プロジェクトの利害関係者リストを確立して管理する

Jane Suchan、PMP

それでは、プロジェクトの利害関係者とは何でしょうか。     多くの定義があり、ソースごとに異なり、会社によって異なります。 すべての関係者は、プロジェクトの結果に既得権を持つ人々またはグループであることを示唆しています。 利害関係者管理は、リレーションシップ管理と同義です。目標は、プロジェクトに対するコミットメントを得て維持することです。

ここで、利害関係者は、プロジェクトの結果に関心を持っているか、または影響を受けるorganizationの個人またはグループです。 ただし、利害関係者リストの確立と管理の演習を開始する前に、利害関係者の定義がorganizationの定義と一致していることを確認してください。

利害関係者の管理が重要なのはなぜですか?

そうではないと思う限り、誰もがこのプロジェクトに対して100%熱心になるわけではないという事実に直面する必要があります。 利害関係者は、新しいツールやプロセスを学習したり、制御を放棄したり、極端な場合に仕事を失ったりする必要があります。 プロジェクト マネージャーとスポンサーの負担は、関係者の懸念を緩和するためであり、すべてのユーザーが常に幸せになる可能性は低いです。 一部の人は、あなたの努力を妨害できないような方法で処理する必要があります。

動機を理解することは、懸念に対処し、次のような否定的な行動や戦術を回避するのに役立ちます。

• 必要な入力または承認を遅延させる。

• 競合するプロジェクトを開始する。

• リソースを他のプロジェクトに再割り当てする。

• プロジェクトを損なうためにバックルームの政治に従事する。

利害関係者を効果的に管理することの利点は次のとおりです。

• プロジェクトのサイクル時間を短縮し、政治の中で泥沼化しないようにします。

• 承認プロセスの合理化。

• プロジェクト リソースが使用可能であり、集中したままになるように支援します。

• 情報のフローを維持する。

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利害関係者リストを作成する

プロジェクトの早い段階で、プロジェクトスポンサーと協力して、考えられるすべての利害関係者のリストを作成します。 このロールの定義方法と、プロジェクトがorganizationに与える影響によっては、この一覧が長い場合があります。

利害関係者リストは、プロジェクト マネージャー用のツールであり、プロジェクトコミュニケーション計画の重要な入力です。 リストの評価に基づいて、強力なコミュニケーション戦略を計画できます。 また、プロジェクトのスポンサー以外にリストの詳細を共有する必要はありません。

ほとんどのプロジェクトでは政治が行き来するので、利害関係者を評価する際に暗い水に遭遇することを期待してください。

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利害関係者の一覧を評価する

各利害関係者のクラウトを決定し、影響力のレベルで分類します。 プロジェクトを前進させ続ける力を持つ人もいます。 これには、プロジェクト スポンサーまたはシニア マネージャーが含まれる場合があります。 役職と意思決定ロールのため、これらの利害関係者を注意深く監視する必要があります。 他の人は、プロジェクトのプラグを引っ張ることができないが、陰で作業して損ない、場合によってはそれを終わらせる人かもしれません。

もう 1 つのレベルの利害関係者は、生きる人たちです。 場合によっては、製品を使用します。 このグループは、満たす必要があるビジネス要件の形式で入力を提供します。 プロジェクトが成功した場合、プロジェクトが直接影響を受けるので、彼らは最も多くを得ることができます。 多くの場合、プロジェクトを直接または間接的に終了することはできませんが、その成功には不可欠です。 彼らのニーズや懸念が満たされていない場合、彼らはすぐにあなたの最大の支持者からあなたの最大の問題に行きます。

利害関係者を整理するもう 1 つの方法は、関与と責任のレベルでグループ化することです。 あるグループは、プロジェクトに積極的に関与し、作業を行う場合もあれば、ある時点で関与している場合もあれば、積極的に関与していないが、プロジェクトに関するコミュニケーションを受けなければならない利害関係者である可能性があります。

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RACI を使用して利害関係者を分類する

責任、責任、相談、および通知 (RACI) は、プロジェクトの関与と責任のレベルによって利害関係者を割り当て、指定するための組織設計で使用されるツールです。 これは、関係者を分類して、各ユーザーまたはグループに対して最も効果的なコミュニケーション戦略を計画するのに役立つ方法です。 これらの利害関係者は、次のように定義されます。

• 責任    この担当者は、タスクを完了する責任を負います。

• 責任    タスクが完了していない場合、このユーザーはアカウントに呼び出され、タスクの完了を担当するユーザーを管理できます。 プロジェクト マネージャーは、多くの場合、このロールを持ちます。

• 相談    完了に対する責任も責任も負いませんが、この担当者はタスクの側面について相談されます。

• 通知    このパッシブ ロールの所有者は通知を受け取りますが、タスクに対する責任も責任も負いません。

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1 オンスの予防 ...

プロジェクト管理は、期待の管理に関するすべてです。 プロジェクトの早い段階でスポンサーと協力して、関係者を特定して評価します。 プロジェクトの有効期間を通じて、必ずリストを更新してください。 効果的に管理するには、利害関係者が誰であるか、その利害関係者の利益を把握する必要があります。 これにより、長期的な問題からあなたを救い、プロジェクトが成功することを確認します。

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