Créer et configurer un nouveau type de contenu d’ensemble de documents

Que voulez-vous faire ?

• Activer les ensembles de documents pour une collection de sites

• Créer un type de contenu Ensemble de documents

• Configurer ou personnaliser un type de contenu Ensemble de documents

Activer les ensembles de documents pour une collection de sites

Si la fonctionnalité Ensembles de documents n’a pas été activée pour votre collection de sites, vous devez l’activer pour pouvoir créer et configurer de nouveaux types de contenu Ensemble de documents. Vous devez être Administrateur de collections de sites pour activer la fonctionnalité Ensembles de documents.

1. Dans la collection de sites, accédez au site de niveau supérieur pour lequel vous souhaitez activer les ensembles de documents.

2. Dans le menu Site, cliquez sur Paramètres du site.

3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.

4. Recherchez Ensembles de documents dans la liste, puis cliquez sur Activer.

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Créer un type de contenu Ensemble de documents

Pour permettre aux utilisateurs de site d’utiliser Ensembles de documents, vous devez d’abord créer et configurer un type de contenu Ensemble de documents pour chaque ensemble que vous souhaitez gérer. Une fois le type de contenu créé, ajoutez-le à la bibliothèque de documents où il sera utilisé. Après avoir créé et configuré un type de contenu Ensemble de documents, vous devez l’ajouter à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez que les utilisateurs créent leurs ensembles de documents.

Vous devez être Administrateur de collections de sites ou Propriétaire de site pour créer ou configurer des types de contenu Ensemble de documents.

1. Dans le menu Site, cliquez sur Paramètres du site.

2. Sous Galeries du concepteur web, cliquez sur Types de contenu de site.

3. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur Créer.

Dans la section Nom et description, dans la zone Nom, tapez le nom que vous souhaitez utiliser pour votre nouvel ensemble de documents. Il s’agit du nom que les utilisateurs verront lorsqu’ils créeront une instance d’un ensemble de documents.

1. Dans la zone Description, tapez une description de l’ensemble de documents.

2. Sous Sélectionner un type de contenu parent dans, cliquez sur Types de contenu de l’ensemble de documents. (Si l’option Types de contenu de l’ensemble de documents est absente, il se peut que la fonctionnalité Ensembles de documents ne soit pas activée pour cette collection de sites.)

Dans la section Groupe, spécifiez si vous souhaitez classer votre nouveau type de contenu Ensemble de documents dans un groupe nouveau ou existant.

1. Cliquez sur OK.

Une fois votre nouveau type de contenu Ensemble de documents créé, la page d’informations Type de contenu de site pour ce type de contenu s’affichera, dans laquelle vous pourrez configurer des paramètres supplémentaires.

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Configurer ou personnaliser un type de contenu Ensemble de documents

1. Dans le menu Site, cliquez sur Paramètres du site.

2. Sous Galeries du concepteur web, cliquez sur Types de contenu de site.

Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le nom du type de contenu Ensemble de documents que vous voulez configurer.

1. Dans la page Type de contenu de site, sous Paramètres, cliquez sur Paramètres de l’ensemble de documents.

Dans la section Types de contenu autorisés, sélectionnez le groupe de types de contenu à utiliser. Puis, sous Types de contenu de site disponibles, sélectionnez le type de contenu que vous souhaitez autoriser dans cet ensemble de documents. Cliquez sur le bouton Ajouter afin de le déplacer vers la zone Types de contenu autorisés dans l’ensemble de documents. Répétez cette étape pour chaque type de contenu que vous souhaitez inclure dans l’ensemble de documents.

1. Dans la section Contenu par défaut, sélectionnez le type de contenu pour lequel vous souhaitez télécharger le contenu par défaut, puis cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier à télécharger.
   Qu’est-ce que le contenu par défaut ?

   Le contenu par défaut est le contenu créé automatiquement quand vous créez une instance d’un ensemble de documents. Par exemple, supposons que vous créez un ensemble de documents pour gérer le processus de conception de produit. Cet ensemble de documents peut inclure un Document de conception de produit (un document Microsoft Word), un Dessin de conception (un dessin Microsoft Visio) et des Caractéristiques de performances (une feuille de calcul Microsoft Excel). Il se peut que votre organisation dispose d’un modèle de document standard pour le Document de conception de produit, prérempli avec certaines des informations standard, que les auteurs doivent terminer. Vous pouvez télécharger ce modèle comme contenu par défaut. Lorsque des auteurs créent une instance de l’ensemble de documents de conception de produit, une copie du Document de conception de produit est créée pour eux automatiquement. Ils peuvent la modifier afin d’ajouter des informations supplémentaires. Si vous choisissez de ne pas inclure de contenu par défaut pour les types de contenu dans l’ensemble de documents, aucun fichier ne sera créé automatiquement. Les auteurs seront en mesure de les créer intégralement dans l’ensemble de documents ou de télécharger des documents vers l’ensemble de documents.

2. Vous pouvez télécharger du contenu par défaut pour différents types de contenu. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un nouveau contenu par défaut, sélectionnez le type de contenu suivant pour lequel vous souhaitez spécifier le contenu par défaut. Cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier à télécharger. Répétez cette étape jusqu’à ce que vous ayez spécifié tout le contenu par défaut souhaité pour les différents types de contenu dans cet ensemble de documents.

3. Si vous souhaitez que le nom de l’ensemble de documents soit ajouté aux noms des différents fichiers, activez la case à cocher en regard de Ajouter le nom de l’ensemble de documents à chaque nom de fichier. Ces informations peuvent aider les utilisateurs à identifier les fichiers dans certains affichages de la bibliothèque, en particulier si une bibliothèque contient plusieurs copies d’un ensemble de documents.

Dans la section Colonnes partagées, sélectionnez les colonnes que vous souhaitez que chacun des types de contenu dans l’ensemble de documents partage.
Les colonnes partagées sont des colonnes en lecture seule pour les documents dans l’ensemble de documents ; elles peuvent être modifiées uniquement pour l’ensemble de documents proprement dit. Lorsque des modifications sont apportées aux valeurs des colonnes partagées pour l’ensemble de documents, ces mises à jour sont synchronisées avec les valeurs de colonnes partagées.

Dans la section Colonnes de la page d’accueil, spécifiez les colonnes à afficher dans la page d’accueil pour l’ensemble de documents.

1. Dans la section Page d’accueil, cliquez sur Personnaliser la page d’accueil pour personnaliser l’apparence de la page d’accueil présentée aux utilisateurs pour chaque instance de l’ensemble de documents.

2. Si vous souhaitez appliquer ces modifications de page d’accueil à un ensemble de documents qui hérite de cet ensemble de documents, activez la case à cocher en regard de Mettre à jour la page d’accueil des ensembles de documents héritant de ce type de contenu..

Dans la section Mettre à jour les listes et les types de contenu du site, indiquez si vous souhaitez mettre à jour les types de contenu qui héritent de cet ensemble de documents avec les modifications que vous apportez.

1. Cliquez sur OK.

Après avoir créé et configuré un type de contenu Ensemble de documents, vous devez l’ajouter à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez que les utilisateurs créent leurs ensembles de documents.

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