Αποκοπή δαπάνες, Διαχείριση αποθεμάτων και αποτελεσματικά αποστολή με χρήση του προτύπου βάσης δεδομένων web προϊόντων

Εισαγωγή στοιχείων της εταιρείας σας

Στην καρτέλα Στοιχεία εταιρείας δευτερεύουσες, μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία σας, όπως το όνομα, θέση, τηλέφωνο, και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας θα εμφανίζονται στο επάνω μέρος της οθόνης "Κύριες" βάση δεδομένων (όπου βλέπετε "Northwind Traders" στην προηγούμενη εικόνα). Στοιχεία της εταιρείας σας θα εμφανίζονται επίσης σε τιμολόγια και άλλες αναφορές που έχουν δημιουργηθεί από τη βάση δεδομένων.

• Πληκτρολογήστε στις πληροφορίες της εταιρείας σας στα πλαίσια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και εφαρμογή ρυθμίσεων εταιρείας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Εισαγάγετε στοιχεία των υπαλλήλων

Στην καρτέλα δευτερεύουσα των υπαλλήλων, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε υπαλλήλους στη βάση δεδομένων. Αυτό θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε ποιος έχει τον πωλητή σε κάθε παραγγελία, που υποβάλλεται μια σειρά, και ούτω καθεξής. Εάν ένα αποκλειστικό δικαιούχος, η βάση δεδομένων θα λειτουργεί κανονικά με μόνο ένα μεμονωμένο υπάλληλο.

• Πληκτρολογήστε τα στοιχεία του κάθε υπαλλήλου στο φύλλο δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

  Σημείωση: Μπορείτε επίσης να προβάλλετε, να επεξεργάζεστε και να προσθέτετε υπαλλήλους στην κύρια καρτέλα Υπάλληλοι.

Εισαγάγετε τα προϊόντα, κατηγορίες και προμηθευτές

Στην καρτέλα δευτερεύουσα προϊόντα, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε προϊόντα στη βάση δεδομένων. Αυτά είναι τα προϊόντα που πωλεί την επιχείρησή σας. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τις λίστες των κατηγορίες και προμηθευτές σε αυτή τη δευτερεύουσα σελίδα.

• Πληκτρολογήστε τα στοιχεία του προϊόντος κάθε στο φύλλο δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

• Εναλλακτικά, κάντε κλικ στην επιλογή Νέου προϊόντος για να ανοίξετε τη φόρμα Λεπτομέρειες προϊόντος, στο οποίο μπορείτε να εισαγάγετε τις πληροφορίες προϊόντος.

• Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία κατηγοριών ή Προμηθευτές επεξεργασία για να επεξεργαστείτε τις λίστες των κατηγορίες και προμηθευτές.

• Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία πληροφορίες προϊόντος, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Εισαγάγετε επίπεδα απογραφής

Στην καρτέλα δευτερεύουσα απόθεμα, μπορείτε να εισαγάγετε τα ποσά απόθεμα που έχετε στη διάθεσή του, καθώς και τα πεδία ελάχιστη και προορισμού επίπεδα απογραφής που θέλετε να διατηρήσετε διαθέσιμο.

• Για κάθε προϊόν, πληκτρολογήστε τον αριθμό των μονάδων που θέλετε στο Αρχικό επίπεδο, Αναδιάταξη επίπεδο, Επίπεδο προορισμού και Ποσότητα Min στηλών.

• Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία πληροφοριών απογραφής, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Πληκτρολογήστε παραγγελίες

Εάν έχετε ήδη κάποιες παραγγελίες στη διάθεσή, μπορείτε να εισαγάγετε βασικές πληροφορίες σχετικά με τους στην καρτέλα δευτερεύουσα παραγγελίες.

• Για κάθε παραγγελία, εισαγάγετε τις πληροφορίες που έχετε, όπως ημερομηνία παραγγελίας, ο υπάλληλος που εκτελέσατε τη σειρά και ο πελάτης.

• Εάν εισαγάγετε έναν πελάτη που δεν έχει καταχωρηθεί ακόμη στη βάση δεδομένων, η Access σας ζητά να εισαγάγετε τον νέο πελάτη. Κάντε κλικ στην επιλογή Ναι και, στη συνέχεια, συμπληρώστε τις πληροφορίες που έχετε. Όταν κλείνετε το φύλλο δεδομένων, ο πελάτης θα είναι διαθέσιμες στην αναπτυσσόμενη λίστα πελατών.

• Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία πληροφοριών σειρά, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Διαχείριση αποθεμάτων

Το πρότυπο βάσης δεδομένων προϊόντων προσφέρει αυτόματη παρακολούθηση των αποθεμάτων; κάθε φορά που αποστέλλεται μια διάταξη ή έχουν αγοραστεί νέων προϊόντων, της βάσης δεδομένων ενημερώνει αυτόματα το απόθεμα, ώστε να γνωρίζετε πόσο μετοχών που έχετε στη διάθεσή σας οποιαδήποτε στιγμή. Η βάση δεδομένων θα εμφανίζονται επίσης προϊόντα που πρέπει να παραγγελθούν ξανά, με βάση όρια που καθορίζετε.

Στην καρτέλα προϊόντα, κάντε κλικ στην επιλογή Επίπεδα αποθέματος. Αυτό το φύλλο δεδομένων εμφανίζει τρέχουσα επίπεδα απογραφής και άλλα όρια για κάθε προϊόν ως εξής:

• Γνωρίζετε    Ο αριθμός των στοιχείων που έχετε τη συγκεκριμένη στιγμή στο απόθεμα.

• Έχει εκχωρηθεί    τον αριθμό των στοιχείων που έχουν παραγγελθεί από τους πελάτες, αλλά δεν έχει αποσταλεί ακόμα.

• Διαθέσιμες    τη διαφορά μεταξύ του αριθμού των στοιχείων στο χέρι και τον αριθμό που έχει εκχωρηθεί.

• Συρρίκνωση    αυτός είναι ο αριθμός των στοιχείων που έχουν χαθεί λόγω βλάβης, αλλοίωσης, απώλεια και ούτω καθεξής.

• Επί παραγγελία    τον αριθμό των στοιχείων που έχουν παραγγελθεί για αναπλήρωση μετοχών, αλλά δεν έχει ληφθεί ακόμα.

• Τρέχον επίπεδο    τον αριθμό των στοιχείων που είναι διαθέσιμα μείον τον αριθμό των στοιχείων σε καθυστέρηση, καθώς και τον αριθμό των στοιχείων που υπάρχουν στη σειρά.

• Στοχεύστε επίπεδο    τον αριθμό των στοιχείων που θέλετε να έχετε στη διάθεσή σας για να χωρέσει το επίπεδο προβλεπόμενες παραγγελιών.

• Κάτω από το στοιχείο προορισμού    τον τρέχοντα αριθμό των στοιχείων στο οποίο είστε κάτω από το επίπεδο προορισμού.

• Αγορά    κάντε κλικ στην επιλογή τοαγοράςσύνδεση για την εισαγωγή μιας νέας παραγγελίας αγοράς. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αγορά, ανατρέξτε στην ενότητα Διαχείριση αγορές.

Ελέγξτε για να δείτε ποια προϊόντα πρέπει εμπλουτισμό

Για να δείτε με μια ματιά, το οποίο τα προϊόντα που πρέπει να παραγγελθούν, στην καρτέλα προϊόντα, κάντε κλικ στην επιλογή Χρειάζεται εμπλουτισμό. Αυτή η προβολή είναι το ίδιο με το φύλλο δεδομένων Επίπεδα αποθέματος, με τη διαφορά ότι οι εγγραφές έχουν φιλτραριστεί μόνο σε εκείνους που έχουν στο ή κάτω από το καθορισμένο αναδιάταξη επίπεδο. Για να αλλάξετε γρήγορα τη διάταξη ενός προϊόντος, κάντε κύλιση προς τα δεξιά και κάντε κλικ στη σύνδεση αγοράς. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την αγορά, ανατρέξτε στην ενότητα Διαχείριση αγορές.

Προβολή των προϊόντων που έχουν καταργηθεί

Στην καρτέλα προϊόντα, κάντε κλικ στην επιλογή για να προβάλετε μια λίστα με τα προϊόντα που έχουν επισημανθεί ως που έχουν καταργηθεί Τα προϊόντα που έχουν καταργηθεί.

• Για να επαναφέρετε ένα προϊόν που έχει καταργηθεί, κάντε κλικ στο κουμπί του κωδικό προϊόντος και, στη συνέχεια, στη φόρμα Λεπτομέρειες για προϊόντα, απενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου έχουν καταργηθεί.

Δημιουργήστε κατηγορίες για τα προϊόντα

Κατηγοριοποίηση τα προϊόντα σας σάς βοηθά να οργανώνετε σε φόρμες και εκθέσεις. Στην καρτέλα προϊόντα, κάντε κλικ στην επιλογή κατηγορίες για να προσαρμόσετε τη λίστα των κατηγοριών. Εισαγάγετε κάθε κατηγορία σε ξεχωριστή γραμμή.

• Για να διαγράψετε μια κατηγορία, κάντε κλικ στην επιλογή το γκρι πλαίσιο στα αριστερά του Αναγνωριστικού και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.
  

  Σημείωση: Access αποτρέπει τη διαγραφή οι κατηγορίες που συνδέονται με τα προϊόντα. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να διαγράψετε την κατηγορία "Ποτά", εάν υπάρχουν όλα τα προϊόντα που εξακολουθούν να έχουν εκχωρηθεί σε αυτή την κατηγορία.

Διαχείριση πληροφοριών προμηθευτή

Προμηθευτές είναι το εταιρείες και τα άτομα από τον οποίο μπορείτε να αγοράσετε το απόθεμα. Για να παρακολουθείτε πληροφορίες επικοινωνίας με προμηθευτές σας, στην καρτέλα προϊόντα, κάντε κλικ στην επιλογή προμηθευτές.

• Κάντε κλικ σε Αναγνωριστικό για να ανοίξετε μια υπάρχουσα εγγραφή προμηθευτή και να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες.

• Κάντε κλικ στην επιλογή (δημιουργία) στο κάτω μέρος της στήλης Αναγνωριστικό για να εισαγάγετε ένα νέο προμηθευτή ή απλώς αρχίστε να πληκτρολογείτε στην τελευταία γραμμή του φύλλου δεδομένων.

• Για να διαγράψετε έναν προμηθευτή, κάντε κλικ στην επιλογή το γκρι πλαίσιο στα αριστερά του Αναγνωριστικού και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.
  

  Σημείωση: Access αποτρέπει τη διαγραφή οποιαδήποτε προμηθευτές που συνδέονται με τα προϊόντα. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να διαγράψετε X προμηθευτή εάν όλα τα προϊόντα είναι εξακολουθεί να εμφανίζεται ως που προέρχονται από το συγκεκριμένο προμηθευτή. Πρώτα να διαγράψετε τα προϊόντα του προμηθευτή και, στη συνέχεια, διαγράψτε τον προμηθευτή.

Πληκτρολογήστε μια νέα σειρά

Κατά τη νέα σειρά πελατών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα παραγγελίας πελάτη για να καταχωρήσετε τις λεπτομέρειες.

1. Στην καρτέλα " παραγγελίες ", κάντε κλικ στην επιλογή Νέα σειρά. Εναλλακτικά, στην καρτέλα πίνακα εργαλείων, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα σειρά πελατών.
   
   Εμφανίζεται η Φόρμα παραγγελίας πελάτη.

2. Επιλέξτε έναν πελάτη από την αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν αυτή είναι ένας νέος πελάτης, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία, συμπληρώστε τις πληροφορίες του πελάτη της φόρμας Λεπτομέρειες πελάτη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.

3. Συμπληρώστε τις πληροφορίες στη Φόρμα παραγγελίας πελάτη, εξασφαλίζοντας ότι για να συμπληρώσετε επίσης τα πεδία τις Πληροφορίες για την αποστολή και στις καρτέλες Πληροφορίες πληρωμής.

4. Όταν ολοκληρώσετε τη συμπλήρωση της σειράς, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Προβολή και διαχείριση παραγγελίες κατά κατάσταση

Κάθε παραγγελία μετακινείται μέσω πολλές διαφορετικές καταστάσεις, που ενημερώνονται αυτόματα κατά την εκτέλεση των εργασιών του εισαγωγή, Τιμολόγηση και την αποστολή μιας παραγγελίας:

• Νέο

• Τιμολογημένες

• Αποστολή των παραγγελιών

• Ολοκληρώθηκε

Όταν κάνετε κλικ πρώτα στην καρτέλα παραγγελιών, το φύλλο δεδομένων εμφανίζει όλες τις ενεργές παραγγελίες (όλα αυτά με κατάσταση εκτός από ολοκληρώθηκε ). Αφού έχει ληφθεί μια σειρά, η ροή διεργασιών που είναι ως εξής:

Γρήγορη αναφορά κατάστασης παραγγελίας

Ο παρακάτω πίνακας παρέχει μια γρήγορη αναφορά για τον οποίο οι παραγγελίες εμφανίζονται σε κάθε προβολή, καθώς και τις ενέργειες που μπορείτε να κάνετε σε αυτές τις παραγγελίες:

Διαχείριση πληροφοριών πελάτη

Η βάση δεδομένων προϊόντων αποθηκεύει πληροφορίες επικοινωνίας για όλους τους πελάτες σας. Μπορείτε να προσθέσετε νέους πελάτες ως μέρος της διαδικασίας από την Εισαγωγή μιας νέας παραγγελίας, ή μπορείτε να διαχειριστείτε τους πελάτες σας, χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδικασία:

1. Στην καρτέλα " παραγγελίες ", κάντε κλικ στην επιλογή πελάτες.

2. Για να επεξεργαστείτε έναν υπάρχοντα πελάτη, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, αρχίστε να πληκτρολογείτε.

3. Για να προσθέσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στην επιλογή (δημιουργία) στο κάτω μέρος της στήλης Αναγνωριστικό ή απλώς αρχίστε να πληκτρολογείτε στην τελευταία γραμμή του φύλλου δεδομένων.

Διαχείριση πληροφοριών αποστολέα

Η βάση δεδομένων προϊόντων αποθηκεύει πληροφορίες επικοινωνίας για όλες τις αποστολείς. Μπορείτε να διαχειριστείτε τους πελάτες σας, χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδικασία:

1. Στην καρτέλα " παραγγελίες ", κάντε κλικ στην επιλογή αποστολείς.

2. Για να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα αποστολέα, κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να επεξεργαστείτε και, στη συνέχεια, αρχίστε να πληκτρολογείτε.

3. Για να προσθέσετε έναν νέο αποστολέα, κάντε κλικ στην επιλογή (δημιουργία) στο κάτω μέρος της στήλης Αναγνωριστικό ή απλώς αρχίστε να πληκτρολογείτε στην τελευταία γραμμή του φύλλου δεδομένων.

Δημιουργία μιας παραγγελίας αγοράς

Δημιουργία παραγγελίας αγοράς είναι το πρώτο βήμα αγορά νέου αποθεμάτων.

1. Στην καρτέλα αγορών, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα παραγγελία αγοράς.

2. Στη φόρμα Παραγγελίας αγοράς, επιλέξτε έναν προμηθευτή. Εάν θέλετε να παραγγείλετε από ένα νέο προμηθευτή, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία, συμπληρώστε τις πληροφορίες στη φόρμα Λεπτομέρειες προμηθευτή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο.

3. Στην καρτέλα Λεπτομέρειες αγοράς, επιλέξτε τα προϊόντα που θέλετε να ταξινομήσετε και εισαγάγετε τις ποσότητες για κάθε μία.

4. Εάν το παραγγελίας αγοράς είναι έτοιμο να υποβληθεί, κάντε κλικ στην επιλογή Υποβολή παραγγελίας. Διαφορετικά, για να διατηρήσετε την αγοράς κατάσταση νέα εγγραφή, έτσι ώστε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτό πριν να την υποβάλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Η βάση δεδομένων δημιουργεί παραγγελίας αγοράς και επισημαίνει ως νέα.

Υποβολή παραγγελίας αγοράς για αγορά

Το επόμενο βήμα για μια νέα παραγγελία αγοράς είναι να το υποβάλετε για την αγορά. Σε αυτό το βήμα ενημερώσεις τα σύνολα αποθέματος ώστε να γνωρίζετε πόσο μετοχών είναι αυτήν τη στιγμή στη σειρά.

1. Στην καρτέλα αγορών, κάντε κλικ στο κουμπί Αναμονή έγκρισης.

2. Κάντε διπλό κλικ σε μια σειρά αγορά για να ανοίξετε τη φόρμα Παραγγελίας αγοράς.

3. Βεβαιωθείτε ότι τα προϊόντα, τις ποσότητες και τιμές είναι ακριβείς και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Υποβολή παραγγελίας.

Η βάση δεδομένων επισημαίνει την αγοράς ως ΥΠΟΒΛΗΘΗΚΕ και ενημερώνει την ποσότητα Στη σειρά για τα προϊόντα που έχουν παραγγελθεί. Εάν μια παραγγελία είναι αρκετά μεγάλος, για να τοποθετήσετε το απόθεμα του προϊόντος επάνω από τη ρύθμιση Επιπέδου αναδιάταξη, το προϊόν έχει καταργηθεί από τη λίστα Πρέπει εμπλουτισμό .

Λήψη απογραφής

Όταν λαμβάνεται νέο απόθεμα, το επόμενο βήμα είναι για να το επισημάνετε ως έχουν. Αυτό ενημερώνει τα σύνολα απόθεμα, ώστε να γνωρίζετε πόσο απόθεμα έχει στη διάθεσή.

1. Στην καρτέλα αγορών, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη απογραφής.

2. Κάντε διπλό κλικ σε μια σειρά αγορά για να ανοίξετε τη φόρμα Παραγγελίας αγοράς.

3. Στη φόρμα Παραγγελίας αγοράς, κάντε κλικ στην καρτέλα Λήψη απογραφής.

4. Για κάθε προϊόν που λάβατε, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Καταχώρησης στο απόθεμα.
   
   

5. Εάν όλα τα στοιχεία που έχουν ληφθεί και πληροφορίες πληρωμής έχει καταχωρηθεί στην καρτέλα Πληροφορίες πληρωμής, μπορείτε να κάνετε κλικ σε Ολόκληρη την παραγγελία για να επισημάνετε το παραγγελίας αγοράς ως ολοκληρωμένο.

6. Εάν κάποια στοιχεία της παραγγελίας αγοράς έχουν δεν έχει ληφθεί ακόμα, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο. Δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε την παραγγελία μέχρι να έχουν λάβει και καταχωρηθεί σε απογραφή όλων των στοιχείων.

Ολοκλήρωση μιας παραγγελίας αγοράς

Εάν έχει εισαχθεί όλα τα στοιχεία σε μια παραγγελία αγοράς έχουν καταχωρηθεί στο απόθεμα και τις πληροφορίες πληρωμής, μπορείτε να επισημάνετε την αγοράς ως ολοκληρωμένο. Αυτό καταργεί της παραγγελίας αγοράς από το ενεργό αγοράς σειρά λίστες και μετακίνηση για να την Ολοκλήρωση αγορών λίστας, έτσι ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιείτε αναφορές σε αυτό αργότερα εάν είναι απαραίτητο.

Για να επισημάνετε μια αγοράς ως ολοκληρωμένη:

1. Στην καρτέλα αγορών, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη απογραφής.

2. Κάντε διπλό κλικ σε μια σειρά αγορά για να ανοίξετε τη φόρμα Παραγγελίας αγοράς.

3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Πληροφορίες πληρωμής και βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες πληρωμής σωστή έχει εισαχθεί.

4. Στη φόρμα Παραγγελίας αγοράς, κάντε κλικ στην επιλογή Ολοκλήρωση παραγγελίας.

Διαχείριση πληροφοριών προμηθευτή

Προμηθευτές είναι το εταιρείες και τα άτομα από τον οποίο μπορείτε να αγοράσετε το απόθεμα. Για να παρακολουθείτε πληροφορίες επικοινωνίας με προμηθευτές σας, στην καρτέλα αγορών, κάντε κλικ στην επιλογή προμηθευτές.

• Κάντε κλικ σε Αναγνωριστικό για να ανοίξετε μια υπάρχουσα εγγραφή προμηθευτή και να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες.

• Κάντε κλικ στην επιλογή (δημιουργία) στο κάτω μέρος της στήλης Αναγνωριστικό για να εισαγάγετε ένα νέο προμηθευτή ή απλώς αρχίστε να πληκτρολογείτε στην τελευταία γραμμή του φύλλου δεδομένων.

Για να διαγράψετε έναν προμηθευτή, κάντε κλικ στην επιλογή το γκρι πλαίσιο (επιλογέας εγγραφής) στα αριστερά του Αναγνωριστικού και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο DELETE.