ИД на документи могат да ви помогнат с управлението на документи или записи. Разрешете услугата "ИД на документ" в сайт, за да добавите ИД на документ към всеки файл в сайта.
В тази статия
Общ преглед
Идентификаторите на документи ви помагат да управлявате вашите документи, като предоставят лесен начин за проследяване на елементите независимо от тяхното местоположение. Например ако юридически договор бъде преместен от библиотека с документи на един сайт в библиотека с документи в друг сайт, договорът ще бъде лесен за намиране въз основа на неговия ИД на документ. ИД на документ автоматично се присвояват на качените документи и този ИД ще следва елемента през целия му жизнен цикъл. Идентификатори на документи могат да се присвояват и на колективни папки за документи.
Когато услугата "ИД на документ" е разрешена за първи път, новите документи в колекцията от сайтове автоматично ще получават нови ИД. Планирано е задание на таймера да присвоява ИД на документи, които вече са в колекцията от сайтове.
Освен това, когато услугата е разрешена, към типовете съдържание "Документ" и "Набор от документи" автоматично се добавя нова колона. Колоната "ИД на документ" показва ИД, присвоен на елемент.
Преди да използвате функцията "ИД на документ" във вашата система за управление на съдържанието, трябва първо да я разрешите за всяка колекция от сайтове, в която се намират документите ви.
Преместване на файлове с ИД на документ
В SharePoint ИД на документ обикновено ще се премества с файла. Когато обаче сайтът местоназначение няма разрешена услугата "ИД на документ", документът повече няма да има ИД на документ.
За SharePoint Server единственият начин да запазите ИД на документ в сайтовете е да използвате административната страница "Съдържание и структура на сайта" в "Настройки", докато премествате документи.
Копиране на файлове с ИД на документ
Когато се направи копие на файл, се създава нов ИД на документ за копието. Например файл, изтеглен от един сайт и качен в друг, е копие. Когато обаче сайтът местоназначение няма разрешена услугата "ИД на документ", копието няма да има ИД на документ.
Активиране, разрешаване и конфигуриране на ИД на документи
За да използвате първо ИД на документи за проследяване на документи или записи, трябва да следвате процес от две стъпки:
Активиране на функцията "ИД на документ" на колекция от сайтове
Забележка: За да разрешите функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекция от сайтове.
-
Отидете на колекцията от сайтове от най-високо ниво.
-
Щракнете върху Действия на сайта и след това щракнете върху Настройки.
-
В "Администриране на колекция от сайтове" щракнете върху Функции на колекцията от сайтове.
-
До услугата "ИД на документ" щракнете върху Активирай. До елемента се показва иконата "Активен" и функцията се активира за колекцията от сайтове.
Разрешаване и конфигуриране на използването на ИД на документи в колекция от сайтове
Когато разрешите функцията "ИД на документ" за дадена колекция от сайтове, на всички документи в колекцията от сайтове автоматично ще бъде присвоен ИД на документ. Имайте предвид, че в зависимост от броя на документите, които съществуват във вашата колекция от сайтове, този процес може да отнеме известно време.
Забележка: За да разрешите и конфигурирате функцията "ИД на документ", трябва да сте администратор на колекция от сайтове.
-
Отидете на колекцията от сайтове от най-високо ниво.
-
Щракнете върху Действия на сайта и след това щракнете върху Настройки.
-
В "Администриране на колекция от сайтове" щракнете върху Настройки на ИД на документ.
-
На страницата Настройки на ИД на документ, в секцията Присвояване на ИД на документи се уверете, че има отметка в квадратчето Присвояване на ИДна документи .
Забележка: Когато разрешите възлагането на ИД на документи за първия в колекция от сайтове, се появява съобщение: Конфигурирането на функцията "ИД на документ" се планира да бъде завършено чрез автоматизиран процес. Това означава, че заданието на таймера е отговорно за изпълнението на възлагането на ИД на документи на всички документи в колекцията от сайтове. Времето, необходимо за този процес, зависи от броя на документите във вашата колекция от сайтове.
-
За да зададете низ от знаци или цифри по избор, които автоматично да се добавят в началото на всеки ИД на документ, въведете низа под Започвайте ИД със следните знаци…
-
Отметнете квадратчето Установяване в начално състояние на всички ИД на документи…, ако искате префиксът да се добави автоматично към всички съществуващи идентификатори на документи в колекцията от сайтове.
-
В разделите Обхват на търсене на справка за ИД на документ изберете сайтовете, които да се използват като обхват на търсене за справка за ИД.
-
Щракнете върху OK.
Забележка: Както беше споменато по-горе, когато услугата "ИД на документ" е разрешена за дадена колекция от сайтове, се добавя колона към типовете съдържание "Документ" и "Набор документи" като ниво на колекция от сайтове. Колоната "ИД на документ" се използва за показване на ИД, присвоен на елемент.
