ID-uri de documente vă pot ajuta cu gestionarea documentelor sau a înregistrărilor. Activați serviciul ID document pentru un site pentru a adăuga un ID de document la fiecare fișier de pe site.
În acest articol
Prezentare generală
ID-urile de document vă ajută să gestionați documentele furnizând o modalitate simplă de a urmări elementele, indiferent de locația lor. De exemplu, dacă un contract legal este mutat dintr-o bibliotecă de documente de pe un site într-o bibliotecă de documente de pe alt site, contractul ar fi ușor de găsit pe baza ID-ului său de document. ID-uri de document sunt atribuite automat documentelor încărcate și acest ID va urmări elementul pe tot parcursul ciclului său de viață. ID-urile de document pot fi atribuite și seturilor de documente.
Atunci când serviciul ID document este activat pentru prima dată, documentelor noi din colecția de site-uri li se vor atribui automat ID-uri noi. O activitate de timer este planificată pentru a atribui ID-uri documentelor care se află deja în colecția de site-uri.
De asemenea, atunci când serviciul este activat, se adaugă automat o coloană nouă la tipurile de conținut Document și Set documente. Coloana ID document afișează ID-ul atribuit unui element.
Înainte de a utiliza caracteristica ID document în sistemul de gestionare a conținutului, trebuie să o activați mai întâi pentru fiecare colecție de site-uri în care se află documentele dvs.
Mutarea fișierelor cu un ID de document
În SharePoint ID-ul de document se va deplasa în mod normal cu fișierul. Cu toate acestea, atunci când site-ul destinație nu are activat serviciul ID document, documentul nu va mai avea un ID de document.
Pentru SharePoint Server modalitate de a păstra un ID de document din site-uri este de a utiliza pagina de administrare Conținut și structură site în site Setări în timp ce mișcă documentele.
Copierea fișierelor cu un ID de document
Atunci când se face o copie a unui fișier, se creează un nou ID de document pentru copie. De exemplu, un fișier descărcat de pe un site și încărcat pe altul este o copie. Cu toate acestea, atunci când site-ul destinație nu are activat serviciul ID document, copia nu va avea un ID de document.
Activarea și configurarea ID-urilor de documente
Pentru a utiliza mai întâi PDF-uri de documente pentru a urmări documente sau înregistrări, trebuie să urmați un proces în doi pasul:
Activarea caracteristicii ID document a colecției de site-uri
Notă: Pentru a activa caracteristica ID document trebuie să fiți administrator de colecție de site-uri.
-
Accesați colecția de site-uri de nivel superior.
-
Faceți clic pe Acțiuni site, apoi pe Site Setări.
-
Sub Administrare colecție de site-uri , faceți clic pe Caracteristici colecție de site-uri.
-
Lângă Serviciu ID document, faceți clic pe Activare. Apare o pictogramă Activ lângă element, iar caracteristica este activată pentru colecția de site-uri curentă.
Activarea și configurarea utilizării ID-urile de documente într-o colecție de site-uri
Când activați caracteristica ID document pentru orice colecție de site-uri dată, tuturor documentelor din colecția de site-uri li se va atribui automat un ID de document. Rețineți că, în funcție de numărul de documente care există în colecția de site-uri, acest proces poate dura un timp.
Notă: Pentru a activa și configura caracteristica ID document trebuie să fiți administrator de colecție de site-uri.
-
Accesați colecția de site-uri de nivel superior.
-
Faceți clic pe Acțiuni site, apoi pe Site Setări.
-
Sub Administrare colecție de site-uri, faceți clic pe Setări ID document.
-
Pe pagina Setări ID document, în secțiunea Atribuiți ID-uri de document, asigurați-vă că există un marcaj de selectare în caseta de selectare AtribuițiID-uri de document.
Notă: Atunci când activați atribuirea ID-urile de documente pentru prima din colecția de site-uri, apare un mesaj: Configurarea caracteristicii ID document este planificată să fie finalizată de un proces automat. Acest lucru înseamnă că o activitate de timer este responsabilă pentru terminarea atribuirii ID-urilor de document tuturor documentelor din colecția de site-uri. Timpul necesar pentru acest proces depinde de numărul de documente din colecția dvs. de site-uri.
-
Pentru a seta un șir de caractere sau numere particularizate care să fie atribuite automat la începutul fiecărui ID de document, introduceți șirul sub ID-urile vor începe cu…
-
Bifați caseta de selectare Reinițializați toate ID-urile de document… dacă doriți să adăugați automat prefixul în toate ID-urile de document existente din colecția de site-uri.
-
În secțiunile Domeniu de căutare ID document, selectați site-uri de utilizat ca domeniu de căutare pentru căutarea ID-ului.
-
Faceți clic pe OK.
Notă: Așa cum am menționat mai sus, atunci când serviciul ID document este activat pentru orice colecție de site-uri dată, se adaugă o coloană la tipurile de conținut Document și Set documente ca nivel de colecție de site-uri. Coloana ID document este utilizată pentru a afișa ID-ul atribuit unui element.
