Забележка: Бихме искали да ви осигурим най-новото помощно съдържание възможно най-бързо на вашия собствен език. Тази страница е преведена чрез автоматизация и може да съдържа граматически грешки и несъответствия. Нашата цел е това съдържание да ви бъде полезно. Можете ли да ни кажете дали информацията е била полезна за вас, в дъното на тази страница? Ето статията на английски за бърза справка.
Съвместна работа върху документи е критичен елемент, за да работи ефективно в екип във вашето предприятие. Комбинация от технологии на SharePoint и Office 2010 предлага спектър на методи за сътрудничество на документа, независимо дали това е съвместно създаване на електронна таблица или маршрутизирането на бизнес план чрез работен поток. Разбиране на начините, можете да работите съвместно по документи е важно да прави най-добрият избор за вашите нужди и подобряване на производителността си като работници от информация.
Въпреки че можете да си сътрудничат на вашите документи, дните на пренасочване на прикачени файлове в имейл съобщение са хронология. От този ден нататък никога не трябва да преминават документа около и след това борба със съгласуване на версия конфликти, ръчно обединяване и координиране на промените, проследяване надолу на кой е направил какво и намиране на най-актуалната версия.
Забележки:
-
За повече информация как да съавторство на документи вижте помощ за системи за Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010 и Office Web Apps.
-
За повече информация за конфигурирането на технологии на SharePoint за съвместна работа върху документи и съавторство при работа вижте уеб сайта на TechNet.
В тази статия
Спектър на сътрудничеството при работа с документи
Съвместна работа върху документи означава, че няколко автори съвместна работа върху документ или колекция от документи. Те могат да бъдат едновременно съавторство документ или преглеждате спецификация като част от структуриран работен поток. Съавторство, което е подмножество на съвместна работа върху документи, означава, че работим по документа едновременно с един или повече потребители. Има няколко различни методи за съвместна работа върху документи и съавторство, които постепенно се включват още структура и да управлявате около средата за сътрудничество на документа. Добър начин да ви помогне да решите кои документ сътрудничество метод и продукт е точно за вас е да се предвиждат опциите по спектъра от възможности за избор.
Semiformal съавторство : Няколко автори редактират едновременно някъде в документа. Примери са: повтарящи се минути, мозъчна атака сесии и справочни материали за OneNote; разработени екипни финансови модели, бюджет и списъци за Excel за проследяване на активи.
Формално съавторство: Много автори редактират едновременно по контролиран начин чрез запис на съдържание, когато сте готови да се открие Примери са: бизнес планове, бюлетини и правен печата за Word; и маркетинг и конференция презентации на PowerPoint.
Коментар и преглед:Основният автор се стреми да получи редакции и коментари (които могат да бъдат с нишка обсъждания) от маршрутизиране на документ в работен поток, но Окончателният документ е контроли за публикуване. Примери са онлайн помощ, официални документи и спецификации.
Колективни папки за документи: Много автори са присвоени отделни документи като част от работен поток, и след това е публикуван един набор главен документ. Примери са: нов набор и продажби височина книга.
Съавторство с Office 2010 и Office Web Apps
Следващите раздели описват начините, по които можете да в съавторство с помощта на Office 2010 и Office Web Apps и най-добри практики, когато използвате библиотеки за поддържане на файловете.
Резюме на продуктите за съавторство
Няколко програми от Office 2010 и Office Web Apps продукти разрешите много автори, за да редактирате документи в същото време. За всеки продукт съавторство много прилича. Има обаче някои проектиране разлики, които поддържат сътрудничество с различни методи и предназначението сценарии. Следващата таблица обобщава всеки съавторство продукт.
|
Приложение |
Сървър изисквания |
Общи сценарии |
|
Word 2010 |
Технологии на SharePoint |
Всякакви документи, включително предложения, планове, прогнози, минути, бюлетини и отчети |
|
PowerPoint 2010 |
Технологии на SharePoint |
Всякакви презентации, включително обучение, конференции, аутопсии, прегледи на продукти, наръчници и отчети на състоянието на проект |
|
Excel Online |
Технологии на SharePoint |
Всякакви електронни таблици, включително екипни финансови модели, бизнес-бизнес продукт линия актуализация на уеб страница, както и в реално време на електронна таблица за продажби |
|
OneNote 2010 |
Технологии на SharePoint |
Всякакви бележници, включително повтарящо се събрание минути, мозъчни ("") на проекти, споделени материали за изследвания и справки и споделени курсове за обучение |
|
OneNote Online |
Технологии на SharePoint и Office Web Apps |
Съавторство, създаване на версии, извличане и смесена Office среда
Следващите раздели описват най-добри практики, когато сте в съавторство с други потребители.
Съавторство и извличане на документи
Съавторството не е съвместима с процеса на извличане и вкарване на документи в библиотека. Извличане на документа означава, който искате да записвате изключително в нея и след това в крайна сметка го проверите отново в, така че другите да видите промените, или по-нататъшно работят по документа. Следователно когато извличате файл, другите потребители не могат да съавтор документа с вас. По подразбиране библиотеки не изисква извличане на файлове и не трябва да бъдат разрешени, там, където ще се използва съавторство. Също така не са изрично трябва да проверите документ, ако искате да работите като съавтор на документ.
Съавторство на документи и създаване на версии
Създаване на версии ви дава възможност на потребителите да запишете версии на документи, връщам редакции или моментна снимка на състоянието на документа, за да съответстват на проект етап. Технологии на SharePoint следи за промени в документите докато сте редактира, съхранява предишни версии и дори да поддържате главни и второстепенни версии на документ. Тъй като няколко съавтори може да запазите документ отворен за дълъг период от време, версии за съавтор документи се извършва в определени интервали от време и не е задължително, когато документът се записва. По подразбиране не е разрешено създаването на версии в библиотека.
Когато вие съавтор документи на Word 2010 и PowerPoint 2010, е добре да използвате версии, и двете основни и второстепенни, така че потребителите да изтеглите промени, направени от други потребители, когато е необходимо. Освен това създаването на версии периода определя колко често технологии на SharePoint създава нова версия на документ, който е като съавтор. Стойността по подразбиране на 30 минути, вероятно ще е удобен за повечето среди, но тази стойност могат да бъдат коригирани от администратор колкото е необходимо. Задаване на този период за по-ниска стойност улавя версии и по-често се променя, но може да изисква повече за съхранение на сървъра.
За библиотеки, които съдържат бележници на OneNote, добра идея е да само основни версии, тъй като второстепенни версии могат да причинят грешки при синхронизиране, които могат да попречат на промените да са записани. Бележници на OneNote, които често се актуализират също може да създаде много версии. Тъй като броя на версиите, може да стане голям с течение на времето, е добре да ограничите броя на версиите, се запазват чрез задаване на максимален брой версии за разумен въз основа на нуждите на потребителите. Обърнете внимание, че периода на създаването на версии не влияе бележници на OneNote, тъй като OneNote поддържа по-подробна информация за версията в рамките на бележника.
Съавторство на документи в среда на смесени версии на Office
Някои организации поддържат среда, в която потребителите имат различни версии на Microsoft Office, например Office 2007 и Office 2010.
Въпреки че можете да съхранявате версии на Word и PowerPoint стари от Office 2010 в библиотека, не можете да съавтор тези документи. Освен това когато потребителят отвори Word 2010 или PowerPoint 2010 документ с Word или PowerPoint 2007, технологии на SharePoint създава заключване на документа и позволява на други потребители на Microsoft Office 2010 да използват съавторство да редактирате този документ. За да най-голямото предимство на съавторството в Office Word или Office PowerPoint, се препоръчва, че всички потребители работи с Microsoft Office 2010. Тази ситуация се отнася за работни книги на Excel 2010 и съавторство при работа с Excel Web App.
Имайте предвид, въпреки това, че OneNote 2010 е назад съвместим с файловия формат на OneNote 2007 поддържа съавторство с потребители на OneNote 2007. За потребителите на OneNote 2007 и OneNote 2010 да съавтор на бележници в среда на смесени те трябва да запишете бележници във файловия формат на OneNote 2007. От надстройването до файловия формат на OneNote 2010, въпреки това, можете да използвате някои основни нови функции, включително възможността за съавторство бележници между OneNote 2010 и OneNote Web App.
Проблеми при съавторство на документи
Ако не можете да работите като съавтор на документ на Word или презентация на PowerPoint, един или повече от следните причини, може да е причината:
-
Файлът използва управление на правата на достъп до информация (IRM) или цифрово управление на правата (DRM).
-
Файлът е извлечен.
-
Файлът е шифрован.
-
Файлов формат не се поддържа. Само .docx и .pptx файлови формати се поддържат. В повечето случаи можете да запишете неподдържан файлов формат в Поддържан формат.
-
Файлът е маркиран като окончателен. Собственика на файла е решил да спрете процеса на редактиране или съавторство файла и сега файлът е само за четене.
-
Някои настройки на групови правила на Microsoft Office предотвратяване на съавторство, включително следните: забрана на ароматичното обединяване на клиенти, правилото, забрана на съавторството сървър и правилото забрана на съавторството клиент.
-
Файлът съдържа ActiveX контроли.
-
Файлът съдържа някои обекти, които не могат да се идентифицират еднозначно, като OLE обект, графика SmartArt, диаграма или ръкописен обект.
-
Документ на Word използва документи образец с поддокументи, съдържа HTML набори от рамки или е публикуван като блог.
-
Документ на Word няма Съхранявай случайни числа за подобряване на точността на комбиниране отметнете квадратчето. (В лентата, щракнете върху раздела " файл ", щракнете върху Опции за показване на диалоговия прозорец Опции на Word , щракнете върху Център за сигурност, щракнете върху Настройки на центъра за сигурност , за да покажете диалоговия прозорец Център за сигурност , щракнете върху поверителност Опции заи след това под секцията настройки, специфични за документа , уверете се, че е поставена отметка в квадратчето Съхранявай случайни числа за подобряване на точността на комбиниране .)
Сценарии за спектър на сътрудничеството на документи
Следващите раздели съдържат повече подробности за всеки от съавтори продукти, сътрудничество с различни методи, които поддържат и техните предназначението сценарии.
Полуформално съавторство
Може би най-добрият сценарий за обяснява съавторство по полуформално начин е класически групата мозъчна атака сесия. Използване на OneNote 2010, OneNote Web App или дори комбинация от двете, няколко автори да бързо да заснемете идеите по време на сесия за мозъчна атака в същото време и в същия бележник. Мислете за това като "виртуални табла". Като всяка добра мозъчна не е необходимо да коригирате или коригирате веднага, просто изразите себе си в свободно потока на мислите. Всички автори могат едновременно да добавите съдържание и мигновено да виждате това, което е добавен. В края на на мозъчна, са обхванати запис на сесията ви, които след това могат да се почистят по желание. Ако трябва да ги изпълните с друг автор, всяка съдържание част е обозначено с техните псевдоним и можете дори да търсите съдържание от кой е авторът.
Други начини, можете да използвате OneNote за работа в бележник са периодични протокол от събрание, споделените изследвания за бързи проекти, курсове за обучение и справочните материали.
Можете да използвате Excel 2010, за да: извършите изчисления и статистически сравнения с вашите данни; създаване и използване на отчети с обобщени таблици, за да покажете йерархичните данни в компактно и гъвкаво оформление; наблегнете визуално на данните с помощта на професионално изглеждащи диаграми, условно форматиране икони, ленти за данни, цветови гами и блещукащи линии; и изпълнявате операции за условен анализ върху данните.
Използване на Excel Web App, можете да направите голяма част от тази аналитична работа едновременно с други потребители. Други автори могат да работят на различни работни листове, различни части на работен лист или дори редактиране същите клетки като вас – включително клетките, съдържащи формули и функции – всичко на едно и също време. В този случай последен редактиране привлекателен, ако ви се е случило с двете редактирате една и съща клетка. Използване на Excel Web App, докато съавторство е чудесен начин да видите помежду си мислите, пробвайте различни формули и изчисления, сравняване на резултатите и дори проверка и обхване грешките на другия.
Забележка: Excel Web App поддържа съавторство на една и съща електронна таблица между различните потребители на Excel Web App, но не и с Excel 2010, който не поддържа съавторство.
Формално съавторство
Когато на документ на Word 2010 или презентация на PowerPoint 2010 се съхранява в библиотека, две или повече потребители да съавтор документа или презентацията по едно и също време. Например в един и същ документ на Word, можете да работите по един абзац, докато колега работи на друг абзац. Или в една и съща презентация, можете да работите по един слайд, докато колега работи на друг слайд. Не е нужно да включите всичко, или не забравяйте да настроите всичко, за да работи това. Съвместно създаване на "просто работи". И заслужава набляга, че все още имате достъп до почти всички богати редактиране и форматиране на функции в Word 2010 или PowerPoint 2010, когато ви съавторство, включително коментирането, проследяване на промени и версии на документи.
Формалното съавторство означава, че промените, направени от автори са буфер а след това се освобождава когато авторите са готови да изрично да запишете промените. Най-общо казано не искате половин формулирано размишления, споделени с другите автори, нито искате ли ви влак на мисълта постоянно прекъсва от други съавтори. Въпреки това, докато съавторство в Word 2010 и PowerPoint 2010, винаги можете да видите къде редактират другите автори да редактират и другите автори ще виждате там, където редактирате, когато редактирате чрез икони, индикатори на състоянието лентата и навигационния екран на документа или презентацията.
Накратко формалното съавторство означава да знаете къде са другите автори, но всеки автор да показва промените само когато те са готови да ги покажете на другите.
Този процес на формално съавторство също помага за намаляване на конфликти, тъй като можете лесно да проследяване на промени и координиране при необходимост в реално време. Ако имате Office Communicator, инсталирана на вашия компютър, можете дори да щракнете върху наличност бутона, за да изпратите незабавно съобщение, изпращане на имейл или повикване колегата ви да обсъдите някакви проблеми. И накрая, когато сте готови за съавторство, е проблем намирането на най-актуалната версия на документа в библиотеката с документи. Той е бил в същото местоположение през цялото време.
Коментар и преглед
Коментар и преглед е метод за сътрудничество на често срещани и по-традиционни документ. В този случай един автор има за цел преглед и обратна връзка от другите автори, като редакторите или обект експерти въпрос, но иска да има по-голям контрол над влагането на редакции и окончателното публикуване.
Да губите по-малко време за управление на данни за процеса на преглед на документ и повече време за вашите документи, можете да използвате работен поток на сайт за събиране на обратна информация на документа. Работни потоци опростяване на цената и времето, необходимо за координиране на общи бизнес процеси, като например прегледи на документи, като управлява и проследява човешки задачи, включени в тези процеси. Тъй като работният поток възлага задачи, изпраща напомняния, проследява участието, налага график дати и създава запис на целия процес, можете да се фокусирате върху извършване на работата си вместо управление на логистиката на процеса за преглед на документ.
Например можете да започнете работен поток "събиране на обратна информация", като попълните формуляр за иницииране на работен поток, в която задавате имената на хората, които искате да прегледате документа. Можете да предоставите конкретни указания проверяващи и можете да зададете дата, когато искате участниците в работния поток да завърши прегледа. Участниците могат да прегледате състоянието на работния поток, докато работният поток се изпълнява или проверете страницата състояние на работния поток, за да видите кои участници са завършили своите задача от работен поток. Собственикът на работния поток да настроите работния поток, така че участниците могат да работят по задачи в паралелни или последователни модата, актуализиране на активни задачи, Добавяне или актуализиране на проверяващи, Задайте краен срок за резултат и накрая я маркирате като завършена, когато всички задачи се извършват.
Колективни папки за документи
В някои случаи трябва да групирате и координиране свързани документи заедно, но присвоите определен документ на всеки автор, който често работи независима на документа, но е част от процеса на официална, който комбинира тези документи в единствен резултат.
Както сте видели, технологии на SharePoint, с такива функции като списъци, библиотеки, папки, известия и работни потоци, предоставя солидна инфраструктура за управление на производството на един и същ документ. Колективни папки за документи се основава на тази фондация предоставяйки пресечна точка за групиране и управление на множество документи и техните Чернови и окончателни версии, че всички включва един единствен резултат. Примери за колективни папки за документи, са: клиент предложение за продажба, което включва потребителски презентация, подробен бюджет електронна таблица и документ на Договора; или печатни материали, която включва лист с данни, брошура и ръководството за продукта "маркетинг".
Функцията "колективни папки за документи" предоставя няколко начина за лесно управление и успешно публикуване на крайния резултат, включително:
-
Тип на съдържание по подразбиране, който може да се използва като-е персонализирани, или се използва като основа за шаблон за колективна папка за документи по избор.
-
Възможността да зададете по подразбиране документите, които ще се създават автоматично при всяко създаване на Нова колективна папка.
-
Реализация като папка на библиотека, потребителите, които са запознати с и притежава много от същите поведение, свойства и опции като стандартите папки в библиотека.
-
Персонализируеми началната страница, която потребителите имат достъп до, когато щракнете върху връзки към колективната папка за документи. Можете да използвате тази начална страница по подразбиране или създаване и осигуряване на вашата собствена страница с приветствие. Страницата с приветствие е специална страница с уеб части, която се показва метаданни, описания, списъци с документи и друга информация и има интегрирани лентата за колективната папка за документи, свързани с команди.
-
Възможности за създаване на версии, които ви позволяват да направите снимка версия Хронология на документ задайте, която представлява връзка към текущите версии на документите в колективната папка за документи.
-
Работни потоци, изрично предназначени за производство на колективни папки за документи. Например можете да използвате вградени работни потоци за управление на дейности, като например автор, преглеждане, и задаване на одобрение на съдържание за отделни документи, както и целия документ.
Работещите с информация да използвате колективни папки за документи за лесно управление на цялостния процес от началото до края. Възможността за програмно съберете документи също е достъпна с помощта на Office Open XML API.
