Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.
Koostöö dokumentide osas on kriitilise tähtsusega, et teie ettevõttes tõhus meeskonnatöö töötab. SharePointi tehnoloogiad ja Office 2010 pakub dokumendialase koostöö meetoditest dokumendi, kas see on kaasautorluse arvutustabeli või marsruutimine äriplaan töövoos. Mõistmine võimalused, mida saate koostöö dokumentide osas on oluline teha parim valik teie vajadustele ja teie tootlikkuse nimega töötaja teave.
Siiski saate oma dokumentide kallal, päeva manused meilisõnumi edasisaatmine on ajalugu. Sellest päevast suuna, mitte kunagi peate edastama dokumendi ümber ja seejärel vaeva koos vastavusseviimine versioon konfliktide, käsitsi ühendamine ja koordineerimine muudatusi, jälgimise alla, kes on valmis, mida ja selle asukoha kõige ajakohasem versioon.
Märkused:
-
Dokumentide kaasautorlus kohta leiate lisateavet teemast abi süsteemide Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 ja Office Web Apps.
-
SharePointi tehnoloogiad Dokumendialane koostöö ja kaasautorlus jaoks konfigureerimise kohta leiate lisateavet teemast TechNeti veebisaiti.
Selle artikli teemad
Dokumendialase koostöö viisid
Dokumendialane koostöö tähendab, et dokumendi või dokumendikogumi koos töötada mitu autorit. Need võivad korraga dokumendi kaasautorlus ja üle vaadata spetsifikatsioonile liigendatud töövoo käigus. Dokumendi kaasautorlus, mis on osa koostöö dokumentide osas, tähendab, et dokumendi kallal samal ajal koos ühe või mitme kasutaja. On mitmeid erinevaid viise Dokumendialane koostöö ja kaasautorlus mis järk-järgult kaasata rohkem struktuuri ja dokumendi koostöö kogemus ümber määrata. Et kujutada võimalused mööda väga Valikud on hea viis, mis aitavad teil otsustada, milline dokument koostöö meetod ja toote on õige.
Semiformal kaasautorlus : Mitu autorit redigeerida korraga suvalist kohta dokumendis. Näited: korduva minutit, ajurünnakuid kui ka OneNote; ja meeskonnatöö väljatöötatud rahandus mudelid, eelarveid ja varade jälituse Exceli loendid.
Formaalne kaasautorlus: Mitu autorit redigeerida korraga, salvestades sisu, kui olete valmis tehta kontrollitud viisil. Näited: ettevõtetele mõeldud lepingud, infolehed ja juriidiline ülevaated Wordi; ja ja PowerPointi esitlused.
Kommenteerimine ja läbivaatus:Esmane Autor solicits parandusi ja kommentaare (mis võib olla threaded arutelude), marsruutimine dokumendi töövoo, kuid juhtelemendid dokument avaldamine. Näiteks Võrguspikker ja ühilduvust käsitlevad lühiülevaated tehnilised andmed.
Dokumendikomplektide: Mitu autorit määratakse eraldi dokumentide osana töövoo ja seejärel üks juhtslaidi dokumendikomplekti on avaldatud. Näited: uus toode kirjandust ja müügi pigi aadressiraamatust.
Kaasautorlus Rakendusekomplektide Office 2010 ja Office Web Apps
Järgmises jaotises kirjeldatakse kaasautorluse viise Rakendusekomplektide Office 2010 ja Office Web Apps ja head tavad abil ning failide haldamiseks teekide kasutamisviise.
Kaasautorlust võimaldavate toodete Kokkuvõte
Mitu Office 2010 ja Office Web Apps toodete lubada dokumentide redigeerimiseks korraga mitu autorit. Iga toote Kaasautorlusfunktsioon on väga sarnane. Kuid on mõned erinevused kujundus, toetavad erinevaid koostöö meetodite ja ettenähtud stsenaariumid. Järgmises tabelis on kokkuvõte iga kaasautorlus toote.
|
Rakendus |
Serveri nõuded |
Levinumad stsenaariumid |
|
Word 2010 |
SharePointi tehnoloogiad |
Mis tahes dokument, sh ettepanekud, plaanid, visiooniaruanded, minutit, infolehed ja aruannete |
|
PowerPoint 2010 |
SharePointi tehnoloogiad |
Mis tahes esitlus, sh koolitus, konverentsid, järelanalüüsid, tooteülevaated, käsiraamatud ja projekti Olekuaruanded |
|
Excel Online |
SharePointi tehnoloogiad |
Mis tahes arvutustabel, sh meeskonna finantsmudel, äri-business tootesarja uuendus veebilehel ja reaalajas arvutustabelite jälgija |
|
OneNote 2010 |
SharePointi tehnoloogiad |
Mis tahes märkmikku, sh korduvad koosolekuprotokollid, projekti ajurünnakud ("rühma-mõtlema"), ühiskasutatavad uurimistöö ja teatmematerjalid ja koolituskursused |
|
OneNote Online |
SharePointi tehnoloogiad ja Office Web Apps |
Kaasautorlus, Versioonimine, väljamöllimine ja Office'i segakeskkonnad
Järgmistes jaotistes kirjeldatakse parimaid kaasautorluse teiste kasutajatega.
Kaasautorlus ja dokumentide väljamöllimine
Kaasautorlus ei ühildu protsessi- ja väljamöllimine dokumentide teegis. Soovite selle ainult kirjutamine ja lõpuks kontrollida selle dokumendi tähendab väljamöllimiseks uuesti nii, et teised kasutajad näevad muudatusi või täpsemaks dokumendiga töötada. Seetõttu, kui faili väljamöllimine teised kasutajad ei saa dokumendi kaasautorlus koos teiega. Vaikimisi teekide nõua Failide väljamöllimine ja ei ole lubatud kus kaasautorlus kasutatakse. Dokumendi saate ka selgesõnaliselt kontrollida kui soovite kaasautor dokument.
Dokumentide kaasautorlus ja Versioonimine
Versioonimise võimaldab kasutajatel dokumendiversioonide salvestamiseks, redigeerimiste tagasi või hetktõmmise vastavad projekti vaheetapi dokumendi olek. SharePointi tehnoloogiad jälgib, dokumentide muudatused samal ajal, kui neid on redigeerida, talletab varasemate versioonide ja saate säilitada dokumendi põhi- ja vaheversioonid versiooni. Kuna mitmeid osaleda autorid võib hoida dokumendi avamine pikka aega, on kaasautorlusega dokumentide versioonimise läbi kindlate ajavahemike ja ei pruugi olla, kui dokument on salvestatud. Vaikimisi on lubatud Versioonimine teegis.
Kui teil on Word 2010 ja PowerPoint 2010 dokumentide kaasautorlus, see on hea mõte kasutada versioonimist, mõlemad peamisi ja vaheversioon, nii et kasutajad saavad tuua vajadusel teiste kasutajate tehtud muudatusi. Lisaks versioonimise perioodi määratleb, kui sageli SharePointi tehnoloogiad loob uue dokumendi, mis on on kaasautor versiooni. Vaikeväärtus on 30 minutit ilmselt töötab enamik keskkonnas, kuid seda väärtust saab reguleerida vastavalt vajadusele administraator. Selle aja madalama väärtuse seadmine sisaldab versioonid ja muudab sagedamini, kuid võib olla nõutav rohkem server säilitamine.
OneNote'i märkmike sisaldavate teekide puhul on on hea mõte kasutada ainult suured Versioonimine, kuna vaheversioonide võib põhjustada Sünkroonimistõrgete, mis võivad takistada muudatuste salvestamist. OneNote'i märkmikke regulaarselt värskendatavad võib luua ka palju versioone. Kuna versioonide arv võivad aja jooksul muutuda suur, on mõistlik jääb säte maksimaalne arv versioonid kasutajate vajadustest mõistlik versioonide arv piirata. Pange tähele, et versioonimise perioodi ei mõjuta OneNote'i märkmike, kuna OneNote hoiab üksikasjalikumat versiooniteabe märkmiku.
Dokumentide kaasautorlus kombineeritud Office'i versioonide segakeskkonnas
Mõni ettevõte kasutab keskkonda, milles kasutajatel on Microsoft Office, nt Office 2007 ja Office 2010 erinevaid versioone.
Kuigi saate talletada versioonides Word ja PowerPoint enne Office 2010 teegis, ei saa te kaasautor need dokumendid. Lisaks, kui kasutaja avab Word 2010 või PowerPoint 2010 dokumendi Word või PowerPoint 2007, SharePointi tehnoloogiad loob dokumendiga ja ei saa teised kasutajad Microsoft Office 2010 kasutades kaasautorlus selle dokumendi redigeerimiseks. Ära Kaasautorlusfunktsiooni abil veebirakendustes Office Wordi või PowerPointi Office on soovitatav, et kõik kasutajad töötavad Microsoft Office 2010. Olukord on olemas ka Excel 2010 töövihikud ja kaasautorlus koos Excel Web App.
Võtke arvesse, et OneNote 2010 on tagasiühilduvad OneNote 2007 failivormingus ja kaasautorlust OneNote 2007 kasutajad. OneNote 2007 ja OneNote 2010 kasutajatele kaasautorlus märkmikud segatud keskkonnas, tuleb need salvestada märkmike OneNote 2007 failivormingus. OneNote 2010 failivormingusse täiendamisega siiski saate kasutada teatud olulisi uusi funktsioone, sealhulgas võimalus kaasautorlus märkmike OneNote 2010 ja OneNote Web Appi vahel.
Probleemid dokumentide kaasautorluse funktsiooniga
Kui te ei saa luua koostöös teistega Wordi dokumenti või PowerPointi esitluse, siis üks või mitu järgmistest põhjustest võib põhjustada:
-
Fail kasutab teabeõiguste halduse (IRM) või digitaalõiguste halduse (DRM).
-
Fail on välja möllitud.
-
Fail on krüptitud.
-
Failivormingut ei toetata. Ainult docx- ja .pptx failivorminguid ei toetata. Enamikul juhtudel saate salvestada toetatud vormingus failivormingut.
-
Fail on märgitud lõpetatuks. Faili omanik on otsustanud Peata redigeerimine või kaasautorlus fail ja fail on kirjutuskaitstud.
-
Teatud Microsoft Office'i rühmapoliitika sätted takistavad kaasautorlust, sh järgmist: keelamise Kliendipoliitika, kaasautorluse keelamise Serveripoliitika ja kaasautorluse keelamise Kliendipoliitika.
-
Fail sisaldab ActiveX-juhtelemente.
-
Fail sisaldab teatud objekte, mida ei saa kordumatult tuvastada, nt OLE-objekti, SmartArt-pildi, diagrammi või tindiobjekti.
-
Wordi dokument kasutab alamdokumentidega põhidokumente, sisaldab HTML-Paneelistikke või seda avaldatakse ajaveebina.
-
Wordi dokument pole märgitud ruut Talleta ühendamistäpsuse parandamiseks juhuarv . (Klõpsake lindil nuppu kuvatakse menüü fail nuppu Suvandid kuvatakse dialoogiboksi Wordi suvandid , klõpsake kategooriat Usalduskeskusja nuppu Usalduskeskuse sättedUsalduskeskus dialoogiboks kuvada, klõpsake Privaatsus Suvandid, ja seejärel jaotises Dokumendikohased sätted , veenduge, et oleks märgitud ruut Talleta ühendamistäpsuse parandamiseks juhuarv .)
Dokumendialase koostöö stsenaariumid
Järgmistes jaotistes on lähemalt kaasautorlus tooted, nad toetavad erinevaid koostöö meetodite ja nende ettenähtud stsenaariumid.
Poolformaalne kaasautorlus
Võib-olla parimal viisil poolformaalne kaasautorlus selgitatakse on Ajurünnak klassikaline rühma. Rakendust OneNote 2010, OneNote Web Appi või isegi nende kahe kombinatsioonist, mitu autorit saate kiiresti jäädvustada ideid ja mõtteid ajurünnakut seansi samal ajal ja samas märkmikus ajal. Mõelda see "virtuaalse tahvel". Nagu mis tahes hea ajurünnakut seansi, ei ole vaja vea või kohe vaadata, vaid väljendada end mõne vaba liikumise mõtteid. Kõikidel autoritel saate korraga lisada sisu ja kohe vaadata, mis on lisatud. Jäädvustatud ajurünnakut seansi lõpus on teie seansi, mis saab siis puhastada kirje soovitud. Kui vajate järeltegevuse teine autor, iga sisu kogumi sildistatud oma pseudonüüm ja sisu saate otsida ka, kes seda autoriks.
Saate kasutada OneNote'i koostööd teha märkmeid on ka korduvate koosolekuprotokollide, kiirprojekti ühisuuringu, koolituskursuste ja teatmematerjalide puhul.
Saate kasutada Excel 2010: arvutusi ja statistilisi võrdlusi käitamist andmete; loomine ja kasutamine PivotTable-liigendtabeli aruandeid hierarhiliste andmete kuvamiseks kompaktses ja paindlikus kujunduses; rõhutada visuaalselt oma andmeid, kasutades professionaalse välimusega diagramme, tingimusvormingu ikoone, Andmeribasid, värviskaalasid ja minigraafika; ja andmete mõjuanalüüsi toiminguid.
Excel Web Appi abil saate teha palju see analytical töö samal ajal teiste kasutajatega. Teised autorid saavad töö erinevate töölehtede, erinevate osade töölehe või isegi Redigeeri sama lahtrite nagu – sealhulgas lahtrid, mis sisaldavad valemite ja funktsioonide – kõik korraga. Sel juhul viimase Redigeeri võidab, kui teil on juhtunud nii sama lahtri redigeerimiseks. Excel Web Appi kasutamise ajal kaasautorlus on suurepärane viis näha kohe üksteise mõtteid, katsetada erinevad valemid ja arvutused, võrrelda tulemusi, ja isegi kinnitamine ja jaole juba üksteise vigu.
Märkus.: Excel Web App toetab kaasautorlust teiste Excel Web App kasutajate sama arvutustabeliga, kuid mitte Excel 2010, mis ei toeta kaasautorlus.
Formaalne kaasautorlus
Kui teegis on talletatud dokumendi Word 2010 või PowerPoint 2010 esitluse kahe või enama kasutajad saavad kaasautorlus dokumendi või esitluse samal ajal. Näiteks sama Wordi dokumendis, saate töötada ühe lõigu ajal kolleegi töötab teine lõik. Või kasutamine samas esitluses, saate töötada ühe slaidi ajal kolleegi töötab teisele slaidile. Teil pole vaja midagi sisse lülitada või ärge unustage midagi selle töö. Kaasautorlus "toimib". Ja tasub rõhutades üksikuid, et teil on siiski juurdepääs peaaegu kõik rikkaliku redigeerimine ja vormindamine rakenduses Word 2010 või PowerPoint 2010 funktsioonid kui te kaasautor, sh kommenteerimise, muutuste jälitus ja dokumendi versioonid.
Formaalne kaasautorlus tähendab, et muudatused autorite puhverdatud, ja seejärel välja, kui autorid on valmis konkreetselt muudatuste salvestamiseks. Üldiselt te ei soovi ühiskasutusse teiste autorite pool koostatud mõtteid ega soovite oma rongi-,-mõtte kaasautorluse teiste autorite pidevalt katkestada. Aga samal ajal kaasautorlus rakenduses Word 2010 ja PowerPoint 2010, saate alati vaadata, kus teised autorid parajasti redigeerivad nagu nad redigeerida, ja näevad teised autorid, kui te redigeerite redigeerimisel ikoonid, riba olekuindikaatorid ja navigeerimise paani abil soovitud dokumendi või esitluse.
Lühidalt öeldes formaalne kaasautorlus tähendab, et te ei tea, kus teised autorid on, kuid iga autor näitab muudatused ainult siis, kui nad on valmis neile teistele näidata.
Formaalne kaasautorlus importimistoimingut aitab ka vähendada konfliktide, kuna saate muutuste jälitus ja koordineerimine vastavalt vajadusele reaalajas. Kui teil on arvutisse installitud Office Communicatori, te saate isegi nuppu kohaloleku saata kiirsõnumit, saatmine või kõne kolleegi arutamiseks probleemidest. Lõpuks, kui olete lõpetanud kaasautorluse, ei ole probleem leida dokumenditeegis dokument kõige ajakohasem versioon. See on kogu aeg paigal olnud.
Kommenteerimine ja läbivaatus
Kommenteerimine ja läbivaatus on levinud ja traditsiooniliste dokumendi koostöö meetod. Sel juhul ühe autori läbivaatus ja teiste autorite, nt kolleegidega või teema eksperdid, tagasiside, kuid soovib muudatused ja lõplik publikatsiooni lisamine enam kontrollida.
Kulutada vähem aega, haldamise üksikasjad dokumendi läbivaatus ja dokumentide kallal rohkem aega, saate töövoo saidil dokumendi tagasiside kogumine. Töövoogude tõhustamine maksumuse ja koordineerimiseks levinud äriprotsesse, näiteks dokumendi kommentaare, hallates ja nende protsessidega seotud inimeste tööülesannete jälgimine vajalik aeg. Kuna töövoo tööülesanded määratakse, saadab meeldetuletused, jälgib osalemist, jõustab ajakava kuupäevade ja loob kogu protsessi kirje, saate keskenduda töö asemel hallata dokumentide läbivaatamise protsessi logistika läbimiseks.
Näiteks saate alustada töövoo tagasiside kogumiseks, täites töövoo käivitamise vorm, kus teie määratud soovite läbi vaadata dokumendi inimeste nimed. Saate sisestada täpsed juhised selle väärtust läbivaatajad ja saate määrata kuupäeva, millal soovite, et töövoos osalejad saaksid oma läbivaatuse lõpetada. Osalejate saate töövoo töötamise töövoo oleku vaatamine või kontrollida töövoo oleku lehel, millised osalejad on oma töövooülesande lõpule viinud. Töövoo omanik saate töövoo seadistada nii, et osalejad saate töö ülesannetega paralleelne või järjestikune mood, Värskenda aktiivseid tööülesandeid, lisada või värskendada läbivaatajad, määrata tähtaja jaoks soovitud projektitulemi ja lõpuks selle lõpetatuks märkida kui kõik tööülesanded on lõpule viidud.
Dokumendikomplektid
Mõnel juhul rühmitada ja koordineerimine koos seotud dokumendid on vaja, kuid iga autor, kes sageli sõltumatult dokumendiga töötab, kuid on ametlik käigus, mis ühendab need dokumendid projektitulemi ühe kindla dokumendi määramine.
Nagu näete, SharePointi tehnoloogiad, selliseid funktsioone nagu loendid, teegid, kaustad, teatiste ja töövood, pakub ühtlase taristu haldamise ühe dokumendi esitamine. Dokumendikomplektide ehitada sellele alus pakkudes teabekeskuse rühmitamise ja mitu dokumenti ja nende Mustandid ja lõppversioonide, et kõik hõlmavad projektitulemi ühe haldamine. Dokumendikomplektide näited: kliendi Trafareti, mis sisaldab kohandatud esitluse, üksikasjalik eelarve arvutustabeli ja dokumenti; või kirjandust, mis sisaldab andmelehel, voldiku ja toote juhendit.
Dokumendikomplektid pakuvad mitmeid võimalusi lihtsaks haldamiseks ja edukaks avaldamiseks Projektitulemite.
-
Vaikesisutüüp, mida saate kasutada-kujul, kohandatuna või kohandatud dokumendikomplekti malli alusena kasutada.
-
Võimalus määrata vaikimisi dokumendid, mis luuakse automaatselt iga kord, kui luuakse uus Dokumendikomplekt.
-
Kui teegi kausta, millistel kasutajatel on tuttav ja mis rakendamist tal on paljude samade käitumist, atribuudid ja suvandid standard teegi kaustad.
-
Kohandatavad Tervitusleht, mida kasutajad dokumendikomplekti linke klõpsates. Saate kasutada seda vaikimisi lehel Tere tulemast või luua ja ettevalmistamise oma lehel Tere tulemast!. Tervitusleht on teisiti veebiosaleht, mis kuvab metaandmete, kirjeldus, dokumendid, loendid ja muu teabe ja dokumendikomplekti on integreeritud lint on seotud käsud.
-
Versioonimisvõimalused saate abil saate jäädvustada dokumendi versiooniajaloo hetktõmmis dokumendikomplekti mis dokumendikomplektis dokumentide kehtivate versioonidega.
-
Dokumendikomplektide koostamiseks kavandatud töövood. Näiteks saate valmistöövood haldamiseks loome, näiteks üle vaadata, ja heakskiitmisel üksikdokumente kui ka kogu dokumendi sisu seadmine.
Teabetöötajad saate kasutada Dokumendikomplekte lihtsaks haldamiseks kogu protsessi algusest lõpuni. Võimalus programmiliselt otsustama dokumendid on saadaval Office'i avatud XML-i API abil.
