Document-eds kunnen helpen bij document- of recordbeheer. Schakel de document-id-service in voor op een site om een document-id toe te voegen aan elk bestand op de site.
In dit artikel
Overzicht
Document-eds helpen u bij het beheren van uw documenten door een eenvoudige manier te bieden om items bij te houden, ongeacht hun locatie. Als een juridisch contract bijvoorbeeld wordt verplaatst van een documentbibliotheek op de ene site naar een documentbibliotheek op een andere site, is het contract eenvoudig te vinden op basis van de document-id. Document-id's worden automatisch toegewezen aan geüploade documenten en deze id volgt het item gedurende de hele levenscyclus. Document-1D's kunnen ook worden toegewezen aan documentsets.
Wanneer de document-id-service voor het eerst is ingeschakeld, worden nieuwe documenten in de siteverzameling automatisch nieuwe id's toegewezen. Er is een timerbaan gepland om ID's toe te wijzen aan documenten die al in de siteverzameling staan.
Wanneer de service is ingeschakeld, wordt er ook automatisch een nieuwe kolom toegevoegd aan de inhoudstypen Document en Documentset. In de kolom Document-id wordt de id weergegeven die aan een item is toegewezen.
Voordat u de functie Document-id in uw inhoudsbeheersysteem gebruikt, moet u deze eerst inschakelen voor elke siteverzameling waarin uw documenten zich bevinden.
Bestanden verplaatsen met een document-id
In SharePoint wordt de document-id normaal gesproken met het bestand verplaatst. Wanneer de document-id-service echter niet is ingeschakeld op de doelsite, heeft het document geen document-id meer.
De SharePoint Server de enige manier om een document-id binnen sites te behouden, is door de beheerpagina Site-inhoud en structuur te gebruiken in Site-Instellingen tijdens het verplaatsen van documenten.
Bestanden kopiëren met een document-id
Wanneer een kopie van een bestand wordt gemaakt, wordt er een nieuwe document-id gemaakt voor de kopie. Een bestand dat van de ene site is gedownload en naar een andere site is geüpload, is bijvoorbeeld een kopie. Wanneer de document-id-service echter niet is ingeschakeld op de doelsite, heeft de kopie geen document-id.
Document-id's activeren, inschakelen en configureren
Als u document-1D's wilt gebruiken om documenten of records bij te houden, moet u een proces in twee stappen volgen:
De functie Document-id voor de siteverzameling activeren
Opmerking: Als u de functie Document-id wilt inschakelen, moet u een beheerder van de siteverzameling zijn.
-
Ga naar de siteverzameling op het hoogste niveau.
-
Klik op Siteacties en klik vervolgens op Site Instellingen.
-
Klik onder Beheer van siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.
-
Klik naast Document-id-service op Activeren. Naast het item wordt het pictogram Actief weergegeven en wordt de functie voor de huidige siteverzameling geactiveerd.
Het gebruik van document-ID's in een siteverzameling inschakelen en configureren
Wanneer u de functie Document-id inschakelen voor een bepaalde siteverzameling, krijgen alle documenten in de siteverzameling automatisch een document-id toegewezen. Houd er rekening mee dat dit proces, afhankelijk van het aantal documenten in uw siteverzameling, enige tijd kan duren.
Opmerking: Als u de functie Document-id wilt in- en configureren, moet u een beheerder van de siteverzameling zijn.
-
Ga naar de siteverzameling op het hoogste niveau.
-
Klik op Siteacties en klik vervolgens op Site Instellingen.
-
Klik onder Beheer van siteverzameling op Document-id-instellingen.
-
Controleer op de pagina Document-id-instellingen in de sectie Document-id's toewijzen of het selectievakje Document-id's toewijzen een vinkje bevat.
Opmerking: Wanneer u de toewijzing van document-id's inschakelen voor de eerste in een siteverzameling, wordt een bericht weergegeven: De configuratie van de functie Document-id wordt gepland voor een geautomatiseerd proces. Dit betekent dat een timertaak verantwoordelijk is voor het voltooien van de toewijzing van de document-ed's aan alle documenten in de siteverzameling. Hoe lang dit duurt, is afhankelijk van het aantal documenten in uw siteverzameling.
-
Als u een aangepaste tekenreeks of getallen wilt instellen die automatisch worden toegevoegd aan het begin van een document-id, geeft u de tekenreeks op onder Id's beginnen met …
-
Schakel het selectievakje Alle document-id's in deze siteverzameling opnieuw instellen... in als u het prefix automatisch wilt toevoegen aan alle bestaande document-id's in uw siteverzameling.
-
Selecteer in de secties Zoekbereik voor document-id's de site(s) die u wilt gebruiken als zoekbereik voor het zoeken naar id's.
-
Klik op OK.
Opmerking: Zoals hierboven vermeld, wordt wanneer de document-id-service is ingeschakeld voor een bepaalde siteverzameling, een kolom toegevoegd aan het inhoudstype Document en Documentset als siteverzamelingsniveau. De kolom Document-id wordt gebruikt om de id weer te geven die aan een item is toegewezen.
