Τα αναγνωριστικά εγγράφων μπορούν να σας βοηθήσουν με τη διαχείριση εγγράφων ή εγγραφών. Ενεργοποιήστε την υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου για μια τοποθεσία για να προσθέσετε ένα αναγνωριστικό εγγράφου σε κάθε αρχείο της τοποθεσίας.
Σε αυτό το άρθρο
Επισκόπηση
Τα αναγνωριστικά εγγράφων βοηθούν στη διαχείριση των εγγράφων σας παρέχοντας έναν εύκολο τρόπο παρακολούθησης στοιχείων, ανεξάρτητα από τη θέση τους. Για παράδειγμα, εάν ένα νομικό συμβόλαιο μετακινηθεί από μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια τοποθεσία σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια άλλη τοποθεσία, η σύμβαση θα είναι εύκολο να εντοπιστεί με βάση το αναγνωριστικό εγγράφου της. Τα αναγνωριστικά εγγράφων εκχωρούνται αυτόματα σε έγγραφα που έχουν αποστειρωθεί και αυτό το αναγνωριστικό θα ακολουθεί το στοιχείο σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής του. Τα αναγνωριστικά εγγράφων μπορούν να εκχωρηθούν και σε σύνολα εγγράφων.
Όταν ενεργοποιηθεί για πρώτη φορά η υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου, τα νέα έγγραφα στη συλλογή τοποθεσιών θα εκχωρηθούν αυτόματα νέα αναγνωριστικά. Μια εργασία χρονοδιακόπτη έχει προγραμματιστεί για την αντιστοίχιση αναγνωριστικών σε έγγραφα που βρίσκονται ήδη στη συλλογή τοποθεσιών.
Επίσης, όταν η υπηρεσία είναι ενεργοποιημένη, προστίθεται αυτόματα μια νέα στήλη στους τύπους περιεχομένου "Έγγραφο" και "Σύνολο εγγράφων". Η στήλη "Αναγνωριστικό εγγράφου" εμφανίζει το αναγνωριστικό που έχει αντιστοιχιστεί σε ένα στοιχείο.
Πριν χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αναγνωριστικού εγγράφου στο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, πρέπει πρώτα να την ενεργοποιήσετε για κάθε συλλογή τοποθεσιών στην οποία βρίσκονται τα έγγραφά σας.
Μετακίνηση αρχείων με αναγνωριστικό εγγράφου
Στην SharePoint το αναγνωριστικό εγγράφου θα μετακινηθεί κανονικά μαζί με το αρχείο. Ωστόσο, όταν η τοποθεσία προορισμού δεν έχει ενεργοποιημένη την υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου, το έγγραφο δεν θα έχει πλέον αναγνωριστικό εγγράφου.
Για SharePoint Server ο μόνος τρόπος για να διατηρήσετε ένα αναγνωριστικό εγγράφου μέσα σε τοποθεσίες είναι να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα διαχείρισης "Περιεχόμενο τοποθεσίας και δομή" στην τοποθεσία Ρυθμίσεις κατά τη μετακίνηση εγγράφων.
Αντιγραφή αρχείων με αναγνωριστικό εγγράφου
Όταν δημιουργείται ένα αντίγραφο ενός αρχείου, δημιουργείται ένα νέο αναγνωριστικό εγγράφου για το αντίγραφο. Για παράδειγμα, ένα αρχείο που έχει γίνει λήψη από μια τοποθεσία και αποστέλλεται σε μια άλλη είναι ένα αντίγραφο. Ωστόσο, όταν η τοποθεσία προορισμού δεν έχει ενεργοποιημένη την υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου, το αντίγραφο δεν θα έχει αναγνωριστικό εγγράφου.
Ενεργοποίηση και ρύθμιση των παραμέτρων αναγνωριστικών εγγράφων
Για να χρησιμοποιήσετε πρώτα τα αναγνωριστικά εγγράφων για την παρακολούθηση εγγράφων ή εγγραφών, πρέπει να ακολουθείτε μια διαδικασία δύο βημάτων:
Ενεργοποίηση της δυνατότητας αναγνωριστικών εγγράφων σε συλλογή τοποθεσιών
Σημείωση: Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αναγνωριστικού εγγράφου, πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.
-
Μεταβείτε στη συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή "Ενέργειες τοποθεσίας" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις".
-
Στην περιοχή "Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Δυνατότητες συλλογής τοποθεσιών.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση, δίπλα στην υπηρεσία αναγνωριστικών εγγράφων. Ένα εικονίδιο ενεργοποίησης εμφανίζεται δίπλα στο στοιχείο και η δυνατότητα ενεργοποιείται για την τρέχουσα συλλογή τοποθεσιών.
Ενεργοποίηση και ρύθμιση παραμέτρων της χρήσης αναγνωριστικών εγγράφων σε μια συλλογή τοποθεσιών
Όταν ενεργοποιείτε τη δυνατότητα αναγνωριστικού εγγράφου για οποιαδήποτε δεδομένη συλλογή τοποθεσιών, όλα τα έγγραφα στη συλλογή τοποθεσιών θα αντιστοιχιστεί αυτόματα ένα αναγνωριστικό εγγράφου. Έχετε υπόψη ότι, ανάλογα με τον αριθμό των εγγράφων που υπάρχουν στη συλλογή τοποθεσιών σας, αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει αρκετό χρόνο.
Σημείωση: Για να ενεργοποιήσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της δυνατότητας αναγνωριστικού εγγράφου, πρέπει να είστε διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.
-
Μεταβείτε στη συλλογή τοποθεσιών ανώτατου επιπέδου.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή "Ενέργειες τοποθεσίας" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Ρυθμίσεις".
-
Στην περιοχή "Διαχείριση συλλογής τοποθεσιών", κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις αναγνωριστικού εγγράφου.
-
Στη σελίδα ρυθμίσεων αναγνωριστικού εγγράφου, στην ενότητα "Εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου", βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένα σημάδι ελέγχου στο πλαίσιο ελέγχου "Εκχώρηση αναγνωριστικών εγγράφου".
Σημείωση: Όταν ενεργοποιείτε την ανάθεση αναγνωριστικών εγγράφων για το πρώτο μέσα σε μια συλλογή τοποθεσιών, εμφανίζεται ένα μήνυμα: Η ρύθμιση παραμέτρων της δυνατότητας αναγνωριστικού εγγράφου έχει προγραμματιστεί να ολοκληρωθεί με μια αυτοματοποιημένη διαδικασία. Αυτό σημαίνει ότι μια εργασία χρονοδιακόπτη είναι υπεύθυνη για την ολοκλήρωση της ανάθεσης των αναγνωριστικών εγγράφων σε όλα τα έγγραφα της συλλογής τοποθεσιών. Ο χρόνος που θα χρειαστεί για αυτήν τη διεργασία εξαρτάται από τον αριθμό των εγγράφων που υπάρχουν στη συλλογή τοποθεσιών.
-
Για να ρυθμίσετε μια προσαρμοσμένη συμβολοσειρά χαρακτήρων ή αριθμών που θα προσαρτώνται αυτόματα στην αρχή κάθε αναγνωριστικού εγγράφου, εισαγάγετε τη συμβολοσειρά στην περιοχή Αρχή αναγνωριστικού με τους ακόλουθους χαρακτήρες.
-
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επαναφορά όλων των αναγνωριστικών εγγράφων…, εάν θέλετε να προσθέσετε αυτόματα το πρόθημα σε όλα τα υπάρχοντα αναγνωριστικά εγγράφων στη συλλογή τοποθεσιών σας.
-
Στις ενότητες εμβέλειας αναζήτησης αναγνωριστικού εγγράφου, επιλέξτε τις τοποθεσίας που θα χρησιμοποιήσετε ως εύρος αναζήτησης για αναζήτηση αναγνωριστικών.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
Σημείωση: Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, όταν η υπηρεσία αναγνωριστικού εγγράφου είναι ενεργοποιημένη για οποιαδήποτε δεδομένη συλλογή τοποθεσιών, προστίθεται μια στήλη στους τύπους περιεχομένου "Έγγραφο" και "Σύνολο εγγράφων" ως επίπεδο συλλογής τοποθεσιών. Η στήλη "Αναγνωριστικό εγγράφου" χρησιμοποιείται για την εμφάνιση του αναγνωριστικού που έχει αντιστοιχιστεί σε ένα στοιχείο.
