Cắt chi phí, quản lý kiểm kê và gửi một cách hiệu quả bằng cách sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu web hàng hóa

Nhập thông tin công ty của bạn

Trên tab Thông tin công ty con, bạn có thể nhập thông tin về công ty của bạn, chẳng hạn như tên, địa điểm, điện thoại, và địa chỉ email.

Tên công ty bạn nhập sẽ được hiển thị ở trên cùng của màn hình "Chính" cơ sở dữ liệu (nơi bạn thấy "Northwind Traders" trong hình minh họa trước đó). Thông tin công ty của bạn cũng sẽ xuất hiện trên hóa đơn và các báo cáo được tạo bằng cơ sở dữ liệu.

• Nhập thông tin công ty của bạn vào hộp, bấm lưu và áp dụng thiết đặt công ty, sau đó bấm tiếp theo.

Nhập thông tin nhân viên

Trên tab con nhân viên , bạn có thể bắt đầu thêm nhân viên vào cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi ai là người bán hàng trên mỗi đơn hàng, người gửi một thứ tự, vân vân. Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất, cơ sở dữ liệu sẽ hoạt động tốt với chỉ một nhân viên duy nhất.

• Nhập từng thông tin của nhân viên vào biểu dữ liệu, rồi bấm Tiếp.

  Lưu ý: Bạn còn có thể xem, sửa và thêm nhân viên trên tab chính Nhân viên.

Nhập sản phẩm, thể loại và nhà cung cấp

Trên tab con sản phẩm , bạn có thể bắt đầu thêm sản phẩm vào cơ sở dữ liệu. Đây là các sản phẩm bán doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể sửa danh sách của các thể loại và nhà cung cấp trên tab con này.

• Nhập thông tin sản phẩm của mỗi vào biểu dữ liệu, sau đó bấm tiếp theo.

• Ngoài ra, hãy bấm Sản phẩm mới để mở biểu mẫu Chi tiết sản phẩm , mà bạn có thể nhập thông tin sản phẩm.

• Bấm Sửa thể loại hoặc Nhà cung cấp sửa để sửa danh sách của các thể loại và nhà cung cấp.

• Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa thông tin sản phẩm, bấm tiếp theo.

Nhập hàng tồn kho mức

Trên tab con hàng tồn kho , bạn có thể nhập số lượng hàng tồn kho mà bạn có, cũng như các cấp độ tối thiểu và đích hàng tồn kho mà bạn muốn giữ lại tồn kho.

• Cho mỗi sản phẩm, hãy nhập số đơn vị bạn muốn trong cột Mức ban đầu, Mức sắp xếp lại, Đích mứcvà Min sắp xếp lại các số lượng .

• Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa thông tin hàng tồn kho, bấm tiếp theo.

Nhập đơn hàng

Nếu bạn đã có một số đơn hàng, bạn có thể nhập thông tin cơ bản về chúng trên tab con đơn hàng .

• Đối với mỗi đơn hàng, hãy nhập thông tin bạn có, chẳng hạn như ngày đặt hàng, nhân viên đã thứ tự và khách hàng.

• Nếu bạn nhập một khách hàng đã không chưa được nhập vào cơ sở dữ liệu, Access sẽ nhắc bạn nhập khách hàng mới. Bấm có, và sau đó điền vào thông tin mà bạn có. Khi bạn đóng biểu dữ liệu, khách hàng sẽ có sẵn trong danh sách thả xuống của khách hàng .

• Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa thông tin thứ tự, hãy bấm tiếp theo.

Quản lý hàng tồn kho

Cơ sở dữ liệu mẫu hàng hóa cung cấp tự động theo dõi của tồn kho; bất cứ khi nào một thứ tự vận chuyển giao, hoặc sản phẩm mới được mua, cơ sở dữ liệu tự động cập nhật hàng tồn kho sao cho bạn biết bao nhiêu chứng khoán bạn có mặt ở bất kỳ lúc nào. Cơ sở dữ liệu cũng sẽ hiển thị các sản phẩm cần được sắp xếp lại, dựa trên ngưỡng bạn xác định.

Trên tab sản phẩm , bấm Hàng tồn kho mức. Biểu dữ liệu này hiển thị các mức cấp hàng tồn kho hiện tại và các ngưỡng khác cho từng sản phẩm như sau:

• Mặt    Số lượng các mục mà bạn hiện có tồn kho.

• Cấp phát    số lượng các mục mà đã được sắp xếp thứ tự bởi khách hàng, nhưng chưa được giao.

• Sẵn dùng    sự khác biệt giữa số lượng các mục trên bàn tay và số cấp phát.

• Co    đây là số lượng các mục đã bị mất do thiệt hại, hỏng, lỗ và v.v..

• Đặt hàng    số mục bạn đã đặt hàng để bổ sung chứng khoán, nhưng mà đã không chưa được nhận.

• Cấp độ hiện    số sẵn có mục trừ số lượng các mục trên backorder, cùng với số lượng các mục hiện tại trên thứ tự.

• Định mức    số lượng các mục mà bạn muốn có để phù hợp với độ dự đoán của đơn hàng.

• Bên dưới đích    số hiện tại của mục mà bạn đang bên dưới mức mục tiêu của bạn.

• Mua    bấm vàomuanối kết để nhập đơn đặt hàng mới. Để biết thêm thông tin về cách mua, hãy xem phần quản lý mua.

Kiểm tra xem sản phẩm nào cần restocking

Để xem một cách nhanh chóng mà sản phẩm cần được sắp xếp, trên tab sản phẩm , hãy bấm Cần Restocking. Dạng xem này là giống như biểu dữ liệu Kiểm kê mức , ngoại trừ rằng các bản ghi đã được lọc để chỉ những tại hoặc bên dưới của họ đã xác định mức sắp xếp lại. Để nhanh chóng sắp xếp lại một sản phẩm, cuộn sang phải và bấm vào nối kết mua . Để biết thêm thông tin về cách mua, hãy xem phần quản lý mua.

Dạng xem đã ngừng cung cấp sản phẩm

Trên tab sản phẩm , hãy bấm Sản phẩm đã ngừng cung cấp để xem danh sách sản phẩm đã được đánh dấu là đã ngừng cung cấp.

• Để phục hồi lại một sản phẩm đã ngừng cung cấp, hãy bấm Mã sản phẩm của nó và rồi trong biểu mẫu Chi tiết sản phẩm , hãy xóa hộp kiểm ngừng cung cấp .

Tạo thể loại sản phẩm

Phân loại sản phẩm của bạn sẽ giúp bạn tổ chức chúng trên biểu mẫu và báo cáo. Trên tab sản phẩm , hãy bấm thể loại tùy chỉnh danh sách thể loại. Nhập mỗi thể loại trên dòng riêng của nó.

• Để xóa thể loại, bấm vào hộp màu xám chỉ sang bên trái của ID, và sau đó nhấn phím DELETE.
  

  Lưu ý: Truy nhập ngăn bạn xóa bỏ bất kỳ thể loại được kết nối với sản phẩm. Ví dụ, bạn không thể xóa thể loại "Đồ uống", nếu có bất kỳ sản phẩm nào vẫn được gán cho thể loại đó.

Quản lý các nhà cung cấp thông tin

Nhà cung cấp là cá nhân từ mà bạn mua hàng tồn kho của bạn và doanh nghiệp. Để theo dõi thông tin liên hệ của bạn nhà cung cấp, trên tab sản phẩm , hãy bấm nhà cung cấp.

• Bấm ID để mở một bản ghi nhà cung cấp hiện có và sửa thông tin của họ.

• Bấm (mới) ở dưới cùng của cột ID để nhập một nhà cung cấp mới, hoặc chỉ cần bắt đầu nhập trên hàng cuối cùng của biểu dữ liệu.

• Để xóa một nhà cung cấp, bấm vào hộp màu xám chỉ sang bên trái của ID, và sau đó nhấn phím DELETE.
  

  Lưu ý: Truy nhập ngăn bạn xóa bỏ bất kỳ nhà cung cấp được kết nối với sản phẩm. Ví dụ, bạn không thể xóa bỏ nhà cung cấp X nếu bất kỳ sản phẩm vẫn được liệt kê là đến từ nhà cung cấp đó. Xóa sản phẩm của nhà cung cấp trước tiên, và sau đó xóa bỏ nhà cung cấp.

Nhập một thứ tự mới

Khi một thứ tự mới của khách hàng hiện, bạn dùng biểu mẫu khách hàng thứ tự để nhập chi tiết.

1. Trên tab đơn hàng , hãy bấm Thứ tự mới. Ngoài ra, trên tab bảng điều khiển , hãy bấm Thứ tự khách hàng mới.
   
   Biểu mẫu khách hàng thứ tự xuất hiện.

2. Chọn một khách hàng từ danh sách thả xuống. Nếu đây là một khách hàng mới, hãy bấm mới, điền thông tin của khách hàng trên biểu mẫu Chi tiết khách hàng , sau đó bấm lưu và đóng.

3. Điền vào thông tin trên Biểu mẫu khách hàng thứ tự, được bảo cũng điền vào các trường trên tab Thông tin thanh toán và thông Vận chuyển thông tin .

4. Khi bạn đã hoàn tất việc điền thứ tự, hãy bấm lưu & đóng.

Xem và quản lý đơn hàng theo trạng thái

Mỗi đơn hàng sẽ di chuyển qua trạng thái một số khác nhau, được tự động Cập Nhật khi bạn thực hiện các tác vụ nhập, hóa đơn và chuyển hàng một thứ tự:

• Mới

• Đã lập hóa đơn

• Vận chuyển giao

• Đã hoàn thành

Khi lần đầu tiên bạn bấm vào tab đơn hàng , biểu dữ liệu Hiển thị tất cả đơn hàng hiện hoạt (Tất cả những người có trạng thái không phải là hoàn thành). Sau khi một đơn hàng đã được đưa, quy trình dòng là như sau:

Thứ tự trạng thái tham chiếu nhanh

Bảng sau đây cung cấp một tham chiếu nhanh mà đơn hàng được hiển thị trong mỗi dạng xem, cũng như các hành động bạn có thể thực hiện trên các đơn hàng:

Quản lý thông tin khách hàng

Cơ sở dữ liệu hàng hóa lưu trữ các thông tin liên hệ về tất cả các khách hàng của bạn. Bạn có thể Thêm khách hàng mới như là một phần của quy trình nhập một thứ tự mới, hoặc bạn có thể quản lý khách hàng của bạn bằng cách sử dụng thủ tục sau đây:

1. Trên tab đơn hàng , hãy bấm khách hàng.

2. Để sửa một khách hàng hiện có, hãy bấm vào trường bạn muốn sửa và sau đó bắt đầu nhập.

3. Để thêm một khách hàng mới, hãy bấm (mới) ở dưới cùng của cột ID, hoặc chỉ cần bắt đầu nhập trong hàng cuối cùng của biểu dữ liệu.

Quản lý thông tin shipper

Cơ sở dữ liệu hàng hóa lưu trữ các thông tin liên hệ về tất cả các chủ hàng của bạn. Bạn có thể quản lý khách hàng của bạn bằng cách sử dụng thủ tục sau đây:

1. Trên tab đơn hàng , bấm chủ hàng.

2. Để sửa một shipper hiện có, hãy bấm vào trường bạn muốn sửa và sau đó bắt đầu nhập.

3. Để thêm một shipper mới, hãy bấm (mới) ở dưới cùng của cột ID, hoặc chỉ cần bắt đầu nhập trong hàng cuối cùng của biểu dữ liệu.

Tạo một đơn đặt hàng

Tạo một đơn đặt hàng là bước đầu tiên trong mua hàng tồn kho mới.

1. Trên tab mua hàng , hãy bấm Mới đơn đặt hàng.

2. Trong biểu mẫu Đơn đặt hàng , hãy chọn một nhà cung cấp. Nếu bạn sắp xếp thứ tự từ một nhà cung cấp mới, hãy bấm mới, điền thông tin trong biểu mẫu Nhà cung cấp chi tiết , sau đó bấm lưu & đóng.

3. Trên tab Mua hàng chi tiết , chọn các sản phẩm mà bạn muốn thứ tự, và nhập số lượng cho mỗi.

4. Nếu đơn đặt hàng đã sẵn sàng để được gửi đi, hãy bấm Gửi thứ tự. Nếu không, để giữ đơn đặt hàng ở New trạng thái để bạn có thể thay đổi trước khi gửi đi, hãy bấm lưu & đóng.

Cơ sở dữ liệu tạo đơn đặt hàng và đánh dấu là mới.

Gửi một thứ tự mua để mua

Bước tiếp theo cho đơn đặt hàng mới là nộp để mua. Bản Cập Nhật bước này, các tổng hàng tồn kho sao cho bạn biết bao nhiêu chứng khoán hiện trên thứ tự.

1. Trên tab mua hàng , hãy bấm Đang chờ phê duyệt.

2. Bấm đúp vào đơn đặt hàng để mở biểu mẫu Đơn hàng mua .

3. Kiểm tra các sản phẩm, quantities và giá là chính xác, và sau đó bấm Nộp đơn hàng.

Cơ sở dữ liệu công việc đánh dấu đơn đặt hàng như Submitted và cập nhật số lượng Trên thứ tự cho các sản phẩm được sắp xếp thứ tự. Nếu một thứ tự là đủ lớn để đặt một sản phẩm hàng tồn kho ở phía trên thiết đặt Mức sắp xếp lại , sản phẩm được loại bỏ khỏi danh sách Cần Restocking .

Nhận hàng tồn kho

Khi hàng tồn kho mới nhận được, bước tiếp theo là đánh dấu nó như vậy. Điều này Cập Nhật tổng hàng tồn kho sao cho bạn biết số lượng hàng tồn kho mặt.

1. Trên tab mua hàng , bấm Hàng tồn kho nhận.

2. Bấm đúp vào đơn đặt hàng để mở biểu mẫu Đơn hàng mua .

3. Trên biểu mẫu Đơn đặt hàng , hãy bấm tab Hàng tồn kho nhận .

4. Cho mỗi sản phẩm đã nhận, chọn hộp kiểm Bài đăng để hàng tồn kho .
   
   

5. Nếu tất cả các mục đã được nhận và thông tin thanh toán đã được nhập trên tab Thông tin thanh toán , bạn có thể bấm Hoàn tất đơn hàng để đánh dấu đơn đặt hàng là hoàn thành.

6. Nếu một số mục trên đơn đặt hàng không được nhận được, hãy bấm lưu & đóng. Bạn không thể hoàn tất lệnh cho đến khi tất cả các mục đã được nhận và gửi vào hàng tồn kho.

Hoàn thành một đơn đặt hàng

Nếu tất cả các mục trên một đơn đặt hàng đã được đăng vào hàng tồn kho, và thông tin thanh toán đã được nhập, bạn có thể đánh dấu đơn đặt hàng là hoàn thành. Loại bỏ này đơn đặt hàng từ các hoạt động mua danh sách đơn hàng, và di chuyển nó Đã hoàn thành mua liệt kê sao cho bạn có thể tham chiếu đến nó sau này nếu cần thiết.

Để đánh dấu đơn đặt hàng là hoàn thành:

1. Trên tab mua hàng , bấm Hàng tồn kho nhận.

2. Bấm đúp vào đơn đặt hàng để mở biểu mẫu Đơn hàng mua .

3. Bấm tab Thông tin thanh toán và đảm bảo rằng thông tin thanh toán đúng đã được nhập.

4. Trên biểu mẫu Đơn đặt hàng , hãy bấm Thứ tự hoàn tất.

Quản lý các nhà cung cấp thông tin

Nhà cung cấp là cá nhân từ mà bạn mua hàng tồn kho của bạn và doanh nghiệp. Để theo dõi thông tin liên hệ của bạn nhà cung cấp, trên tab mua hàng , hãy bấm nhà cung cấp.

• Bấm ID để mở một bản ghi nhà cung cấp hiện có và sửa thông tin của họ.

• Bấm (mới) ở dưới cùng của cột ID để nhập một nhà cung cấp mới, hoặc chỉ cần bắt đầu nhập trên hàng cuối cùng của biểu dữ liệu.

Để xóa một nhà cung cấp, bấm vào hộp màu xám (bộ chọn bản ghi) chỉ bên trái của ID, và sau đó nhấn phím DELETE.