Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Совместной работы над документами является важным элементом для эффективного в группе работа предприятия. Сочетание технологии SharePoint и Office 2010 предлагает спектр способов совместной работы документа, ли оно совместное редактирование электронной таблицы или маршрутизации бизнес-план через рабочий процесс. Основные сведения о способы совместной работы над документами важно сделать лучший выбор для вашим требованиям и повышение производительности труда как сотрудник.
Однако совместная работа над документами дни переадресации вложения в сообщении электронной почты, журнал. Из этого день вперед вам никогда не потребуется передать документ вокруг, а затем с трудом с выверкой конфликт версий, вручную слияние и координация изменений, кто Готово, что и поиск последнюю версию отслеживание вниз.
Примечания:
-
Дополнительные сведения о том, как совместно редактировать документы содержатся системы справки для Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 и Office Web Apps.
-
Дополнительные сведения о настройке технологий SharePoint для совместной работы над документами совместное редактирование и просмотр на сайте TechNet.
В этой статье
Спектр способов совместной работы над документами
Совместной работы над документами означает, что несколько авторов совместная работа над документом или набор документов. Они могут быть одновременно совместное редактирование документа или просматривает спецификации как часть структурированный рабочий процесс. Совместное редактирование документов, которое является подмножеством совместной работы над документами, значит, работу с документом, одновременно с одного или нескольких пользователей. Существует несколько способов совместной работы над документами и совместного редактирования, постепенно включают несколько структуру и управления вокруг документа совместной работы. Хорошая помогут определить, какой способ совместной работы документа и товарной наиболее подходящим для вас всего представить параметров вдоль спектра вариантов.
Semiformal совместное редактирование : Несколько авторов в любом месте одновременно редактировать в документе. Примеры: повторяющегося минут, мозгового штурма сеансами и справочные материалы по OneNote; и группы, разработанные финансовые модели, бюджеты и основные фонды списки для Excel.
Формальное совместное редактирование Несколько авторов совместно редактировать контролируемым образом путем сохранения содержимого, когда все будет готово для показа. Примеры: бизнес-планы, бюллетени и юридического обзоры для Word; и конференции и маркетинга в презентациях PowerPoint.
Комментирование и Правка:Основной автор запрашивает отредактировать и прокомментировать (которые могут быть обсуждений) по маршрутизации документов в рабочий процесс, но публикации итоговый документ элементы управления. Примеры Справка в Интернете, официальные документы и спецификации.
Наборы документов: Несколько авторов назначаются отдельные документы как часть рабочего процесса, а затем опубликовать один набор главный документ. Примеры: новый изделиям "и" продажи выдачи книги.
Совместное редактирование документов в Office 2010 и Office Web Apps
Одним из способов, вы можете совместно редактировать с помощью Office 2010 и Office Web Apps и советы и рекомендации при использовании библиотек для сохранения файлов в следующих разделах.
Обзор продуктов для совместного редактирования
Несколько Office 2010 и Office Web Apps продукты позволяют нескольким пользователям одновременно редактировать документы. Для каждого продукта соавторства аналогичен. Однако существуют некоторые различия конструктор, поддерживающие способы совместной работы и предполагаемые сценарии использования. В таблице ниже перечислены каждого совместного редактирования продукта.
|
Приложение |
Сервер требования |
Обычные сценарии использования |
|
Word 2010 |
Технологии SharePoint |
Любые документы, включая предложения, планы, операторы зрения, минут, бюллетени и отчеты |
|
PowerPoint 2010 |
Технологии SharePoint |
Любые презентации, включая обучение, конференции, анализ по завершении проектов, обзоры продуктов, справочники и отчеты о состоянии проекта |
|
Excel Online |
Технологии SharePoint |
Любые листы, в том числе группой финансовые модели, бизнес-для бизнеса продукта разрабатываемые на веб-страницы и в режиме реального времени торговым журналы учета электронной таблицы |
|
OneNote 2010 |
Технологии SharePoint |
Все записные книжки, включая протоколы плановых собраний, проектом мозгового штурма («группа думайте»), общие справочные материалы и, а также общие обучающие курсы |
|
OneNote Online |
Технологии SharePoint и Office Web Apps |
Совместное редактирование документов, управление версиями, извлечение и смешанные среды Office
В следующих разделах советы и рекомендации по редактированию совместно с другими пользователями.
Совместное редактирование и извлечение документов
Совместное редактирование не совместим с процессом извлечение и возврат документов в библиотеке. Извлечение означает документа, нужно исключительно записи, а в конце концов установите снова, чтобы другие пользователи могли видеть изменения или дальнейшего работать над документом. Таким образом, при извлечении файла, другие пользователи не смогут совместное редактирование документа с вами. По умолчанию библиотеки не требуется извлечение файлов и не должна быть включена использования совместное редактирование. Вы должны извлекать явно не документа, если вы хотите совместно редактировать документ.
Совместное редактирование документов и управление версиями
Управление версиями позволяет пользователям сохранение версий документа, отменить изменения или снимок состояния документа, чтобы они соответствовали вехи проекта. Технологии SharePoint отслеживает изменения в документах во время редактируется, сохраняет предыдущих версий и даже можно вести основных и дополнительных версий документа. Из-за несколько соавторы могут не закрывайте документа в течение длительного периода времени, управление версиями для авторов документов выполняется в определенные интервалы времени, а не только при сохранении документа. По умолчанию в библиотеке не включено управление версиями.
Когда вы совместное создание документов Word 2010 и PowerPoint 2010, рекомендуется установить использование управления версиями, оба основные и вспомогательные, таким образом, чтобы пользователи могут получить изменений, внесенных другими пользователями, при необходимости. Кроме того период управления версиями определяет, как часто технологии SharePoint создает новую версию документа, который является совместное создание. Значение по умолчанию 30 минут, вероятно, выполняется для большинства сред, но администратором при необходимости можно изменить это значение. Установка этого периода более низкое значение захватывает версий наиболее часто изменяется, а может потребоваться дополнительное пространство сервера.
Для библиотеки, содержащие записные книжки OneNote это хороший способ только основную управления версиями, значит, что промежуточные версии могут вызывать ошибки синхронизации, которые могут помешать ранее сохраненные изменения. Записные книжки OneNote, которые часто обновляются также могут создавать несколько версий. Поскольку со временем может стать большое количество версий, рекомендуется ограничить количество хранимых, задав максимальное число версий приемлемое на основе потребностей пользователей версий. Обратите внимание, управление версиями периода не влияет на записные книжки OneNote, поскольку хранит более подробные сведения о версии программы в записную книжку OneNote.
Совместное редактирование документов в смешанной среде Office
В некоторых организациях Ведение среде, где пользователи работают с различными версиями Microsoft Office, например Office 2007 и Office 2010.
Несмотря на то, что версии Word и PowerPoint перед Office 2010 можно хранить в библиотеке, вы не можете совместное редактирование эти документы. Кроме того при открытии документа Word 2010 или PowerPoint 2010 с Microsoft Word или PowerPoint 2007 технологии SharePoint создаст блокировка на документ и не позволяет другим пользователям Microsoft Office 2010 с использованием совместное редактирование для редактирования документа. Лучшие преимуществами совместное редактирование документов в Office Word или Microsoft Office PowerPoint, рекомендуется, что все пользователи работают с Microsoft Office 2010. В этой ситуации также относятся к книги Excel 2010 совместное редактирование и с помощью Excel Web App.
Тем не менее, обратите внимание, что OneNote 2010 совместима с форматом файла OneNote 2007 и поддерживает совместное редактирование в OneNote 2007 для пользователей. Приложение OneNote 2010 и OneNote 2007 пользователям совместное редактирование записных книжек в смешанной среде их необходимо сохранить записные книжки в формате файла OneNote 2007. Обновив файлы в формате файла OneNote 2010, можно использовать некоторые ключевые новых функций, включая возможность совместное редактирование записных книжек на разных приложение OneNote 2010 и OneNote Web App.
Проблемы, связанные с совместным редактированием документов
Если вы не можете совместное редактирование документа Word или презентации PowerPoint, один или несколько из указанных ниже причин может быть причиной:
-
Файл защищен с помощью управления правами на доступ к данным (IRM) или управления цифровыми правами (DRM).
-
Файл извлечен.
-
Файл зашифрован.
-
Формат файла не поддерживается. Поддерживаются только DOCX- и PPTX-файлы. В большинстве случаев вы можете сохранить формате неподдерживаемые поддерживаемые форматом.
-
Файл помечен как окончательный. Владелец решил прекратить его правку и совместное редактирование, поэтому файл доступен только для чтения.
-
Некоторые параметры групповой политики Microsoft Office запретить совместное редактирование документов, включая следующие: отключить клиентскую политику, отключить серверную политику совместное редактирование и отключить клиентскую политику совместного редактирования.
-
Файл содержит элементы управления ActiveX.
-
Файл содержит некоторые объекты без уникальных однозначно, например объекта OLE, графический элемент SmartArt, диаграмму или объект рукописного ввода.
-
Документ Word используются главные и вложенные документы, содержатся наборы фреймов HTML или он опубликован как блог.
-
Документ Word не установлен флажок сохранять случайные числа для улучшения точности объединения . (На ленте, щелкните вкладку " файл ", нажмите кнопку Параметры , чтобы открыть диалоговое окно Параметры Word , щелкните Центр управления безопасностью, нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью для отображения диалогового окна Центр управления безопасностью , нажмите кнопку конфиденциальности Параметры, а затем в разделе Параметры для конкретного документа , убедитесь, что установлен флажок сохранять случайные числа для улучшения точности объединения .)
Сценарии совместной работы над документами
В следующих разделах более подробно продукты для совместного редактирования, поддерживаемые ими способы совместной работы и предполагаемые сценарии их использования.
Полустрогое совместное редактирование
Вероятно наилучшего сценария для выясним образом полуформальное совместное редактирование является группе классический мозговой штурм. С помощью OneNote 2010, OneNote Web App или даже сочетание двух, несколько авторов позволяет быстро записывать идеи и мысли во время сеанса мозгового штурма одновременно и в той же записной книжке. Считайте это «виртуальной доски». Как и любой сеанс хорошей мозгового штурма нет необходимости исправление или изменить сразу, просто выражение эмоций в свободный поток свои идеи. Все авторы можно одновременно добавить содержимое и сразу просматривать что был добавлен. К концу сеанса мозгового штурма записи запись сеанса, можно нажмите Очистить как нужное. Если требует дальнейших действий с другой автор, каждого фрагмента содержимого помеченным их псевдоним и даже найти содержимое, кто его создал.
Другие распространенные способы OneNote можно использовать для совместной работы над записной книжкой, протоколами плановых собраний, совместными исследованиями по небольшому проекту, учебных курсов и справочные материалы.
Используется для Excel 2010: выполнять вычисления и статистические сравнения данных; Создание и использование отчетов сводных таблиц для просмотра иерархических данных в компактном и гибком представлении; визуально выделять данные с помощью профессионально оформленных диаграмм, значков условного форматирования, гистограммы, цветовые шкалы и спарклайнов; и выполнять анализ "что если" для ваших данных.
С помощью Excel Web App, поддерживают большая часть этой работы аналитической одновременно с другими пользователями. Другие авторы могут работать на разных листах, разные части листа, или даже изменить же ячейкам, как вы — включая ячейки, содержащие формулы и функции — все одновременно. В этом случае последний wins Правка Если произошло с оба редактировать ту же ячейку. С помощью Excel Web App пока совместное редактирование — отличный способ посмотреть свои идеи друг от друга, протестировать различные формулы и вычисления, сравнение результатов, даже и проверить перехвата ошибок друг от друга.
Примечание: Excel Web App поддерживает совместное редактирование одной таблицы другими пользователями Excel Web App, но не в Excel 2010, которая не поддерживает совместное редактирование.
Формальное совместное редактирование
При сохранении документа Word 2010 или презентации PowerPoint 2010 в библиотеке двух или нескольких пользователей можно совместно редактировать документ или презентацию одновременно. Например в одном документе Word, можно работать на один абзац во время работы коллег на другой абзац. Или в одной и той же презентации, вы можете работать с одного слайда во время работы коллег на другой слайд. Вам не нужно ничего включить или не забудьте настройке ничего к этой работы. Совместное редактирование «просто работает». И это стоит выделяя по-прежнему имеют доступ к практически все мультимедийными редактирование и форматирование возможности в Word 2010 или PowerPoint 2010, когда вы совместное редактирование, включая комментарии, отслеживание изменений и документов с версиями.
Формальное совместное редактирование означает, что изменения авторами в буфер и затем выпуска когда авторы готовы явно сохранить изменения. В целом вы не хотите сформулировать половина свои идеи совместно с другими авторами, а также Подтвердите свою поезде к мысль постоянно прерван другим соавторам. Однако при совместном редактировании в Word 2010 и PowerPoint 2010, чтобы узнать где его редактировали другие авторы они редактировать, а другие авторы также видят которой вы редактируете при редактировании с помощью значков, индикаторов строки состояния и области навигации документ или презентацию.
Другими словами строгое совместное редактирование означает известно, где другие авторы, но каждый автор открывает изменения только в том случае, когда они будут готовы показать их другим пользователям.
Формальное совместное редактирование процесс также помогает свести к минимуму конфликты, так как можно легко отслеживания изменений и координации при необходимости в режиме реального времени. Если у вас установлена на вашем компьютере программы Office Communicator, можно даже нажмите кнопку присутствия отправить мгновенное сообщение, отправка сообщения электронной почты или вызвать ваши коллеги для обсуждения проблем. Наконец, когда вы закончите совместное редактирование документов, это не проблемы с поиском последнюю версию документа в библиотеке документов. Прошло в том же месте все совместно.
Комментирование и Правка
Комментирование и Правка представляет собой метод совместной работы общие и более традиционное документ. В этом случае одного автора ищет рецензирование и отзывы от других авторов, например коллегами или экспертов, но хочет более полный контроль над их внедрения отредактировать и итоговой публикации.
Тратить много времени, управление сведениями о процесс рецензирования документов и работу с документами больше времени, можно использовать на сайте рабочего процесса для сбора отзывов документа. Рабочие процессы упрощают затрат и время, необходимое для координирования распространенных бизнес-процессами, например рецензированием документов, управление и отслеживание человека задач, связанных с эти процессы. Так как рабочий процесс назначает задачи, отправляет напоминания, отслеживает участие, применяет расписание дат и создает запись всего процесса, можно сосредоточиться на выполнение работы вместо управление материально процесс рецензирования документов.
Например вы можете начать рабочий процесс сбора отзывов, заполнив форма запуска рабочего процесса, в котором указываются имена людей, чтобы просмотреть документ. Вы можете предоставлять конкретные указания рецензентам и можно указать дату, когда вы хотите завершить их рецензирование участникам рабочего процесса. Участников можно просмотреть состояние рабочего процесса во время выполнения рабочего процесса, или обратитесь к странице состояние рабочего процесса, чтобы узнать, какие участники выполнили свои задачи рабочего процесса. Владелец рабочий процесс можно настроить рабочий процесс, чтобы участники можно работать над задачами в режиме параллельного и последовательного, обновить активные задачи, добавить или обновить рецензентов, укажите даты выполнения для конечного результата и и, наконец пометить как завершенную, когда будут завершены все задачи.
Наборы документов
В некоторых ситуациях нужно сгруппировать и друг с другом координации связанные документы, но назначить каждый автор, часто независимо друг от друга работает над документом, но является частью формальному процессу, которая объединяет этих документов едиными конечными результатами конкретный документ.
Как вы видели, технологии SharePoint с такими функциями, как списки, библиотеки, папки, оповещения и рабочие процессы, предоставляет сплошной инфраструктуры для управления производства одного документа. Наборы документов, совершенствуя этого foundation, предоставляя точки фокуса для группировки и управлению нескольких документов и их черновики и окончательных версий, что все составляют едиными конечными результатами. Примеры наборы документов: коммерческое предложение клиента, включающую пользовательское представление, электронная таблица бюджета подробные и контракт документа; или маркетинга литература, включая таблицы, буклет и справочник.
Функция набора документов предоставляет несколько способов для простого управления документами и успешной публикации конечного результата, включая:
-
Тип контента по умолчанию, который можно использовать в качестве-настроив его или использовать в качестве основы для пользовательского шаблона набора документов.
-
Возможность указывать документы по умолчанию, которые будут автоматически создаваться каждый раз, когда создается новый набор документов.
-
Реализация как папка библиотеки, какие пользователи знакомы с, а какие обладает многие поведения, свойства и параметры как стандартную библиотеку папки.
-
Настраиваемые страницы приветствия, которая при щелчке ссылки на набор документов, доступ к которому пользователей. Можно использовать стандартную страницу приветствия или создать и подготовить собственную страницу приветствия. Начальная страница является специальные страницы веб-частей, отображающий метаданных, описание, списки документов и других сведений и имеет встроенной ленты для набора документов, связанных с командами.
-
Возможности управления версиями, которые позволяют создавать моментальные снимки журнала версий документа набора со ссылками на текущие версии документов в наборе документов.
-
Рабочие процессы, явно предназначен для производства наборы документов. Например можно использовать встроенные рабочие процессы для управления мероприятий, например редактирование, рецензирование, и задайте утверждения контента для отдельных документов, а также весь документ.
Информационных работников позволяют легко управлять общий процесс от начала до конца наборы документов. Возможность программный собирать документы доступна также с помощью Office Open XML API.
