen günlük olarak. Bu grup, karşılanması gereken iş gereksinimleri biçiminde giriş sağlar. Proje başarılı olursa en çok onlar kazanır, çünkü bu onları doğrudan etkiler. Bir projeyi genellikle doğrudan veya dolaylı olarak sonlandıramıyor olsalar da, başarılı olması için hayati önem taşırlar. İhtiyaçları veya endişeleri karşılanmazsa, en büyük destekçileriniz olmaktan en büyük sorununuz olmaya hızla geçerler.

Paydaşları düzenlemenin bir diğer yolu da katılımcıları katılım ve sorumluluk düzeyine göre gruplandırmaktır. Bir grup projeye etkin bir şekilde dahil olabilir ve işi yapıyor olabilir, başka bir grup belirli bir noktada devreye girmiş olabilir ve diğeri ise etkin olarak çalışmayan ancak proje hakkında iletişim alması gereken paydaşlar olabilir.

Sayfanın Başı

Paydaşları kategorilere ayırmak için RACI kullanma

Sorumlu, sorumlu, danışılan ve bilgilendirilmiş (RACI), proje katılımcılarını proje katılımı ve sorumluluk düzeyine göre atamak ve atamak için kurumsal tasarımda kullanılan bir araçtır. Her bir kişi veya grup için en etkili iletişim stratejisini planlayabileceğiniz şekilde paydaşlarınızı kategorilere ayırmanın kullanışlı bir yoludur. Bu paydaşlar aşağıdaki gibi tanımlanır:

• Sorumlu    Bu kişi bir görevi tamamlamaktan sorumludur.

• Sorumlu    Görev tamamlanmazsa bu kişi hesaba çağrılır ve görevi tamamlamaktan sorumlu olan kişiyi yönetebilir. Proje yöneticileri genellikle bu role sahiptir.

• Danışılmalıdır    Tamamlanmasından sorumlu veya sorumlu olmasa da, bu kişiye görevin yönleri hakkında danışılır.

• Bilgili    Bu pasif rolün sahibi bilgilendirilir ancak görevlerden sorumlu veya sorumlu değildir.

Sayfanın Başı

Bir ons önleme ...

Proje yönetimi tamamen beklentileri yönetmekle ilgili. Projelerinizin başında zaman ayırıp proje katılımcılarınızı belirlemek ve değerlendirmek için sponsorunuzla birlikte çalışın. Listenize projenin ömrü boyunca güncelleştirmeyi unutmayın. Proje katılımcılarınızı etkili bir şekilde yönetmek için proje katılımcılarınızın kim olduğunu ve ilgi alanlarını bilmeniz gerekir. Uzun vadede sizi zorluklardan kurtarır ve projenizin başarılı olmasını sağlar.

Sayfanın Başı