Vytvorenie a správa zoznamu účastníkov projektu

By Jane Suchan, PMP

Takže len to, čo je projekt zainteresovaných strán?     Existuje veľa definícií a líšia sa od zdroja k zdroju a spoločnosti. Všetky naznačujú, že účastníci projektu sú ľudia alebo skupiny, ktoré majú záujem o výsledok projektu. Správa zainteresovaných strán je synonymom správy vzťahov: cieľom je získať a udržať záväzok voči projektu.

V tomto dokumente sú účastníkmi projektu jednotlivci alebo skupiny v organizácii, ktoré majú záujem alebo budú mať vplyv na výsledok projektu. Skôr než začnete vytvárať a spravovať zoznam zainteresovaných strán, uistite sa, že vaša definícia zainteresovaných strán je v súlade s definíciou vašej organizácie.

Prečo je spravovanie účastníkov projektu dôležité?

Rovnako ako by sme si chceli myslieť, že to nie je tento prípad, musíme čeliť skutočnosti, že nie každý bude 100 percent nadšený projekt. Účastníci projektu sa možno budú musieť naučiť nové nástroje alebo procesy, vzdať sa kontroly alebo v niektorých extrémnych prípadoch prísť o prácu. Záťaž je na projektovom manažérovi a sponzoroch, aby sa zmiernili obavy zainteresovaných strán, a je nepravdepodobné, že budete môcť robiť všetkých ľudí šťastnými, po celú dobu. Niektoré budú musieť byť riešené tak, že nemôžu sabotovať vaše úsilie.

Pochopenie motivácií vám pomôže vyriešiť problémy a vyhnúť sa negatívnemu správaniu a taktike, ako napríklad:

• Oneskorenie potrebných vstupov alebo schválení.

• Spustenie konkurenčného projektu.

• Zmena priradenia zdrojov k iným projektom.

• Zapojenie do back-room politicking podkopať projekt.

Výhody efektívneho riadenia zainteresovaných strán sú:

• Skrátenie času cyklu projektu tým, že zabráni tomu, aby sa v politike zabŕdli.

• Zjednodušuje sa proces schvaľovania.

• Pomáha zabezpečiť, aby boli zdroje projektu k dispozícii a aby zostali zamerané.

• Udržiavanie toku informácií.

Na začiatok stránky

Vytvorenie zoznamu zainteresovaných strán

Na začiatku projektu spolupracujte so sponzorom projektu a vytvorte zoznam všetkých možných účastníkov projektu. V závislosti od toho, ako definujete túto rolu a aký vplyv bude mať projekt na organizáciu, môže byť tento zoznam dlhý.

Zoznam zainteresovaných strán je nástroj pre projektového manažéra a kľúčový vstup pre plán komunikácie projektu. Na základe hodnotenia zoznamu môžete naplánovať silnú komunikačnú stratégiu. A nemusíte zdieľať podrobnosti zoznamu nad rámec sponzora projektu.

S väčšinou projektov príde politika, takže očakávať, že narazí do niektorých temných vôd, keď ste hodnotenie vašich zainteresovaných strán.

Na začiatok stránky

Posúdenie zoznamu účastníkov projektu

Určte vplyv jednotlivých zainteresovaných strán a kategorizujte ich podľa úrovne vplyvu. Niektorí budú mať možnosť udržať projekt vpred. Môže to zahŕňať sponzora projektu alebo vyšších manažérov. Vzhľadom na ich pozície a rozhodovacie roly budete chcieť pozorne sledovať účastníkov projektu. Iní môžu byť ľudia, ktorí, aj keď nemôžu vytiahnuť zástrčku na projekt, môže pracovať v zákulisí podkopať, a možno aj ukončiť.

Ďalšou úrovňou účastníkov projektu sú tí, ktorí budú žiť s produktom – niekedy na dennej báze. Táto skupina poskytuje vstup vo forme obchodných požiadaviek, ktoré musia byť splnené. Ak bude projekt úspešný, najviac ich získa, pretože ich to priamo ovplyvní. Hoci často nemôžu priamo ani nepriamo ukončiť projekt, sú však životne dôležité pre jeho úspech. Ak ich potreby alebo obavy nie sú splnené, budú rýchlo ísť z bytia najväčších priaznivcov na váš najväčší problém.

Ďalším spôsobom organizovania účastníkov projektu je zoskupiť ich podľa úrovne zapojenia a zodpovednosti. Jedna skupina sa môže aktívne zapojiť do projektu a vykonávať prácu, druhá môže byť v určitom okamihu aktívna a ďalšia môže byť účastníkmi projektu, ktorí sa aktívne nezapájajú, ale musia dostať informácie o projekte.

Na začiatok stránky

Kategorizácia účastníkov projektu pomocou raci

Zodpovedná, zodpovedná, konzultovaná a informovaná (RACI) je nástroj používaný v organizačnom návrhu na priraďovanie a označenie účastníkov projektu podľa úrovne zapojenia a zodpovednosti projektu. Je to užitočný spôsob, ako kategorizovať účastníkov projektu, aby ste mohli naplánovať najúčinnejšiu komunikačnú stratégiu pre každú osobu alebo skupinu. Títo účastníci projektu sú definovaní takto:

• Zodpovedný za    Táto osoba je zodpovedná za dokončenie úlohy.

• Zodpovedný    Táto osoba bude volaná na konto, ak úloha nie je dokončená, a môže spravovať osobu, ktorá je zodpovedná za dokončenie úlohy. Túto rolu majú často projektoví manažéri.

• Konzultovaný    Hoci nie je zodpovedná alebo zodpovedná za dokončenie, táto osoba je konzultovaná o aspektoch úlohy.

• Informovaní    Držiteľ tejto pasívnej roly je informovaný, ale nie je zodpovedný ani zodpovedný za úlohy.

Na začiatok stránky

Unca prevencie ...

Riadenie projektov spočíva v spravovaní očakávaní. Vyučte si čas skôr vo svojich projektoch a spolupracujte so sponzorom na identifikácii a hodnotení účastníkov projektu. Nezabudnite zoznam aktualizovať počas celého trvania projektu. Ak chcete efektívne spravovať účastníkov projektu, musíte poznať ich záujmy. Z dlhodobého hľadiska vás to ušetrí pred ťažkosťami a zabezpečí, že projekt bude úspešný.

Na začiatok stránky