Établir et gérer la liste des parties prenantes du projet

Par Jane Suchan, PMP

Qu’est-ce qu’une partie prenante du projet ?     Il existe de nombreuses définitions, qui varient d’une source à l’autre et d’une entreprise à l’autre. Toutes suggèrent que les parties prenantes sont des personnes ou des groupes qui ont un intérêt direct dans les résultats d’un projet. La gestion des parties prenantes est synonyme de gestion des relations : l’objectif est d’obtenir et de maintenir l’engagement envers votre projet.

Dans le présent document, les parties prenantes sont des individus ou des groupes dans le organization qui ont un intérêt ou qui seront affectés par le résultat du projet. Mais avant de commencer l’exercice d’établissement et de gestion de votre liste de parties prenantes, assurez-vous que votre définition de partie prenante s’aligne sur celle de votre organization.

Pourquoi la gestion des parties prenantes est-elle importante ?

Même si nous aimerions penser que ce n’est pas le cas, nous devons faire face au fait que tout le monde ne sera pas 100% enthousiaste à propos du projet. Les parties prenantes peuvent avoir à apprendre de nouveaux outils ou processus, abandonner le contrôle ou, dans certains cas extrêmes, perdre leur emploi. Le fardeau incombe au gestionnaire de projet et aux commanditaires pour apaiser les préoccupations des parties prenantes, et il est peu probable que vous puissiez rendre tout le monde heureux, tout le temps. Certains devront être traités de telle sorte qu’ils ne peuvent pas saboter vos efforts.

Comprendre les motivations vous aidera à répondre aux préoccupations et à éviter les comportements et tactiques négatifs, tels que :

• Retard des entrées ou approbations nécessaires.

• Démarrage d’un projet concurrent.

• Réaffectation de ressources à d’autres projets.

• S’engager dans la politisation de l’arrière-salle pour saper le projet.

Les avantages d’une gestion efficace des parties prenantes sont les suivants :

• Réduire la durée du cycle du projet en l’empêchant de s’enliser dans la politique.

• Simplification du processus d’approbation.

• Aider à s’assurer que les ressources du projet sont disponibles et restent ciblées.

• Maintenir la circulation des informations.

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Développer une liste de parties prenantes

Au début du projet, collaborez avec votre sponsor de projet pour créer une liste de toutes les parties prenantes possibles. Selon la façon dont vous définissez ce rôle et l’impact de votre projet sur le organization, cette liste peut être longue.

La liste des parties prenantes est un outil pour le gestionnaire de projet et une entrée clé pour le plan de communication du projet. En fonction de l’évaluation de votre liste, vous pouvez planifier une stratégie de communication solide. Et vous n’avez pas besoin de partager les détails de la liste au-delà du sponsor du projet.

Avec la plupart des projets viennent de la politique, alors attendez-vous à trébucher dans des eaux troubles lorsque vous évaluez vos parties prenantes.

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Évaluer la liste des parties prenantes

Déterminez l’influence de chaque partie prenante et catégorisez-les par niveau d’influence. Certains auront le pouvoir de faire avancer un projet. Il peut s’agir du commanditaire du projet ou des cadres supérieurs. En raison de leurs postes et rôles de prise de décision, vous voudrez surveiller ces parties prenantes de près. D’autres peuvent être des personnes qui, bien qu’elles ne puissent pas tirer le bouchon sur un projet, peuvent travailler en arrière-plan pour saper et peut-être même y mettre fin.

Un autre niveau de parties prenantes sont ceux qui vivront avec le produit — parfois sur une base quotidienne. Ce groupe fournit des informations sous la forme d’exigences métier qui doivent être satisfaites. Ils ont le plus à gagner si le projet réussit, car cela les affectera directement. Bien qu’ils ne puissent souvent pas mettre fin directement ou indirectement à un projet, ils sont néanmoins essentiels à sa réussite. Si leurs besoins ou préoccupations ne sont pas satisfaits, ils passeront rapidement de votre plus grand soutien à votre plus grand problème.

Une autre façon d’organiser les parties prenantes consiste à les regrouper par niveau d’implication et de responsabilité. Un groupe peut être activement impliqué dans le projet et effectuer le travail, un autre peut être engagé à un moment donné, et un autre peut être des parties prenantes qui ne sont pas activement engagées mais qui doivent recevoir des communications sur le projet.

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Utiliser RACI pour catégoriser les parties prenantes

Responsable, responsable, consulté et informé (RACI) est un outil utilisé dans la conception organisationnelle pour affecter et désigner des parties prenantes par niveau d’implication et de responsabilité au projet. Il s’agit d’un moyen utile de catégoriser vos parties prenantes afin de pouvoir planifier la stratégie de communication la plus efficace pour chaque personne ou groupe. Ces parties prenantes sont définies comme suit :

• Responsable    Cette personne est responsable de l’exécution d’une tâche.

• Responsable    Cette personne sera appelée à rendre compte si la tâche n’est pas terminée et peut gérer la personne responsable de l’exécution de la tâche. Les responsables de projet ont souvent ce rôle.

• Consulté    Bien qu’elle ne soit pas responsable ou responsable de l’achèvement, cette personne est consultée sur les aspects de la tâche.

• Informé    Le titulaire de ce rôle passif est tenu informé, mais n’est pas responsable des tâches.

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Une once de prévention ...

La gestion de projet consiste à gérer les attentes. Prenez le temps au début de vos projets de collaborer avec votre commanditaire afin d’identifier et d’évaluer vos parties prenantes. Veillez à mettre à jour votre liste tout au long de la vie du projet. Vous devez connaître vos parties prenantes et leurs intérêts pour les gérer efficacement. Il vous évitera des difficultés à long terme et garantira la réussite de votre projet.

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