Een nieuw inhoudstype voor een documentenset maken en configureren

Wat wilt u doen?

• Documentensets inschakelen voor een siteverzameling

• Een inhoudstype documentenset maken

• Configureren of aanpassen van een inhoudstype documentenset

Documentensets inschakelen voor een siteverzameling

Als de functie Documentensets niet is geactiveerd voor uw siteverzameling, moet u deze functie activeren voordat u nieuwe inhoudstypen voor documentensets kunt maken of configureren. U moet de beheerder van de siteverzameling zijn om de functie Documentensets te kunnen activeren.

1. Ga naar de site op het hoogste niveau in de siteverzameling waarvoor u de functie Documentensets wilt inschakelen.

2. Klik in het menu Site op Site-instellingen.

3. Klik onder Beheer van siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.

4. Zoek naar de optie Documentensets in de lijst en klik vervolgens op Activeren.

Naar boven

Een inhoudstype voor een documentenset maken

Als u gebruikers van de site de mogelijkheid wilt bieden om de functie Documentensets te gebruiken, moet u eerst een inhoudstype voor een documentenset maken en configureren voor elke set die u wilt beheren. Vervolgens voegt u dit inhoudstype toe aan de documentbibliotheek waarin het wordt gebruikt. Nadat u een inhoudstype voor een documentenset hebt gemaakt en geconfigureerd, moet u dit inhoudstype toevoegen aan de bibliotheek waarin gebruikers hun documentensets moeten maken.

U moet de beheerder van de siteverzameling of de site-eigenaar zijn om inhoudstypen voor documentensets te kunnen maken of configureren.

1. Klik in het menu Site op Site-instellingen.

2. Klik onder Web Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.

3. Klik op de pagina met site-inhoudstypen op Maken.

Typ in de sectie Naam en beschrijving in het vak Naam de gewenste naam voor de nieuwe documentenset. Dit is de naam die gebruikers te zien krijgen wanneer ze een nieuw exemplaar van de documentenset maken.

1. Typ in het vak Beschrijving een beschrijving van de documentenset.

2. Klik onder Het bovenliggende inhoudstype selecteren uit op Inhoudstypen van documentensets. (Als de optie Inhoudstypen van documentensets niet beschikbaar is, is de functie Documentensets mogelijk niet geactiveerd voor deze siteverzameling.)

Geef in de sectie Groep op of u uw nieuwe inhoudstype voor een documentenset wilt onderbrengen in een nieuwe of een bestaande groep.

1. Klik op OK.

Wanneer uw nieuwe inhoudstype voor de documentenset is gemaakt, wordt de informatiepagina Site-inhoudstype voor het inhoudstype weergegeven. Op deze pagina kunt u extra instellingen voor het inhoudstype configureren.

Naar boven

Een inhoudstype voor een documentenset configureren of aanpassen

1. Klik in het menu Site op Site-instellingen.

2. Klik onder Web Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.

Klik op de pagina met site-inhoudstypen op de naam van het inhoudstype voor een documentenset dat u wilt configureren.

1. Klik op de pagina Site-inhoudstype onder Instellingen op Instellingen voor documentenset.

Selecteer in de sectie Toegestane inhoudstypen de gewenste inhoudstypegroep en selecteer onder Beschikbare site-inhoudstypen het inhoudstype dat u wilt toestaan binnen deze documentenset. Klik vervolgens op de knop Toevoegen om het inhoudstype toe te voegen aan het vak Toegestane inhoudstypen in de documentenset. Herhaal deze stap voor elk inhoudstype dat u in de documentenset wilt opnemen.

1. Klik in de sectie Standaardinhoud het inhoudstype waarvoor u standaardinhoud uploaden wilt selecteren en klik op Bladeren naar het bestand dat u wilt uploaden.
   Wat is standaardinhoud?

   Standaardinhoud is inhoud die automatisch wordt gemaakt wanneer u een exemplaar van een documentenset maakt. Stel dat u een documentenset wilt maken om het productontwerpproces te beheren. Deze documentenset kan bijvoorbeeld bestaan uit een productontwerpdocument (een Microsoft Word-document), een ontwerptekening (een Microsoft Visio-tekening) en de productspecificaties (een Microsoft Excel-werkblad). Mogelijk heeft uw organisatie een standaarddocumentsjabloon voor het productontwerpdocument waarin al bepaalde gegevens zijn ingevuld die de auteurs verder moeten aanvullen. U kunt deze sjabloon uploaden als standaardinhoud. Wanneer auteurs een nieuw exemplaar van de documentenset voor een productontwerp maken, wordt er automatisch een kopie van het productontwerpdocument gemaakt en kunnen ze dat document bewerken om meer informatie toe te voegen. Als u ervoor kiest om geen standaardinhoud op te nemen voor de inhoudstypen in de documentenset, worden er ook niet automatisch bestanden gemaakt. Auteurs kunnen in dat geval geheel nieuwe bestanden maken binnen de documentenset of documenten naar de documentenset uploaden.

2. U kunt standaardinhoud voor verschillende inhoudstypen downloaden door te klikken op Nieuwe standaardinhoud toevoegen en het volgende inhoudstype te selecteren waarvoor u standaardinhoud wilt opgeven. Klik vervolgens op Bladeren om het bestand te zoeken dat u wilt uploaden. Herhaal deze stap totdat u alle gewenste standaardinhoud voor de afzonderlijke inhoudstypen in deze documentenset heb opgegeven.

3. Als u de naam van de documentenset aan de namen van de afzonderlijke bestanden wilt toevoegen, schakelt u het selectievakje De naam van de documentenset toevoegen aan elke bestandsnaam in. Als u deze informatie in de bestandsnaam opneemt, kunnen gebruikers de bestanden gemakkelijker herkennen in bepaalde weergaven van de bibliotheek, vooral als een bibliotheek meerdere typen documentensets bevat.

Selecteer in de sectie Gedeelde kolommen de kolommen die door alle inhoudstypen binnen de documentenset moeten worden gedeeld.
Gedeelde kolommen zijn alleen-lezen voor de documenten binnen de documentenset en kunnen alleen worden bewerkt voor de documentenset zelf. Wanneer er wijzigingen worden aangebracht in de waarden van de gedeelde kolommen voor de documentenset, worden deze updates gesynchroniseerd met de waarden in de gedeelde kolommen voor de documenten binnen de set.

Geef in de sectie Kolommen op welkomstpagina op welke kolommen u op de welkomstpagina voor de documentenset wilt weergeven.

1. Klik in de sectie Welkomstpagina op De welkomstpagina aanpassen om aanpassingen aan te brengen in het uiterlijk van de welkomstpagina die wordt weergegeven voor gebruikers voor elk exemplaar van de documentenset.

2. Als u deze wijzigingen in de welkomstpagina wilt toepassen op documentensets die gegevens overnemen van deze documentenset, schakelt u het selectievakje De welkomstpagina bijwerken van documentensets die overnemen van dit inhoudstype in.

Geef in de lijst Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken op of u inhoudstypen die gegevens overnemen van deze documentenset, wilt bijwerken met de wijzigingen die u hebt aangebracht.

1. Klik op OK.

Nadat u een inhoudstype voor een documentenset hebt gemaakt en geconfigureerd, moet u dit inhoudstype toevoegen aan de bibliotheek waarin gebruikers hun documentensets moeten maken.

Naar boven