创建名称、地址和其他信息的目录

1. 转到“邮件”>“选择收件人”。

2. 选择一个数据源。 有关详细信息，请参阅可用于邮件合并的数据源。

3. 选择“文件”>“保存”。

如需编辑邮寄列表，请参阅邮件合并：编辑收件人。

此时，请勿在生成的目录文档中包含你只想打印一次的文本。

1. 键入要针对目录中每个项重复的文本，例如 “名称：” 或“ 地址： ”各个记录的标签”。

2. 单击或点击文档中要放置合并域的位置，然后插入合并域。 有关详细信息，请参阅 邮件合并字段

   提示: 

   • 若要创建具有一个标签或标题行的表，请创建文档标题。 将表格的标签行置于标题内。 然后将合并字段放在文档正文中。

   • 

   • 这适用于跨多个页面的长目录，因为它为每个页面创建一个标头。

   无法手动 (») 键入合并域字符。 必须使用“邮件合并”任务窗格。

   

   如果合并字段显示在大括号内，如 { MERGEFIELD City }，则Word显示字段代码而不是字段结果。 这不会影响合并，但难以格式化。 右键单击域代码，然后在快捷菜单中选择“ 切换域代码 ”。

   

   如果地址的任一部分缺失，请参阅邮件合并：匹配域进行修复。

3. 根据需要重复步骤 2。

4. 完成main文档并插入所有合并字段后，请转到“文件 > 另存为”。

1. 转到 “邮件 > 预览结果”。

2. 使用“ 后退 ”和“ 转发 ”按钮滚动浏览数据，或使用 “查找收件人” 搜索特定记录

3. 如果需要编辑，请选择“ 预览结果” 以返回到合并字段视图。

1. 选择“ 邮件 > 完成 & 合并 ”，然后选择 “编辑单个文档”。 你将看到 2 个其他选项，但不能将它们与目录一起使用。

2. 选择下列选项之一：

   • 若要合并所有记录，请选择“ 全部”。

   • 若要仅合并在文档窗口中看到的记录，请选择“ 当前记录”。

   • 若要合并记录范围，请在“ 发件人 ”和“ 收件人 ”框中键入记录编号。

   选择“确定”。

3. 在新文档中，添加只需打印一次的文本，例如页眉、页脚、列标题或任何其他文本。

4. 像保存或打印任何常规文档一样保存或打印目录。