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Colaboração de documento é um elemento crítico para trabalhar efetivamente como uma equipe de sua empresa. A combinação de tecnologias do SharePoint e o Office 2010 oferece uma variedade de métodos de colaboração de documentos, se ele está coautoria em uma planilha ou roteamento de um plano de negócios por meio de um fluxo de trabalho. Compreendendo as maneiras como você pode colaborar em documentos é vital para fazer a melhor opção para suas necessidades e melhorar sua produtividade como um operador de informações.
No entanto, você colaborar em seus documentos, os dias de encaminhamento de anexos em emails são histórico. Deste dia, você nunca precisa passar seu documento ao redor e, em seguida, enfrentam a reconciliação de conflitos de versão, o manual mesclando e coordenação de alterações, o controle de busca de quem fez o que e a localização da versão mais atualizada.
Observações:
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Para obter mais informações sobre como coautoria de documentos, consulte os sistemas de ajuda para o Word 2010, PowerPoint 2010, o OneNote 2010 e Office Web Apps.
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Para obter mais informações sobre como configurar tecnologias do SharePoint para coautoria e colaboração em documentos, consulte o site do TechNet.
Neste artigo
A variedade de opções de colaboração em documentos
Colaboração em documentos significa que diversos autores trabalham juntos em um documento ou um conjunto de documentos. Eles podem ser simultaneamente coautoria em um documento ou revisando uma especificação como parte de um fluxo de trabalho estruturado. Coautoria de documentos, que é um subconjunto de colaboração em documentos, significa que a trabalhar em um documento simultaneamente com um ou mais usuários. Há vários métodos de colaboração em documentos e co-autoria que gradualmente envolvem mais estrutura e controlar em torno a experiência de colaboração do documento. Uma boa maneira para ajudá-lo a decidir qual método de colaboração de documentos e produto é adequado é prever suas opções ao longo de uma variedade de opções.
Semiformal coautoria : Vários autores editar simultaneamente em qualquer lugar no documento. Alguns exemplos incluem: minutos recorrentes, sessões de debate e material de referência para o OneNote. e equipe desenvolveu modelos financeiros, orçamentos e ativos de listas de controle para Excel.
Coautoria formal: Vários autores editar simultaneamente de maneira controlada salvando conteúdo quando estiver pronto para ser exibido. Alguns exemplos incluem: planos de negócios, boletins informativos e resumos legais para Word; e marketing e conferência apresentações do PowerPoint.
Comentário e revisão:Um autor principal solicita edições e comentários (que podem ser discussões encadeadas) por roteamento o documento em um fluxo de trabalho, mas a publicação de documento final controles. Alguns exemplos incluem especificações, white papers e ajuda online.
Conjuntos de documentos: Vários autores recebem documentos separados como parte de um fluxo de trabalho e, em seguida, um conjunto de documento mestre é publicado. Alguns exemplos incluem: novo material de leitura e um de vendas com densidade catálogo.
Coautoria com o Office 2010 e Office Web Apps
As seções a seguir descrevem os métodos de coautoria com o Office 2010 e Office Web Apps e as práticas recomendadas ao usar bibliotecas para manter os arquivos.
Resumo dos produtos de coautoria
Produtos de vários Office 2010 e Office Web Apps permitem vários autores editar documentos ao mesmo tempo. Para cada produto, a funcionalidade de coautoria é muito semelhante. No entanto, há algumas diferenças de design que suportam a cenários pretendidos e métodos de colaboração diferente. A tabela a seguir resume cada produto coautoria.
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Aplicativo |
Servidor requisitos |
Cenários comuns |
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Word 2010 |
Tecnologias do SharePoint |
Qualquer documento incluindo propostas, planos, declarações de visão, minutos, boletins informativos e relatórios |
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PowerPoint 2010 |
Tecnologias do SharePoint |
Qualquer apresentação incluindo treinamento, conferências, post-mortems, visões gerais do produto, manuais e relatórios de status do projeto |
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Excel Online |
Tecnologias do SharePoint |
Qualquer planilha, incluindo modelagem financeira de equipe, business-atualização de linha de produtos de negócios em uma página da web e controladores de planilhas de negociação em tempo real |
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OneNote 2010 |
Tecnologias do SharePoint |
Qualquer bloco de anotações, incluindo minutos, de reunião periódicas debate ("grupo de consenso") do projeto, compartilhados material de pesquisa e referência e cursos de treinamento compartilhados |
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OneNote Online |
Tecnologias do SharePoint e Office Web Apps |
Coautoria, controle de versão, check-out e ambientes mistos do Office
As seções a seguir descrevem as práticas recomendadas durante a coautoria com outros usuários.
Coautoria e check-out de documentos
Coautoria não é compatível com o processo de check-out e check-in de documentos em uma biblioteca. Fazendo check-out de um meio de documento que você deseja escrever exclusivamente-lo e depois eventualmente check-o novamente para que outras pessoas possam ver as alterações ou ainda mais trabalhar no documento. Portanto, quando você faz check-out de um arquivo, outros usuários não é possível trabalhar em coautoria no documento com você. Por padrão bibliotecas não exigem fazendo check-out de arquivos e não devem ser habilitadas onde coautoria será usada. Se você quiser trabalhar em coautoria no documento, você deve verificar também não explicitamente o check-out de um documento.
Coautoria de documentos e controle de versão
Controle de versão possibilita aos usuários salvar versões de documento, reverter edições ou instantâneo o estado de um documento para corresponder a uma etapa do projeto. Tecnologias do SharePoint mantém o controle das alterações em documentos enquanto ela estiverem sendo editadas, armazena versões anteriores e pode até mesmo manter versões principais e secundárias de um documento. Porque várias coautores podem manter um documento aberto por um longo período de tempo, controle de versão para documentos em coautoria é executado em intervalos de tempo específicos e não necessariamente quando o documento é salvo. Por padrão, o controle de versão não está habilitado em uma biblioteca.
Quando você coautoria de documentos de Word 2010 e do PowerPoint 2010, é recomendável usar o controle de versão, dois principais e secundárias, para que os usuários podem recuperar as alterações feitas por outros usuários quando necessário. Além disso, o período de controle de versão determina a frequência tecnologias do SharePoint cria uma nova versão de um documento que está sendo co-autoria. O valor padrão de 30 minutos provavelmente funciona para a maioria dos ambientes, mas esse valor pode ser ajustado por um administrador conforme necessário. Definindo esse período para um valor mais baixo captura versões e muda com mais frequência, mas pode exigir mais armazenamento do servidor.
Para bibliotecas que contém os blocos de anotações do OneNote, é uma boa ideia somente principais controle de versão, pois as versões secundárias podem causar erros de sincronização que podem impedir que as alterações sejam salvos. Blocos de anotações do OneNote que são frequentemente atualizados também podem criar várias versões. Como o número de versões pode ficar grande ao longo do tempo, é recomendável limitar o número de versões mantidos, definindo um número máximo de versões para um período razoável com base nas necessidades dos usuários. Observe que o período de controle de versão não afeta blocos de anotações do OneNote, pois o OneNote mantém informações mais detalhadas de versão no bloco de anotações.
Coautoria de documentos em um ambiente misto de versões do Office
Algumas organizações mantêm um ambiente onde os usuários têm versões diferentes do Microsoft Office, como o Office 2007 e o Office 2010.
Embora você possa armazenar versões do Word e PowerPoint anteriores ao Office 2010 em uma biblioteca, você não consegue coautoria esses documentos. Além disso, quando um usuário abre um documento do Word 2010 ou PowerPoint 2010 com o Word ou PowerPoint 2007, tecnologias do SharePoint cria um bloqueio no documento e impede que outros usuários do Microsoft Office 2010 usando a coautoria para editar esse documento. Para aproveitar melhor coautoria no Office Word ou PowerPoint do Office, é recomendável que todos os usuários trabalham com o Microsoft Office 2010. Essa situação também se aplica a pastas de trabalho do Excel 2010 e coautoria com o Excel Web App.
No entanto, observe que o OneNote 2010 é compatível com o formato de arquivo do OneNote 2007 e ofereça suporte para coautoria com usuários do OneNote 2007. Para usuários do OneNote 2007 e o OneNote 2010 para blocos de anotações em coautoria em um ambiente misto, eles devem salvar os blocos de anotações no formato de arquivo do OneNote 2007. Atualizando para o formato de arquivo do OneNote 2010, no entanto, você pode usar alguns dos principais novos recursos, incluindo a capacidade de blocos de anotações de coautoria entre o OneNote 2010 e o OneNote Web App.
Problemas com a coautoria de documentos
Se não estiver em coautoria em um documento do Word ou apresentação do PowerPoint, em seguida, um ou mais dos seguintes motivos a causa podem ser:
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O arquivo está usando o gerenciamento de direitos de informação (IRM) ou gerenciamento de direitos digitais (DRM).
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Arquivo check-out.
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O arquivo está criptografado.
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Não há suporte para o formato de arquivo. Somente formatos de arquivo. docx e. pptx são suportados. Na maioria dos casos, você pode salvar o formato de arquivo sem suporte no formato compatível.
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O arquivo está marcado como final. O proprietário do arquivo decidiu interromper o processo de edição ou o arquivo de coautoria e o arquivo agora é somente leitura.
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Certas configurações de política de grupo do Microsoft Office impedem a coautoria incluindo o seguinte: política de cliente desabilitar mesclagem automática, política de servidor desabilitar coautoria e política de cliente desabilitar coautoria.
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O arquivo contém controles ActiveX.
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O arquivo contém certos objetos que não podem ser identificados exclusivamente, como um objeto OLE, um elemento gráfico SmartArt, gráfico ou objeto de tinta.
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Documento do Word usa documentos mestres com subdocumentos, contém conjuntos de quadros HTML ou está sendo blogado.
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Documento do Word não tem a caixa de seleção armazenar números aleatórios para melhorar a precisão da combinação selecionada. (Na faixa de opções, clique na guia arquivo , clique em Opções para exibir a caixa de diálogo Opções do Word , clique em Central de confiabilidade, clique em Configurações da Central de confiabilidade para exibir a caixa de diálogo Central de confiabilidade , clique em privacidade Opções dee, em seguida, na seção configurações específicas do documento , verifique se a caixa de seleção armazenar números aleatórios para melhorar a precisão da combinação está selecionada.)
Cenários de espectro de colaboração de documentos
As seções a seguir fornecem mais detalhes sobre cada um dos produtos de coautoria, os métodos de colaboração diferente que oferecem suporte e os cenários pretendidos.
Coautoria parcialmente formal
Talvez o melhor cenário para explicando coautoria de maneira parcialmente formal é o grupo de clássico sessão de debate. Usando o OneNote 2010, o OneNote Web App ou até mesmo uma combinação das duas, vários autores podem rapidamente Capturar ideias e pensamentos durante uma sessão de debate ao mesmo tempo e no mesmo bloco de anotações. Pense isso como um "quadro de comunicações virtual". Como qualquer sessão de debate boa, não é necessário para corrigir ou revisar imediatamente, basta expresse-se em um fluxo livre de ideias. Todos os autores podem adicionar simultaneamente conteúdo e ver instantaneamente o que foi adicionado. No final da sessão de debate, capturadas um registro de sua sessão, em seguida, pode ser limpos conforme desejado. Se você precisar fazer o acompanhamento com outro autor, cada bloco conteúdo marcado com seu alias e você mesmo pode pesquisar conteúdo por quem as criou.
Outras maneiras comuns que você pode usar o OneNote para colaborar em um bloco de anotações são recorrentes atas de reunião, pesquisa compartilhada para um projeto rápido, cursos de treinamento e materiais de referência.
Usar o Excel 2010: executar cálculos e comparações estatísticas com seus dados. criar e usar relatórios de tabela dinâmica para exibir dados hierárquicos em um layout compacto e flexível; enfatizar visualmente os dados usando gráficos com aparência profissional, ícones, barras de dados, escalas de cores e minigráficos; a formatação condicionais e executar operações de hipóteses em seus dados.
Usando o Excel Web App, você pode fazer muito desse trabalho analítico simultaneamente com outros usuários. Outros autores podem trabalhar em outras planilhas, diferentes seções de uma planilha, ou até mesmo editar a mesma as células como você – incluindo células que contêm fórmulas e funções – todas ao mesmo tempo. Nesse caso, a última vence de editar se você ambos edita a mesma célula. Usando o Excel Web App enquanto coautoria é uma ótima maneira de ver uns dos outros pensamentos, testar cálculos e fórmulas diferentes, compare os resultados, até mesmo e verifique se capturar erros uns dos outros.
Observação: Excel Web App dá suporte à coautoria na mesma planilha entre outros usuários do Excel Web App, mas não com o Excel 2010, que não dá suporte a coautoria.
Coautoria formal
Quando um documento do Word 2010 ou uma apresentação do PowerPoint 2010 é armazenada em uma biblioteca, dois ou mais usuários podem coautoria no documento ou apresentação ao mesmo tempo. Por exemplo, no documento do Word, você pode trabalhar em um parágrafo enquanto um colega funciona em outro parágrafo. Ou, na mesma apresentação, você pode ser trabalhar em um slide enquanto um colega funciona em outro slide. Você não precisa ativar nada ou lembre-se de configurar nada para que isso funcione. Coautoria "simplesmente funciona". E vale a pena enfatizar que você ainda terá acesso a praticamente todos os a edição rich e formatação recursos no Word 2010 ou no PowerPoint 2010, quando você coautoria, incluindo comentários, controle de alterações e versões de documentos.
Coautoria formal significa que que alterações feitas por autores está em buffer e então lançadas quando os autores estiverem prontos para salvar explicitamente as alterações. Em geral, você não quiser pensamentos formulado meia compartilhados com outros autores, nem você deseja que seu trem-de-pensamento constantemente interrompido por outros autores colegas. No entanto, durante a coautoria no Word 2010 e do PowerPoint 2010, sempre é possível ver onde outros autores estão editando conforme eles editar e outros autores verão onde você está editando ao editar por meio do uso ícones, indicadores de barra de status e painéis de navegação das documento ou apresentação.
Em resumo, coautoria formal significa que você sabe onde outros autores estão, mas cada autor revela as alterações somente quando elas estiverem prontas para mostrá-las para outras pessoas.
Esse processo de coautoria formal também ajuda a minimizar conflitos, porque você pode facilmente controlar alterações e coordenar conforme necessário em tempo real. Se você tiver o Office Communicator instalado no seu computador, você pode, até mesmo, clique no botão de presença para enviar uma mensagem instantânea, enviar um email ou seu colega para discutir quaisquer problemas de chamadas. Por fim, quando tiver concluído a coautoria, não é problema localizando a versão mais atualizada do documento na biblioteca de documentos. Foi no mesmo local desde o início.
Comentário e revisão
Comentário e revisão é um método de colaboração de documento comuns e mais tradicional. Nesse caso, o autor de um único procura revisão e comentários de outros autores, como colegas ou especialistas no assunto, mas quer ter mais controle sobre a incorporação de edições e a publicação final.
Para gastar menos tempo gerenciando os detalhes sobre o processo de revisão de documento e mais tempo trabalhar nos seus documentos, você pode usar um fluxo de trabalho em um site para coletar comentários do documento. Fluxos de trabalho simplificam o custo e o tempo necessário para coordenar processos corporativos comuns, como revisões de documentos, gerenciar e controlando humanas tarefas envolvidas com esses processos. Porque o fluxo de trabalho atribui tarefas, envia lembretes, rastreia participação, impõe as datas da agenda e cria um registro de todo o processo, você pode se concentrar em executar seu trabalho em vez de gerenciar a logística do processo de revisão de documento.
Por exemplo, você pode iniciar um fluxo de trabalho coletar comentários ao preencher um formulário de inicialização de fluxo de trabalho em que você especificar os nomes das pessoas com quem que você deseja revisar o documento. Você pode fornecer instruções específicas para os revisores, e você pode especificar a data quando desejar que os participantes do fluxo de trabalho para concluir sua revisão. Os participantes podem exibir o status do fluxo de trabalho enquanto o fluxo de trabalho está em andamento, ou verifique a página de Status do fluxo de trabalho para ver quais participantes concluiu sua tarefa de fluxo de trabalho. O proprietário do fluxo de trabalho pode configurar o fluxo de trabalho para que os participantes podem trabalhar em tarefas de maneira paralela ou serial, atualizar tarefas ativas, adicionar ou atualizar revisores, especifique uma data de conclusão para a entrega e finalmente marcá-lo como concluído quando todas as tarefas são concluídas.
Conjuntos de documentos
Em algumas situações, você precisa do grupo e coordenar documentos relacionados juntos, mas atribuir um documento específico para cada autor que geralmente funciona independentemente no documento, mas faz parte de um processo formal que combina esses documentos em um único resultado final.
Como você viu, tecnologias do SharePoint, com recursos como listas, bibliotecas, pastas, alertas e fluxos de trabalho, oferece uma infraestrutura sólida para gerenciar a produção de um único documento. Conjuntos de documentos desenvolver essa base fornecendo um ponto de referência para agrupar e gerenciar vários documentos e seus rascunhos e versões finais que todos compõem um único resultado final. Exemplos de conjuntos de documentos são: uma proposta de vendas do cliente, que inclui uma apresentação personalizada, uma planilha de orçamento detalhado e um documento de contrato; ou literatura de marketing, que inclui uma folha de dados, um folheto e um guia do produto.
O recurso de conjuntos de documentos oferece várias maneiras de gerenciar com facilidade e publicar com êxito um resultado final, incluindo:
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Um tipo de conteúdo padrão que pode ser usado como-está, personalizado ou usado como base para o modelo de conjunto de um documento personalizado.
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A capacidade de especificar os documentos padrão que serão criados automaticamente sempre que um novo conjunto de documentos for criado.
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Implementação como uma pasta de biblioteca, quais usuários estão familiarizados e que apresenta muitos dos mesmos comportamentos, propriedades e opções que as pastas de biblioteca padrão.
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Uma página de boas-vindas personalizável que os usuários acessam ao clicar em links para o conjunto de documentos. Você pode usar essa página de boas-vindas padrão ou criar e provisionar a sua própria página de boas-vindas. A página de boas-vindas é uma página de Web Parts especial que exibe metadados, descrições, listas de documentos e outras informações e tem uma faixa de opções integrada para conjunto de documentos comandos relacionados.
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Recursos de controle de versão que permitem a captura de um instantâneo do histórico de versões de um documento conjunto vinculado às versões atuais dos documentos do conjunto de documentos.
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Fluxos de trabalho explicitamente projetados para a produção de conjuntos de documentos. Por exemplo, você pode usar fluxos de trabalho internos para gerenciar as atividades como data de criação, revisão, e aprovação de conteúdo para documentos individuais, bem como todo o documento definido.
Operadores de informações podem usar conjuntos de documentos para gerenciar facilmente o processo geral do início ao fim. A capacidade de reunir programaticamente documentos também está disponível, usando a API de XML aberto do Office.
